How to Track Employee Performance: Expert Guide for Project Managers

Zašto biste trebali pratiti uspješnost zaposlenika?

Praćenje uspješnosti zaposlenika ne odnosi se samo na iskren uvid u njegovu produktivnost - to je ključno za uspjeh vašeg poslovanja. Kontinuirani pristup upravljanja učinkom zaposlenika podržan modernim alatima motivira ljude da ostvare svoje ciljeve, ali i da izgrade smislenije odnose sa svojim menadžerima i rastu unutar organizacije. 

Drugim riječima, uspješnost zaposlenika podržava ljudsko iskustvo koje je toliko važno svakom zaposleniku na suvremenom radnom mjestu. Izvješće Deloitte Global Human Capital Trends za 2019 . godinu otkrilo je da 84% ispitanika ljudsko iskustvo smatra važnim pitanjem za svoju organizaciju. 

Sada vidite zašto praćenje može napraviti takvu razliku u načinu na koji postižete poslovne ciljeve. Ali što je to uopće? 

Što je uspješnost zaposlenika? Definicija

Uspješnost zaposlenika odnosi se na učinkovitost radnika u izvršavanju njihovih zadataka i postizanju rezultata. Ali to je samo jedna strana novčića. Drugi je o tome kako organizacije upravljaju, razvijaju se i potiču zaposlenike da postignu bolje rezultate - kamen temeljac za izvedbu organizacije.

Iako ne postoji opća i sveobuhvatna teorija o tome, menadžeri mogu lako reći pojedincu ili timu s visokim učinkom uspoređujući način na koji rade i što isporučuju s industrijskim standardom. Oni mogu dobiti pouzdane informacije o tome pomoću softvera za praćenje koji se može koristiti i za samopraćanje i za praćenje performansi zaposlenika.

Zašto je uspješnost zaposlenika važna? 

Počnimo s povratnim informacijama. Davanje povratnih informacija je nemoguće ako nemate pojma kako zaposlenici obavljaju svoje svakodnevne zadatke. Morate pronaći način da to izmjerite jer su redovite povratne informacije nešto što je vašoj radnoj snazi potrebno kako bi održala raspoloženje i postala još produktivnija.

• 24% stručnjaka razmotrilo bi napuštanje posla ako bi im menadžeri pružili neadekvatne povratne informacije. (Izvor) 
• 68% radnika koji dobiju točne i dosljedne povratne informacije osjećaju se ispunjeno na svojim radnim mjestima. (Izvor)
• 69% zaposlenika priznaje da bi se više potrudili kada bi osjetili da su njihovi napori bolje prepoznati. (Izvor)
• Organizacije koje ulažu u pružanje kontinuiranih povratnih informacija imaju 14.9% manji promet od tvrtki koje se klade na godišnje procjene. (Izvor)

I možete biti sigurni da nove generacije zaposlenika očekuju da će redovito dobivati povratne informacije. 

• 80 % radnika generacije Y preferira priznanje na licu mjesta u odnosu na službene preglede. (Izvor)
• 63% profesionalaca generacije Z želi čuti pravovremene i konstruktivne povratne informacije o performansama tijekom cijele godine, a ne samo jednom godišnje. (Izvor)

Što je s redovitim recenzijama?

Tradicionalni pristup tromjesečnih ili godišnjih pregleda više ne funkcionira. Ove recenzije ne pružaju povratne informacije koje su zaposlenicima potrebne i prisiljavaju menadžere da posvete puno vremena recenzijama uspješnosti (koje rijetko daju željene rezultate). 

• 90% pregleda uspješnosti smatra se "bolnim i neučinkovitim".
• 51% zaposlenika vjeruje da su godišnji pregledi netočni. (Izvor)
• Upravljanje učinkom traje puno vremena - svake godine menadžeri provedu 210 sati, a zaposlenici na njemu provedu 40 sati, dok bi mogli raditi na upravljanju projektima. (Izvor) 
• 95% menadžera navodi da je "nezadovoljno" tradicionalnim rješenjima za upravljanje učinkom. (Izvor)

Kako možete koristiti praćenje performansi zaposlenika u svoju korist?

Smisleno upravljanje učinkom zaposlenika povezano je s boljim poslovnim ishodima. Prema Deloitteu, organizacije s visokim učinkom imaju 1,4 puta veću vjerojatnost da će ispuniti svoje financijske ciljeve od organizacija s niskim učinkom. Također je 2,4 puta vjerojatnije da će inovirati.

Sada možete vidjeti zašto je izgradnja pravog procesa i dobivanje pravih alata toliko važno:

• Pravi alati i prakse pomažu razumjeti kako zaposlenici rade i što utječe na njihovu izvedbu.
• To zauzvrat omogućuje redovito pružanje točnih povratnih informacija.
• Kultura povratnih informacija nadahnjuje zaposlenike da svakodnevno unose više energije u svoj rad.
• A istraživanja pokazuju da je nadahnuti zaposlenik 125% produktivniji od zaposlenika koji je samo zadovoljan.

Ali prijeđimo na stvar: kako pratiti uspješnost zaposlenika kako bismo sve to postigli?

Kako pratiti uspješnost zaposlenika?

Trebali biste samo pratiti izvedbu zaposlenika - to je lakše reći nego učiniti ako nemate pri ruci prave alate. Jednostavno ne možemo odgovoriti na pitanje kako pratiti performanse zaposlenika bez softvera za praćenje.

Naravno, možete zatražiti od suradnika ili nadzornika zaposlenika da vam kažu imaju li dobre rezultate ili ne na temelju vlastitog nadzora. Ali na kraju ćete dobiti hrpu subjektivnih mišljenja.

Drugi način je pitati članove tima o njihovoj percipiranoj razini izvedbe. To možete učiniti tako da ih zamolite da vam dostave račun obavljenog posla u roku od tjedan dana ili mjesec dana. Ali opet, ovaj pristup ostavlja vam subjektivni račun koji ovisi o sposobnosti zaposlenika da se prisjeti svog iskustva. Ispod možete pronaći rješenje.

Zatražite od svog zaposlenika da koristi softver za praćenje zaposlenika.

Od praćenja u stvarnom vremenu i dnevnika aktivnosti ispunjenih na kraju dana, ova rješenja pomažu radnicima da shvate koliko vremena troše na zadatke i koliko su produktivni u svojim svakodnevnim zadacima. I dobivate izvor objektivnih podataka o tome kako se ponašaju, jer praćenje performansi zaposlenika ostavlja malo prostora za pogreške. Međutim, provedba alata za praćenje dolazi s njezinim izazovima.

Zašto implementacija softvera za praćenje može biti izazovna?

Prema našem iskustvu, jedan od najvećih problema s kojima se tvrtke suočavaju u ovom trenutku je uvjeravanje zaposlenika da zabilježe svoje radno vrijeme.

Za njih je praćenje performansi zaposlenika samo još jedna radnja koju moraju dovršiti u svom već zauzetom rasporedu. Ono što ovdje funkcionira je pravi proces i alati koji omogućuju jednostavno praćenje vremena.

Uzmite za primjer prediktivne vremenske tablice. Umjesto da moraju ručno dodavati i opisivati zadatke prije praćenja količine vremena provedenog radeći na njima, zaposlenici mogu koristiti vremenske tablice koje dolaze ispunjene preliminarnim podacima koje je postavio njihov menadžer za ovaj projekt (savjet: Primetric pruža prediktivne vremenske tablice!).

Dobar skup alata za praćenje također bi vam trebao omogućiti prikupljanje različitih mjernih podataka koji nude uvid u uspješnost zaposlenika u odnosu na širu sliku poslovnih ciljeva. Na primjer, Primetric nudi uvide u samopraćenje i praćenje svih zaposlenika odjednom zahvaljujući naprednim izvješćima.

Koje mjerne podatke o uspješnosti zaposlenika trebate koristiti?

Upravljanje ciljevima 

Ovaj model upravljanja usredotočen je na poboljšanje uspješnosti organizacije prevođenjem poslovnih ciljeva u određene individualne ciljeve koje su postavili zaposlenik i menadžer. Radnik radi na postizanju tih ciljeva i izvještava upravitelja o njihovom napretku. 

Stopa izostanka s posla

Izostajanje s posla i izvedba visoko korelira jer ovise o angažmanu zaposlenika. Istraživači potvrđuju da visoko motivirani i angažirani zaposlenici uzimaju manje dana bolovanja (čak i do 37% manje, prema Gallupu). Odsutni zaposlenici prema zadanim su postavkama manje produktivni, a visoke stope izostanka u cijeloj organizaciji ukazuju na niže organizacijske performanse. Dodali smo posebno izvješće koje to pokriva Primetricu kako bismo pomogli voditeljima projekata da razumiju ovaj dio ove zagonetke.

Dobit po FTE-u

Ovaj se mjerni podatak odnosi na dobit ostvarenu po ekvivalentu punog radnog vremena (FTE). Također nazvan ekvivalent cijelog vremena (WTE), FTE je jedinica koja označava radno opterećenje zaposlene osobe na način koji pomaže voditeljima projekata da lako usporede radna opterećenja u različitim kontekstima. Da biste izračunali dobit po sporazumu o slobodnoj trgovini, morate podijeliti svoju ukupnu dobit (prihod umanjen za troškove) s FTE-om. Ako ovdje dobijete velik broj, to je znak da vaša organizacija dobro posluje u smislu produktivnosti.

U Primetricu dobivate FTE mjerne podatke podijeljene na odjele i timove za određene tehnologije. To pomaže u procjeni učinka pojedinih članova tima, timova, pa čak i cijelih odjela.

Ako želite započeti s izračunavanjem svog FTE-a, pripremio sam FTE kalkulator otvorenog pristupa u kojem možete dodati svoje vrijednosti i dobiti procjenu:

FTE kalkulator

Prihod po zaposleniku 

Prihod po zaposleniku pokazuje koliki se prihod u prosjeku ostvaruje po zaposleniku. Kombinirajući ga s troškom po zaposleniku, možete koristiti ovaj omjer da biste vidjeli kako će tvrtka poslovati u određenom tromjesečju. U Primetricu ovo izvješće možete generirati u nekoliko sekundi.

Prekovremeni rad po zaposleniku

Da biste izračunali prosječni prekovremeni rad po zaposleniku, uzmite ukupne sate prekovremenog rada zabilježene u bilo kojem sustavu koji koristite za praćenje radnog vremena i podijelite ga s brojem zaposlenika. Općenito, zaposlenici koji su spremni ići dalje - motivirani su i proizvode više. Dakle, razumna količina prosječnog prekovremenog rada dobar je znak. Do ovog mjernog podatka možete se dočepati i u Primetrijskim izvješćima.

Korištenje zaposlenika 

Stope iskorištenosti izvrstan su način za mjerenje produktivnosti pojedinca u generiranju prihoda u odnosu na raspoloživi kapacitet. Iskorištenost odražava broj radnog vremena zaposlenika koji se može naplatiti u odnosu na njegovu ukupnu dostupnost.

Ako ne znate što možete ponuditi ili koliko možete isporučiti, mogli biste završiti s nedovoljnim ili prekomjernim korištenjem zaposlenika. Da biste izbjegli ovaj problem, potrebne su vam ciljane stope korištenja. Rješenja poput Primetrica pomažu vam da saznate više o korištenju svojih zaposlenika i postavite vas na put prema većoj profitabilnosti.

Profesionalni savjet: Da biste osigurali da su zaposlenici produktivni, nemojte im dodjeljivati premalo posla - samo će im dosaditi i njihov učinak će pasti. Ali izbjegavajte ih preplaviti pravim zadacima - previše zadataka dovodi do frustracije. Pronađite slatko mjesto između njih dvoje. Primetric pomaže u asu ovog aspekta upravljanja projektima dajući vam jednostavne karte topline koje pokazuju tko je preopterećen poslom, a tko trenutno nema što raditi.

Vrijeme evidentirano u odnosu na planirano

Još jedna ključna metrika koja se izravno odnosi na uspješnost zaposlenika u usporedbi između vremena planiranog za projekt i vremena koje je vaš tim stvarno zabilježio. Bilo kakav nesrazmjer ovdje pomaže u prepoznavanju problema u vašem pristupu procjeni . A ako pokrenete projekte fiksne cijene, svaki zabilježeni sat koji nije bio dio početnog plana smanjuje profitabilnost projekta. Drugim riječima, praćenje performansi zaposlenika pokazuje vam idu li stvari prema planu.

Ovdje pomaže i Primetric nudeći vam izvješća o odlaganju koja uspoređuju zakazano u odnosu na. kapacitet u odnosu na praćene sate.

Praćenje uspješnosti zaposlenika - najbolje prakse

• Postavite očekivanja i ciljeve - Shvatite što želite postići i izmjerite uspješnost zaposlenika u skladu s tim. Želite li povećati produktivnost zaposlenika ili poboljšati zadržavanje ili angažman zaposlenika? Morate imati jasne ciljeve za svoj program i učinkovito ih komunicirati sa zaposlenicima.
• Napravite provjeru na licu mjesta ili nasumične preglede - Provjerite prati li tim ispravno svoje vrijeme provjerom osobne produktivnosti s vremena na vrijeme.
• Uvijek pripazite na zaključak - Mjerni podaci o performansama korisni su jer pokazuju radi li vaš tim dobro i brzo na zadacima. No odražava li vaša profitna marža tu produktivnost?
• Koristite pravi alat za praćenje performansi za posao - Umjesto žongliranja različitim Excel proračunskim tablicama, pratite performanse zaposlenika u modernom rješenju koje kombinira praćenje vremena i raspodjelu resursa na jednom mjestu kako biste dobili pogled iz ptičje perspektive na performanse u vašoj organizaciji.

Kombiniranje alokacije resursa s praćenjem zaposlenika u Primetricu

Implementacijom praćenja vremena pojedini zaposlenici moći će pratiti vrijeme koje provode radeći na zadacima, kao i svoju izvedbu. Ali morate staviti ovo vrijeme u veći kontekst. Tu dolazi do raspodjele resursa.

U tvrtkama za razvoj softvera jedan od najvećih izazova je planiranje rada za zaposlenika uzimajući u obzir njihove:

• Dostupnost (osiguravanje odgovarajuće količine zadataka pri ruci)
• Vještine i profesionalno iskustvo
• Satnica i stopa prihoda.

Da biste izgradili visok angažman i motivaciju, morate biti sigurni da ljudi rade na zadacima koji su im zanimljivi i, u određenoj mjeri, izazovni. Da biste povećali uspješnost zaposlenika, morate pratiti i upravljati njihovim profesionalnim razvojem.

To je ono što dobivate u Primetricu

Praćenje + planiranje

U Primetricu je praćenje radnog vremena izravno povezano s planiranjem radnog vremena. To znači da svaki zaposlenik može zabilježiti svoje radno vrijeme, ali i vidjeti koliko je dana njihov menadžer planirao za njih.

To nudi pogled na to kako se planiranje pretvara u provedbu i, kao rezultat toga, u performanse empolyeja. Štoviše, zaposlenik zna na kojim će projektima raditi u budućnosti.

Koristan kalendar

Svi ti podaci mapirani su u kalendaru prilagođenom korisniku koji vizualizira vremenski raspon i broj sati dodijeljenih određenim projektima u stilu gant grafikona. Ovo je velika pomoć u praćenju performansi zaposlenika.

Zapisivanje vremena i prediktivni vremenski listovi

Primetric omogućuje bilježenje radnog vremena u stvarnom vremenu ili unosom broja odrađenih sati na kraju dana. Zahvaljujući prediktivnim vremenskim tablicama, menadžeri mogu pratiti zaposlenike i vidjeti koliko vremena danas treba zabilježiti i provjeriti kako se to uspoređuje sa stvarnošću. Zaposlenik može jednostavno prihvatiti zakazano vrijeme kao prijavljeno umjesto da samostalno dodaje stavke vremena.

Zanima vas da isprobate Primetric? Prijavite se ovdje i poboljšajte performanse zaposlenika pomoću vrhunskog softvera za praćenje.

Želite li znati kako pratiti svoje strateške ciljeve?

Nema problema - pripremili smo brojne druge članke koji vam mogu pomoći u postizanju vaših individualnih ciljeva, poboljšanju produktivnosti i praćenju prednosti i slabosti vašeg projekta i tima.

Posjetite naš blog kako biste pročitali više o:

• vremenske crte projekta koje se mogu prevesti u savršene projektne planove,
• plan upravljanja resursima koji će vam pružiti sve podatke potrebne za upravljanje svakim zaposlenikom poput profesionalca,
• poslovne rezultate i njegove pokazatelje koji vam mogu pomoći u postavljanju ciljeva i poboljšanju produktivnosti i stopa marže.