Jak oszacować koszty w zarządzaniu portfelem projektów?

Ale prędzej czy później rzeczywistość cię dogania i - w najgorszym przypadku - twój projekt przestaje być opłacalny.

Wiele firm świadczących usługi IT unika wkładania prawdziwego wysiłku w szacowanie, ponieważ uważają, że ich szacunki nie będą wystarczająco dokładne.

Ale nie unikaj szacowania, nawet jeśli masz minimalne dane historyczne, aby je poprzeć.

Jeśli nie zaczniesz zarządzać kosztami projektów, nigdy nie będziesz w tym lepszy. A kiedy już staniesz się w tym lepszy, przeniesiesz swoją firmę na wyższy poziom, upewniając się, że wszystkie projekty mają zdrową marżę zysku.

Od czego więc zacząć szacowanie kosztów? Czytaj dalej ten artykuł, aby poznać najlepsze praktyki i wyzwania, na które należy się przygotować.

Co się stanie, jeśli nie uda się dokładnie oszacować kosztów projektu?

Dlaczego szacowanie kosztów projektu jest warte zachodu? Oto kilka rzeczy, które z pewnością pójdą nie tak, gdy zaczniesz realizować projekt klienta, nie wiedząc, ile będzie Cię kosztować wprowadzenie go w życie.

Twoja marża zysku stanie się nieprzewidywalna

Jeśli nie dodasz bezpośrednich i pośrednich kosztów projektu, nie będziesz mieć pojęcia, ile musisz pokryć, aby zrealizować projekt i nadal uzyskać marżę projektu, której potrzebuje Twoja firma.

Nie chodzi tylko o ustalenie liczby godzin potrzebnych do zbudowania kilku funkcji i pomnożenie tej liczby przez stawkę godzinową pracowników. Należy również dodać koszty pośrednie, takie jak koszty ogólne projektu lub firmy( najlepszym podejściem jestobliczenie kosztów ogólnych na pracownika ).

Zapoznaj się z tym artykułem, aby dowiedzieć się ,jak uwzględnić koszty ogólne w cenie rozliczanych godzin.

Będziesz mieć trudności z podejmowaniem decyzji 

Trudno jest podjąć właściwą decyzję dotyczącą projektu, nie wiedząc, czy przyniesie on wymaganą marżę zysku, czy tylko spowoduje straty i frustrację.

Oszacowanie pomaga zrozumieć, jak projekt będzie przebiegał w przyszłości i jakiego rodzaju zaangażowania będzie wymagał od Ciebie w dłuższej perspektywie. Będziesz wiedział, czy warto w ogóle angażować w niego swoich pracowników. 

W przyszłości będzie tylko gorzej 

Jeśli prowadzisz mniejszą firmę i nadążanie za wszystkim jest nadal możliwe, nie pozostanie tak długo. W miarę rozwoju firmy złożoność będzie Cię doganiać. 

Porównywanie nowego projektu do już zrealizowanego w celu oszacowania kosztów nie będzie wystarczające. Zwłaszcza jeśli zaczniesz zatrudniać więcej pracowników i wykonawców z różnymi stawkami godzinowymi. 

Ucierpią na tym również pracownicy

Programiści są poszukiwani praktycznie na każdym rynku pracy na całym świecie. Musisz mieć oko na wskaźnik ich wykorzystania, w przeciwnym razie ryzykujesz, że zostaną przepracowani, wypalą się i ulegną awarii.

Musisz osiągnąć dobry wskaźnik wykorzystania czasu pracy w swojej firmie bez przeciążania pracowników. Jak można zacząć bez śledzenia wydajności pracowników i szacowania liczby godzin potrzebnych do realizacji projektu?

Brak danych historycznych tylko utrudni szacunki

W idealnym scenariuszu powinieneś być w stanie opracować długoterminowy plan i dokładne prognozy kosztów dla każdego projektu, który wyląduje na twoim progu.

Ale rozumiem, szacowanie jest trudne. Stanie się to jeszcze trudniejsze, jeśli nie masz żadnych danych historycznych o poprzednich projektach, aby poprzeć swoje szacunki.

To, co musisz zrobić, to nie tylko oszacować projekt, uruchomić go w nadziei, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, a następnie przejść do szacowania kolejnego. Musisz znaleźć sposób na porównanie swoich planów z rzeczywistością w miarę rozwoju projektu. Na szczęście rozwiązania takie jak Primetric pomagają to zrobić i uzyskać mnóstwo cennych danych, które mogą pomóc w przyszłych szacunkach.

Czym jest dobre oszacowanie kosztów

Każde oszacowanie kosztów projektu obejmuje dwa rodzaje kosztów:

• Koszty bezpośrednie - wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zaangażowanych w projekt
• Koszty pośrednie - inne koszty, które trzeba ponieść, aby projekt stał się rzeczywistością, zwane kosztami ogólnymi projektu i biznesu.
  

Dlaczego liczenie kosztów ogólnych jest tak ważne?

Każda firma programistyczna ma bieżące wydatki związane z prowadzeniem działalności. Trzeba je opłacać niezależnie od tego, czy wszyscy pracownicy pracują, czy połowa z nich siedzi na ławce. 

Oto kilka przykładów kosztów ogólnych dla firm usługowych:

• Czynsz za biuro, media, sprzęt i koszty ubezpieczenia
• Koszty personelu pomocniczego (koszty administracyjne i marketingowe)
• Koszty materiałów (materiały wykorzystywane do świadczenia usług, takie jak sprzęt i oprogramowanie)
• Koszty zarządu
• Koszty leasingu samochodów.

Co ważne, wynagrodzenia nie są kosztami ogólnymi - choć istnieją pewne wyjątki od tej reguły.

Można rozróżnić koszty ogólne działalności od kosztów ogólnych projektu. Zakup licencji na oprogramowanie wymagane do realizacji projektu jest kosztem ogólnym projektu, ponieważ koszt ten nie dotyczy całej firmy. Koszty administracyjne i marketingowe są kosztami ogólnymi działalności, ponieważ tak jest.

Oto artykuł, który szczegółowo wyjaśnia koszty ogólne: Jak obliczyć koszty ogólne na pracownika?

Jaki jest szacowany czas ukończenia?

Kolejną koncepcją, którą należy znać podczas szacowania kosztów projektu jest Estimate to Complete (ETC).

Estimate To Complete odnosi się do pozostałych kosztów, które trzeba będzie ponieść w celu ukończenia projektu. Nie jest to ostateczny całkowity oczekiwany budżet projektu - nazywa się to szacunkiem na zakończenie (EAC). Estimate to Complete analizuje koszty od chwili obecnej do końca projektu; nigdy nie obejmuje wydatków na projekt przed tym momentem. 

Wskaźnik ten odgrywa kluczową rolę w porównywaniu planów z rzeczywistością. Można go użyć do sprawdzenia tempa spalania projektu i natychmiastowego działania, jeśli okaże się, że spalono już 70% budżetu projektu, podczas gdy zaplanowano tylko 40% prac.

Zajrzyj tutaj, aby dowiedzieć się więcej o tym pomocnym wskaźniku: Jak obliczyć szacowany czas ukończenia (ETC)

6 technik szacowania kosztów

Oto niektóre z najpopularniejszych technik szacowania kosztów stosowanych przez PPM w każdym sektorze. Szacowanie oddolne jest dobrym rozwiązaniem dla branży IT, w której zespoły dzielą projekty na mniejsze części i zadania, na przykład podczas stosowania zwinnej metodologii tworzenia oprogramowania, takiej jak Scrum.

Uwaga: Aby którakolwiek z tych technik zadziałała, potrzebne są aktualne dane o poprzednich projektach i wymaganiach danego projektu. Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Primetric, w celu zebrania wszystkich tych danych jest mądrym posunięciem.

Szacowanie oddolne

Jeśli dostępna jest kompleksowa struktura podziału pracy, można z łatwością zastosować to podejście. Jest to najdokładniejsza technika szacowania. 

Jak to działa? Zaczynasz od podzielenia harmonogramu projektu na pakiety robocze przy użyciu struktury podziału pracy (każdy pakiet roboczy zawiera pewną liczbę zadań). Zespół projektowy oblicza koszt ukończenia każdego zadania, a następnie sumuje ceny wszystkich zadań i pakietów roboczych projektu, aby uzyskać szacunkowy koszt całego projektu.

Szacunki oddolne stają się z czasem lepsze, ponieważ doświadczone zespoły projektowe lepiej radzą sobie z szacowaniem kosztów zadań i pakietów roboczych.

Szacowanie odgórne

Podobnie jak ocena ekspercka, analogiczne szacowanie - zwane również szacowaniem odgórnym lub kalkulacją historyczną - opiera się na danych historycznych projektów w celu tworzenia szacunków dla nowych projektów.

Analogiczne szacowanie opiera się na specjalnie zbudowanym archiwum historycznych danych projektowych, często specyficznych dla firmy. Jeśli firma wielokrotnie realizuje podobne projekty, łatwiej jest narysować podobieństwa między ich rezultatami i powiązanymi kosztami - a następnie dostosować je do skali i złożoności projektu. Jest to szczególnie precyzyjna metoda szacowania dla projektów o stałej cenie.

Estymacja parametryczna

Podejście parametryczne do szacowania wykorzystuje ceny jednostkowe dla projektów o porównywalnych operacjach. Kluczem jest tutaj wysoki stopień powtarzalności. 

Aby skorzystać z tej techniki, należy zacząć od podzielenia projektu na jednostki pracy. Następnie należy obliczyć koszt jednostkowy, pomnożyć liczbę jednostek przez koszt jednostkowy, a na koniec pomnożyć koszt całkowity przez koszt jednostkowy, aby uzyskać szacunkowy koszt całkowity. 

O ile koszt jednostkowy jest prawidłowy, szacunki będą dokładne.

Szacowanie trzypunktowe

Technika ta wywodzi się z techniki analizy i przeglądu programu (PERT), statystycznego podejścia do kosztów projektu poprzez opracowanie optymistycznych, pesymistycznych i najbardziej prawdopodobnych szacunków dla każdego działania. 

Szacowanie trzypunktowe oblicza przewidywane koszty na podstawie optymistycznego, pesymistycznego i najbardziej prawdopodobnego podejścia przy użyciu różnych formuł ważonych, takich jak ta:

Wartość oczekiwana = [Szacunek optymistyczny + Szacunek pesymistyczny + (4 x Szacunek najbardziej prawdopodobny)] ÷ 6

Szacunki empiryczne

Podejścia empiryczne wykorzystują narzędzia programistyczne do czerpania z doświadczeń z poprzednich projektów. Są one skuteczne w przypadku projektów, które są podobne i występują regularnie - takich jak budowanie MVP.

Kierownik projektu, który chce opracować empiryczny kosztorys, musi wypełnić formularz z cechami i atrybutami projektu, a system oblicza koszt w zależności od rodzaju projektu.

Szacowanie kosztów metodą Delphi

Ten rodzaj szacowania jest również empirycznym podejściem do szacowania opartym na konsensusie ekspertów, który może pomóc w rozwiązaniu różnic między różnymi szacunkami. 

Oto jak to działa:

Eksperci opracowują anonimowe szacunki kosztów wraz z uzasadnieniami i przesyłają je do koordynatora, który następnie kompiluje i dystrybuuje podsumowanie odpowiedzi. Następnie eksperci opracowują nowy zestaw anonimowych szacunków. Odbywa się to kilka razy. 

Po każdej rundzie koordynator może pozwolić ekspertom przedyskutować ich szacunki. Chodzi o to, aby ich szacunki zbiegały się w miarę postępu eksperymentu, wskazując na rosnący konsensus.

Wyzwania związane z szacowaniem kosztów

Nikt nie powiedział, że będzie łatwo. Oto najczęstsze wyzwania, na które należy się przygotować na drodze do szacowania kosztów:

• Brak doświadczenia w podobnych projektach - najłatwiejszym sposobem na oszacowanie zadania lub pakietu roboczego jest skorzystanie z wcześniejszych doświadczeń. Ale co jeśli Twój zespół nigdy wcześniej nie tworzył aplikacji desktopowej lub mobilnej?

• Długość horyzontu planowania - planowanie długoterminowe jest trudne, jeśli nie masz żadnych narzędzi programowych wspierających Cię w całym procesie. Jednak opracowanie długoterminowej kalkulacji kosztów projektu i kosztów biznesowych ma kluczowe znaczenie dla utrzymania firmy na powierzchni. Możesz to zrobić z Primetric, oto jak.

• Wyzwania związane z zasobami ludzkimi - pozyskiwanie, przyciąganie, rekrutacja i wdrażanie ekspertów IT to twardy orzech do zgryzienia. Może to również zająć więcej czasu niż planowano.

• Oczekiwanie, że pracownicy będą pracować z maksymalną wydajnością - 100% wykorzystanie ekspertów może działać przez tydzień lub dwa, ale nie dłużej. Ludzie potrzebują czasu na lunch, udział w konferencjach i spotkaniach oraz doskonalenie swoich umiejętności. To doprowadziłoby ich prosto do wypalenia zawodowego.

• Brak identyfikacji ryzyka - każdy projekt niesie ze sobą określone ryzyko, a Twoim zadaniem jest przygotowanie planów awaryjnych i rezerw na wypadek, gdyby coś się wydarzyło.

• Nieaktualizowanie szacunków kosztów po zmiany zakresu projektu zmianach - szacowanie kosztów to nie jednorazowa praca, to proces. Musisz mieć aktualne dane do swoich szacunków. Zwykle potrzeba kilku szacunków, aby zacząć dostrzegać, gdzie masz tendencję do niedoszacowania lub przeszacowania. Ale tylko wtedy, gdy regularnie aktualizujesz swoje dane.

Jak oprogramowanie do zarządzania projektami pomaga w szacowaniu kosztów projektu?

Precyzyjna alokacja zasobów

Oprogramowanie takie jak Primetric przechowuje wszystkie stawki godzinowe pracowników. Za każdym razem, gdy szacunki ulegają zmianie, wszystkie wyniki, takie jak marża projektu, są aktualizowane na podstawie liczby przepracowanych godzin i kosztów ogólnych.

Inteligentna alokacja zasobów oznacza również wybór najlepszego zasobu do danego zadania, a nie pierwszego, który przychodzi na myśl. Dzięki spostrzeżeniom Primetric można wybrać pracownika, który pasuje do przewidywanych wyników finansowych projektu przy jednoczesnym zachowaniu wymaganej marży zysku. W przypadku firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania jest to zazwyczaj 30%.

Sprawdzanie rentowności projektu

Primetric pozwala zmieniać wartości i symulować różne scenariusze, aby dokładniej przewidywać rentowność projektu. Możesz wypróbować różne kombinacje pracowników, aby znaleźć zwycięską mieszankę, która zapewni Ci wymaganą marżę zysku i uwzględni indywidualne cele rozwoju zawodowego Twoich ekspertów.

Kolejną zaletą jest możliwość przewidywania, kogo trzeba będzie zatrudnić z wyprzedzeniem. Jest to szczególnie przydatne dla firm IT, które doświadczają niedoboru specjalistów - prawie wszystkich!

Łatwiejsze obliczanie kosztów ogólnych

Jak obliczyć prawidłową stawkę godzinową dla długoterminowego projektu, w którym zarówno koszty ogólne, jak i bezpośrednia robocizna zmieniają się z miesiąca na miesiąc?

Właśnie wtedy pomaga automatyzacja. Primetric łączy kropki i automatycznie oblicza stawkę kosztów ogólnych, aby pomóc Ci osiągnąć wymaganą marżę zysku na każdym etapie planowania i alokacji projektu.

Możliwość sprawdzenia wyników finansowych projektu w perspektywie długoterminowej, sprawdzenia, jak wpływa to na przepływy pieniężne, rozliczenia według segmentu projektu

Inteligentniejsze rozliczenia

Kiedy Twoja firma jest mała, idziesz na różnego rodzaju kompromisy, aby zabezpieczyć projekt. Jednak wraz z rozwojem firmy modele te mogą nie być najlepsze. 

Narzędzie takie jak Primetric pomaga przejść na bardziej korzystne metody rozliczeń, łącząc alokację pracowników, finanse i śledzenie czasu pracy w jednym systemie. Dzięki temu, przydzielając ludzi, natychmiast masz pod ręką prognozy budżetowe - a gdy ludzie rejestrują czas pracy, rzeczywisty budżet jest wypełniany w czasie rzeczywistym.

Z perspektywy kierownika finansowego lub kierownika projektu jest to rewolucja w porównaniu do tego, jak wcześniej przeprowadzali ten proces - począwszy od eksportowania danych z narzędzia do śledzenia czasu pracy, a skończywszy na mnożeniu godzin pracy przez stawki godzinowe znajdujące się w kilku innych arkuszach kalkulacyjnych używanych przez innych PM. Teraz wszystkie dane są uzupełniane automatycznie, a PM musi jedynie je zatwierdzić lub sprawdzić rozbieżności (jest to jeszcze łatwiejsze dzięki zaawansowanym raportom).

Wypróbuj Primetric, aby przekonać się, jak łatwe może być szacowanie kosztów projektu.

‍ Zarejestruj się, aby uzyskać wersję demonstracyjną i rozpocząć.

Jeśli nie zaczniesz szacować kosztów projektu, nigdy nie będziesz w tym lepszy. A kiedy już staniesz się w tym lepszy, przeniesiesz swój biznes na wyższy poziom, upewniając się, że wszystkie Twoje projekty mają zdrową marżę zysku.