Jak najlepsze firmy IT prognozują zarządzanie projektami?

Jeśli zastanawiasz się, czym jest prognozowanie zasobów i jak może pomóc w rozwoju Twojej firmy IT, ten artykuł jest dla Ciebie.

Ten przewodnik zawiera odpowiedzi na wszystkie pytania, które otrzymuję od menedżerów portfolio produktów, dyrektorów operacyjnych i innych osób odpowiedzialnych za prowadzenie firm IT.

Dlaczego prognozowanie w zarządzaniu projektami jest ważne?

Prognozowanie zasobów przynosi szereg korzyści, które trudno sobie wyobrazić:

Gwarantuje to, że masz odpowiednich ludzi do każdego zadania w projekcie

Takie podejście pomaga dostosować zadania projektowe do siły roboczej: pracowników pełnoetatowych, zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i niezależnych wykonawców. 

W ten sposób można dopasować obciążenie projektem do dostępności pracowników i ich umiejętności, aby upewnić się, że wszystkie zadania są odpowiednio realizowane. 

Zapewnia wgląd w potencjalne luki w zasobach

Kolejną kluczową zaletą prognozowania jest możliwość zidentyfikowania miejsc na osi czasu projektu, w których może wystąpić luka w zasobach. 

Zobaczysz ten problem z wyprzedzeniem i unikniesz ryzyka opóźnień projektu, które mogą wpłynąć na cały harmonogram alokacji zasobów firmy takiej jak Twoja. 

Pomaga to utrzymać projekty w ramach budżetu

Aby oszacować, ile projekt będzie kosztował w czasie, należy ocenić wszystkie jego elementy - od stawek godzinowych osób zaangażowanych w jego realizację po koszty ogólne organizacji. 

Na szczęście pomagają w tym inteligentne rozwiązania prognostyczne. Obliczają one wszystko, aby pokazać, ile przychodów przyniesie firmie dany projekt w przyszłości. Może to być za miesiąc, za pół roku, a nawet za rok! 

Możesz także zobaczyć, jak projekt wpłynie na przyszłe przepływy pieniężne, dzięki czemu możesz planować z większą pewnością.

Daje to dokładne informacje, które można przekazać kierownictwu

Jeśli chcesz szybciej zatwierdzić swój projekt, musisz podnieść poziom przejrzystości ze wszystkimi interesariuszami. 

Jeśli przedstawisz im dokładną analizę kosztów i przychodów wraz z harmonogramem tego, jak długo potrwa projekt i ile osób będzie w niego zaangażowanych, uzyskanie zielonego światła będzie łatwiejsze. 

Krótki przewodnik po prognozowaniu - podstawy zarządzania projektami 

Prognozowanie opiera się na przewidywaniu tego, co wydarzy się w przyszłości, w oparciu o dowody, takie jak dane historyczne w połączeniu z założeniami. 

W zarządzaniu projektami prognozowanie odnosi się do procesu analizowania bieżących informacji o stanie i zrozumienia, jaka będzie wydajność po zakończeniu projektu. 

Może się wydawać, że prognozowanie to dzikie zgadywanie. Ale zaufaj mi, to jest bardziej dokładne niż to.

Właściwe prognozy to szacunki lub przewidywania oparte na starannej ocenie wszystkich dostępnych danych historycznych. Są one aktualizowane w miarę postępów projektu, dzięki czemu można uzyskać maksymalne korzyści z porównania planów z rzeczywistością. 

Jak najlepsze firmy IT prognozują zarządzanie projektami?

Wiedzą, jakie czynniki wpływają na prognozowanie zasobów w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu produktami rzeczy zmieniają się szybko, a inteligentne firmy IT wiedzą, że na ich prognozy może wpływać wiele różnych czynników. 

Oto najważniejsze czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas prognozowania: 

• Rodzaj i zakres projektu, 
• Liczba pełnych etatów, odpowiednie umiejętności i istniejące projekty, 
• Liczba pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin i freelancerów w firmie, 
• Wszystkie nieplanowane i planowane dni wolne (urlopy lub zwolnienia lekarskie). 
• Poziom wysiłku (LOE),
• Budżet projektu. 

Po zwróceniu uwagi na wszystkie te elementy za każdym razem, gdy siadasz do prognozowania projektu, Twoje szacunki będą dokładniejsze i przygotują Cię na to, co Cię czeka.

Posiadają dogłębne zrozumienie umiejętności potrzebnych do realizacji projektu.

Wiedza o tym, które osoby powinny zostać przydzielone do projektu, który właśnie wylądował na twoim progu, wymaga dużego doświadczenia i know-how. Ale może to być również oparte na danych. 

Jeśli wdrożysz rozwiązanie do prognozowania zasobów, które obejmuje wszystkie dane o obecnych pracownikach i ich umiejętnościach, znalezienie odpowiednich osób do pracy stanie się znacznie łatwiejsze. 

Podczas planowania możesz również skorzystać z okazji, aby sprawdzić, jakie są ich stawki godzinowe i jak wpłyną one na całkowitą marżę zysku twojego projektu. 

Uwzględnienie kosztów ogólnych pracowników i wydatków organizacyjnych na tym etapie jest mądrym posunięciem. 

Łącząc wgląd w umiejętności pracowników z finansami projektu, za każdym razem wybierzesz udane połączenie zasobów wyższego, średniego i niższego szczebla.

Analizują poprzednie projekty, aby dowiedzieć się, gdzie zasoby były niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywane

Innym ważnym spostrzeżeniem, jakie mogą dać dane historyczne dotyczące poprzednich projektów, jest to, czy któryś z ostatnich pracowników był nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywany w przeszłości. 

Narzędzie do prognozowania zasobów zazwyczaj dostarcza danych takich jak wskaźnik wykorzystania pracowników. Na przykład, jeśli odkryjesz, że twoi inżynierowie DevOps są stale nadmiernie wykorzystywani w różnych projektach, jasne jest, że twój dział HR powinien zacząć szukać nowych ekspertów DevOps.

Niewystarczające wykorzystanie pracowników ma szkodliwy wpływ na ich motywację, więc jeśli zauważysz ten trend w swoich historycznych danych projektowych, musisz podjąć działania. 

Możesz zlecić zespołowi sprzedaży znalezienie projektów odpowiadających umiejętnościom niewykorzystanych pracowników lub zainwestować w ich rozwój zawodowy, aby zdobyli dodatkowe umiejętności.

Nie szukają pracowników na ostatnią chwilę 

Dzięki dokładnemu prognozowaniu projektów będziesz wiedzieć, jakiego rodzaju umiejętności będzie potrzebować Twoja firma z miesięcznym, trzymiesięcznym, a nawet półrocznym wyprzedzeniem. 

Da ci to wystarczająco dużo czasu na poinformowanie działu HR o tej potrzebie, aby mógł on rozpocząć poszukiwania odpowiedniego kandydata. Zaufaj mi, im szybciej to zrobisz, tym lepiej. 

Zatrudnianie ekspertów technicznych jest często czasochłonne. Rekrutacja inżyniera DevOps zajmuje nawet dwa miesiące. 

A co w przypadku podpisania umowy na projekt, w którym potrzebna jest specjalistyczna wiedza z zakresu DevOps? Będziesz musiał albo zatrudnić kogoś w ostatniej chwili, albo oderwać ludzi od innych projektów, ryzykując nadgodziny i problemy z jakością.

Korzystają z oprogramowania do prognozowania zarządzania projektami

Inteligentne firmy świadczące usługi IT wiedzą, że prognozowanie jest istotną częścią planowania projektu. 

Zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych Excel, w których dane muszą być wprowadzane ręcznie, korzystają z oprogramowania do prognozowania zasobów, które łączy wszystkie kluczowe dane. Pomaga im to zrozumieć, w jaki sposób wydajność ich pracowników przekłada się na ich przychody i marżę zysku. 

Wdrażając narzędzie do prognozowania, uzyskasz dostęp do szerokiego spektrum czynników, które należy wziąć pod uwagę przy prognozowaniu przychodów, kosztów, dostępnych mocy produkcyjnych i nie tylko.

Co więcej, rozwiązanie do prognozowania może stać się jednym źródłem prawdy dla całej firmy. Będzie służyć jako potężny punkt odniesienia dla wszystkich pracowników w miarę rozwoju firmy.

Kiedy należy wdrożyć oprogramowanie do prognozowania zarządzania projektami? 

Prawdopodobnie zadajesz sobie teraz pytanie: czy inwestowanie w narzędzie do prognozowania zasobów ma sens dla mojej firmy na tym etapie?

Dodanie tego rozwiązania do swojego arsenału lepiej zrobić wcześniej niż później. Ale też lepiej później niż wcale. Tak więc nigdy nie jest za późno, aby zainteresować się prognozowaniem.

Prowadzenie większej firmy świadczącej usługi IT jest bardziej bolesne, gdy nie masz systemu prognozowania i nie masz dokładnych szacunków przyszłych przychodów, kosztów lub wydajności. 

Ból ten dopada, gdy działy takie jak HR czy finanse zaczynają narzekać na brak długoterminowej prognozy. 

Ale nawet jeśli prowadzisz mniejszą firmę IT, pewnego dnia się rozwiniesz, a jeśli znajdziesz się bez możliwości prognozowania, będziesz w tarapatach. 

Jeśli nie masz jeszcze oprogramowania do prognozowania, upewnij się, że planujesz wdrożenie w odpowiednim momencie (nie wtedy, gdy jesteś w trakcie gaszenia pożarów). 

Wszystko to jest tego warte, ponieważ po dodaniu oprogramowania do prognozowania do swojego zespołu, zbudujesz rurociąg rekrutacyjny, nigdy nie zabraknie Ci specjalistów w razie potrzeby i utrzymasz marżę zysku w ryzach. 

Jeśli chcesz zobaczyć, jak rozwiązanie do prognozowania zasobów działa w rzeczywistości, zarezerwuj demo ze mną. Pokażę Ci wszystkie funkcje, które stworzyliśmy w Primetric, aby pomóc ludziom takim jak Ty lepiej przewidywać przyszłość.