Czas i wydatki są generalnie podzielone na dwie kategorie: podlegające i niepodlegające rozliczeniu.
‍
Czas i wydatki podlegające rozliczeniu obejmują wszystkie działania, za które menedżerowie i pracownicy mogą obciążyć klienta. Mogą to być: przepracowane godziny, podróże związane z projektem, dodatkowe oprogramowanie itp.
‍
Z drugiej strony, czas i wydatki niepodlegające rozliczeniu nie mogą być uwzględnione w rachunku dla klienta. Zwykle są to wszystkie dodatkowe działania, które firma musi podjąć, aby zapewnić najwyższą jakość produktu, tj. debugowanie lub poprawianie błędów.

Obejmują one również koszty związane z dodatkowymi procesami związanymi z projektami lub ogólną działalnością, tj. księgowością lub marketingiem.

Wszystkie rodzaje firm mogą czerpać korzyści z monitorowania czasu pracy i wydatków. Teoretycznie, śledzenie zaplanowanych i monitorowanych godzin było przeznaczone dla firm opartych na projektach - i zdecydowanie potrzebują one takich rozwiązań. W miarę upływu czasu inne rodzaje firm również zaczęły dostrzegać zalety oprogramowania do zarządzania czasem i wydatkami: na przykład może ono pomóc im śledzić urlopy i nieobecności, a także uprościć przydzielanie zadań. 

Po pierwsze, firma musi zdefiniować swoje potrzeby związane ze śledzeniem czasu i wydatków. Podejmując decyzję, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak: liczba i status pracowników, zarządzane projekty i zadania, rodzaje księgowości i inne. Oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami powinno umożliwiać przeglądanie wszystkich tych informacji!

Następnie należy przyjrzeć się bliżej funkcjom i korzyściom oferowanym przez narzędzie. Powinieneś szczególnie zwrócić uwagę na zautomatyzowane funkcje, a także wszelkie inne cechy, które wspierają dalszą skalowalność Twojej firmy.

1. Koszty i czasy zadań, operacji i projektów są omawiane, szacowane i wprowadzane do systemu.
2. Zadania i projekty są wykonywane zgodnie z planem. Pracownicy śledzą swoje postępy i godziny w systemie; wszystkie ich raporty są widoczne dla ich przełożonych.
3. Śledzony czas i wydatki są następnie porównywane z szacunkami. Na podstawie tych danych menedżerowie mogą sprawdzić, co można poprawić, a co poszło zgodnie z planem.

Najprostszym sposobem oceny zarządzania czasem w firmie IT jest obliczenie wydajności rozliczeniowej dla pracownika lub całego zespołu.

Idealnie, taka wydajność powinna być równa maksymalnej dostępnej liczbie godzin w miesiącu; jednak rzadko tak się dzieje. Za dobry wynik uznaje się wykorzystanie 80-90% mocy przerobowych na działania podlegające rozliczeniu.
‍
Z drugiej strony, wydatki można oceniać za pomocą marży lub ogólnego zysku. Im wyższe wskaźniki, tym lepiej radzi sobie firma.