Vrijeme i trošak općenito su podijeljeni u dvije kategorije: naplativi i nenaplativi.
‍
Naplativo vrijeme i troškovi uključuju sve aktivnosti koje menadžeri i zaposlenici mogu naplatiti kupcu. To mogu biti: odrađeni sati, putovanja povezana s projektima, dodatni softver itd.
‍
S druge strane, vrijeme i troškovi koji nisu naplativi ne mogu se uključiti u račun za klijenta. To su obično sve dodatne aktivnosti koje tvrtka treba poduzeti kako bi osigurala najvišu kvalitetu proizvoda, odnosno ispravljanje pogrešaka ili ispravljanje pogrešaka.

Oni uključuju i troškove vezane uz dodatne procese vezane uz projekte ili opće operacije, odnosno računovodstvo ili marketing.

Sve vrste tvrtki mogu imati koristi od praćenja svog vremena i troškova. Teoretski, pomno praćenje predviđenog i praćenog radnog vremena bilo je namijenjeno tvrtkama temeljenim na projektima - i definitivno im trebaju takva rješenja. Kako je vrijeme prolazilo, druge vrste tvrtki također su počele uviđati prednosti softvera za vrijeme i troškove: na primjer, može im pomoći u praćenju praznika i izostanaka, kao i pojednostaviti dodjelu zadataka. 

Prvo, tvrtka mora definirati svoje potrebe povezane s praćenjem vremena i troškova. Prilikom donošenja odluke trebali biste uzeti u obzir čimbenike kao što su: broj i status zaposlenika, upravljani projekti i zadaci, vrste računovodstva i još mnogo toga. Softver za vrijeme i troškove trebao bi vam omogućiti pregledavanje svih tih informacija!

Nakon toga pokušajte pobliže pogledati značajke i prednosti koje alat nudi. Posebno biste trebali obratiti pozornost na automatizirane značajke, kao i na sve druge kvalitete koje podržavaju daljnju skalabilnost vaše tvrtke.

1. O troškovima i vremenu zadataka, operacija i projekata raspravlja se, procjenjuje i ulazi u sustav.
2. Zadaci i projekti obavljaju se prema planu. Zaposlenici prate svoj napredak i sate u sustavu; sva njihova izvješća vidljiva su njihovim nadzornicima.
3. Praćeno vrijeme i troškovi zatim se uspoređuju s procjenama. Na temelju podataka, menadžeri mogu vidjeti što bi se moglo poboljšati i što je prošlo prema planu.

Najjednostavniji način procjene upravljanja vremenom u IT tvrtki je izračunavanje naplativog kapaciteta za zaposlenika ili cijeli tim.

U idealnom slučaju, takav kapacitet trebao bi biti jednak maksimalnom dostupnom broju sati u mjesec dana; međutim, to je rijetko slučaj. Kada se 80-90% kapaciteta koristi za naplative aktivnosti, to se smatra dobrim rezultatom.
‍
Troškovi se, s druge strane, mogu procijeniti pomoću marže ili opće dobiti. Što su mjerni podaci veći, to je tvrtka bolja.