Učinkovit proces upravljanja radnim opterećenjem - savjeti i vodič

Što je upravljanje radnim opterećenjem? 

Upravljanje radnim opterećenjem definira se kao proces dodjeljivanja ljudi ili cijelih timova zadacima i projektima uz praćenje njihovog napretka i rad na njihovim drugim odgovornostima, ako ih ima. To je bitan dio upravljanja projektima, kao i upravljanja resursima. 

Da pojednostavimo stvari, glavni cilj upravljanja radnim opterećenjem je stvoriti kalendar raspodjele koji može pokazati tko što radi i kada, sa što manje produžetaka i klupa. 

Na kraju, upravljanje radnim opterećenjem trebalo bi rezultirati stvaranjem plana ili kalendara s alokacijama koje prikazuju točno radno opterećenje tima - baš kao u donjem primjeru. 

Zašto je upravljanje radnim opterećenjem važno? 

Već znamo što je upravljanje radnim opterećenjem - ali zašto uopće moramo raspravljati o tome? 

Koje probleme možete riješiti upravljanjem radnim opterećenjem? 

Odgovor na to pitanje je prilično jednostavan. To je zato što pomaže menadžerima da riješe brojna pitanja s kojima se susreću u svakodnevnom radu. To uključuje: 

1. Preopterećeni i/ili stolni stručnjaci. Proces upravljanja radnim opterećenjem obavještava voditelja projekta o tim problemima prije nego što postanu važniji. Također poboljšava moral članova tima, jer se ne moraju boriti s previše dužnosti ili nerealnih datuma dospijeća.
2. Upravljanje slobodnim radnim mjestima. U procesu upravljanja radnim opterećenjem slobodna radna mjesta jasno su vidljiva prije početka projekta. Kao rezultat toga, novi stručnjaci mogu se zaposliti prije nego što nedostatak njihovih vještina negativno utječe na poslovanje tvrtke ili druge članove tima.
3. Upravljanje alokacijama. S brojnim projektima pri ruci, voditelji projekata ponekad mogu teško žonglirati s dostupnošću svojih stručnjaka i ravnomjerno proširiti radno opterećenje tima. Upravljanje radnim opterećenjem može im pomoći predvidjeti situaciju za tjedne koji dolaze, poboljšati upravljanje resursima i pripremiti zadatke na točan način.
4. Rješavanje sukoba između različitih projekata. Neki stručnjaci rade na nekoliko projekata odjednom, dok drugim operacijama nedostaju njihove vještine općenito. Upravljanje radnim opterećenjem predviđa takve situacije i rješava ih prije nego što postanu hitne ili opterećujuće za članove tima. 
5. Stvaranje realnog rasporeda rada za kupca. Upravljanje radnim opterećenjem omogućuje menadžerima da procijene koliko im je vremena potrebno za dovršetak zadatka ili projekta. Kao rezultat toga, oni mogu pružiti kupcima točne informacije i, kao rezultat, poboljšati odnose s njima. Pozitivno utječe i na upravljanje projektima u tvrtki u cjelini, jer se novi projekti mogu preciznije prilagoditi postojećima. 
6. Upravljanje rizicima. Neočekivani izostanci česti su u svim industrijama. Međutim, s uspostavljenim procesom upravljanja radnim opterećenjem, možete reagirati na njih što je brže moguće i pronaći zamjenu za nekoliko minuta, ako ne i sekundi. Kao rezultat toga, upravljanje radnim opterećenjem tima nije tako glomazno. 

Upravljanje radnim opterećenjem u odnosu na potrebe zaposlenika

Osim toga, procesi upravljanja radnim opterećenjem također su korisni za same zaposlenike i članove tima, iako njihov utjecaj vide malo kasnije. 

Kada se stručnjacima da plan rada napravljen s uspostavljenim procesima upravljanja radnim opterećenjem, oni mogu točno vidjeti što se od njih očekuje i kada. Kao rezultat toga, oni mogu odrediti prioritete svojih zadataka i biti učinkovitiji nego prije. 

Osim toga, svaki član tima također može biti siguran da su njihovi planovi točni, jer su šanse za nezgode u planiranju s upravljanjem radnim opterećenjem male. Ako i oni mogu vidjeti svoje zadatke u dovoljnom softveru za upravljanje, imaju sve da uspiju u projektu! 

Pet koraka za stvaranje procesa upravljanja radnim opterećenjem

Nije važno želite li upravljati radnim opterećenjem za jednog zaposlenika ili cijeli tim - proces je sličan za oba ova slučaja. Sastoji se od sljedećih koraka: 

1. Pregledajte trenutno radno opterećenje

Da biste započeli planiranje novog projekta, prvo morate utvrditi koliko vremena svaki član tima i cijeli tim stvarno imaju u svojim rukama. 

Da biste to učinili, morate izračunati njihov raspoloživi kapacitet, što je njihov ukupni kapacitet minus izostanci, državni praznici i vrijeme zakazano u drugim projektima i zadacima. Pogledajmo brzi primjer kako to učiniti. 

Izračunavanje kapaciteta zaposlenika za upravljanje radnim opterećenjem 

Na primjer, jedan stručnjak u prosjeku radi 160 sati mjesečno - to je njegov ukupni kapacitet. Međutim, uzeo je tri slobodna dana, smanjivši taj iznos za 24 sata, a već je dodijeljen drugom projektu još 60 sati. Nakon oduzimanja ove dvije vrijednosti od njegovog ukupnog kapaciteta, možemo vidjeti da je njegov raspoloživi kapacitet 76 sati. 

Imajte na umu da morate uzeti u obzir sve slobodne dane i izostanke dok izračunavate kapacitete za upravljanje radnim opterećenjem ili upravljanje projektima općenito; bez njih, vaši izračuni će biti netočni! 

Izračunavanje kapaciteta tima za upravljanje radnim opterećenjem 

Pogledajmo još jedan primjer - onaj tima stručnjaka kojima je potrebno hitno upravljanje resursima. 

Out tim se sastoji od 3 osobe: 

• zaposlenik s punim radnim vremenom koji uzima tjedan dana slobodno ovaj mjesec, 
• honorarni zaposlenik, koji radi samo 20 sati tjedno, 
• zaposlenik s punim radnim vremenom, koji također radi na drugom projektu 5 sati tjedno. 

Pretpostavimo da, baš kao iu gornjem primjeru, moramo izračunati mjesečni kapacitet tog tima za mjesec dana s 20 radnih dana u njemu. 

U tom slučaju, naši izračuni trebaju početi s individualnim kapacitetom za svakog od članova tima. 

Upravljanje radnim opterećenjem za zaposlenike s punim radnim vremenom

Slučaj člana prve momčadi je, naravno, najjednostavniji. Zaposlenik s punim radnim vremenom dolazit će na posao svaki dan po 8 sati, čime će se njegov kapacitet popeti na točno 160 sati - i to je maksimalna količina sati koju može provesti radeći ovaj mjesec. 

Upravljanje radnim opterećenjem za zaposlenike s nepunim radnim vremenom

S druge strane, povremeni član tima provodit će samo 20 sati tjedno na poslu. S 4 tjedna u kalendaru, njegov kapacitet za ovaj mjesec je točno 80 sati. 

Upravljanje radnim opterećenjem za zaposlenike s više alokacija 

Stvari postaju malo kompliciranije s trećim zaposlenikom, koji je već dodijeljen drugom projektu. Njegov tjedni kapacitet je, dakle, manji za 5 sati. To mu ostavlja 140 sati koje može provesti radeći na drugim nastojanjima. 

Izračunavanje kapaciteta za cijeli tim

Izračunavši kapacitet za svakog od stručnjaka, sada možemo predvidjeti kapacitet za cijeli tim - samo trebamo dodati pojedinačne kapacitete za to.

U našem slučaju, samo trebamo dodati 160 sati od prvog primjera u 80 sati od drugog primjera i 140 sati od trećeg primjera. Kao što možete vidjeti, kapacitet ovog tima je točno 380 sati. 

Ako imate bilo kakvih pitanja u vezi s tim izračunima, možete se još više baviti upravljanjem kapacitetima - za vas smo pripremili sveobuhvatan vodič o kapacitetima ! 

Kako pojednostaviti izračun kapaciteta? 

Iako je izračunavanje kapaciteta za jednog zaposlenika ili tima prilično jednostavno, izračunavanje tih vrijednosti za svakog stručnjaka u tvrtki definitivno je problematično ili dugotrajno u najmanju ruku. 

Međutim, vodeće tvrtke ne rade svu matematiku ručno; umjesto toga, koriste softver za upravljanje koji im odmah pruža takve informacije.

Na primjer, korisnici Primetrica mogu vidjeti raspoloživi kapacitet svakog zaposlenika u sustavu. Kapacitet se izračunava automatski u stvarnom vremenu na temelju informacija o postojećim alokacijama u naplativim i nenaplativim projektima i savršena je baza i za planiranje radnog opterećenja i za upravljanje vremenom u cjelini. 

Zatim se kapacitet prikazuje pored imena stručnjaka u njihovom profilu. 

2. Procijenite vrijeme potrebno za dovršetak projekta i njegove faze

U ovom trenutku pretpostavimo da ste završili prve korake životnog ciklusa projekta i već znate koje faze trebate da bi projekt bio uspješan. Sada morate provjeriti koliko će vremena trebati vašim zaposlenicima da završe posao ispunjavanjem sljedećih projektnih zadataka. Za to morate izračunati ekvivalent punog radnog vremena za svoj projekt.

Ekvivalent punog radnog vremena u upravljanju radnim opterećenjem

Ekvivalent punog radnog vremena mjerna je jedinica koju tvrtke koriste za izračunavanje rada zaposlenika i predviđanje potreba za radnom snagom. To jednostavno označava broj sati koje zaposlenik s punim radnim vremenom provodi radeći za vašu tvrtku. 

Ali nemojmo se usredotočiti na definiciju - pokušajmo to staviti u primjer. Ako nastavimo s primjerom iz prvog koraka ovog procesa, gdje zaposlenik s punim radnim vremenom radi 160 sati mjesečno, jedan mjesečni ekvivalent punog radnog vremena bit će točno 160 sati. Kao takvi, 160 sati postaju osnovna jedinica za raspored projekata, upravljanje vremenom i planiranje radnog opterećenja. 

U ovom trenutku procesa upravljanja radnim opterećenjem možete koristiti jedinicu da biste provjerili koliko vam je zaposlenika potrebno za dovršetak projekta ili njegovog dijela. 

Na primjer, pretpostavimo da faza projekta zahtijeva 480 sati za dovršetak. To znači da su vam potrebne najmanje 3 osobe da rade puno radno vrijeme na projektu mjesec dana da biste ga isporučili. 

To je posebno korisno za upravljanje timskim radnim opterećenjem, jer s takvim procjenama točno znate koliko vremena timu treba da dovrši svoj posao. 

3. Izradite plan radnog opterećenja

S procjenama, sada možete izraditi plan radnog opterećenja koji će djelovati kao obris za cijeli vaš projekt. 

U ovoj fazi trebali biste pronaći zaposlenike s raspoloživim kapacitetom, analizirati njihove vještine i dodijeliti ih fazama projekta koji najbolje odgovaraju. Ako želite, također možete dodijeliti zadatke i detaljno upravljati radnim opterećenjem zaposlenika, ako smatrate da je to potrebno. 

Najbolje je upravljati radnim opterećenjem zaposlenika na vremenskoj traci, Ganttovom grafikonu ili u kalendaru. Ove vrste vizualizacija omogućuju vam da dobijete širu sliku projekta bez pretjeranog zbunjivanja. Oni su također savršen izbor za upravljanje projektima ili dodjelu zadataka. 

Koristeći podatke na gornjoj snimci zaslona, lako možemo vidjeti ljude koji su pravilno dodijeljeni (zelene trake), kao i one koji su preopterećeni (ljubičaste trake) ili imaju malo posla (sivi bar). Takvo jednostavno kodiranje u boji može vam pomoći da mapirate upravljanje radnim opterećenjem svojih timova bez dodatnih izračuna ili klika na proračunske tablice. 

Plan upravljanja radnim opterećenjem - do's i don'ts 

Prvo, zapamtite da dobar plan nikada ne uzima više od 80% ukupne iskorištenosti zaposlenika. Tih 20% vremena obično se troši na unutarnje poslove, druge projekte ili jednostavno na upravljanje neočekivanim događajima. 

Da biste kreirali plan radnog opterećenja, preporučujemo da koristite alate za planiranje resursa. To je zato što imaju brojne značajke koje jednostavno olakšavaju zadatak. To uključuje: 

• dinamičke, drage i ispustene alokacije koje možete koristiti za uređivanje plana kada je to potrebno, 
• traka za pretraživanje resursa, 
• automatski izračunati kapacitet, 
• brzi obrazac "pronađi zamjenu" za neočekivane izostanke, 
• preklapanje rezervacija i upozorenja "bez posla",
• slobodne dane i upravljanje državnim praznicima za precizne izračune kapaciteta.

4. Riješite sva nastala pitanja

Nijedan plan nije bez greške - poanta je uočiti probleme prije nego što postanu stvarnost. Stoga, nakon izrade plana, morate provjeriti ima li pogrešaka koje bi mogle biti štetne za vaš projekt ili još gore, vaše zaposlenike. 

Česti problemi u upravljanju radnim opterećenjem

Najčešći problemi s kojima se u ovom trenutku možete susresti uključuju: 

• Preklapanje rezervacija. To je osobito uobičajeno za starije stručnjake koji su u velikoj potražnji. Ukazuje na nedostatak zaposlenika s određenim vještinama i/ili probleme s procesima zapošljavanja. 
• Slobodna radna mjesta. Nekoliko slobodnih radnih mjesta općenito nije ništa zabrinjavajuće. Međutim, u kombinaciji s visokom stopom prometa ili velikim prazninama u razvoju projekta, treba ih shvatiti vrlo ozbiljno! 
• Klupe. Neaktivni zaposlenici generiraju troškove, a ne ostvaruju nikakvu dobit. Ako vidite mnogo ljudi koji nemaju što raditi u svom kalendaru, trebali biste razmisliti o stjecanju novih projekata ili podršci postojećim svojim vještinama. 
• Nerealni zahtjevi ili rokovi. U ovom trenutku upravljanja radnim opterećenjem također možete vidjeti nedostaje li vam vremena za određene faze procesa. Morate odmah riješiti ovaj problem - bez vaše intervencije, vaše operacije su u opasnosti od neuspjeha! 

Ovaj popis potencijalnih problema, međutim, nije potpun. Ovisno o industriji u kojoj radite, možete se suočiti i s drugim problemima - ključ je prepoznati ih u ovom trenutku! 

5. Prilagodite radno opterećenje kada je to potrebno

Ako ste završili prethodni korak, sigurno već znate koja je najveća prijetnja poslovanju vaše tvrtke. Sada je vrijeme da se riješite ovih problema! 

U ovoj točki procesa upravljanja radnim opterećenjem trebali biste: 

• postaviti ili prilagoditi realistične rokove, 
• ograničiti preklapanje rezervacija na minimum pronalaženjem zamjena ili dodavanjem dodatnih ljudi u projekt, 
• premještanje postojećih dodijeljenih sredstava ili promjena njihova trajanja, 
• popunjavanje postojećih slobodnih radnih mjesta. 

Međutim, u nekim slučajevima prilagodba plana je mnogo lakša nego u drugima. Na primjer, Primetric nudi dinamičke kalendare povlačenja i ispuštanja koji omogućuju trenutne promjene. 

Također prikazuje sve državne praznike i druge prepreke koje mogu poremetiti vaše projekte, pomažući vam da ih izbjegnete prije nego što vas iznenade. 

Alati za prepoznavanje problema u procesu upravljanja radnim opterećenjem

Srećom, ne morate provjeravati svaku alokaciju da biste pronašli svaki problem koji trebate riješiti prije početka projekta. Umjesto toga možete koristiti alate kao što su: 

Kalendar s opsežnim informacijama o dodjelama. Ovaj će vas alat obavijestiti o svim problemima prije nego što stvarno prihvatite plan upravljanja radnim opterećenjem. 

Kalendar s klupama. Kalendar bi trebao pokazati voditelju projekta ne samo informacije o dodjelama, već i nedostatak istih - baš kao što se to radi u Primetricu. 

Praćeno u odnosu na planirano vrijeme. Voditelji projekata trebaju analizirati statistiku projekta, kao i statistiku za one koji su odgovorni za njegovu isporuku. Usporedba praćenog i planiranog vremena savršen je alat za to. 

Napredna izvješća. Grafikoni, tablice i prilagođena izvješća najbolji su alati za dobivanje sveobuhvatnog pregleda tvrtke, projekta ili ljudi uključenih u njega. U slučaju procesa upravljanja radnim opterećenjem najbolji su izbor izvješće o kapacitetu ili Ganttovi grafikoni. 

Savjeti za učinkovito upravljanje radnim opterećenjem 

Plan upravljanja radnim opterećenjem može izgledati prilično jednostavno - ali ga još uvijek možete poboljšati! 

1. Postavite prioritete. Usredotočite se na najvažnije ciljeve umjesto na ispravljanje malih zadataka. 
2. Obratite pozornost na praznike. Oni utječu na kapacitet vaših zaposlenika i, ako se zanemaruju, mogu biti glavni uzrok svih kašnjenja u vašem poslovanju! 
3. Vrijeme za praćenje. Neki zadaci mogu potrajati dulje nego inače, dok će neki biti kraći. U oba ova slučaja morate prilagoditi svoj plan projekta. 
4. Komunicirajte. Svaka promjena rasporeda utječe na rad vaših stručnjaka. Pobrinite se da znaju što ih čeka u budućnosti! 
5. Izbjegavajte rezervaciju 100% kapaciteta. Kašnjenja, interni projekti ili jednostavne pauze utječu i na kapacitet ljudi. Nikada nemojte pretpostavljati da neće učiniti ništa osim raditi na projektu tijekom radnog vremena! 
6. Automatizirajte procese. Izvještavanje, praćenje, praćenje vremena i mnogi drugi procesi mogu se obaviti bez ljudskog nadzora. Koristite automatizaciju profesionalnih usluga u svoju korist.
7. Identificirajte potencijalne prepreke. Svaki projekt mora uključiti upravljanje radnim opterećenjem rizika. Identificirajte ih prije nego što otežaju stvari. 
8. Pratite napredak. Koristite napredna izvješća i poslovnu inteligenciju kako biste bili u toku sa stvarima. 

Želite li saznati više o upravljanju radnim opterećenjem? 

Nema frke! Imamo mnogo resursa koje možete koristiti za proširenje svog znanja. 

Možete početi s: 

• vodič za upravljanje resursima u Jira, 
• uputa o tome kako stvoriti plan upravljanja resursima, 
• članak o stvaranju savršenog procesa upravljanja resursima, 
• odgovor na pitanje kako odabrati najbolji alat za planiranje resursa. 

Ako ste već upoznati s temom, možete odmah uskočiti u poboljšanja. 

Počnite s odabirom pravog alata. Testirajte Primetric sada ili rezervirajte demo kako biste ga pobliže pogledali i postali majstor upravljanja radnim opterećenjem.