Ultimativni vodič za strategije ujednačavanja resursa za IT menadžere

Koliko je puta vaš projekt prošao točno onako kako je planirano? Ne brini ako je broj na koji misliš sada nula. Svi smo ovdje na istom brodu jer su takvi projekti. Srećom, ovdje imamo neke praktične navigacijske alate koji pomažu. Dobro ih iskoristite i imat ćete pravo glasa što će se sljedeće dogoditi u vašem projektu. 

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

20/11/2021

Tablica sadržaja

Jedan od najčešćih problema s kojima se PM-ovi ovdje susreću je nedostatak resursa. Ako se to dogodi vašem projektu, morate pronaći način da se prilagodite novoj situaciji i uvjerite se da su rezultati projekta dovršeni prema planu. 

Ovdje vam izravnavanje resursa može pružiti ruku pomoći. Tehnika omogućuje preraspodjelu resursa u skladu s vašim ciljevima i ciljevima. 

Zvuči komplicirano? Nastavite čitati kako biste dobro razumjeli svaki aspekt izravnavanja resursa koji je važan.

Što je izravnavanje resursa?

Ujednačavanje resursa nevjerojatno je korisna tehnika upravljanja projektima za rješavanje sukoba u rasporedu ili alokacije. To je bitan dio svakog plana resursa u upravljanju projektima. Pomaže vam da osigurate da je vaš projekt dovršen s resursima koji su vam dostupni.

A pod resursima mislim na vrijeme, materijale, alate i - što je najvažnije - ljude koji su potrebni vašem projektu.

Ideja izravnavanja resursa je u potpunosti iskoristiti sve dostupne resurse dok radite unutar vremenske trake, troškova i opsega projekta. 

Daje vam alate za prilagodbu raspodjele resursa ili rasporeda projekata i izbjegavanje prekomjerne potrošnje resursa, održavajući kvalitetu vaših rezultata visokom.

Možda ste već pogodili da izravnavanje resursa može biti prilično izazovno za voditelje projekata. 

To je balansiranje u kojem morate pronaći slatko mjesto u potražnji za istim resursima u više projekata i vašem cilju. A to ponekad može biti zadržavanje roka projekta. Drugi put, možda će mu posvetiti dovoljno resursa s opcijom da malo pomakne datum završetka. 

Izravnavanje resursa u odnosu na izglađivanje resursa - u čemu je razlika?

Izraz "izravnavanje resursa" mogao bi vam zvučati poznato ako ste ikada naišli na "izglađivanje resursa". 

Je li izglađivanje resursa ista stvar kao i izravnavanje resursa? 

Ukratko, nije. Evo najvažnijih razlika između ove dvije tehnike koje trebate znati:

  • U izravnavanju resursa rok projekta može se promijeniti. U izglađivanju resursa datum završetka je fiksiran. 
  • Općenito, voditelji projekata obično provode izglađivanje resursa nakon izravnavanja resursa. 
  • U izglađivanju resursa datum završetka projekta djeluje kao ograničenje - dok su u izravnavanju resursa resursi glavno ograničenje. 
  • PM-ovi koriste ujednačavanje resursa kada otkriju da su resursi nedovoljno ili alocirani na projekt. Izglađivanje resursa dobro dođe kada se resursi neujednačeno raspoređuju na projekte. 
  • I izravnavanje resursa i izglađivanje pomažu menadžerima da optimiziraju korištenje resursa i zakazivanje.

3 primjera izravnavanja resursa u stvarnom životu

Kako izravnavanje resursa funkcionira u praksi? Da biste dobili jasniju sliku o tome o čemu se radi u izravnavanju resursa, evo tri primjera iz života IT tvrtke poput vaše. 

Primjer 1: Dobivanje dodatnih resursa na brodu

Zamislite inženjerski tim koji je iznenada pogođen velikim brojem zahtjeva zbog prijetnje kibernetičkoj sigurnosti. 

Trenutni tim nema kapacitet da odgovori na ovaj problem. Dakle, tim se proširuje s dva nova člana privremeno povučena iz projekata kako bi se riješio problem. 

Primjer 2:Odgađanje datuma početka projekta

Zamislimo projekt razvoja mobilnih aplikacija koji zahtijeva od dizajnera UX /korisničkog sučelja da prvo stvori mockupove koje klijent može prihvatiti. 

No, ispada da je dizajner bio dvostruko rezerviran i trenutno je zauzet radom na drugom projektu na puno radno vrijeme!

Što možemo učiniti da i dalje sve funkcionira i da ne odgađamo naše razvojne napore? Projekt možemo jednostavno započeti nekoliko dana kasnije kada dizajner postane dostupan. 

Budući da je dizajner iskusan i radi brzo, proizvod ima velike šanse da bude isporučen do datuma završetka projekta. 

Primjer 3: odgađanje datuma završetka projekta

Zamislite tim koji gradi aplikaciju za poslovnu inteligenciju. Da bi to funkcioniralo, programeri softvera moraju biti u kontaktu s jedinicom za znanost o podacima na strani klijenta. 

Ta jedinica se sastoji od dvije osobe. I slučajno je jedan podatkovni znanstvenik izvan ureda zbog bolesti, a drugi je na odmoru. 

Srećom, drugi podatkovni znanstvenik vratit će se u ured za nekoliko dana. Dakle, vaš tim može skočiti na drugi projekt dok čekate, a vi ćete produžiti rok projekta za nekoliko dana.

Nije važno kakve timove vodite - izravnavanje resursa dobro će vam doći za rješavanje svih vrsta sukoba resursa.

Kada implementirati izravnavanje resursa

  • Kada želite izbjeći da se vaši resursi ne rašire previše tanko i još uvijek osigurati da vaš tim ima sve vještine potrebne za dovršetak projekta.
  • Kada želite održati zdravu ravnotežu između poslovnog i privatnog života za tim, a da nitko ne radi prekovremeno. 
  • Kada želite maksimalno iskoristiti svoje resurse, shvatite koji proizvodi trebaju dodatne resurse, a koji fleksibilniji u smislu rokova. 
  • Kada želite spriječiti značajna kašnjenja projekta i smanjiti gubitke u radu i troškovima. 
  • Kada želite spriječiti alekulaciju koja dovodi do radnog opterećenja koja su ogromna za članove vašeg tima i utječu na njihovu razinu motivacije. Izravnavanje resursa pomaže vam da se nosite s tim podešavanjem rokova kako biste bili sigurni da nijedan član tima nema previše na tanjuru. 
  • Kada želite upravljati resursima i očekivanjima klijenata zadržavajući istu razinu kvalitete za sve rezultate projekta. 
  • Kada upravljanje svojim resursima jednostavno postaje sve teže. Stalno imate posla s dvostrukim rezervacijama i kombinezonacijama. Niste sigurni tko radi na kojem projektu. Stalno vas pitaju o tome i provodite puno vremena na sastancima posvećenim ažuriranju PM-ova o svojim resursima.

4 najbolje prakse za izravnavanje resursa koje biste trebali znati

1. Predvidite dostupnost resursa

Ako nemate odgovarajuće alate za alokaciju resursa, predviđanje dostupnosti vaših zaposlenika gotovo je nemoguće.

I ovdje se nećete izvući s Excelovim proračunskim tablicama. Čak i ako vodite relativno malu IT tvrtku. 

Da biste maksimalno iskoristili svoje resurse i imali potpunu kontrolu nad njihovom upotrebom, morate steći veću vidljivost načina na koji se koriste u svim projektima.

Čuvanje podataka u proračunskim tablicama ovdje vam neće pomoći. Softver za planiranje resursa hoće. Ovo je najbolje rješenje za gledanje kako se vaše poslovanje odvija s više razine. 

Imajte na umu da dobro osmišljen softver za planiranje resursa uzima u obzir dinamičnu prirodu projekata razvoja softvera; evo primjera iz Primetrica:


Kako napraviti izravnavanje resursa u Primetricu

2. Usporedite svoje početne procjene projekata s dodjelom sredstava iz stvarnog života

Započnite stvaranjem provizornih dodjela projekata (vjerujte mi, vrijedi to učiniti što prije!).

Možete ih usporediti s početnim procjenama i optimizirati ih kako bi podaci bili točni. 

Kada je projekt rezerviran, a sigurni ste u ta izdvajanja, jednostavno ih promijenite u "aktivne" (takozvana hard booking, koja je 100% potvrđena).


Primetric - primjer ujednačavanja resursa



Ponekad ćete možda trebati dodijeliti ljude samo nekom dijelu kapaciteta ili određenim danima za određeni broj sati. Rješenje koje koristite trebalo bi vam omogućiti glatko rješavanje ovih slučajeva upotrebe.

3. Imati rezervne planove za novozaposlene i postojeće zaposlenike

Nakon što saznate koji će zaposlenici biti dodijeljeni vašem projektu, vaš premijer ih može početi dodjeljivati određenim projektnim zadacima. 

Uvijek imajte rezervni plan ako resurs iznenada postane nedostupan (na primjer, zbog bolesti ili kada potpuno novi najam dobije bolju ponudu u zadnji čas i skoči s broda).

Za kritične pozicije uvijek zaposlite ljude malo ranije kako biste bili sigurni da su dostupni kada projekt započne. Ako dodijelite postojećeg zaposlenika, provjerite ima li uspostavljen resurs sigurnosne kopije koji bi mogao obaviti posao tjedan dana ili više vremena kada projekt započne.

4. Dodijeliti dugoročno


Dobra je ideja dugoročno dodijeliti resurse (koji nisu primjenjivi na kratke projekte). 

Nemojte dodjeljivati pojedince zadacima; umjesto toga, dodijelite ih na temelju njihove predanosti projektu tijekom određenog vremenskog razdoblja.

Evo primjera scenarija:

Razvojni inženjer A ima mjesec dana za izvršavanje zadatka A, zadatka B, poreza C, zadatka D i zadatka E. Sa stajališta raspodjele ljudskih resursa, ovo nije velika stvar. 

Međutim, ključno je napomenuti da će aktivnosti trajati 50 sati, tako da ćete posvetiti programera ovom projektu 50 sati.

To ubrzava i pojednostavljuje proces, a istovremeno pruža veću jasnoću. To vam omogućuje da se usredotočite na dostupnost zaposlenika, a ne na određene zadatke.

Ti su alati ključni za učinkovito ujednačavanje resursa


Ganttovi grafikoni

Ganttov grafikon vizualizira vremensku traku projekta i pomaže identificirati i planirati kritični put u vašem projektu. Ovaj trakasti grafikon pomaže vidjeti sve zavisnosti projekta, kao i datume početka/završetka na visokoj razini. 


Mrežni dijagrami

Ovo je još jedna vrsta vizualnog prikaza vremenske crte projekta. Kronologija zadataka ovdje je prikazana kao grafikon s nizovima okvira i strelica. Pomaže u planiranju i praćenju napretka projekta.

Ili samo digitalizirati izravnavanje resursa

Korištenje tih alata na temelju podataka iz Excelovih proračunskih tablica ili njihovo ručno podešavanje bit će izazovno. 

Implementacijom softvera za upravljanje projektima koji prilagođava informacije o resursima statusu projekta u stvarnom vremenu dobivate sve uvide potrebne za izravnavanje pametnih resursa.

Želite li vidjeti kako sve to funkcionira u praksi? Dajte Primetricu da proba i rezervira demo sa mnom; Pokazat ću vam kako platforma podržava aktivnosti izravnavanja resursa za bilo koju IT tvrtku.


Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije