Proceso de gestión eficaz de la carga de trabajo - Consejos y guía

¿Qué es la gestión de la carga de trabajo? 

La gestión de la carga de trabajo se define como el proceso de asignar personas o equipos completos a las tareas y proyectos, al tiempo que se supervisa su progreso y el trabajo en sus otras responsabilidades, si las hay. Es una parte esencial de la gestión de proyectos, así como de la gestión de recursos. 

Para simplificar las cosas, el objetivo principal de la gestión de la carga de trabajo es crear un calendario de asignaciones que pueda mostrar quién hace qué y cuándo, con el menor número posible de horas extra y bancos. 

Al final, la gestión de la carga de trabajo debe dar lugar a la creación de un plan o un calendario con asignaciones que muestren la carga de trabajo exacta del equipo, como en el ejemplo siguiente. 

¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo? 

Ya sabemos lo que es la gestión de la carga de trabajo, pero ¿por qué tenemos que hablar de ella en primer lugar? 

¿Qué problemas puede resolver con la gestión de la carga de trabajo? 

La respuesta a esta pregunta es bastante sencilla. Porque ayuda a los directivos a resolver numerosos problemas que encuentran en su trabajo diario. Por ejemplo: 

1. Especialistas con exceso de trabajo y/o en el banquillo. El proceso de gestión de la carga de trabajo avisa al director del proyecto de estos problemas antes de que sean más acuciantes. También mejora la moral de los miembros del equipo, ya que no tienen que lidiar con demasiadas tareas o con fechas de entrega poco realistas.
2. Gestión de las vacantes. En el proceso de gestión de la carga de trabajo, las vacantes son claramente visibles antes de que comience el proyecto. Como resultado, se pueden contratar nuevos especialistas antes de que la falta de sus habilidades afecte negativamente a las operaciones de la empresa o a otros miembros del equipo.
3. Gestionar las asignaciones. Con numerosos proyectos entre manos, a los gestores de proyectos a veces les resulta difícil compaginar la disponibilidad de sus especialistas y repartir la carga de trabajo del equipo de manera uniforme. La gestión de la carga de trabajo puede ayudarles a predecir la situación de las próximas semanas, mejorar la gestión de los recursos y preparar las tareas de forma precisa.
4. Resolver conflictos entre diferentes proyectos. Algunos especialistas trabajan en varios proyectos a la vez, mientras que otras operaciones carecen de sus habilidades en general. La gestión de la carga de trabajo predice estas situaciones y las resuelve antes de que se conviertan en urgentes o gravosas para los miembros del equipo. 
5. Creación de un calendario de trabajo realista para el cliente. La gestión de la carga de trabajo permite a los gestores estimar el tiempo que necesitan para completar una tarea o un proyecto. De este modo, pueden proporcionar a los clientes información precisa y, por tanto, mejorar las relaciones con ellos. También afecta positivamente a la gestión de proyectos en la empresa en su conjunto, ya que los nuevos proyectos pueden ajustarse con mayor precisión a los ya existentes. 
6. Gestión de riesgos. Las ausencias inesperadas son habituales en todos los sectores. Sin embargo, con un proceso de gestión de la carga de trabajo en marcha, se puede reaccionar ante ellas lo más rápidamente posible y encontrar un sustituto en minutos, si no en segundos. De este modo, la gestión de la carga de trabajo del equipo no es tan engorrosa. 

Gestión de la carga de trabajo frente a las necesidades de los empleados

Aparte de eso, los procesos de gestión de la carga de trabajo también son beneficiosos para los propios empleados y miembros del equipo, aunque vean su impacto un poco más tarde. 

Cuando los especialistas reciben un plan de trabajo elaborado con procesos de gestión de la carga de trabajo, pueden ver exactamente lo que se espera que hagan, y cuándo. Como resultado, pueden priorizar sus tareas y ser más eficientes que antes. 

Además, cualquier miembro del equipo también puede estar seguro de que sus planes son precisos, ya que las posibilidades de que se produzcan contratiempos en la planificación con la gestión de la carga de trabajo son escasas. Si además pueden ver sus tareas en un software de gestión suficiente, lo tienen todo para tener éxito en el proyecto. 

5 pasos para crear un proceso de gestión de la carga de trabajo

No importa si quiere gestionar la carga de trabajo de un empleado o de todo un equipo: el proceso es similar para ambos casos. Consta de los siguientes pasos: 

1. Revisar la carga de trabajo actual

Para empezar a planificar un nuevo proyecto, primero hay que establecer de cuánto tiempo dispone realmente cada miembro del equipo y todo el equipo. 

Para ello, hay que calcular su capacidad disponible, que es su capacidad total menos las ausencias, los días festivos y el tiempo programado en otros proyectos y tareas. Veamos un ejemplo rápido de cómo hacerlo. 

Cálculo de la capacidad del empleado para la gestión de la carga de trabajo 

Por ejemplo, un solo especialista trabaja una media de 160 horas al mes, esa es su capacidad total. Sin embargo, se ha tomado tres días libres, lo que reduce esta cantidad en 24 horas, y ya está asignado a un proyecto diferente durante otras 60 horas. Tras deducir estos dos valores de su capacidad total, podemos ver que su capacidad disponible es de 76 horas. 

Recuerde que debe tener en cuenta todos los tiempos libres y las ausencias al calcular la capacidad de gestión de la carga de trabajo o de los proyectos en general; sin ellos, sus cálculos serán incorrectos. 

Cálculo de la capacidad del equipo para la gestión de la carga de trabajo 

Veamos otro ejemplo: el de un equipo de especialistas que necesita una gestión urgente de recursos. 

Nuestro equipo está formado por 3 personas: 

• un empleado a tiempo completo que se toma una semana de descanso este mes, 
• un empleado a tiempo parcial, que sólo trabaja 20 horas a la semana, 
• un empleado a tiempo completo, que también trabaja en otro proyecto durante 5 horas a la semana. 

Supongamos que, al igual que en el ejemplo anterior, necesitamos calcular la capacidad mensual de ese equipo para un mes con 20 días laborables. 

En ese caso, nuestros cálculos deben partir de la capacidad individual de cada uno de los miembros del equipo. 

Gestión de la carga de trabajo de los empleados a tiempo completo

El caso del primer miembro del equipo es, por supuesto, el más sencillo. Un empleado a tiempo completo vendrá a trabajar todos los días durante 8 horas, con lo que su capacidad será exactamente de 160 horas, y esa es la cantidad máxima de horas que puede dedicar a trabajar este mes. 

Gestión de la carga de trabajo de los empleados a tiempo parcial

El miembro del equipo a tiempo parcial, en cambio, sólo dedicará 20 horas semanales al trabajo. Con 4 semanas en el calendario, su capacidad para este mes es exactamente de 80 horas. 

Gestión de la carga de trabajo para empleados con múltiples asignaciones 

Las cosas se complican un poco más con el tercer empleado, que ya está asignado a otro proyecto. Su capacidad semanal es, por tanto, menor en 5 horas. Eso le deja con 140 horas que puede dedicar a otras tareas. 

Calcular la capacidad de todo el equipo

Una vez calculada la capacidad de cada uno de los especialistas, podemos predecir la capacidad de todo el equipo: sólo tenemos que sumar las capacidades individuales para hacerlo.

En nuestro caso, sólo tenemos que añadir 160 horas del primer ejemplo a las 80 horas del segundo ejemplo y a las 140 horas del tercer ejemplo. Como puede ver, la capacidad de este equipo es exactamente de 380 horas. 

Si tiene alguna duda sobre estos cálculos, puede profundizar aún más en la gestión de la capacidad: ¡hemos preparado una guía completa sobre la capacidad para usted! 

¿Cómo simplificar el cálculo de la capacidad? 

Mientras que calcular la capacidad de un empleado o de un equipo es bastante sencillo, calcular estos valores para todos y cada uno de los especialistas de la empresa es, sin duda, problemático o, como mínimo, requiere mucho tiempo. 

Sin embargo, las empresas líderes no hacen todas las cuentas a mano, sino que utilizan programas informáticos de gestión que les proporcionan esa información de inmediato.

Por ejemplo, los usuarios de Primetric pueden ver la capacidad disponible de todos y cada uno de los empleados en el sistema. La capacidad se calcula automáticamente en tiempo real a partir de la información sobre las asignaciones existentes en los proyectos facturables y no facturables y es una base perfecta tanto para la planificación de la carga de trabajo como para la gestión del tiempo en su conjunto. 

A continuación, la capacidad aparece junto al nombre del especialista en su perfil. 

2. Estimar el tiempo necesario para completar el proyecto y sus etapas

Llegados a este punto, supongamos que ha completado los primeros pasos del ciclo de vida de un proyecto y que ya sabe qué etapas necesita para que el proyecto tenga éxito. Ahora, tiene que comprobar cuánto tiempo tardarán sus empleados en terminar el trabajo realizando las siguientes tareas del proyecto. Para ello, tiene que calcular el equivalente a tiempo completo de su proyecto.

Equivalente a tiempo completo en la gestión de la carga de trabajo

El equivalente a tiempo completo es una unidad de medida que las empresas utilizan para calcular el trabajo de los empleados y prever sus necesidades de mano de obra. Simplemente representa el número de horas que un empleado a tiempo completo pasa trabajando para su empresa. 

Pero no nos centremos en una definición, sino que tratemos de ponerlo en un ejemplo. Si seguimos con el ejemplo del primer paso de este proceso, en el que un empleado a tiempo completo trabaja 160 horas al mes, un equivalente mensual a tiempo completo será exactamente 160 horas. Así, las 160 horas se convierten en una unidad de base para la programación de proyectos, la gestión del tiempo y la planificación de la carga de trabajo. 

En este punto del proceso de gestión de la carga de trabajo puede utilizar la unidad para comprobar cuántos empleados necesita para completar un proyecto o una parte del mismo. 

Por ejemplo, supongamos que una etapa del proyecto requiere 480 horas para ser completada. Eso significa que necesitas al menos 3 personas que trabajen a tiempo completo en el proyecto durante un mes para entregarlo. 

Esto es especialmente útil para la gestión de la carga de trabajo del equipo, ya que con estas estimaciones se sabe exactamente cuánto tiempo necesita un equipo para completar su trabajo. 

3. Crear un plan de carga de trabajo

Con las estimaciones en su lugar, ahora puede crear un plan de carga de trabajo que actuará como un esquema para todo su proyecto. 

En esta fase, debe encontrar a los empleados con capacidad disponible, analizar sus habilidades y asignarlos a las fases del proyecto que mejor se adapten. Si lo desea, también puede asignar tareas y gestionar la carga de trabajo de los empleados en detalle, si lo considera necesario. 

Lo mejor es gestionar la carga de trabajo de los empleados en una línea de tiempo, un diagrama de Gantt o en el calendario. Este tipo de visualizaciones permiten obtener una visión más amplia del proyecto sin que resulte excesivamente confuso. También son una opción perfecta para la gestión de proyectos o la asignación de tareas. 

Utilizando la información de la captura de pantalla anterior, podemos ver fácilmente las personas que están asignadas correctamente (barras verdes), así como las que están sobrecargadas de trabajo (barras moradas) o tienen poco que hacer (barra gris). Una codificación de colores tan sencilla puede ayudarle a trazar la gestión de la carga de trabajo de sus equipos sin necesidad de realizar cálculos adicionales ni de hacer clic en las hojas de cálculo. 

Plan de gestión de la carga de trabajo: lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer 

En primer lugar, recuerde que un buen plan nunca ocupa más del 80% de la utilización total de un empleado. El 20% del tiempo suele dedicarse a asuntos internos, a otros proyectos o simplemente a gestionar los imprevistos. 

Para crear un plan de carga de trabajo, le recomendamos que utilice herramientas de planificación de recursos. Esto se debe a que tienen numerosas funciones que simplemente facilitan la tarea. Entre ellas: 

• asignaciones dinámicas de arrastrar y soltar que puede utilizar para editar el plan cuando sea necesario, 
• barra de búsqueda de recursos, 
• capacidad calculada automáticamente, 
• formulario rápido de "búsqueda de un sustituto" para las ausencias imprevistas, 
• alertas de sobreventa y de "no trabajo",
• gestión de los tiempos muertos y de los días festivos para un cálculo preciso de la capacidad.

4. Abordar cualquier cuestión que surja

Ningún plan está exento de fallos: la cuestión es detectar los problemas antes de que se hagan realidad. Por lo tanto, después de crear un plan, tienes que comprobar si tiene algún error que pueda ser perjudicial para tu proyecto, o peor aún, para tus empleados. 

Problemas comunes en la gestión de la carga de trabajo

Los problemas más comunes que puede encontrar en este punto son: 

• Overbooking. Es especialmente frecuente en el caso de los especialistas de alto nivel que tienen una gran demanda. Indica la falta de empleados con determinadas habilidades, y/o problemas con los procesos de contratación. 
• Vacantes. Unas pocas vacantes no suelen ser motivo de preocupación. Sin embargo, cuando se combinan con un alto índice de rotación o con grandes lagunas en el desarrollo de los proyectos, hay que tomarlas muy en serio. 
• Bancos. Los empleados ociosos generan costes y no generan beneficios. Si ves a muchas personas sin nada que hacer en su calendario, deberías plantearte adquirir nuevos proyectos o apoyar los existentes con sus habilidades. 
• Requisitos o plazos poco realistas. En este punto de la gestión de la carga de trabajo también puede ver si le falta tiempo para ciertas etapas del proceso. Debe abordar este problema inmediatamente: sin su intervención, sus operaciones corren el riesgo de fracasar. 

Sin embargo, esta lista de posibles problemas no está completa. Dependiendo del sector en el que trabajes, también puedes enfrentarte a otros problemas: la clave es reconocerlos en este momento. 

5. Ajustar la carga de trabajo cuando sea necesario

Si ha realizado el paso anterior, seguro que ya sabe cuál es la mayor amenaza para el funcionamiento de su empresa. ¡Ahora es el momento de deshacerse de estos problemas! 

En este punto del proceso de gestión de la carga de trabajo, debería: 

• establecer o ajustar plazos realistas, 
• limitar el exceso de reservas al mínimo buscando sustitutos o añadiendo personas al proyecto, 
• desplazar las asignaciones existentes o modificar su duración, 
• cubrir las vacantes existentes. 

Sin embargo, en algunos casos ajustar el plan es mucho más fácil que en otros. Por ejemplo, Primetric ofrece calendarios dinámicos de arrastrar y soltar que permiten hacer cambios al momento. 

También muestra los días festivos y otros obstáculos que pueden perturbar sus proyectos, ayudándole a evitarlos antes de que le sorprendan. 

Herramientas para identificar problemas en el proceso de gestión de la carga de trabajo

Afortunadamente, no tiene que comprobar cada asignación para encontrar todos los problemas que debe resolver antes de que comience el proyecto. En su lugar, puede utilizar herramientas como: 

Calendario con amplia información sobre las asignaciones. Esta herramienta le informará de cualquier problema antes de que se acepte el plan de gestión de la carga de trabajo. 

Calendario con bancos. El calendario debe mostrar a un gestor de proyectos no sólo la información sobre las asignaciones, sino también la falta de ellas - al igual que se hace en Primetric. 

Tiempo de seguimiento frente a tiempo planificado. Los gestores de proyectos deben analizar las estadísticas del proyecto, así como las de los responsables de su entrega. Una comparación entre el tiempo rastreado y el planificado es una herramienta perfecta para ello. 

Informes avanzados. Los gráficos, las tablas y los informes personalizados son las mejores herramientas para obtener una visión global de la empresa, el proyecto o las personas que participan en él. En el caso del proceso de gestión de la carga de trabajo, el informe de capacidad o los diagramas de Gantt son las mejores opciones. 

Consejos para una gestión eficaz de la carga de trabajo 

El plan de gestión de la carga de trabajo puede parecer bastante sencillo, pero aún puede mejorarlo. 

1. Establezca prioridades. Céntrese en los objetivos más importantes en lugar de corregir las pequeñas tareas. 
2. Preste atención a las vacaciones. Afectan a la capacidad de sus empleados y, si no se tienen en cuenta, pueden ser la causa principal de todos los retrasos en sus operaciones. 
3. Controla el tiempo. Algunas tareas pueden llevar más tiempo del habitual, mientras que otras serán más cortas. En ambos casos, hay que ajustar el plan del proyecto. 
4. Comuníquese. Cualquier cambio de horario afecta al trabajo de tus especialistas. Asegúrate de que saben lo que les espera en el futuro. 
5. Evite reservar el 100% de la capacidad. Los retrasos, los proyectos internos o los simples descansos también afectan a la capacidad de las personas. Nunca des por sentado que no harán otra cosa que trabajar en el proyecto durante su horario laboral. 
6. Automatizar los procesos. Los informes, la supervisión, el seguimiento del tiempo y muchos otros procesos pueden realizarse sin supervisión humana. Utilice la automatización de los servicios profesionales a su favor.
7. Identificar los posibles obstáculos. Todo proyecto tiene algún riesgo que la gestión de la carga de trabajo debe incluir. Identifíquelos antes de que dificulten las cosas. 
8. Supervise el progreso. Utilice los informes avanzados y la inteligencia empresarial para estar al tanto de todo. 

¿Quiere saber más sobre la gestión de la carga de trabajo? 

No hay problema. Tenemos un montón de recursos que puedes utilizar para ampliar tus conocimientos. 

Puedes empezar con: 

• una guía para la gestión de recursos en Jira , 
• una instrucción sobre cómo crear un plan de gestión de recursos, 
• un artículo sobre la creación de un proceso perfecto de gestión de recursos, 
• una respuesta a la pregunta de cómo elegir la mejor herramienta de planificación de recursos. 

Si ya estás familiarizado con el tema, puedes saltar directamente a las mejoras. 

Empiece por elegir la herramienta adecuada. Pruebe Primetric ahora o reserve una demostración para verlo más de cerca, y conviértase en un maestro de la gestión de la carga de trabajo.