Jak Primetric pomógł Future Mind skrócić czas pracy na stanowisku badawczym o 3500 godzin?

Wprowadzenie

Future Mind to firma programistyczna specjalizująca się w tworzeniu aplikacji mobilnych, tworzeniu stron internetowych, IoT i doradztwie IT. Działając od 2008 roku, Future Mind dostarczyła ponad 150 aplikacji mobilnych, w tym wielokrotnie nagradzane aplikacje, takie jak Frappka i Żappka (Nagroda Główna i 1. miejsce w kategorii Commerce/M-commerce, Mobile Trends Awards 2019). 

‍

Spółka znalazła się na liście najbardziej dynamicznie rozwijających się firm w Polsce " Diamenty Forbesa 2020 " oraz w corocznym rankingu Financial Times 1000 najszybciej rozwijających się firm w Europie.

Future Mind korzystała z Harvest Forecast do planowania i przydzielania specjalistów do projektów. Rozwiązanie to było jednak zbyt proste i brakowało mu kluczowych funkcji, takich jak prognozowanie finansowe, sprawdzanie prognoz w stosunku do rzeczywistych wyników i zaawansowane ustawienia uprawnień. 

Po przejściu na Primetric, Future Mind może teraz przypisywać specjalistów do projektów, generować prognozy, a następnie sprawdzać, jak mają się one do rzeczywistości. Wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu i dostępne dla członków zespołu na różnych poziomach uprawnień. Ponadto zapewnia kierownictwu firmy narzędzia kontrolne.

"W porównaniu z innymi narzędziami, Primetric pozwala nam być w pełni proaktywnym we wszystkich działaniach związanych z alokacją ludzi, planowaniem i prognozowaniem".

Paul Josiek - dyrektor operacyjny w Future Mind

Struktura Future Mind w pigułce

Future Mind liczy około siedemdziesięciu specjalistów specjalizujących się zarówno w obszarach biznesowych, jak i technicznych. Jako firma zajmująca się tworzeniem oprogramowania, Future Mind wyróżnia się naciskiem na proces rozwoju produktu, uzupełniony wiedzą techniczną zespołu. 

Aby zarządzać alokacją pracowników, Future Mind wprowadził trzy typy alokacji:

• Wersje robocze alokacji - wersje robocze to projekty utworzone przez zespół sprzedaży, które działają jak początkowe symbole zastępcze. 
• Rezerwacje - ta kategoria dotyczy realizowanych projektów. Chociaż nie ma formalnego potwierdzenia zaangażowania przyszłych osób, prawdopodobne jest, że konkretni specjaliści będą potrzebni przez dłuższy czas.
• Aktywne przydziały - rezerwacje, które zostały oficjalnie potwierdzone.

Proces planowania

Kiedy zespół sprzedaży dokonuje wstępnego porozumienia w sprawie projektu i jego harmonogramu, główny doradca dodaje fazy projektu do pliku projektu i dzieli się tą wiedzą podczas cotygodniowego spotkania dotyczącego planowania. Ta wczesna wersja robocza zawiera model cenowy potencjalnego projektu, stawkę i terminy.

Podczas sesji planowania zespół sprzedaży, PMO oraz liderzy zespołów ds. rozwoju mobilnego i internetowego omawiają nadchodzące możliwości, przeglądają listę bieżących projektów i rozwiązują wszelkie pojawiające się konflikty.

Problem: Brak rozwiązania, które obejmowałoby kluczowe aspekty procesów Future Mind i zapewniało kompleksowe raporty dla działów.

Aby zaplanować i przydzielić specjalistów, Future Mind wykorzystał kombinację:

• Jira,
• Confluence,
• i Prognoza zbiorów.

Proces rezerwacji zespołu odbywał się w tym drugim rozwiązaniu. Pomogło to uniknąć overbookingu, zarządzać konfliktami i zminimalizować czas pracy.

Jednak w poprzednio używanym oprogramowaniu brakowało kilku funkcji, których firma potrzebowała do efektywnego przydzielania pracowników. Po pierwsze, nie zawierało żadnych zaawansowanych ustawień uprawnień, które umożliwiałyby większą kontrolę nad poziomem informacji dostępnych dla różnych członków zespołu.

Co więcej, rozwiązanie było problematyczne pod względem przypisywania projektów - narzędzie było po prostu zbyt proste i nie rozróżniało różnych typów projektów, takich jak wstępna rezerwacja, rezerwacja i aktywna rezerwacja. Ten przypadek użycia jest typowy dla firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania, podczas gdy Future Mind używał ogólnego rozwiązania dla każdego rodzaju działalności.

Future Mind nie miała również dostępu do zaawansowanych prognoz finansowych i raportowania. W rezultacie zespół nie mógł porównać swoich prognoz z rzeczywistymi wynikami swoich projektów. 

Brak odpowiednich funkcji był problemem, który stał się jeszcze poważniejszy ze względu na szybki rozwój firmy. Future Mind powiększał swój zespół o co najmniej kilkunastu pełnoetatowych pracowników każdego roku, a ich precyzyjne przydzielanie do projektów stawało się coraz trudniejsze.

W rezultacie firmie brakowało jednego źródła prawdy, które wspierałoby jej procesy i umożliwiało różnym działom dostęp do ważnych danych. Komunikacja i dzielenie się wiedzą stanowiły coraz większe wyzwanie. Menedżerowie nie mogli zobaczyć efektów swoich umów, skorzystać z prognoz ani porównać ich z wynikami.

Rozwiązanie: Wdrożenie Primetric

Future Mind zwrócił się do nas w poszukiwaniu odpowiedniej kombinacji funkcjonalności. 

Oto cechy, które sprawiły, że Primetric stał się najlepszym wyborem dla firmy:

• Lepsze budżetowanie Forecast nie zawiera funkcji budżetowania dostosowanych do specyficznych wymagań projektów IT. Primetric pozwala firmie na ostateczne budżetowanie projektów zgodnie z praktykami branżowymi.
• Prognozy finansowe - zespół może natychmiast zobaczyć stawki godzinowe specjalistów i przeanalizować marżę na projekt lub jego fazę. Pomaga to w przypisywaniu właściwych osób do właściwych projektów.
• Łatwiejsza alokacja zespołu - to zrobiło różnicę w większym zespole dzięki inteligentnym filtrom. Na przykład, łatwo jest znaleźć starszego programistę Python z dobrą znajomością języka angielskiego i umiejętnościami analitycznymi. 
• Uprawnienia, które mają sens - dane są dostępne zgodnie z systemem uprawnień dopasowanym do rzeczywistych ról w firmie (HR, sprzedaż, PM).
• Zaawansowane raporty - te raporty pozwalają zespołowi sprzedaży sprawdzić, czy są jacyś wolni pracownicy. Kierownicy projektów mogą ich używać do optymalizacji wykorzystania zasobów i przenoszenia specjalistów między różnymi działami, aby pomóc im w szkoleniu nowych umiejętności i zapewnić ich rozwój zawodowy.
  

Future Mind zdecydował się przetestować Primetric, ponieważ:

• Dostarcza jasnych i zrozumiałych danych na temat wykorzystania przez użytkowników,
• Umożliwia planowanie projektów i rezerwowanie dla nich zespołów w jednym miejscu,
• Oferuje szczegółowe prognozy finansowe,
• jest płynnie zintegrowana z Harvest.
  

Przejście z Harvest Forecast do Primetric było proste i zajęło tylko jeden dzień.

Wszyscy kierownicy projektów dodali swoje projekty do nowego rozwiązania podczas jednego spotkania. Następnie Product Champion przeszkolił zespół, korzystając z bazy wiedzy Primetric. W połączeniu z naszym stałym wsparciem, firma Future Mind osiągnęła pełne wdrożenie w ciągu jednego miesiąca.

"W porównaniu do Jira, wdrożenie Primetric było bułką z masłem. Zespół Primetric był bardzo proaktywny i bardzo nam pomógł podczas procesu wdrażania. Ich wyjątkowe wsparcie szybko rozwiązało wszystkie trudności na drodze. Mieliśmy również otwarty kanał komunikacji ze Zbyszkiem, współzałożycielem Primetric. Odpowiadał na moje wiadomości o każdej porze dnia - to było naprawdę imponujące!"

Paul Josiek - dyrektor operacyjny w Future Mind

Jak Future Mind wykorzystuje Primetric

Obecnie 16 osób w Future Mind używa Primetric do przydzielania specjalistów do projektów, generowania prognoz, a następnie sprawdzania, jak wypadają one w porównaniu z rzeczywistymi wynikami. 

Całe planowanie może teraz odbywać się oddolnie. Zespoły mogą generować prognozy z danymi, które mają największe znaczenie dzięki systemowi uprawnień. A zespoły biznesowe i produkcyjne są wreszcie na tej samej stronie.

‍

W porównaniu z rokiem poprzedzającym wdrożenie Primetric, Future Mind skrócił swój czas pracy o 4% rok do roku, co stanowi 3500 godzin podlegających rozliczeniu.

Zmiana tawynikała z szeregu usprawnień w procesach produkcji i sprzedaży, a także korzystnego ułożenia długoterminowych projektów. Primetric stał się krytycznym źródłem wiedzy na ten temat i dostarczył pretekstu do wprowadzenia tych zmian. Ułatwiło to proaktywne podejście do wprowadzania zmian w tym obszarze funkcjonowania firmy.

"Primetric to rozwiązanie, które rozwiązuje unikalne problemy stojące przed firmami informatycznymi i firmami tworzącymi oprogramowanie, takimi jak my. Skonfigurowaliśmy je tak, aby idealnie pasowało do naszych procesów i wdrożyliśmy wiele dodatkowych funkcji. Zespół Primetric był gotowy pomóc nam na każdym etapie wdrożenia."

Paul Josiek - dyrektor operacyjny w Future Mind

Oto jak wygląda obecny proces w Future Mind z pomocą Primetric:

‍‍

1. Zespół sprzedaży dodaje klienta i jego wstępny projekt do Primetric, wraz z fazami projektu i szacunkami (czasowymi i finansowymi).

‍

2. Podczas cotygodniowej sesji planowania zespół dzieli się informacjami na temat tego potencjalnego projektu z działem produkcji. 

3. Przeglądają listę aktywnych projektów i rezerwacji, aby potwierdzić przypisanie deweloperów i potencjalnie przenieść ludzi do innych projektów. Szczególnie przydatne jest tutaj raportowanie dostępności i wykorzystania oraz kalendarz, który umożliwia generowanie najbardziej dostępnych osób z lotu ptaka, w oparciu o umiejętności, stanowisko i datę.

‍

4. Następnie zespół przechodzi do konkretnych osób, jeśli nie są one w danym momencie przypisane do żadnego projektu. Są oni przypisani do projektów nieobjętych fakturowaniem, zwanych zadaniami pobocznymi. Jest to również znak dla zespołu sprzedaży, aby zintensyfikować działania związane z tym konkretnym zespołem lub znaleźć okazję do sprzedaży dodatkowej.

5. Dzięki raportowi dostępności zespół sprzedaży może rozpocząć poszukiwania specjalistów i łatwo skonsultować swoje zadanie z szefami działów.

‍‍

6. Korzystając z funkcji Project Finances, firma tworzy prognozę na następny kwartał, aby zrozumieć wygenerowane przychody, podzielone na aktywne / robocze rezerwacje i rezerwacje. Primetric wyświetla prognozę w stosunku do wyników, pokazując rzeczywisty poziom zaangażowania w porównaniu z planowaniem. 

7. Dzięki informacjom o kosztach konkretnych osób Future Mind może łatwo analizować i optymalizować marżę zysku.

‍

Wyniki

• Optymalizacja czasu pracy (redukcja o 4%)
• Lepsze budżetowanie 
• Dostępność prognoz finansowych już na wczesnych etapach planowania
• Prostsza alokacja w większych zespołach 
• Zaawansowany system uprawnień dopasowany do rzeczywistych ról w firmie (HR, sprzedaż, PM).
• Zaawansowane raportowanie

‍