Što je plan upravljanja resursima i kako ga stvoriti?

Što je plan upravljanja resursima? 

Plan upravljanja resursima (ili jednostavno plan resursa u upravljanju projektima) može se definirati kao referentna točka i smjernica za menadžere. Sadrži informacije koje im omogućuju uspješno i točno dodjeljivanje, upravljanje i praćenje resursa koje koriste za postizanje svog cilja. 

Zašto je plan upravljanja resursima važan za upravljanje projektima? 

Metoda otporna na pogreške 

Prije svega, plan upravljanja resursima pomaže izbjeći brojne pogreške, bilo u procjenama ili u stvarnim rasporedima. 

Omogućuje voditeljima projekata da vide svog stručnjaka i njihovu dostupnost onakvu kakva stvarno jest, umjesto da divlje pogađaju. Zato planovi upravljanja resursima rezultiraju mnogo točnijim pretpostavkama. 

Dobro upravljano radnim opterećenjem 

Planovi upravljanja resursima također mogu pomoći ljudima koji su zaduženi za to da uoče preopterećene zaposlenike ili zaposlenike na klupi. 

Kao rezultat toga, odjel prodaje može se usredotočiti na traženje dodatnih projekata za one koji su se našli bez zadatka, dok HR može vidjeti koje stručnjake treba angažirati kako bi podržali one koji se bore s previše odgovornosti.  

Poboljšana dobit

Plan upravljanja resursima usmjeren je na maksimiziranje proizvodnje svakog radnog sata za svakog zaposlenika - a za uslužne tvrtke ti su sati glavni izvor prihoda. 

Kao rezultat toga, s planom resursa, tvrtke mogu bolje planirati svoj rad i pronaći malo prostora za dodatne (i vrlo profitabilne) projekte. 

Što biste trebali uključiti u svoj plan upravljanja resursima?

U najtipičnijim slučajevima, plan upravljanja resursima trebao bi uključivati informacije o: 

1. Resursi - potrebni ljudi, strojevi, tehnologije, programi itd., I njihova dostupnost, 
2. Vremenski okviri - projekti, njihove faze, određeni zadaci, 
3. Pretpostavke i ograničenja – dostupnost, obveze, raspored, maksimalni troškovi i minimalna marža, opseg projekata, stvari koje treba izbjegavati, must-have, tempo rada, bilo koji drugi projekt ili čimbenici specifični za tvrtku. 
4. Uloge i odgovornosti - menadžeri, odgovorni ljudi, vođe, razine pristupa itd. 

5 koraka za stvaranje uspješnog plana upravljanja resursima

U svojoj srži, plan upravljanja resursima je vrlo jednostavan. Općenito, sastoji se od: 

1. Planiranje projekta. 
2. Razmijenite informacije o resursima. 
3. Praćenje vremena i praćenje. 
4. Predviđanje.
5. Ažuriranje plana resursa.

Ali kako se taj kratki obris pretvara u stvarni rad? 

Kako stvoriti plan upravljanja resursima? Vodič korak po korak s primjerima 

Uzastopni koraci plana upravljanja resursima zahtijevaju mnogo više razmišljanja i, prije svega, rada, nego što njihova kratka imena pokazuju. Da vidimo za što se stvarno zalažu. 

Planiranje projekta

Planiranje projekta definitivno je najsloženiji dio plana upravljanja resursima. 

U ovoj fazi morate: 

• definirati opseg posla, 
• odrediti resurse potrebne za projekt, 
• procijeniti vrijeme potrebno za dovršetak svakog zadatka ili svake faze projekta, 
• izraditi nacrt rasporeda cijelog projekta. 

Kao rezultat toga, stvorit ćete opći obris projekta i vidjeti njegov približan raspored. 

Kada biste trebali početi planirati svoj projekt?

Faza planiranja trebala bi započeti i prije nego što projekt postane izvjestan; trebao bi početi dok se operacije još sastavljaju. 

Ali zašto? 

Sve je u tome da se pobrinemo da pravi ljudi budu dostupni za obavljanje posla. Kada potpišete ugovor, tvrdite da imate sve što je potrebno za dovršetak projekta prema određenom rasporedu. 

Ako se ispostavi da ta izjava zapravo nije bila istinita, i vi i vaša tvrtka ste u velikoj nevolji. 

Ako izradite plan resursa prije završetka papirologije, možete potvrditi da vaš stručnjak zaista može biti dio projekta u vrijeme kada će se provesti. 

Drugim riječima, smanjujete rizik od kašnjenja i povećavate vjerojatnost uspjeha projekta.

Razmjena informacija 

Čak i najneovisniji projektni timovi ne mogu raditi bez svojih menadžera, rukovoditelja i ostatka korporativnih strojeva.

Zato je razmjena informacija o dostupnim resursima ključna za uspjeh projekta. 

Kako razmijeniti informacije bez gubljenja vremena? 

To je glavno pitanje koje predstavlja sve borbe plana upravljanja resursima u ovoj fazi. 

Općenito govoreći, postoje tri načina razmjene informacija: 

• na dugim sastancima,
• u e-mailovima, 
• u ažuriranim alatima koji služe kao jedan izvor istine.

Ključ uspjeha je kombinirati ove tri metode kako bi se stvorila šira slika svih operacija. 

Drugim riječima, sastanci bi se trebali temeljiti na stvarnim i provjerenim podacima koji dolaze iz jednog izvora istine za sve dionike, a e-pošta bi trebala služiti samo kao dopuna tim sastancima. 

Razmjena informacija: ključni ciljevi 

Svaka razmjena informacija ne bi trebala biti samo prijateljski razgovor. Njegovi glavni ciljevi uključuju: 

• pronaći bilo kakve sukobe i probleme, 
• spriječiti preklapanje rezervacija ili prognoze niske profitabilnosti, 
• pobliže gledajući izostanke, 
• donošenje konačnih odluka o planiranju resursa. 

Samo s ovim dovršenim ciljevima možete biti sigurni da imate podatke za donošenje najboljih mogućih odluka i možete nastaviti dalje u planu upravljanja resursima. 

Praćenje i praćenje vremena

Iako se praćenje vremena mnogim zaposlenicima može činiti kao teret (da, znamo da su se zaboravili još jednom prijaviti u svoje radno vrijeme ...), za menadžere su njihova izvješća od velike vrijednosti - ne samo zato što mogu koristiti podatke za stvaranje računa na kraju mjeseca. 

Koji je glavni cilj praćenja vremena? 

Općenito, praćenje vremena treba koristiti za: 

• praćenje rada timova i zaposlenika kako bi se utvrdile bilo kakve nepravilnosti (tj. prekovremeni rad, klupe itd.), 
• praćenje ukupnog napretka projekta, 
• provjeravanje je li raspored projekta realan, 
• stvaranje financijskih procjena za projekt, uključujući njegovu profitabilnost, 
• uočavanje bilo kakvih nastalih pitanja i njihovo rješavanje. 

Kako sve ove stvari učiniti samo praćenjem vremena? 

Informacije prikupljene u samom procesu praćenja vremena pružaju nam brojne vrijedne uvide. Međutim, ti uvidi nisu nužno dostupni pri ruci. 

Zato vrijedi imati alat za planiranje resursa koji može kombinirati praćene sate s financijama, upravljanjem projektima i upravljanjem vještinama. 

Pogledajmo kako se to može učiniti pomoću Primetricovog primjera. 

Primetricova značajka praćenja vremena može prikupiti podatke od svih zaposlenika i stvoriti napredna izvješća koja pomažu voditeljima projekata da dobiju širu sliku o radu. Važno je da uključuju i financije, tako da ova dva sloja projekta nisu odvojena. 

Osim toga, ti se podaci mogu dalje pretvoriti i u druge korisne statistike. 

Na primjer, Primetric može koristiti podatke iz praćenja vremena kako bi menadžerima pokazao koji je planirani i stvarni kapacitet, pratio napredak projekta i još mnogo toga. 

Predviđanje 

Promjene u projektu često su neizbježne - ali one su jednaka prilika koliko i prepreka. Sve ovisi o točnosti upravljanja projektom na kojem vas predviđa da temeljite svoje odluke. 

Kako stvoriti točnu prognozu bez kristalne kugle? 

Da biste stvorili točnu prognozu, morate pobliže pogledati: 

• izvješća o praćenju vremena, 
• napredna izvješća, tj. profitabilnost, kapacitet itd.,
• financije projekta, 
• nedosljednosti u planu, odnosno prekovremeni rad, klupe, neočekivani izostanci itd., 
• sve ostale informacije o stanju projekta. 

Drugim riječima, morate imati opći pregled projekta. Samo njegova šira slika može vam pokazati što se stvarno događa u projektu. 

Naravno, to ne možete učiniti ručno - preporučujemo korištenje naprednih alata u tu svrhu. Na primjer, u Primetricu možete pratiti projekt u alatima za napredak projekta, kao i druga izvješća usmjerena na određene slojeve operacija. 

Ažuriranje plana resursa 

Ako ste obratili pozornost na prethodne korake plana upravljanja resursima, u ovom trenutku trebali biste imati sve što vam je potrebno da biste vidjeli elemente plana resursa koje treba prilagoditi. 

U ovom koraku trebali biste koristiti podatke iz praćenja projekta i usporediti ih s rasporedom. 

Zatim, kad god vidite bilo kakve nedosljednosti, prilagodite plan ili ga uredite u skladu s tim - naravno, imajući na umu resurse koje već imate. 

Plan upravljanja resursima: predložak

Svjesni smo da se planovi upravljanja resursima mogu činiti prilično kompliciranima. Srećom, želimo da vam bude lako čak i izvan našeg alata. 

Da biste sami stvorili plan upravljanja resursima, preuzmite naš predložak plana upravljanja besplatnim resursima i ispunite detalje svog projekta. Tada ćete imati sve informacije koje su vašem projektu potrebne za uspjeh!

Prednosti plana upravljanja resursima

1. Izbjegavanje prepreka i neočekivanih problema - upotrijebite plan upravljanja resursima za praćenje projekta i predviđanje rizika koje želite izbjeći prije nego što utječu na vaš projekt. 
2. Sprječavanje prekovremenih sati i klupa - s planom upravljanja resursima možete vidjeti koji zaposlenici imaju vremena potrošiti na nove projekte i iskoristiti svoju dostupnost u najvećoj mogućoj mjeri, povećavajući dobit. 
3. Stvarajući osjećaj transparentnosti i kod menadžera i kod zaposlenika - s pravom razinom pristupa, obje strane mogu vidjeti što se događa i što slijedi i mogu djelovati u skladu s tim. 
4. Mjerenje izvedbe - plan upravljanja resursima postavlja put za cijeli projekt. Kada se dovrše uzastopni zadaci, njihova se statistika može usporediti s rasporedom, pomažući u procjeni uspješnosti projekta. 
5. Poboljšanje procesa upravljanja - plan upravljanja resursima, bez obzira na to je li slijedio pismo ili ne, savršen je izvor informacija za menadžere koji žele učiti na svojim pogreškama i poboljšati ono što rade. 

Koji bi se alati trebali koristiti za planove upravljanja resursima? 

Naravno, planovi upravljanja resursima ne mogu se stvoriti bez pravih alata pri ruci. Ali što su oni?

Planiranje resursa u Jira 

Kao što možda već znate, Jira ima neke alate za planiranje resursa koje možete koristiti za stvaranje osnovnog plana upravljanja resursima. Međutim, Jira nudi samo ograničen raspon alata za tu svrhu. 

Trenutno voditelji projekata mogu koristiti Jira za stvaranje projekata, zadataka i dodjelu ljudi koji ih moraju dovršiti. Međutim, oni su vrlo ograničeni i dovoljni su samo za male projekte bez uključenih dodatnih parametara (tj. financije, izvješća, upravljanje vještinama itd.). 

Sveobuhvatan plan upravljanja resursima u Primetricu

Za razliku od Jira, Primetric je sposoban podržati sveobuhvatan plan upravljanja resursima zahvaljujući značajkama kao što su: 

• fleksibilni i uređivački povuci i ispustiVi Ganttove grafikone i kalendare za članove tima i za projekte, s informacijama o lišću, izostancima i državnim praznicima, 
• automatizirano financijsko predviđanje na temelju plana resursa,
• pametne alokacije (sustav predlaže najboljim članovima tima da obave posao), 
• intuitivna traka za pretraživanje dodjele u vašim projektima, 
• naplativa i nenaplativa dodijeljena sredstva,
• automatski izračunati kapacitet za sve korisnike,,
• napredna i prilagodljiva izvješća o ključnim pokazateljima, uključujući klupe, prekovremene sate i preklapanje rezervacija, 
• baza podataka vještina s informacijama o iskustvu, vještinama i certifikatima zaposlenika, 
• sveobuhvatan pogled na sve projekte i ljude uključene u njih, 
• upozorenja i obavijesti za ključna pitanja, uključujući preklapanje rezervacija,
• stalna podrška Primetricovih savjetnika, 
• provjereni podaci i mala vjerojatnost pogrešaka i loših odluka na temelju lažnih podataka. 

Želite li saznati više o upravljanju resursima? 

Imamo puno sadržaja koje biste mogli koristiti za proširenje svog znanja. Odjaviti se: 

• Jira vodič za planiranje resursa, 
• članak o upravljanju kapacitetom, 
• 8 najčešćih bolova koji se mogu izbjeći upravljanjem resursima, 
• vodič za odabir alata za upravljanje resursima s 5 zvjezdica. 

Još uvijek imate neka pitanja? Ne brinite - mi smo tu da vam pomognemo. Rezervirajte demo, započnite probno razdoblje s našim alatom ili se jednostavno prijavite kako biste kontaktirali našeg savjetnika i dobili još vrijednije uvide. 

‍