How to Calculate a Full-Time Equivalent for an Employee (FTE)

‍

Ekvivalent punog radnog vremena (FTE) ključna je metrika za svaki softver ili IT tvrtku koja svoje stručnjake dodjeljuje klijentima na puno radno vrijeme.

Bilo da se radi o leasingu tijela, konzultantskim uslugama ili namjenskim timovima, korištenje FTE-a za planiranje i predviđanje dostupnosti resursa daje vam prednost. Također olakšava podmirivanje za vaše klijente. Što se tu ima ne voljeti u upravljanju FTE-om?

‍

U ovom članku odgovaram na sva pitanja o FTE-u koja stalno slušam od tvrtki koje koriste naš softver za planiranje i raspodjelu resursa.

Ako naučite kako to dobro izračunati, FTE može uvelike utjecati na vaše vrijeme na klupi i profitabilnost.

Tablica sadržaja:

• Što je FTE? A što je zaposlenik FTE-a?
• Zašto izračunati FTE? I zašto je to toliko važno za vašu IT tvrtku?
• Evo kako izgleda izvješće FTE-a
• ~Primjer ekvivalentnog izračuna zaposlenika s punim radnim vremenom
• Kako softverske tvrtke koriste FTE za povećanje svoje profitabilnosti
• Što se događa ako ne mjerite FTE?
• ~Generiranje FTE izvješća može biti nezgodno
• Kako izračunavate FTE?
• Koliko je sati 1 FTE?
• ~Primjer scenarija za FTE izračun
• ~~Lako je završiti s različitim osnovama za izračunavanje FTE-a
• Kako pretvoriti FTE u sate?
• Kako izračunati državne praznike i lišće u FTE-u?
• Držite FTE u pozadini svog uma prilikom pregovora
• Zamotaj

Što je FTE? A što je zaposlenik FTE-a?

Prije nego što objasnimo što je zaposlenik FTE-a, ispitajmo koncept FT-a

FTE je kratica za Full-Time Equivalent, mjernu jedinicu koju tvrtke koriste za izračunavanje rada zaposlenika i predviđanje potreba za radnom snagom.

FTE u upravljanju projektima jednak je broju sati koje zaposlenik s punim radnim vremenom provodi radeći za vašu tvrtku.

Odjeli za ljudske resurse koriste FTE za standardizaciju radnog vremena i plaća zaposlenika s nepunim radnim vremenom. 

Na primjer, recimo da 40 sati tjedno (8 sati dnevno) smatrate polaznom crtom za svoje zaposlenike s punim radnim vremenom. To znači da zaposlenik koji radi 40 sati tjedno čini 1 FTE. To također znači da 4 zaposlenika koji rade po 10 sati tjedno čine 1 FTE. 

Koliko je sati 8 FTE? Ako je 1 FTE jednako 40 sati u vašem poslovanju, onda je 8 FTE 320 sati.

Kako to izračunavate? Što se tiče FTE izračuna, Excelove proračunske tablice možda neće biti dovoljne. Nastavite čitati da biste saznali ovu formulu.

Zašto izračunati FTE? I zašto za FTE izračun Excel nije dovoljan?

Softverske tvrtke koriste FTE za planiranje, praćenje, naseljavanje i predviđanje dostupnosti svakog zaposlenika i svih njih zajedno.

IT tvrtke često koriste ekvivalent punog radnog vremena pri rješavanju posla s klijentima koristeći radne dane. 

‍

To je tipičan način na koji se it tijelo namiruje ili konzultantske tvrtke. Ali i druge softverske tvrtke mogu ga koristiti kad god dodijeliju stručnjaka samo jednom klijentu. U ovom slučaju, naseljavanje po satima nema smisla jer je naseljavanje po muškim danima mnogo lakše - i za vas i za klijenta.  

Kada planirate i predviđate svoj kapacitet, nije dovoljno znati broj dostupnih sati (pogotovo ako se radi o apstraktnom broju poput 7000).

Morate znati koliko će ljudi biti dostupno u određenom trenutku.

Ovdje nastupa FTE. Omogućuje vam izračunavanje raspoložive radne snage uzimanjem broja raspoloživog radnog vremena i dijeljenjem s ljudskim danima. 

FTE u upravljanju projektima - tipično FTE izvješće

U Primetricu dijelimo ekvivalent punog radnog vremena u nekoliko potkategorija kako bismo softverskim tvrtkama pomogli u praćenju, planiranju i predviđanju dostupnosti resursa u odnosu na ovu nevjerojatno korisnu metriku.

U izvješću možete pronaći sljedeće vrste FTE-a:

• Kapacitet kao FTE - prikazuje vaš ukupni raspoloživi kapacitet kao FTE
• Raspoloživi kapacitet kao FTE - prikazuje vaš raspoloživi kapacitet kao FTE (uključuje podatke o državnim praznicima i lišću)
• Zakazani FTE - na temelju onoga što ste planirali za svoje zaposlenike (radno opterećenje zaposlenika)
• Praćeni FTE - stvarno radno vrijeme i evidentirano od strane svakog zaposlenika
• Kapacitet i naplativi kapacitet

Primjer izračuna zaposlenika ekvivalentnog punom radnom vremenu

Dakle, recimo da biste željeli provjeriti koliki kapacitet imate - mjereno ne satima, već FTE-om. Možete vidjeti raščlambu toga po odjelu, ulozi, pa čak i određenim ljudima.

I odmah vidite da imate 3 dostupna FTE-a programera s punim snopom. 

To, naravno, ne znači da stvarno postoje 3 programera s punim snopom koji miruju za svojim stolovima u drugoj sobi. To znači da ukupan broj sati razvoja punog snopa koji vam je u ovom trenutku dostupan iznosi 3 FTE-a, tako da količinu posla predstavljaju 3 stalno zaposlena.

Kako bih vam pomogao da shvatite kako sve to funkcionira, pripremio sam FTE kalkulator otvorenog pristupa gdje možete dodati svoje vrijednosti i dobiti procjenu. Možete ga preuzeti ovdje:

FTE kalkulator

Kako softverske tvrtke koriste FTE za povećanje svoje profitabilnosti?

1. Procjena dugoročnih projekata i njihove profitabilnosti 

Zamislite da trebate procijeniti količinu posla u novoj fazi projekta ili projekta. Teško je procijeniti konkretan broj sati koje će vašim zaposlenicima trebati da dugoročno završe projekt. 

Ali što ako biste mogli procijeniti da će vam jednostavno trebati 4 Java programera i 6 PHP programera u određenom vremenskom razdoblju?

Konkretno, izračunavanje zahtjeva za projektom od strane FTE-a ima mnogo više smisla! A onda ćete saznati više o tome kako vaši zaposlenici rade na FTE praćenju.

Naravno, na temelju tih podataka možete lako izračunati procijenjene troškove i dnevnu cijenu programera kako biste pripremili procjenu za klijenta.

Štoviše, takve grube procjene omogućuju vam da lako provjerite možete li pronaći ljude dostupne za takav projekt i brzo usporediti njihove stope za optimalnu profitabilnost.

2. Nagodba s klijentima kao da je to komad torte

Vjerojatno do sada možete reći zašto ova metrika dobro dođe tvrtkama za razvoj softvera. Budući da mnogi od njih koriste muške dane za planiranje resursa, zašto ne biste učinili isto kada se nagodite s klijentima. 

A naseljavanje na temelju FTE-a je komad torte. Ekvivalent punog radnog vremena univerzalna je mjerna jedinica koju možete koristiti između sebe i klijenta (ili se dogovoriti o njoj prije nego što počnete raditi zajedno, nastavite čitati kako biste vidjeli na što mislim).

Zamislite ovaj scenarij:

Recimo da vam klijent plaća 400 dolara za svaki radni dan. Klijent razumije dnevnu plaću kao plaću za 7 sati rada. Da biste pravilno pretvorili ovu vrijednost, možete postaviti osnovnu FTE vrijednost na 7 sati. Konačno, fakturu možete izdati pomoću FTE izvješća. Zahvaljujući tome, FTE vam omogućuje da budete na istoj razini razumijevanja kao i klijent.

3. Planiranje resursa za veću iskorištenost

Tijekom sesije planiranja resursa možda ćete htjeti znati koliko FFT-ova imate po određenoj tehnologiji ili timu (pozadinski sustav / frontend) kako biste znali gdje se usredotočiti u prodaji ili zapošljavanju. 

Na primjer, recimo da napravite FTE izračun (excel- ili softverski). Znate da imate 10 FTE-a u sljedeća tri mjeseca na raspolaganju u području JavaScripta. Vaš prodajni tim sada zna da bi trebao početi tražiti projekte koji odgovaraju ovom tehnološkom zahtjevu.

Ponekad planiranje bolje funkcionira s FTE-om nego sa satima. Razmotrite ovo: 

Ako vidite da imate na raspolaganju 5000 sati frontend razvoja u sljedeća tri mjeseca, zvuči sjajno, ali također nemate pojma što to znači. Ovaj broj je samo vrlo apstraktan. 

Ali što ako vaše izvješće pokaže da imate 28 FTE? To znači da imate na raspolaganju 28 stalnih angažmana za razvojne projekte frontend. To znači da imate na raspolaganju 28 punih radnih dana koje možete početi planirati i prodavati.

4. Predviđanje kako bi se izbjeglo vrijeme na klupi

Kada želite provjeriti raspoloživu radnu snagu u sljedećih mjesec dana, sati vam neće puno reći. Kao poslodavac, ono što trebate je znati da imate količinu posla na raspolaganju, što je jednako broju stalno zaposlenih. 

Zato je ekvivalent punog radnog vremena ključan za predviđanje vaše buduće dostupnosti - na način koji i vi i vaš potencijalni klijent možete lako razumjeti.

Po čemu se FTE razlikuje od kapaciteta?

Zašto ne možeš koristiti kapacitet? Jer kada izračunavate kapacitet, izračunavate za određenu osobu. 

Na primjer, zaposlenik koji radi skraćeno radno vrijeme može imati kapacitet od 100%, a osoba koja radi puno radno vrijeme može imati 100% kapaciteta. Ali za prvo, to znači 4 sata rada (pod uvjetom da je vaše puno radno vrijeme 8 sati). Za ovo drugo, to je 8 sati. Velika razlika, zar ne? 

Kada to usporedite s FTE-om kao osnovnom crtom, vidjet ćete da skraćeno radno vrijeme čini 0,5 FTE. ‍

To je vrijednost FTE-a u upravljanju projektima: odmah vam daje osjećaj koliko radne snage imate na raspolaganju.

• Kako izmjeriti uspješnost zaposlenika? Pročitajte ovo: Kako pratiti uspješnost zaposlenika: stručni vodič

Što se događa ako ne mjerite FTE?

Ako ne uspijete posvetiti odgovarajuću pažnju ekvivalentu punog radnog vremena, na kraju nećete znati koliko radnih dana možete prodati ili koliko stručnjaka imate na raspolaganju i u kojim tehnologijama. 

To će utjecati na vaše sposobnosti planiranja. Vaše vrijeme na klupi će se povećati i profitabilnost projekta će pasti. 

U manjim tvrtkama ne mjerenje FTE-a možda neće biti problem jer uvijek nekako znate što drugi smjeraju. Ali veće tvrtke mogu puno izgubiti ako ne mjere FTE.

Drugi problem je imati pogled iz ptičje perspektive na to tko je dostupan u narednim mjesecima kako bi brže generirao ponudu za potencijalnog kupca ili analizirati koji su zaposlenici obično na klupi, a koji su obično zauzeti.

Generiranje FTE izvješća može biti nezgodno

Uzmimo primjer: radionicu jednog od naših klijenata koji priprema FTE izvješće jednom tjedno.

Prije implementacije Primetrica, tvrtki je trebalo dosta vremena da izračuna FTE i generira izvješće. Bilo je potrebno osigurati da su svi podaci točni i ažurirani, a zatim ih povući iz različitih sustava i predstaviti ih u jednom dosljednom izvješću.

Ovo je izvješće raščlanjeno po tjednima:

A ovo je izvještaj raščlanjen po mjesecima:

Kao što možete vidjeti, takvo izvješće daje vama i vašim menadžerima znanje na prvi pogled u kojoj se mjeri određene tehnologije koriste u vašoj tvrtki, koji će zaposlenici biti na klupi i kako se to odnosi na vaš ukupni kapacitet.

Kada koristite Primetric, također možete lako uzeti u obzir sve vrste izostanaka, broj neizvjesnih FTE -a (nacrt - 50% vjerojatnosti i rezervirano - 70% vjerojatnosti), kao i dinamički promijeniti izvješća na određene datume, timove, projekte itd.

Zahvaljujući tome, možete analizirati trenutno ili buduće radno opterećenje svojih zaposlenika bez čekanja i brige o neizvjesnosti trenutnih podataka (ili se pitate koliko sati ima 8 FTE). 

Kako izračunavate FTE?

Evo detaljnog vodiča za izračunavanje FTE-a:

• Postavite cilj za izračunavanje svojih FTE-ova. Želite li to učiniti kako biste lako predvidjeli popunjenost i dostupnost zaposlenika? Ili možda želite lakše podmiriti račune s klijentima?
• Zatim definirajte svoju polaznu vrijednost.
• ~Ako zapošljavate zaposlenike iz različitih zemalja, vrijedi postaviti jednu polaznu vrijednost za cijelu tvrtku. Najčešća odrednica bit će vrijednost za glavnu lokaciju tvrtke. Ako vaša tvrtka posluje u Europi ili SAD-u, vaša će polazna vrijednost najvjerojatnije biti 8 sati dnevno.
• ~Ako se nagodite s klijentom na temelju FTE-a, vrijedi postaviti osnovnu vrijednost za koju ćete klijentu naplaćivati, npr. 7 sati dnevno.
• Zatim razmislite o:
• ~državni praznici koje vaša organizacija ili klijent slavi,
• Izračunajte svoju polaznu vrijednost.
• ~Na primjer, u svibnju će vaša polazna vrijednost biti: 20 radnih dana (uzimajući u obzir državne praznike vaše organizacije) * 8h = 160h.
• Konačno, morate uzeti u obzir:
• ~Slobodne dane zaposlenika 
• ~Ugovorne odredbe zaposlenika

‍

Recimo da imate 50 stalno zaposlenih, 20 honorarnih zaposlenika. Osim toga, 3 zaposlenika uzela su tjedan dana slobodno, a jedan zaposlenik s punim radnim vremenom napušta vašu tvrtku sredinom svibnja. Koliki će biti vaš FTE u svibnju?

Formula izračuna = ((50 zaposlenika * 8 sati dnevno * 20 radnih dana + 20 zaposlenika * 4 sata dnevno * 20 radnih dana) - (3 zaposlenika * 8 sati dnevno * 5 radnih dana) - (1 zaposlenik * 8 sati dnevno * 10 radnih dana)) / 160 sati u svibnju = 9508h / 160h = 59,43 FTE

‍

To znači da u svibnju svojim klijentima zapravo možete ponuditi 59 stalno zaposlenih, iako biste mogli pomisliti da ih imate 70.

Zato FTE-ovi mogu biti toliko korisni za procjenu i planiranje budućnosti.

Pogledajmo neke dodatne primjere u nastavku.

‍

Koliko je sati 1 FTE?

Prije nego što počnete koristiti FTE upravljanje za svoju tvrtku, morate učiniti sljedeće:

Da bi ova metrika imala smisla, trebali biste odlučiti što uopće znači "puno radno vrijeme". A ovo nije uvijek tako jednostavno kao što zvuči.

Stvari mogu postati zeznute ako imate urede u zemljama koje drugačije definiraju i reguliraju zaposlenike s punim radnim vremenom. Ili ako vaš klijent ima.

Primjer scenarija za FTE izračun

Na Tajlandu zaposlenici s punim radnim vremenom rade 8,5 sati dnevno, dok je u Australiji to 7,5 sati dnevno. 

• Kako izračunavate FTE ako radite s klijentom iz Australije i dio svog razvojnog rada prepuštate timu na Tajlandu?
• Što ako kao poslodavac imate tri podružnice tvrtke smještene u različitim zemljama u kojima su ljudski dani različito regulirani? 

Lako je završiti s različitim osnovama za izračunavanje FTE-a

Dakle, koji biste trebali odabrati? Koji bi trebao postati vaše mjerilo za izračunavanje dostupnosti vaših resursa i naseljavanje s klijentima?

Preporučujemo postavljanje jedne osnovice za FTE i resurse planiranja te naseljavanje s klijentima na temelju njega. 

Zašto? Jer kada planirate 100% korištenje zaposlenika, dobit ćete drugačiji rezultat, ovisno o tome gdje se nalazi taj zaposlenik. 

Ako je vaše sjedište u Europi, gdje jedan FTE iznosi 8 sati, ali radite s timom na Tajlandu gdje zaposlenici s punim radnim vremenom rade 8,5 sati, na kraju imate više FT-a nego što biste imali s obzirom na broj svojih zaposlenika. 

Osnove upravljanja FTE-om: Kako pretvoriti FTE u sate?

Kao poslodavac, možda biste trebali pobliže pogledati točno radno vrijeme vaših zaposlenika. Već imate njihov FTE, pa kako ga pretvoriti natrag u stvarne odrađene sate?

Da biste pretvorili broj sati koje će zaposlenik raditi na temelju svog FTE-a, morate preokrenuti postupak izračunavanja FTE-a na temelju broja sati koje je taj zaposlenik odradio.

Pogledaj:

Recimo da imate frontend developera po imenu Mark koji je jedan od vaših zaposlenika s nepunim radnim vremenom. On ima 0.6 FTE. 

I pretpostavimo da uzimate 8 sati rada dnevno kao osnovu za izračunavanje svojih FTE-a. Uostalom, evo koliko vaši zaposlenici s punim radnim vremenom troše radeći za vas.

Dakle, ako Mark radi 0.6 FTE, koliko sati radi godišnje? Koliko je sati 0,6 FTE?

Ako Mark ima 0.7 FTE na godišnjoj razini, morate pomnožiti njegov FTE s prosječnim brojem sati koje je radio zaposlenik s punim radnim vremenom u vašoj tvrtki godišnje. Ako je 8 sati dnevno, to znači da je 40 sati tjedno. Pomnožite ga s 52 tjedna godišnje i dobit ćete 2,080.

Sada ste spremni izračunati broj sati koje Mark radi za vas:

0,6 x 2.080 = 1.248 sati godišnje

A ako želite znati koliko sati tjedno to iznosi, možete ga jednostavno podijeliti s 52:

1,248 / 52 = 24 sata tjedno

I na kraju, da biste provjerili jesmo li dobro shvatili FTE-ove i sate, to možete potvrditi uzimajući u obzir radno opterećenje zaposlenika s punim radnim vremenom:

24 sata tjedno / 40 sati tjedno = 0,6 - baš kao i vaš FTE! Ovo je FTE upravljanje u najboljem izdanju jer sada možete lako odgovoriti na pitanje koliko je sati 0,6 FTE.

Kako izračunati državne praznike i lišće u FTE-u?

Mnoge softverske tvrtke oslanjaju se na proračunske tablice za čuvanje podataka o dostupnosti svakog zaposlenika, uključujući planirane praznike i državne praznike. 

Ima smisla da poslodavac uključi te čimbenike u ekvivalentni izračun punog radnog vremena. 

Ali kako pravilno pratiti sve to kada se situacija mijenja? Ljudi se razboljevaju ili stalno uzimaju odmor. Tim zaposlenika u jednoj podružnici može imati državni praznik kada članovi njihovog tima na drugoj lokaciji rade.

Dizajnirali smo Primetric kako bismo riješili ovaj problem za vas. Automatski izračunava dostupne FT-ove koji će vam pomoći u planiranju i predviđanju kapaciteta. Uzima u obzir državne praznike na svim vašim lokacijama, dopustu, duljini ugovora i vrsti (zaposlenici s nepunim radnim vremenom, zaposlenici s punim radnim vremenom, izvođači ili freelanceri). 

Koristite FTE praćenje prilikom pregovaranja o cijenama klijenata

Vaš klijent može vam platiti po FTE-u, što je u vašem slučaju jednako 8 sati rada. 

Ali znate da vaš zaposlenik radi 7 sati dnevno jer provodi 1 sat na internim projektima. Dakle, to znači da ćete se zadovoljiti 7 sati. 

Ako postavite osnovnu vrijednost za FTE kao 8 sati, zaposlenik će uvijek zabilježiti 0,875 FTE (7 sati dnevno / 8 dostupnih sati). 

Na kraju, nikada nećete pravilno naplatiti klijentu.

Stoga ima smisla postaviti osnovnu liniju kao 7 sati kako biste dobili 1 FTE po danu čovjeka i pravilno se riješili.

Zamotaj

Možete se izvući s ručnim izračunavanjem ekvivalentnog zaposlenika s punim radnim vremenom ako vodite malu softversku tvrtku u kojoj svi znaju na čemu svi rade u svakom trenutku.

Ali čak i tada, kada radite FTE izračun, Excel nije dovoljan. Riskirate da pogriješite što bi moglo dovesti do dugog vremena na klupi.

Štoviše, ako FTE praćenje radite ručno, možete pokriti samo određeno razdoblje. A podaci s kojima imate posla su dinamični. Da biste pripazili na svoj FTE, vaša izvješća zahtijevaju česta ažuriranja.

Zašto to učiniti ručno i riskirati pogreške kada možete automatizirati ovaj proces pomoću rješenja kao što je Primetric?

Primetric uključuje pametno FTE izvješće s ekvivalentom punog radnog vremena podijeljenim na planirano, dostupno i praćeno. Prijavite se za demo da biste vidjeli kako to funkcionira.