Jak obliczyć ekwiwalent pełnego czasu pracy dla pracownika (FTE)?

‍

Ekwiwalent pełnego czasu pracy (FTE) jest kluczowym wskaźnikiem dla każdej firmy zajmującej się oprogramowaniem lub IT, która przypisuje swoich specjalistów do klientów w pełnym wymiarze godzin.

Niezależnie od tego, czy chodzi o body leasing, usługi konsultingowe czy dedykowane zespoły, wykorzystanie FTE do planowania i prognozowania dostępności zasobów daje przewagę. Ułatwia również rozliczanie się z klientami. Czego można nie lubić w zarządzaniu FTE?

‍

W tym artykule odpowiadam na wszystkie pytania dotyczące FTE, które ciągle słyszę od firm korzystających z naszego oprogramowania do planowania i alokacji zasobów.

Jeśli nauczysz się, jak prawidłowo go obliczać, FTE może znacząco wpłynąć na czas pracy i rentowność.

Spis treści:

• Co to jest pełny etat? Co to jest pracownik w przeliczeniu na pełne etaty?
• Po co obliczać FTE? I dlaczego jest to tak ważne dla Twojej firmy IT?
• Oto jak wygląda raport FTE
• ~Przykładowe obliczenie ekwiwalentu pełnego czasu pracy
• W jaki sposób firmy programistyczne wykorzystują FTE do zwiększenia swojej rentowności?
• Co się stanie, jeśli nie zmierzysz FTE?
• ~Generowanie raportu FTE może być trudne
• Jak obliczyć pełny etat?
• Ile godzin to 1 pełny etat?
• ~Przykładowy scenariusz obliczania EPC
• ~~ Łatwo jest skończyć z różnymi punktami bazowymi do obliczania pełnego etatu.
• Jak przeliczyć pełne etaty na godziny?
• Jak obliczyć dni świąteczne i urlopy w przeliczeniu na pełne etaty?
• Pamiętaj o FTE podczas negocjacji
• Podsumowanie

Co to jest pełny etat? Co to jest pracownik w przeliczeniu na pełne etaty?

Zanim wyjaśnimy, czym jest pracownik FTE, przyjrzyjmy się pojęciu FT

‍FTEoznacza ekwiwalent pełnego czasu pracy, jednostkę miary używaną przez firmy do obliczania pracy pracowników i prognozowania potrzeb kadrowych.

Pełenetat w zarządzaniu projektami jest równy liczbie godzin spędzonych przez pełnoetatowego pracownika w firmie.

Działy HR wykorzystują FTE do standaryzacji godzin pracy i wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. 

Załóżmy na przykład, że za podstawę dla pracowników pełnoetatowych przyjmuje się 40 godzin tygodniowo (8 godzin dziennie). Oznacza to, że pracownik pracujący 40 godzin tygodniowo stanowi 1 pełny etat. Oznacza to również, że 4 pracowników, którzy pracują po 10 godzin tygodniowo, tworzy 1 pełny etat. 

Ile godzin to 8 pełnych etatów? Jeśli 1 pełny etat odpowiada 40 godzinom pracy w firmie, to 8 pełnych etatów wynosi 320 godzin.

Jak to obliczyć? Jeśli chodzi o obliczanie FTE, arkusze kalkulacyjne Excel mogą nie wystarczyć. Czytaj dalej, aby poznać ten wzór.

Po co obliczać FTE? I dlaczego do obliczania FTE nie wystarczy Excel?

Firmy programistyczne wykorzystują FTE do planowania, śledzenia, rozliczania i prognozowania dostępności każdego pracownika i wszystkich razem.

Firmy IT często stosują ekwiwalent pełnego czasu pracy, gdy rozliczają się z klientami za pomocą osobodni. 

‍

Jest to typowy sposób, w jaki rozliczają się firmy leasingowe lub konsultingowe. Ale inne firmy programistyczne również mogą z niego korzystać, gdy przypisują specjalistę tylko do jednego klienta. W takim przypadku rozliczanie według godzin nie ma sensu, ponieważ rozliczanie według osobodni jest o wiele łatwiejsze - zarówno dla Ciebie, jak i dla klienta.  

Podczas planowania i prognozowania wydajności nie wystarczy znać liczbę dostępnych godzin (zwłaszcza jeśli jest to abstrakcyjna liczba, taka jak 7000).

‍Musisz wiedzieć, ile osób będzie dostępnych w danym momencie.

W tym miejscu pojawia się wskaźnik FTE. Pozwala on obliczyć dostępną siłę roboczą, biorąc liczbę dostępnych godzin pracy i dzieląc ją przez osobodni. 

FTE w zarządzaniu projektami - typowy raport FTE

W Primetric podzieliliśmy ekwiwalent pełnego czasu pracy na kilka podkategorii, aby pomóc firmom programistycznym śledzić, planować i prognozować dostępność zasobów w oparciu o ten niezwykle pomocny wskaźnik.

W raporcie można znaleźć następujące typy EPC:

• Pojemność jako EP C - pokazująca całkowitą dostępną pojemność jako EPC.
• Dostępny potencjał w przeliczeniu na pełne etaty - pokazujący dostępny potencjał w przeliczeniu na pełne etaty (w tym dane dotyczące dni ustawowo wolnych od pracy i urlopów).
• Zaplanowane pełne etaty - na podstawie tego, co zaplanowano dla pracowników (obciążenie pracowników).
• Śledzone pełne etaty - rzeczywiste godziny przepracowane i zarejestrowane przez każdego pracownika.
• Pojemność i zdolność rozliczeniowa

Przykład obliczenia ekwiwalentu pełnego czasu pracy

Załóżmy więc, że chcesz sprawdzić, ile masz mocy przerobowych - mierzonych nie w godzinach, ale w przeliczeniu na pełne etaty. Możesz zobaczyć podział na działy, role, a nawet konkretne osoby.

Od razu widzisz, że masz 3 dostępne etaty programistów full-stack. 

Nie oznacza to oczywiście, że w innym pokoju przy biurku siedzi bezczynnie 3 programistów full-stack. Oznacza to, że całkowita liczba godzin rozwoju pełnego stosu dostępnych w tym czasie wynosi 3 EPC, więc ilość pracy jest reprezentowana przez 3 pełnoetatowych pracowników.

Aby pomóc ci zrozumieć, jak to wszystko działa, przygotowałem ogólnodostępny kalkulator FTE, w którym możesz dodać swoje wartości i uzyskać oszacowanie. Można go pobrać tutaj:

Kalkulator FTE

W jaki sposób firmy programistyczne wykorzystują FTE do zwiększenia swojej rentowności?

1. Szacowanie długoterminowych projektów i ich rentowności 

Wyobraź sobie, że musisz oszacować ilość pracy w nowym projekcie lub fazie projektu. Oszacowanie konkretnej liczby godzin potrzebnych pracownikom do ukończenia projektu w dłuższej perspektywie jest trudne. 

Co jednak, jeśli można oszacować, że w danym okresie potrzebnych będzie po prostu 4 programistów Java i 6 programistów PHP?

W konkretnych scenariuszach obliczanie wymagań projektowych według etatów ma znacznie więcej sensu! A wtedy możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Twoi pracownicy śledzą FTE.

Oczywiście na podstawie tych danych można łatwo obliczyć szacunkowe koszty i stawkę dzienną dewelopera, aby przygotować wycenę dla klienta.

Co więcej, takie przybliżone szacunki pozwalają łatwo sprawdzić, czy można znaleźć osoby dostępne do takiego projektu i szybko porównać ich stawki w celu uzyskania optymalnej rentowności.

2. Rozliczanie się z klientami, jakby to była bułka z masłem

Prawdopodobnie już wiesz, dlaczego ta metryka przydaje się firmom zajmującym się tworzeniem oprogramowania. Ponieważ wiele z nich wykorzystuje osobodni do planowania zasobów, dlaczego nie zrobić tego samego przy rozliczaniu się z klientami. 

A rozliczanie się w oparciu o FTE to bułka z masłem. Ekwiwalent pełnego czasu pracy to uniwersalna jednostka miary, której można używać między sobą a klientem (lub uzgodnić ją przed rozpoczęciem współpracy, czytaj dalej, aby zobaczyć, co mam na myśli).

Wyobraźmy sobie następujący scenariusz:

Załóżmy więc, że klient płaci 400 USD za każdy dzień pracy. Klient rozumie dzienne wynagrodzenie jako wynagrodzenie za 7 godzin pracy. Aby prawidłowo przeliczyć tę wartość, można ustawić podstawową wartość FTE na 7 godzin. Na koniec można wystawić fakturę, korzystając z raportu FTE. Dzięki temu FTE pozwala być na tym samym poziomie zrozumienia co klient.

3. Planowanie zasobów w celu ich lepszego wykorzystania

Podczas sesji planowania zasobów możesz chcieć wiedzieć, ile FTE masz na określoną technologię lub zespół (backend/frontend), aby wiedzieć, na czym skupić się w sprzedaży lub rekrutacji. 

Załóżmy na przykład, że dokonujesz kalkulacji FTE (opartej na Excelu lub oprogramowaniu). Wiesz, że w ciągu najbliższych trzech miesięcy masz 10 etatów dostępnych w obszarze JavaScript. Twój zespół sprzedaży wie teraz, że powinien zacząć szukać projektów spełniających te wymagania technologiczne.

Czasami planowanie działa lepiej w przeliczeniu na pełne etaty niż na godziny. Rozważmy to: 

Jeśli widzisz, że masz do dyspozycji 5000 godzin rozwoju frontendu w ciągu najbliższych trzech miesięcy, brzmi to świetnie, ale nie masz też pojęcia, co to oznacza. Ta liczba jest po prostu bardzo abstrakcyjna. 

Ale co, jeśli raport pokazuje, że masz 28 FTE? Oznacza to, że masz 28 pełnoetatowych zleceń dostępnych dla projektów rozwoju front-endu. Oznacza to, że masz do dyspozycji 28 pełnych osobodni, które możesz zacząć planować i sprzedawać.

4. Prognozowanie w celu uniknięcia przestojów

Kiedy chcesz sprawdzić dostępną siłę roboczą w następnym miesiącu, godziny nie powiedzą ci zbyt wiele. Jako pracodawca musisz wiedzieć, że masz dostępną ilość pracy, równą liczbie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin. 

Właśnie dlatego ekwiwalent pełnego czasu pracy ma kluczowe znaczenie dla prognozowania przyszłej dostępności - w sposób zrozumiały zarówno dla Ciebie, jak i Twojego potencjalnego klienta.

Czym różni się FTE od wydajności?

Dlaczego nie można po prostu użyć pojemności? Ponieważ kiedy obliczasz pojemność, obliczasz ją dla danej osoby. 

Na przykład, pracownik pracujący w niepełnym wymiarze godzin może mieć 100% wydajności, a osoba pracująca w pełnym wymiarze godzin może mieć 100% wydajności. Ale dla tego pierwszego oznacza to 4 godziny pracy (pod warunkiem, że pełny etat wynosi 8 godzin). Dla tych drugich jest to 8 godzin. Spora różnica, prawda? 

Porównując to z FTE jako poziomem bazowym, zobaczysz, że niepełny etat daje 0,5 FTE. ‍

Jest to wartość FTE w zarządzaniu projektami: natychmiast daje poczucie, ile siły roboczej masz do dyspozycji.

• Jak mierzyć wydajność pracowników? Przeczytaj to: Jak śledzić wydajność pracowników: przewodnik eksperta

Co się stanie, jeśli nie zmierzysz FTE?

Jeśli nie poświęcisz odpowiedniej uwagi ekwiwalentowi pełnego czasu pracy, skończysz nie wiedząc, ile osobodni możesz sprzedać lub ilu specjalistów masz do dyspozycji i w jakich technologiach. 

Wpłynie to na zdolność planowania. Wydłuży się czas pracy, a rentowność projektu spadnie. 

W mniejszych firmach brak pomiaru FTE może nie być problemem, ponieważ zawsze wiesz, co robią inni. Ale większe firmy mogą wiele stracić, jeśli nie mierzą FTE.

Inną kwestią jest posiadanie widoku z lotu ptaka na to, kto jest dostępny w nadchodzących miesiącach, aby szybciej wygenerować ofertę dla potencjalnego klienta lub przeanalizować, którzy pracownicy są zwykle na ławce, a którzy są zwykle zajęci.

Generowanie raportu FTE może być trudne

Weźmy przykład: warsztat jednego z naszych klientów, który przygotowuje raport FTE raz w tygodniu.

Przed wdrożeniem Primetric obliczanie FTE i generowanie raportów zajmowało firmie sporo czasu. Konieczne było upewnienie się, że wszystkie dane są poprawne i aktualne, a następnie pobranie ich z różnych systemów i przedstawienie w jednym spójnym raporcie.

Oto raport z podziałem na tygodnie:

A to jest raport w podziale na miesiące:

Jak widać, taki raport daje tobie i twoim menedżerom wiedzę na pierwszy rzut oka, w jakim stopniu określone technologie są wykorzystywane w twojej firmie, jacy pracownicy będą na stanowisku i jak to się ma do ogólnej wydajności.

Korzystając z Primetric, można również łatwo uwzględnić wszystkie rodzaje nieobecności, liczbę niepewnych FTE (wersja robocza - 50% prawdopodobieństwa i zarezerwowane - 70% prawdopodobieństwa), a także dynamicznie zmieniać raporty na określone daty, zespoły, projekty itp.

Dzięki temu możesz analizować bieżące lub przyszłe obciążenie pracowników bez czekania i martwienia się o niepewność bieżących danych (lub zastanawiania się, ile godzin to 8 FTE). 

Jak obliczyć pełny etat?

Oto przewodnik krok po kroku dotyczący obliczania EPC:

• Określ cel obliczania liczby pełnych etatów. Czy chcesz to zrobić, aby łatwo prognozować obłożenie i dostępność pracowników? A może chcesz łatwiej rozliczać się z klientami?
• Następnie zdefiniuj linię bazową.
• ~Jeśli zatrudniasz pracowników z różnych krajów, warto ustalić jeden punkt odniesienia dla całej firmy. Najczęstszym wyznacznikiem będzie wartość dla głównej lokalizacji firmy. Jeśli firma działa w Europie lub Stanach Zjednoczonych, wartością bazową będzie najprawdopodobniej 8 godzin dziennie.
• ~Jeśli rozliczasz się z klientem na podstawie FTE, to warto ustalić wartość bazową, za którą będziesz rozliczać klienta, np. 7 godzin dziennie.
• Następnie rozważ:
• ~święta państwowe obchodzone przez organizację lub klienta,
• Oblicz swój poziom bazowy.
• ~Na przykład w maju poziom bazowy będzie wynosił: 20 dni roboczych (uwzględniając dni wolne od pracy w Twojej organizacji) * 8h = 160h.
• Wreszcie, należy wziąć pod uwagę:
• ~Urlopy pracownicze 
• ~Warunki umowy z pracownikiem

‍

Załóżmy, że firma zatrudnia 50 pracowników w pełnym wymiarze godzin i 20 w niepełnym wymiarze godzin. Ponadto 3 pracowników wzięło tydzień wolnego, a jeden pracownik pełnoetatowy odchodzi z firmy w połowie maja. Jaka będzie wartość FTE w maju?

Wzór obliczeniowy = ((50 pracowników * 8 godzin dziennie * 20 dni roboczych + 20 pracowników * 4 godziny dziennie * 20 dni roboczych) - (3 pracowników * 8 godzin dziennie * 5 dni roboczych) - (1 pracownik * 8 godzin dziennie * 10 dni roboczych)) / 160 godzin w maju = 9508h / 160h = 59,43 EPC

‍

Oznacza to, że w maju możesz zaoferować swoim klientom 59 pełnoetatowych pracowników, nawet jeśli wydaje Ci się, że masz ich 70.

Właśnie dlatego liczba etatów może być tak przydatna do dokonywania szacunków i planowania na przyszłość.

Zobaczmy kilka dodatkowych przykładów poniżej.

‍

Ile godzin to 1 pełny etat?

Zanim zaczniesz korzystać z zarządzania FTE w swojej firmie, musisz to zrobić:

Aby ten wskaźnik miał sens, należy przede wszystkim zdecydować, co oznacza "pełny etat". A to nie zawsze jest tak proste, jak się wydaje.

Sprawy mogą się skomplikować, jeśli masz biura w krajach, które inaczej definiują i regulują pracowników pełnoetatowych. Lub jeśli robi to Twój klient.

Przykładowy scenariusz obliczania EPC

W Tajlandii pracownicy pełnoetatowi pracują 8,5 godziny dziennie, podczas gdy w Australii jest to 7,5 godziny dziennie. 

• Jak obliczyć EPC, jeśli współpracujesz z klientem z Australii i zlecasz część prac rozwojowych zespołowi w Tajlandii?
• Co zrobić, jeśli jako pracodawca masz trzy oddziały firmy zlokalizowane w różnych krajach, w których dni robocze są regulowane w różny sposób? 

Łatwo jest uzyskać różne wartości bazowe do obliczania pełnego etatu

Którą z nich powinieneś wybrać? Który z nich powinien stać się punktem odniesienia do obliczania dostępności zasobów i rozliczania się z klientami?

Zalecamy ustanowienie jednego poziomu bazowego dla EPC i planowania zasobów oraz rozliczanie się z klientami na jego podstawie. 

Dlaczego? Ponieważ planując 100% wykorzystanie pracownika, otrzymasz inny wynik w zależności od tego, gdzie ten pracownik się znajduje. 

Jeśli siedziba główna firmy znajduje się w Europie, gdzie jeden pełny etat to 8 godzin pracy, ale współpracuje ona z zespołem w Tajlandii, gdzie pracownicy pełnoetatowi pracują po 8,5 godziny, to w rezultacie ma ona więcej pełnych etatów, niż wynikałoby to z liczby pracowników. 

Podstawy zarządzania etatami: Jak przeliczyć FTE na godziny?

Jako pracodawca warto przyjrzeć się dokładnym godzinom pracy swoich pracowników. Masz już ich pełne etaty, więc jak przekonwertować je z powrotem na faktycznie przepracowane godziny?

Aby przeliczyć liczbę godzin pracy pracownika na podstawie jego pełnego etatu, należy odwrócić proces obliczania pełnego etatu na podstawie liczby godzin przepracowanych przez tego pracownika.

Zobacz:

Załóżmy, że masz programistę frontendowego o imieniu Mark, który jest jednym z Twoich pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Ma on 0,6 etatu. 

Załóżmy, że za punkt odniesienia do obliczenia liczby pełnych etatów przyjmiemy 8 godzin pracy dziennie. W końcu tyle czasu spędzają na pracy pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze godzin.

Jeśli więc Mark pracuje na 0,6 etatu, ile godzin pracuje rocznie? Ile godzin to 0,6 etatu?

Jeśli Mark ma 0,7 EPC w skali roku, należy pomnożyć jego EPC przez średnią liczbę godzin przepracowanych przez pełnoetatowego pracownika w firmie w ciągu roku. Jeśli jest to 8 godzin dziennie, oznacza to 40 godzin tygodniowo. Pomnóż to przez 52 tygodnie w roku, a otrzymasz 2 080 godzin.

Teraz możesz obliczyć liczbę godzin pracy Marka:

0,6 x 2 080 = 1 248 godzin rocznie

A jeśli chcesz wiedzieć, ile godzin tygodniowo to daje, możesz po prostu podzielić to przez 52:

1 248 / 52 = 24 godziny tygodniowo

Wreszcie, aby sprawdzić, czy mamy pełne etaty i godziny, można to zweryfikować, biorąc pod uwagę obciążenie pracą pracownika pełnoetatowego:

24 godziny tygodniowo / 40 godzin tygodniowo = 0,6 - tak jak Twój etat! Jest to najlepszy sposób zarządzania pełnymi etatami, ponieważ teraz możesz łatwo odpowiedzieć na pytanie, ile godzin to 0,6 etatu.

Jak obliczyć dni świąteczne i urlopy w przeliczeniu na pełne etaty?

Wiele firm programistycznych polega na arkuszach kalkulacyjnych do przechowywania danych o dostępności każdego pracownika, w tym o planowanych urlopach i dniach wolnych od pracy. 

Dla pracodawcy sensowne jest uwzględnienie tych czynników w obliczeniach ekwiwalentu pełnego czasu pracy. 

Ale jak właściwie śledzić to wszystko, gdy sytuacja się zmienia? Ludzie cały czas chorują lub biorą urlopy. Zespół pracowników w jednym oddziale może mieć dzień wolny od pracy, gdy jego członkowie w innej lokalizacji pracują.

Zaprojektowaliśmy Primetric, aby poradzić sobie z tym problemem. Automatycznie oblicza dostępne etaty, aby pomóc w planowaniu i prognozowaniu wydajności. Uwzględnia dni wolne od pracy we wszystkich lokalizacjach, urlopy, długość umowy i typ (pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin, pracownicy pełnoetatowi, wykonawcy lub freelancerzy). 

Korzystanie ze śledzenia FTE podczas negocjowania stawek dla klientów

Twój klient może płacić ci za pełny etat, co w twoim przypadku oznacza 8 godzin pracy. 

Wiesz jednak, że Twój pracownik pracuje 7 godzin dziennie, ponieważ 1 godzinę poświęca na projekty wewnętrzne. Oznacza to, że rozliczasz się za 7 godzin. 

Jeśli ustawisz linię bazową dla FTE na 8 godzin, wówczas pracownik zawsze będzie rejestrować 0,875 FTE (7 godzin dziennie/8 dostępnych godzin). 

W końcu nigdy nie obciążysz klienta w odpowiedni sposób.

Rozsądne jest więc ustawienie linii bazowej na 7 godzin, aby uzyskać 1 etat na osobodzień i prawidłowo rozliczyć.

Podsumowanie

Ręczne obliczanie ekwiwalentu pełnego czasu pracy jest możliwe, jeśli prowadzisz małą firmę programistyczną, w której wszyscy wiedzą, nad czym pracują przez cały czas.

Ale nawet wtedy, podczas wykonywania obliczeń FTE, Excel nie wystarczy. Istnieje ryzyko popełnienia błędu, który może prowadzić do długiego czasu pracy.

Co więcej, jeśli śledzisz FTE ręcznie, możesz objąć tylko określony okres. A dane, z którymi masz do czynienia, są dynamiczne. Tak więc, aby mieć oko na swoje FTE, raporty wymagają częstych aktualizacji.

Po co robić to ręcznie i ryzykować błędy, skoro można zautomatyzować ten proces za pomocą rozwiązania takiego jak Primetric?

Primetric zawiera inteligentny raport FTE z ekwiwalentem pełnego czasu pracy podzielonym na planowany, dostępny i śledzony. Zapisz się na wersję demonstracyjną, aby zobaczyć, jak to działa.