Wprowadzenie

HSD to australijska firma programistyczna z oddziałami w pięciu lokalizacjach i ponad 20-letnią historią. HSD jest certyfikowanym partnerem Microsoft, realizującym długoterminowe projekty o wielomilionowych budżetach.

Specjalizując się w ekosystemie Microsoft Dynamics i .NET, HSD ma doskonałe doświadczenie we współpracy z małymi, średnimi i dużymi organizacjami prywatnymi i publicznymi w sektorach takich jak edukacja, opieka zdrowotna i regulacje (RegTech).

HSD używało zestawu arkuszy kalkulacyjnych Excel do śledzenia przydziału i dostępności pracowników. Rozwiązanie to okazało się jednak czasochłonne w użyciu i utrzymaniu. Co więcej, uniemożliwiało ono HSD dzielenie się danymi między różnymi działami lub prognozowanie rentowności projektów.

Dlatego właśnie firma HSD zwróciła się do nas. Wdrażając Primetric, HSD skróciło czas pracy nad arkuszami kalkulacyjnymi Excel z 15 godzin tygodniowo do 30 sekund, generując wzrost oszczędności i zysków o ponad 200 000 USD rocznie.

Struktura HSD w pigułce

W HSD zespoły składają się głównie ze starszych programistów i konsultantów dedykowanych konkretnym klientom w pełnym wymiarze godzin. Dzięki takiemu układowi zespół może budować rozwiązania dostosowane do indywidualnych potrzeb, które idealnie pasują do potrzeb klienta.

Ponieważ wiele projektów HSD jest długoterminowych i wielofazowych, często przekształcają się one z rozwoju (rozliczanego jako czas i materiał) w utrzymanie (rozliczane jako wsparcie lub stała cena). Dlatego utrzymanie rentowności przez cały czas trwania projektu jest tak dużym wyzwaniem. Ponadto zaangażowanie konsultantów jest bardzo kosztowne, więc planowanie i właściwa alokacja są niezbędne do prowadzenia udanego biznesu.

Problem: brak widoczności dostępności pracowników i prognozowania marży

W HSD Delivery Director był odpowiedzialny za zarządzanie portfelem projektów, przydzielanie zespołów i zapewnienie, że projekty są realizowane na czas i przy odpowiedniej marży. Oprócz pomiaru projektów podlegających rozliczeniu, HSD podchodzi również do planowania rzeczywistego wykorzystania skrupulatnie, biorąc pod uwagę projekty wewnętrzne, takie jak warsztaty, spotkania, przeglądy wydajności lub rozwój własnych rozwiązań.

Pozwala to na lepsze zrozumienie faktycznej dostępności specjalistów i zaplanowanie ich w rozliczanych projektach. Taka organizacja stanowi jednak poważne wyzwanie w kontekście kontroli danych i ich ciągłego uzupełniania.

Oto jak wyglądały procesy w HSD przed wdrożeniem Primetric:

Firma korzystała z arkuszy kalkulacyjnych Excel do alokacji pracowników, prognozowania dostępności i prognozowania marż.

Na podstawie arkuszy kalkulacyjnych działy Project Management Office i Support Management Office aktualizowały podczas spotkań dane związane z przepływami pieniężnymi i rentownością poszczególnych projektów. Wypełnione w ten sposób pliki były następnie przesyłane do Sary, która przygotowywała raport dla Dyrektora Usług Korporacyjnych, a następnie przesyłała go do pozostałych Kierowników.

Sarah stworzyła masę arkuszy kalkulacyjnych odpowiedzialnych za przydzielanie ludzi, testowanie ich dostępności i mierzenie rentowności projektów. Choć rozwiązanie to działało dobrze, zarządzanie danymi i pozyskiwanie niezbędnych informacji zajmowało Sarze od 10 do 15 godzin tygodniowo.

Co więcej, sama operacja była trudna i nie pozwalała na spojrzenie z lotu ptaka na to, co działo się między projektami. Nie było kompleksowego źródła wiedzy, w którym każdy mógłby sprawdzić potrzebne informacje.

"Nikt nie miał prawdziwych informacji na temat poziomu wykorzystania i rentowności projektu. Spowodowało to wiele spotkań między mną, Biurem Zarządzania Projektami, Biurem Zarządzania Wsparciem oraz Biurem Biznesu i Konsultingu. Musiałem nieustannie żonglować różnymi arkuszami kalkulacyjnymi, aby sprawdzić potrzebne informacje, dokonując podwójnych kontroli, a na koniec nadal nie byłem w 100% pewien, czy dane są poprawne. Powodowało to chaos i zamieszanie. "

Sarah Prouse, dyrektor ds. świadczenia usług w HSD

Jakie były konsekwencje tego procesu?

Proces HSD powodował przestoje, co skutkowało długimi spotkaniami, podczas których różne działy musiały spotykać się w celu wymiany informacji, a następnie próbować odtworzyć je w arkuszach kalkulacyjnych. Powszechnym problemem był paraliż decyzyjny. Co więcej, w miarę jak projekty były rozszerzane, arkusze kalkulacyjne stawały się coraz większe pod względem ilości danych, a ich ładowanie zajmowało bardzo dużo czasu, co znacznie zmniejszało ich użyteczność.

Innym problemem napotkanym w HSD było to, że kierownicy projektów i deweloperzy często pytali Sarę, nad czym będą pracować w następnej kolejności i kiedy, ponieważ nie mieli dostępu do tych arkuszy kalkulacyjnych. Ponieważ Sarah nie zawsze była dostępna, powodowało to problem z komunikacją, który frustrował wszystkich.

Proces ten stwarzał również dodatkowe ryzyko: nieprawidłowe rozliczenia z klientami, które mogły powodować straty i osłabiać relacje klienta z firmą.

Główne problemy organizacyjne:

• Brak widoczności umożliwiającej dokładne planowanie i alokację pracowników
• Czasochłonne spotkania w celu wymiany informacji
• Masa arkuszy kalkulacyjnych wymagających aktualizacji i konserwacji
• Brak możliwości prognozowania dostępności
• Nieprawidłowe rozliczenia z klientami
• Paraliż decyzyjny wynikający z braku danych

Rozwiązanie: Wdrożenie Primetric

Podczas reorganizacji działów, firma zdecydowała się rozpocząć poszukiwania kompleksowego oprogramowania, które zastąpiłoby dotychczas używane arkusze kalkulacyjne Excel. HSD wzięła pod uwagę następujące kluczowe kryteria:

• możliwość mapowania istniejących procesów firmy (dostosowanie do firm świadczących usługi IT)
• zdolność do planowania i śledzenia czasu pracy ludzi
• możliwość oszacowania niepewnych projektów
• zaawansowana konfiguracja wykorzystania (całkowita, % wydajności, stała liczba godzin dziennie)
• niestandardowe święta państwowe (ponieważ pracownicy są również spoza Australii)
• możliwość prowadzenia projektów w różnych walutach
• integracja z Jira w celu wypożyczania dzienników pracy
• Doskonałe bezpieczeństwo
• Szybkie i wydajne wsparcie

"Szukałem czegoś, co pozwoliłoby mi spojrzeć z lotu ptaka na dostępność ludzi, stan realizacji projektów i prognozowanie niepewnych projektów. Ze względu na fakt, że mamy pracowników z różnych części świata, kluczowa była dla mnie możliwość konfigurowania niestandardowych świąt państwowych i czasu wolnego. Okazało się, że Primetric posiada wszystkie niezbędne funkcjonalności".

Sarah Prouse, dyrektor ds. świadczenia usług w HSD

Szukając rozwiązań dostępnych na rynku, Sarah natknęła się na Primetric w Atlassian Marketplace. Szybko okazało się, że system w pełni odzwierciedla jej dane z Excela. Po rozmowie z naszym konsultantem okazało się, że jedyną brakującą funkcjonalnością była obsługa AUD (dolarów australijskich).

"Ludzie z Primetric są niesamowici! Dodali brakującą funkcję w zaledwie 5 godzin. Ich szybkość reakcji i zdolność do zorganizowania spotkania wideo w razie potrzeby jest po prostu niesamowita."

Sarah Prouse, dyrektor ds. świadczenia usług w HSD

Dodanie niestandardowych funkcjonalności otworzyło nam drzwi do współpracy z HSD. Zaczęliśmy od wdrożenia Primetric. Ponieważ nasze rozwiązanie jest ściśle dostosowane do procesów w firmach zajmujących się tworzeniem oprogramowania i usługami IT, pełne wdrożenie zajęło 4 tygodnie.

Dzięki temu Sarah zastąpiła wiele masowych arkuszy kalkulacyjnych jednym systemem do zarządzania alokacją, potencjałem i dostępnością ludzi. Co więcej, może teraz szybko prognozować przyszłość, budżetować projekty i generować raporty. Primetric uporządkował nie tylko dane, ale także procesy w HSD, pomagając w szybszej i łatwiejszej realizacji projektów.

Jak HSD korzysta z Primetric

• HSD ma teraz widok z lotu ptaka na wybory dotyczące alokacji pracowników z poziomu kalendarza. Kalendarz z przydziałami pozwala szybko zobaczyć, kto nad czym pracuje, jak długo i jakie są jego możliwości. Ludzie nie proszą już Sary o te informacje, ponieważ mają pełny dostęp do tych danych.

• Primetric oferuje większą przejrzystość danych i jedno źródło prawdy dla różnych działów i kadry kierowniczej.
• Ponieważ HSD ma pracowników zlokalizowanych w różnych częściach świata, kluczową cechą Primetric jest możliwość konfigurowania niestandardowych świąt państwowych i czasu wolnego.

• Zaawansowane symulacje i prognozy dla wstępnych projektów przekładają się na lepsze planowanie ludzi, a w efekcie na wzrost rentowności firmy. Dzięki raportom z postępów projektów HSD może szybko prognozować, czy marża na projektach spadnie poniżej oczekiwanego poziomu (20%) i na bieżąco reagować.

• Raporty finansowe dotyczące projektów umożliwiają HSD szybkie sprawdzenie, jak będzie wyglądać marża, biorąc pod uwagę wstępne i potwierdzone projekty, a także sprawdzenie, jaki mają pas startowy.
• Łatwe rozliczanie projektów dzięki ustaleniu stawki za konsultanta, a na koniec miesiąca zatwierdzenie lub korekta w celu sprawdzenia planów z rzeczywistością.
• Niezwykle prosta i jednocześnie funkcjonalna funkcja przypisywania ludzi, w której firma może zadeklarować, ile godzin lub jaki procent wydajności ktoś powinien pracować w projekcie.

Wyniki

• Oszczędności i zarobki wzrosły o ponad 200 000 USD rocznie
• Skrócenie czasu pracy nad arkuszami kalkulacyjnymi Excel oraz związanego z przydzielaniem i generowaniem danych z 15 godzin tygodniowo do 30 sekund.
• Większa przejrzystość danych i jedno źródło prawdy dla różnych działów i kadry kierowniczej.
• Zaawansowane symulacje i prognozy dla niepewnych projektów, co przekłada się na lepsze planowanie ludzi i wzrost rentowności firmy.
• Dzięki raportom z postępów projektów HSD może szybko prognozować, czy marża na projektach spadnie poniżej oczekiwanego poziomu (20%) i reagować na bieżąco

Kolejne kroki

HSD planuje wdrożyć nowy moduł Primetric i rozszerzyć wykorzystanie narzędzia, więc wkrótce spodziewaj się kolejnego studium przypadku.
‍

"Primetric to przełomowe rozwiązanie dla mnie i naszej firmy. Pozwala nam skrócić czas planowania z 15 godzin tygodniowo do zaledwie kilku minut. Teraz każdy wie, kto, kiedy i jak długo powinien pracować nad danym projektem. Kiedy ludzie pytają mnie o dane finansowe lub związane z pracą, mówię im, żeby po prostu sprawdzili raport Primetric, ponieważ wszystko tam jest. Dodatkowo, dzięki szybkiemu porównaniu planów wdrożeniowych, mogę łatwo kontrolować to, co dzieje się w portfelu projektów i reagować, zanim będzie za późno. Primetric zdjął ze mnie duży ciężar".

Sarah Prouse, dyrektor ds. świadczenia usług w HSD