.JPG)
To, czego potrzebujesz, aby ułatwić sobie życie (i uzyskać wystarczająco dużo miejsca na, powiedzmy, planowanie strategiczne?) to:
- Świetny przepływ pracy i metodologia nadająca sens temu wszystkiemu,
- i rozwiązanie programowe, które idealnie do niego pasuje.
Najlepszą rzeczą w oprogramowaniu jest to, że analizuje ono dane za Ciebie i pomaga Ci nawet w najbardziej przerażającym zadaniu: prognozowaniu.
Przewidywanie przyszłości jest naprawdę pomocne - możesz lepiej planować projekty i alokować zasoby, uzyskać pożądaną marżę zysku i - ostatecznie - rozwijać swoją firmę.
Czytaj dalej ten artykuł, aby dowiedzieć się, czym jest oprogramowanie do prognozowania projektów, kiedy je wdrożyć i jak zrobić to dobrze, aby uzyskać maksymalne wyniki.
Czym jest oprogramowanie do prognozowania projektów?
Oprogramowanie do prognozowania projektów opiera się na analityce predykcyjnej, funkcji oprogramowania, która pomaga menedżerom takim jak Ty w zasadzie zobaczyć przyszłość.
Pomysł polega na tym, że patrząc na dane historyczne, można odkryć trendy i dowiedzieć się więcej o tym, co się wydarzyło, aby przewidzieć, co najprawdopodobniej wydarzy się w przyszłości.
Jest to szczególnie cenne w przypadku projektów trwających wiele miesięcy lub nawet lat, w których wiele zmiennych, takich jak koszty ogólne firmy, może zmieniać się w czasie. Musisz mieć sposób na przewidzenie swoich kosztów - w przeciwnym razie ryzykujesz, że Twój projekt nie przyniesie Ci marży zysku potrzebnej do rozwoju Twojej firmy.
To tylko jeden z wielu powodów, dla których warto zaopatrzyć się w oprogramowanie do prognozowania projektów.
3 powody, dla których warto wdrożyć oprogramowanie do prognozowania projektów
1. Będziesz mieć jedno źródło prawdy jako potężny punkt odniesienia
Wiele nieporozumień związanych z przypisywaniem zasobów ma miejsce, ponieważ ludzie nie mają dostępu do jednego, stale aktualizowanego źródła prawdy. Wynikają z tego problemy, takie jak konflikty harmonogramów, podwójne rezerwacje, dublowanie zadań lub nakładanie się pracy.
Na przykład, podczas planowania długoterminowego może zaistnieć potrzeba przeniesienia kogoś do innego projektu na jakiś czas. Jeśli kierownicy projektów nie mają systemu, który by sobie z tym poradził, taka alokacja stwarza problemy, takie jak nieporozumienia, podwójne rezerwacje, a nawet więcej pracy i frustracji dla wszystkich zaangażowanych.
Jeden z naszych klientów stworzył obszerny dokument, aby zaoszczędzić czas i usprawnić proces alokacji, koncentrując się dokładnie na tym zadaniu. Jeśli chcesz się z nim zapoznać i wdrożyć go w swojej organizacji, możesz pobrać go tutaj: Proces alokacji
2. Będziesz mieć wgląd z lotu ptaka w to, co dzieje się w Twojej firmie.
Czy Twój projekt jest dziś opłacalny?
Czy będzie to opłacalne za trzy miesiące, kiedy będziesz wynajmować nowe duże biuro dla swojej firmy, a koszty ogólne organizacji wzrosną?
W jaki sposób członkowie zespołu wykorzystują przydzielony im czas? Czy Twoje szacunki są błędne?
Jeśli nie masz oprogramowania do prognozowania projektów, odpowiedź na wszystkie te pytania będzie bardzo trudna.
Nawet jeśli jesteś niezwykle skrupulatny, jeśli chodzi o prowadzenie arkuszy kalkulacyjnych.
3. Koniec z zatrudnianiem pracowników na ostatnią chwilę dzięki wysokiej jakości oprogramowaniu do planowania zespołów
Oczywiście, możesz poprosić swoich pracowników o pracę w nadgodzinach, jeśli nagle potrzebne są nowe zasoby w projekcie, a nikt nie jest dostępny do pomocy. Ale ludzie mogą wytrzymać tylko tyle nadgodzin. Prędzej czy później trzeba będzie po prostu zatrudnić kolejnego specjalistę.
Wiesz, jak trudne może to być w naszej branży.
Zatrudnienie inżyniera DevOps może czasami zająć nawet 2-3 miesiące. A co z doświadczonym programistą backendowym lub frontendowym?
Nie można oczekiwać, że klienci będą czekać miesiącami na rozszerzenie projektu.
Jeśli jesteś wyposażony w wysokiej jakości oprogramowanie do planowania zespołu, nie będzie to już problemem. Będziesz w stanie przewidzieć, kiedy pojawi się dana potrzeba z dużym wyprzedzeniem - i rozpocząć współpracę z działem HR.
Jak można sobie wyobrazić, dział HR również będzie z tego zadowolony. Nikt nie lubi szukać pracowników na ostatnią chwilę.
Jak rozpoznać, że nadszedł czas na wdrożenie oprogramowania do prognozowania projektów?
Oto kilka symptomów, które wskazują, że należy jak najszybciej zaopatrzyć się w rozwiązanie do prognozowania produktów.
W ogóle niczego nie przewidujesz
Każde rozliczenie jest dla Ciebie niespodzianką. Często nie wiesz, jak opłacalny będzie projekt, dopóki nie wygenerujesz pierwszej faktury.
Istnieje wiele powodów, dla których menedżerowie nie korzystają z narzędzi do prognozowania, aby dowiedzieć się więcej o przyszłości swoich projektów.
Być może nigdy nie wypróbowałeś takiego, który dałby ci dobre wyniki. Lub nie wierzysz, że twoje szacunki są wystarczająco dokładne, aby utrzymać się w przyszłości.
Zaufaj mi, warto zacząć od początku. Im więcej danych wprowadzisz do systemu, tym dokładniejsze będą jego przewidywania.
Przyszłość staje się coraz trudniejsza do przewidzenia
W branży IT wszystko szybko się zmienia. Ludzie przychodzą i odchodzą, klienci pojawiają się znikąd i nagle angażują cię w wir czasochłonnych projektów.
Jako firma świadcząca usługi IT, naturalne jest, że chcesz pozostać otwarty i powiedzieć "tak" każdemu projektowi.
Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale tak właśnie jest:
Ale jeśli nie przeanalizujesz liczb i po prostu entuzjastycznie wykorzystasz każdą okazję, uniemożliwisz szybszy rozwój swojej firmy.
Wdrażając rozwiązanie do prognozowania, będziesz w stanie szybko analizować liczby i sprawdzać, czy proponowane stawki odpowiadają Twoim oczekiwaniom, jeśli chodzi o marżę zysku.
Musisz wspierać swój biznes w perspektywie długoterminowej
Jeśli prowadzisz firmę świadczącą usługi IT i myślisz o niej poważnie (a domyślam się, że tak jest, skoro czytasz ten artykuł), prawdopodobnie chcesz zapewnić jej długoterminowy rozwój.
Pomaga w tym prognozowanie. Prognozowanie wszystkiego, od wskaźnika wykorzystania pracowników po wyniki finansowe w perspektywie długoterminowej, jest możliwe, jeśli masz odpowiednie rozwiązanie, które obsługuje tego typu funkcje.
Czego szukać w oprogramowaniu do prognozowania projektów?
1. Funkcje planowania planu produktu i harmonogramowania zasobów
Dobre rozwiązanie do prognozowania produktów powinno obejmować więcej niż proste przypisanie osób do projektu w określonych ramach czasowych.
Potrzebujesz opcji przeprowadzania symulacji różnych scenariuszy, aby sprawdzić, jak Twoje decyzje mogą wpłynąć na rentowność projektu. Najlepsze rozwiązania na rynku dają taką możliwość - można prognozować wskaźniki realizacji projektu, dostępność do alokacji zasobów, a nawet przewidywaną liczbę wakatów.
Ten rodzaj długoterminowej wizji jest niezbędny do podejmowania najlepszych decyzji dla Twojej firmy.
2. Doskonałe funkcje raportowania
Jak inaczej można stwierdzić, czy firma zmierza we właściwym kierunku?
Oto interesująca część dotycząca raportowania: działa najlepiej, jeśli obejmuje dane o projektach, ale także o ludziach.
Od danych finansowych po wskaźniki wykorzystania pracowników - odpowiednie rozwiązanie zapewnia wszystko w jednym miejscu. Dodatkową zaletą jest wizualizacja danych, która przyspiesza proces wyciągania wniosków z danych - zarówno dla Ciebie, jak i kierowników projektów.
Nie da się zaprzeczyć, że nasze ludzkie mózgi uwielbiają wizualizację, a rozumowanie za jej pomocą jest o wiele łatwiejsze.
3. Funkcje prognozowania
Wiedza o tym, co wydarzyło się w przeszłości, jest ważna w zarządzaniu projektami. Prawdziwa wartość danych historycznych leży jednak w spostrzeżeniach, które mogą odblokować na temat przyszłości.
W końcu wszyscy zajmujemy się innowacjami - co oznacza patrzenie w przyszłość.
Dobre rozwiązanie do prognozowania produktów zapewni szereg różnych wskaźników, takich jak rentowność produktu, alokacja pracowników, wskaźnik wykorzystania pracowników i inne.
Prognozując wszystkie te elementy, będziesz w stanie sformułować bardziej realistyczne plany i uniknąć późniejszych niespodzianek. A najlepsze jest to, że zawsze możesz porównać swoje plany z rzeczywistością, aby sprawdzić, gdzie są twoje szacunki. I nigdy więcej nie popełnić tego samego błędu.
4. Modele finansowe
Odpowiednie rozwiązanie do prognozowania produktów musi zawierać funkcje Business Intelligence, które umożliwiają dogłębne zapoznanie się z projektem i finansami firmy.
Uzyskując dostęp do tego typu danych, będziesz w stanie natychmiast stwierdzić, czy projekt będzie opłacalny, czy też nie - i o ile!
A jeśli coś pójdzie nie tak, możesz natychmiast podjąć działania, aby coś zmienić i zapewnić wymaganą marżę zysku.
Kiedy należy wdrożyć oprogramowanie do prognozowania projektów?
Lepiej wcześniej niż później, ale lepiej później niż wcale.
Nie da się zaprzeczyć, że prowadzenie większej firmy IT sprawia więcej bólu, jeśli nie masz takiego systemu. Zwłaszcza, gdy działy takie jak finanse czy HR zaczynają narzekać na brak możliwości długoterminowego prognozowania.
Nawet jeśli prowadzisz mniejszą firmę, prawdopodobnie będziesz się rozwijać - a następnie znajdziesz się w tarapatach, jeśli nie masz rozwiązania, które poradzi sobie z tą skalą.
Upewnij się, że planujesz wdrożenie w momencie, który jest dla Ciebie bezpieczny - nie wtedy, gdy walczysz z burzami. Traktuj to jako prawdziwy projekt w swojej firmie ze wszystkimi jego rezultatami, w tym zarządzaniem zmianą, która jest prawdopodobnie jedną z najtrudniejszych części wdrażania takiego oprogramowania.
Ale zaufaj mi, spokojne planowanie, ustrukturyzowane zarządzanie zasobami, szybki przegląd najważniejszych raportów na żywo... to wszystko jest tego warte.
Rozwijając możliwości prognozowania w swojej firmie, będziesz:
- Zbuduj solidny rurociąg rekrutacyjny i nigdy nie znajdź się bez specjalistów, gdy są potrzebni,
- Utrzymuj wskaźnik rentowności pod kontrolą, prognozując nie tylko przychody, ale także koszty.
- I zwiększyć swoje zyski w tym procesie.
Wiem, że prowadzenie firmy świadczącej usługi IT to ciężka praca. Byłem tam, gdzie ty teraz jesteś i nie mogłem znaleźć sposobu, aby zrozumieć, dokąd zmierza moja firma. Dlatego właśnie stworzyliśmy Primetric.
Jeśli jesteś ciekawy, jak działa rozwiązanie do prognozowania projektów, zarezerwuj demo a pokażę Ci wszystkie niesamowite funkcje prognozowania, które przygotowaliśmy dla zapracowanych menedżerów takich jak Ty.
