.JPG)
Prawda jest taka, że wszystkie te kwestie również pozbawiły te firmy możliwości znalezienia nowych źródeł zysków lub uniknięcia strat w ich organizacji.
Ale w tym rzecz. Istnieją szybko rozwijające się firmy świadczące usługi IT, które już przezwyciężyły te problemy.
Oto przykładowe wyniki, które zaobserwowali:
- +10% rentowności w całym portfolio projektów
- efektywne skalowanie do 2x liczbypracowników
- 20% wzrost czasu rozliczeniowego
Pytaliśmy, obserwowaliśmy i pracowaliśmy z nimi na co dzień, aby zidentyfikować, co odróżnia ich od reszty i co pozwoliło im rosnąć pod względem liczby pracowników, rentowności i stabilności.
W rezultacie poniżej znajduje się podsumowanie 7 najczęstszych problemów występujących w firmach świadczących usługi IT, wraz z poradami, jak sobie z nimi radzić i je przezwyciężać.
#1 Brak wglądu w długoterminowe obciążenie pracą i dostępność pracowników
Geneza problemu
Często oparte na 2-tygodniowych sprintach, krótkoterminowe alokacje przychodzą naturalnie z narzędziami do zarządzania projektami, takimi jak Jira lub Clickup, które w pewnym stopniu zmuszają do organizowania pracy w ten sposób wokół ich funkcji.
Problem z używaniem narzędzi do zarządzania projektami do zarządzania zasobami zaczyna się, gdy próbujesz spojrzeć poza bieżący sprint, zobaczyć ogólną dostępność (niezwiązaną z konkretnym projektem) i przewidzieć przyszłe obciążenie pracą, aby zobaczyć, jak szybko możesz podjąć nowe projekty lub przewidzieć, kiedy powinieneś zatrudnić nowych pracowników.
Narzędzia do zarządzania projektami po prostu nie wspierają tego rodzaju długoterminowej widoczności, ale firmy przyzwyczajone do pracy z nimi po prostu nie widzą jasnego rozwiązania, gdy pojawia się problem.
Kto cierpi w twojej firmie?
- Kierownictwo nie zna rzeczywistych możliwości firmy i nie wie, kiedy należy zatrudnić nowych pracowników.
- Kierownicy projektów muszą tracić czas na sprawdzanie, kto jest dostępny dla ich projektów lub nie są w stanie przewidzieć popytu.
- Deweloperzy nie mogą być pewni, nad czym będą pracować w przyszłości
- Dział sprzedaży nie jest w stanie przewidzieć, kiedy zasoby firmy będą dostępne do realizacji projektu.
Jak to naprawić?
Większość firm próbuje rozwiązać swoje problemy z widocznością obciążenia pracą, przenosząc dane do arkuszy kalkulacyjnych lub samodzielnych narzędzi do zarządzania zasobami.
Są to również krótkotrwałe i odizolowane rozwiązania, które powodują problemy z utrzymaniem i utrudniają uzyskanie widoku z lotu ptaka na sposób wykorzystania i planowania dostępnego czasu pracowników w celu prowadzenia coraz bardziej dochodowej firmy.
Zamiast tego można wypróbować rozwiązanie, które w przejrzysty sposób przedstawi i porówna długoterminowe możliwości całej firmy (w tym urlopy i dni wolne) z zaplanowaną i wykonaną pracą w widoku kalendarza na wyższym poziomie.
Wyniki
Osiągnięcie pełnej przejrzystości (między zespołami i kadrą kierowniczą) długoterminowego obciążenia pracą i dostępności w oparciu o zawsze aktualne dane, do których dostęp wymaga tylko dwóch kliknięć.
Przeczytaj, jak Monterail, jedna z najszybciej rozwijających się firm IT w Europie Środkowo-Wschodniej, wdrożyła rozwiązania, które pozwoliły jej sprawdzić dostępność ponad 180 osób w 30 sekund.
#2 Brak integracji między śledzeniem czasu, planowaniem zasobów i narzędziami finansowymi
Geneza problemu
Wraz z rozwojem firm IT, naturalnie dodają one coraz więcej narzędzi do swojego stosu technologicznego, aby zarządzać różnymi częściami swojej działalności.
Wydaje się, że istnieje potrzeba rozpoczęcia śledzenia czasu na potrzeby rozliczeń z klientami, długoterminowego planowania zasobów na potrzeby prognozowania oraz śledzenia danych finansowych na potrzeby controllingu.
Połączenie tych obszarów, aby zobaczyć, jak jeden wpływa na drugi i znaleźć idealną równowagę między obciążeniem zasobów, popytem rynkowym i ambicjami gospodarczymi, staje się prawie niemożliwe.
Kto cierpi w twojej firmie?
- Kierownictwo musi podejmować decyzje na podstawie "mozaiki" danych, które mogą być niedokładne i nie ma perspektywy wysokiego poziomu wszystkich operacji, aby podejmować decyzje oparte na danych.
- Menedżerowie i pracownicy spędzają godziny na łączeniu danych z wielu narzędzi, weryfikowaniu ich i wielokrotnym wprowadzaniu.
Jak to naprawić?
Istnieją trzy sposoby na uzyskanie ujednoliconego widoku danych dotyczących śledzenia czasu, zasobów i finansów:
- Opracowanie mocno spersonalizowanej aplikacji BI, która wymaga niestandardowych integracji
- Korzystanie z narzędzia PSA, które wymagałoby zaprzestania korzystania z oddzielnych, najlepszych w swojej klasie aplikacji lub ich integracji, co jest sprzeczne z ideą PSA.
- Wypróbuj rozwiązanie oparte na jednym źródle prawdy (takie jak Primetric), które łączy i ulepsza dane z wielu najlepszych w swojej klasie narzędzi.
Wyniki
Korzystając z jednej z tych metod, można poprawić zarówno przejrzystość, jak i przepływ informacji w firmie, ułatwiając monitorowanie, ocenę i zarządzanie operacjami w ciągu kilku sekund.
Możesz dowiedzieć się, jak TestArmy to zrobił i połączył planowanie zasobów i budżetowanie w jednym źródle prawdy.
#3 Zarządzanie i kontrolowanie finansów i zasobów za pomocą programu Excel
Geneza problemu
Firmy świadczące usługi IT często skutecznie zarządzają swoimi finansami i zasobami za pomocą programu Excel, gdy są jeszcze stosunkowo małe.
To zdecydowanie dobry wybór do podstawowych obliczeń i operacji na małą skalę. Jednak wraz z rozwojem firmy, szybko staje się ona zbyt złożona, by zarządzać nią za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.
Zaczynasz zauważać ludzkie błędy w obliczeniach, brak kontroli dostępu do niektórych części arkuszy kalkulacyjnych i jesteś przytłoczony pracami konserwacyjnymi.
Ale nawet w tym momencie dla prawie ¾ firm nie jest jasne, co można z tym zrobić, ponieważ nie wiedzą, że istnieje dedykowane rozwiązanie dla ich potrzeb.
Kto cierpi w twojej firmie?
Kierownicy i menedżerowie, którzy muszą utrzymywać arkusze kalkulacyjne, stale żądać nowych danych od swoich pracowników i nie mają zautomatyzowanego systemu do śledzenia statusu faktur klientów i ich poprawności.
Jak to naprawić?
Podobnie jak wiele innych części biznesu, arkusze kalkulacyjne Excel można zastąpić zautomatyzowanymi obliczeniami wykonywanymi przez bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak Primetric. Mogą one gromadzić dane z całej firmy i konwertować je na raporty, tabele i wykresy w czasie rzeczywistym.
Wyniki
Spójne, przejrzyste dane aktualizowane automatycznie za każdym razem, gdy coś się zmienia, co prowadzi do lepszego monitorowania i procesów decyzyjnych.
Doskonałym przykładem firmy, która to osiągnęła, jest Capco, która uwolniła swoją kadrę kierowniczą od zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi i może dokładnie prognozować swoją zdolność do podejmowania nowych projektów i planowania budżetów.
#4 Nieświadomość, że do 20% czasu jest marnowane na pracę wewnętrzną i operacyjną
Geneza problemu
Projekty wewnętrzne i praca operacyjna nie są darmowe - nadal generują koszty, które muszą zostać pokryte przez ich komercyjne odpowiedniki.
Jednak większość firm, nawet jeśli śledzi czas spędzony na konkretnych zadaniach, nie ma sposobu na sprawdzenie, ile czasu jest wykorzystywane konkretnie na działania niepodlegające rozliczeniu i ile pieniędzy pozostaje na stole.
Nawet Netgen, jedna z najbardziej szanowanych firm świadczących usługi IT w Europie Środkowo-Wschodniej, traciła do 20% czasu na zadania operacyjne związane z nieefektywnymi narzędziami.
Prawda jest taka, że nigdy nie dostrzegliby skali problemu, gdyby nie zaczęli identyfikować czasu spędzonego na zadaniach podlegających i niepodlegających rozliczeniu.
Jak to naprawić?
Aby rozwiązać ten problem, największe firmy:
- ograniczyć liczbę projektów niepodlegających rozliczeniu. Oczywiście niektóre z nich, takie jak sprzedaż czy administracja, są niezbędne. Istnieją jednak projekty, które można po prostu ograniczyć do niezbędnego minimum lub całkowicie usunąć z harmonogramu.
- monitorować, do czego wykorzystywane są godziny niepodlegające rozliczeniu. W niektórych przypadkach godziny niepodlegające rozliczeniu okazują się być niepotrzebnymi spotkaniami lub inicjatywami wewnętrznymi, które nie służą żadnemu innemu celowi. Czas na nie poświęcony można wykorzystać na bardziej wartościowe projekty!
Wyniki
Większa rentowność i więcej czasu poświęcanego na projekty komercyjne.
Na przykład, Netgen zdołał zwiększyć czas pracy swoich najlepszych specjalistów, odkrywając, że ⅕ ich czasu poświęcano właśnie na aktualizację przestarzałych narzędzi.
#5 Brak możliwości dogłębnego analizowania zależności między danymi dotyczącymi rentowności i wykorzystania.
Geneza problemu
Jest to jeszcze ważniejsze w czasach spowolnienia gospodarczego i niepewności, więc firmy świadczące usługi IT mogą mieć rzeczywisty przegląd swojej kondycji finansowej i wykorzystania zasobów.
Dlaczego firmy IT mają problemy z analizą tego, jak wykorzystanie i rentowność wpływają na siebie nawzajem na poziomie projektu, zespołu, klienta lub indywidualnego pracownika?
Ponieważ wymaga to złożonych, zautomatyzowanych obliczeń i zawsze aktualnych danych z wielu źródeł, a "standardowy" stos technologiczny firmy IT (taki jak Jira + narzędzia do śledzenia czasu pracy + arkusze kalkulacyjne) nie zapewnia żadnego z nich.
Rentowność i wykorzystanie to dwa wskaźniki, które same w sobie mogą powiedzieć nie tylko, jak dobrze zarządzasz ludźmi i finansami na poziomie szczegółowym, ale także jak dobrze zarządzasz firmą jako całością.
Kto cierpi w twojej firmie?
- Kierownictwo nie jest w stanie szczegółowo przeanalizować głównych źródeł przychodów i kosztów ogólnych, aby zwiększyć zyski i zapobiec stratom.
- Menedżerowie nie widzą przeglądu przepracowanych lub odsuniętych pracowników i nie mogą zobaczyć rentowności projektu, za który są odpowiedzialni.
- Pracownicy mogą stracić motywację i wypalić się, jeśli ich wykorzystanie jest zbyt wysokie.
Jak to naprawić?
Wdrażaj rozwiązania, które łączą dane już dostępne w firmie (dzienniki pracy, stawki godzinowe, wydajność), stosują automatyczne obliczenia i wyświetlają raporty rentowności i wykorzystania w czasie rzeczywistym( takim rozwiązaniem jestPrimetric ).
Wyniki
Możliwość wglądu w wykorzystanie może być prawdziwym przełomem, ponieważ pozwala zobaczyć , ile godzin przeznacza się na pracę niepodlegającą i podlegającą rozliczeniu. Ma to zasadnicze znaczenie dla poprawy rentowności całej firmy.
Przeczytaj, jak firma SovTech podeszła do tego problemu i uzyskała pełny wgląd w wykorzystanie i rentowność.
#6 Nieporównywanie długoterminowych planów ekonomicznych i wydajnościowych z rzeczywistością
Geneza problemu
73% firm nie posiada odpowiednich narzędzi do porównywania planów finansowych i planów obciążenia pracą z ich realizacją lub po prostu nie śledzi czasu spędzonego na zadaniach.
Dlatego nie mogą zobaczyć postępów (lub ich braku) i ocenić swoich umiejętności wykonawczych. W ten sposób nie mogą również zobaczyć kosztów pracy swoich pracowników.
Kto cierpi w twojej firmie?
Menedżerowie, którzy nie widzą, jak radzą sobie projekty i czy mieszczą się w budżecie, oraz pracownicy, którzy często dowiadują się o problemach zbyt późno i muszą je rozwiązywać od razu.
Jak to naprawić?
Śledzenie czasu jest podstawą do porównywania planów z rzeczywistością. Aby przełożyć to na postęp projektu, potrzebne jest narzędzie zdolne do łączenia informacji o śledzonym czasie i harmonogramie projektu. Wreszcie, narzędzie powinno mieć również możliwość obliczania kosztów pracy w oparciu o karty czasu pracy, zapewniając menedżerom kompleksowy przegląd finansów projektu .
Wyniki
Menedżerowie mogą sprawdzić, czy ich plany były dokładne, mogą wykryć niespójności i zapobiec wystąpieniu problemów; mogą również wykorzystać te informacje do ulepszenia przyszłych projektów.
Nawet itCraft, najwyżej oceniana firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, która miała już procesy śledzenia zaawansowanych wskaźników, takich jak wykorzystanie portfela projektów, osiągnęła nowy poziom wydajności operacyjnej dzięki możliwości porównywania planów długoterminowych z rzeczywistymi.
#7 Brak dynamicznych prognoz rentowności i wykorzystania, które są automatycznie aktualizowane w oparciu o symulacje projektów i obciążenia pracą.
Geneza problemu
Wynika to z połączonych kwestii wspomnianych w tym artykule, a także braku rozwiązań dedykowanych do zarządzania firmami świadczącymi usługi IT.
Nie mają narzędzia do swobodnego manipulowania czynnikami, które są uwzględniane w ich prognozach finansowych i prognozach obciążenia pracą oraz sprawdzania, jak zmieniają się one automatycznie w oparciu o różne scenariusze.
Nie mogą łatwo przeprowadzić symulacji, aby odpowiedzieć na takie pytania:
- Jaki skład zespołu zapewni najlepszą rentowność projektu?
- Jaki będzie planowany zysk przyszłego projektu miesiąc po miesiącu?
- Jeśli planowany projekt nie dojdzie do skutku, czy będę mieć inne projekty, do których będę mógł przenieść moich deweloperów? A może będę musiał ich zwolnić?
- Jak szybko muszę pozyskać nowe projekty, aby moi pracownicy byli zajęci?
Kto cierpi w twojej firmie?
- Kierownicy, którzy nie potrafią przygotować się na kilka przyszłych scenariuszy finansowych
- Menedżerowie, którzy nie są w stanie przypisać ludzi do najbardziej dochodowych projektów lub przygotować się na ewentualną konieczność zatrudnienia lub zwolnienia ludzi, aby zrealizować przyszłe projekty i zwiększyć rentowność obecnych.
Jak to naprawić?
Przygotuj niewiarygodnie zaawansowanego Excela, opracuj mocno spersonalizowany BI (w obu przypadkach wrócisz do kwestii #2 i #3) lub wdróż system dedykowany firmom świadczącym usługi IT, który pozwoli Ci tworzyć projekty i zadania do przeprowadzania symulacji finansowych i obciążenia pracą za pomocą kilku kliknięć.
Wyniki
Główną korzyścią z rozwiązania tej kwestii jest uzyskanie systemu, który może przewidywać prognozy finansowe i obciążenie pracą ludzi z chirurgiczną precyzją, a następnie porównywać je z rzeczywistymi danymi (tak jak zrobił to Makimo, gdzie dyrektor operacyjny potrzebował dokładnie tego - możliwości dynamicznego sprawdzania, jak finanse łączą się z obciążeniem pracą).
