How to Plan and Manage Capacity? Ultimate Guide with Real-Life Examples

Kapacitet je u osnovi većine problema s kojima se tvrtke za razvoj softvera moraju suočiti. To ne čudi - dostupnost stručnjaka obično je ključ profita.

Nažalost, također je izvor brojnih izazova, kao što su: 

• raspodjela sredstava,
• klupe za oticanje,
• fleksibilna dostupnost zaposlenika,
• okruženje koje se dinamički mijenja,
• visoke stope prometa,
• poteškoće s stjecanjem novih zaposlenika. 

Kao rezultat toga, kapacitet ima ogroman utjecaj na stanje cijele tvrtke.

To je razlog zbog kojeg biste se trebali zapitati: Kako planirati i upravljati kapacitetom za poboljšanje poslovanja?

Ključni odvozi: upravljanje kapacitetima

Pomoću našeg sveobuhvatnog vodiča naučit ćete: 

• što je upravljanje kapacitetima (i, što je još važnije, ono što nije), 
• koja je razlika između ukupnog kapaciteta i raspoloživog kapaciteta, 
• kako izračunati kapacitet resursa za različite scenarije i situacije, 
• koji se zaključci mogu izvući iz procesa upravljanja kapacitetima, 
• koje su najbolje i najgore prakse na terenu, 
• kako vaša tvrtka može imati koristi od upravljanja poslovnim kapacitetima - i što gubi bez nje. 

Kao rezultat toga, nakon čitanja ovog članka moći ćete: 

• definirati različite vrste kapaciteta i koristiti ih u korist vaše tvrtke, 
• odaberite pravu strategiju upravljanja operacijama za svoje poslovanje, 
• koristiti opća načela modeliranja kapaciteta kako biste stekli bolje razumijevanje poslovanja vaše tvrtke, 
• izračunati raspoloživi kapacitet za stručnjake s različitim ugovorima, satima i planiranim izostancima. 

Što je kapacitet? 

Ukratko, kapacitet je maksimalna proizvodnja koju tvrtka može održati u svojim proizvodnim procesima ili uslugama. Može se izračunati za cijeli posao, za timove ili čak za određene stručnjake.

U slučaju IT industrije, kapacitet se obično odnosi na broj raspoloživih radnih sati u određenom vremenskom razdoblju, uključujući sve vrste državnih praznika.

‍

Kapacitet se može izračunati različito ovisno o praznicima, izostancima i drugim čimbenicima koji utječu na raspored.

To je, međutim, složen zadatak o kojem smo razgovarali u našem vodiču o kapacitetu za upravljanje operacijama. 

Važno je napomenuti da je kapacitet također ključan za planiranje resursa u upravljanju projektima i ne treba ga zanemariti! 

Vrste kapaciteta 

Iako se definicija kapaciteta može činiti jednostavnom, koncept je podijeljen u nekoliko kategorija kako bi se odgovorilo na različite poslovne svrhe. 

Kao rezultat toga, tri različite vrste kapaciteta koriste se za odražavanje trenutne situacije tvrtke. To uključuje: 

• ukupni kapacitet - broj radnih sati u mjesecu, tjednu ili danu, bez ikakvih odbitaka od praznika, lišća i drugih izostanaka. 
• raspoloživi kapacitet - ukupni kapacitet umanjen za izostanke, državne praznike i vrijeme predviđeno u drugim projektima i zadacima. 
• naplativi kapacitet – ukupno radno vrijeme u usporedbi s kapacitetom zaposlenika ili broj sati na raspolaganju za rad.

Kapacitet u IT uslugama - zašto je to tako izazovno? 

Jedva da prođe dan, a da se kapaciteti ne spominju u svakoj digitalnoj agenciji koja postoji. Zašto?

Budući da tvrtke za IT usluge profitiraju od prodaje vremena svojih zaposlenika - a to se vrijeme izravno odražava na njihovu sposobnost - kladim se da vam to nije pametno.

Da bi ovaj model rada bio profitabilan, IT tvrtke moraju pomno pratiti brojna pitanja odjednom. To uključuje: 

• širok opseg IT usluga,
• dostupnost zaposlenika, uključujući praznike, rodiljne dopuste i druge izostanke, 
• provizorni projekti i druge buduće mogućnosti, 
• specijalizacije, vještine i ambicije zaposlenika, 
• troškove rada, uključujući vrste zaposlenja, plaće i plaće, 
• promjene potražnje; trendovi i prijetnje na tržištu, 
• pauze u projektu, otkazane operacije i zaposlenici na klupi, 

... i još mnoga druga pitanja specifična za različite tvrtke.

Kao rezultat ove složenosti, IT tvrtke moraju kombinirati mnogo različitih niti kako bi stekle širu sliku onoga što slijedi. Naravno, to ne mogu učiniti u jednoj proračunskoj tablici. Dakle, pitanja su:

• kako upravljati kapacitetom da to učinite ispravno? 
• kako učiniti da kapacitet točno odražava stvarni svijet? 
• kako iskoristiti kapacitet za maksimiziranje prihoda?

Planiranje i upravljanje kapacitetom - definicija

Definicija planiranja kapaciteta, poznata i kao upravljanje kapacitetima, sastoji se od svih vrsta aktivnosti s ciljem maksimiziranja proizvodnje tvrtke.

Drugim riječima, osigurava da tvrtka proizvodi što više proizvoda i usluga. 

Koja je svrha upravljanja kapacitetima? 

Ukratko, poanta upravljanja poslovnim kapacitetima je osigurati da tvrtka ima dovoljno raspoloživih resursa za dovršetak narudžbi ili projekata na vrijeme i ispunjavanje poslovnih potreba tvrtke.

U idealnoj situaciji ti se resursi koriste u najvećoj mogućoj mjeri, bez ikakvih produžetaka ili stručnjaka na klupi. 

Međutim, popis prednosti kombiniranja upravljanja uslugama s kapacitetom tu ne završava. 

Menadžeri iz različitih industrija također cijene proces učinkovitog upravljanja kapacitetima za: 

• transparentnost svih podataka koji im omogućuju donošenje ispravnih odluka, 
• smanjenje zaliha, besposadnih stručnjaka i neočekivanih kašnjenja, 
• povećani kapacitet isporuke poboljšan maksimiziranjem broja odrađenih sati, 
• identificiranje neučinkovitosti u različitim procesima, kao i potencijalnih stručnjaka na klupi u budućnosti,
• pružajući im informacije o vještinama, potrebama i ambicijama svojih zaposlenika, kao i o potrebama za zapošljavanjem novih stručnjaka.  

Vrste upravljanja poslovnim kapacitetima

Proces upravljanja kapacitetom sastoji se od 3 vrste aktivnosti koje morate uzeti u obzir kako biste poboljšali učinkovitost svoje tvrtke. To uključuje: 

1. Upravljanje kapacitetom proizvoda osigurava da vaše poslovanje ima proizvode, materijale potrebne za određeni projekt ili uslugu. U IT industriji ova vrsta planiranja obično uključuje analizu dostupnih uređaja i općeg znanja.
2. Planiranje kapaciteta radne snage namijenjeno je određivanju broja sati i, kao rezultat toga, broja članova tima potrebnih za dovršetak procesa. Počinje analizom dostupnosti stručnjaka i njihovih vještina koje se mogu koristiti za određeni projekt. U ovom trenutku, tvrtka bi također trebala razmotriti praznike, izostanke i druge događaje koji mogu utjecati na poslovanje. 
3. Planiranje kapaciteta alata uključeno je u jednadžbu kako bi se osiguralo da tvrtka ima dovoljno alata i softvera za dovršetak projekta. Ako se pojavi takva potreba, ova vrsta upravljanja kapacitetima također može odrediti koja se dodatna sredstva trebaju kupiti za određenu svrhu. 

Važno je napomenuti da se te vrste upravljanja kapacitetima ne smiju koristiti zasebno! Da biste dobili detaljan pregled onoga što slijedi, treba ih kombinirati - ne koristiti naizmjenično. 

‍

Međutim, u doba outsourcinga i velikog broja usluga, većina tvrtki obično posvećuje veliku pozornost planiranju kapaciteta radne snage. To se posebno odnosi na projektne tvrtke koje se oslanjaju na stručnjake za ostvarivanje dobiti. Stoga, ako želite ponuditi neke usluge svojim klijentima, trebali biste se usredotočiti na ovaj dio upravljanja poslovnim kapacitetima. 

Planiranje kapaciteta i resursa - u čemu je razlika? 

U nekim se slučajevima pojmovi planiranje kapaciteta i planiranje resursa koriste naizmjenično - i to pogrešno. Zapravo, svaka tvrtka treba obje te vrste planiranja kako bi uspjela. 

Planiranje kapaciteta obično je prvi korak planiranja resursa. Cilj mu je utvrditi ima li tvrtka raspoložive resurse za dovršetak novih projekata i zadataka. Kao rezultat toga, pruža menadžerima opći pregled sposobnosti tvrtke. 

Nadalje, tvrtke također moraju uzeti u obzir proces planiranja potražnje. Sastoji se od upravljanja lancem opskrbe čiji je cilj predvidjeti i predvidjeti buduće potrebe za resursima. U IT industriji proces se obično usredotočuje na potražnju za ljudskim resursima, odnosno stručnjacima s određenim vještinama ili njihovim ekvivalentima s punim radnim vremenom. Drugim riječima, planiranje potražnje određuje ima li tvrtka prave ljude za uspjeh. 

Planiranje resursa, s druge strane, koristi informacije koje pruža planiranje kapaciteta i potražnje na određenoj razini za alociranje različitih zaposlenika. Stoga predstavlja detaljniji i praktičniji pristup. 

Napomena: proces upravljanja kapacitetom najučinkovitiji je u kombinaciji s planiranjem resursa i planiranjem potražnje! 

Plan upravljanja kapacitetom prikazan u Primetricu:

• crvene linije - raspoloživi kapacitet bez alokacija
• ljubičaste linije - planirani kapacitet
• sive linije - praćeni sati: ukupno (polje na vrhu trake zaposlenika) i podijeljeno na projekte (sive trake ispod alokacija) 

Planiranje potražnje: 

‍

Tijekom faze planiranja potražnje projekt je podijeljen u uzastopne faze. Voditelji kapaciteta, analitičari i drugi uključeni ljudi tada odlučuju koja je količina posla potrebna za dovršetak svake faze projekta.

‍

Planiranje resursa:

‍

Kada je količina posla potrebna za dovršetak faze projekta već poznata, planiranje resursa može započeti. U Primetricu se resursi mogu dodijeliti projektu u posebnoj tražilici koja pomaže upraviteljima kapaciteta da sortiraju stručnjake po svojim vještinama i dodijele ih različitim fazama projekata - uzimajući u obzir njihovu dostupnost. 

Strategije za upravljanje kapacitetima

Strategija zaostajanja

Tvrtke koje koriste strategiju zaostajanja ne gledaju daleko u budućnost. Zapravo, takva poduzeća povećavaju svoje kapacitete samo kada već dožive nagli porast potražnje za svojim proizvodima i uslugama. 

Drugim riječima, u strategiji upravljanja kapacitetima zaostajanja tvrtkama su potrebne činjenice i brojevi, a ne predviđanja, kako bi reagirale i povećale svoje kapacitete.

Iako ova strategija može zvučati rizično, može biti korisna za poduzeća koja ne očekuju nagle skokove potražnje. U tom slučaju mogu odgoditi velika ulaganja uz minimiziranje zaliha - i, u isto vrijeme, troškova. 

Međutim, strategija zaostajanja također ima svoje nedostatke. Kada se pogrešno koristi, to može biti uzrok prekomjernog rada zaposlenika. To također može rezultirati velikim kašnjenjima kada naiđe na sve veći broj narudžbi i projekata. 

Vodeća strategija 

Tvrtke koje koriste vodeću strategiju obično su vrlo optimistične u pogledu svoje budućnosti. To je zato što očekuju povećanje potražnje i pripremaju se za to prije nego što se to dogodi - i to je glavna pretpostavka strategije.

Ne iznenađuje da je vodeća strategija jedna od najpopularnijih u IT industriji zbog brzog rasta. Također je visoko cijenjen od strane kupaca koji mogu očekivati da će njihov projekt biti dovršen na vrijeme zahvaljujući takvom pristupu. Kao rezultat toga, tvrtke često koriste vodeću strategiju kao konkurentsku prednost. 

S druge strane, ta se prednost ponekad može pretvoriti u noćnu moru. Kad god potražnja padne ili ostane ista, tvrtkama koje koriste olovnu strategiju ostaju deseci zaposlenika na klupi - a tisuće dolara teče niz odvod. Stoga bi se takve proaktivne strategije upravljanja kapacitetima trebale pažljivo koristiti.

Strategija podudaranja 

Strategija podudaranja kombinira strategije olova i zaostajanja kako bi se stvorila razumna ravnoteža. U tom se pristupu plan kapaciteta često provodi kako bi se pomno pratila situacija i reagiralo na nju na fleksibilan način. Kao rezultat toga, tvrtka može predvidjeti svoju najbližu budućnost i pripremiti se za nju u skladu s tim. 

Ova strategija, za razliku od onih koje sam ranije spomenuo, nudi razne prednosti. Fleksibilnost, minimizirani rizici i sposobnost skaliranja samo su neki od njih. 

Međutim, iako se pozitivna strana strategije utakmice može činiti uvjerljivom, također biste trebali imati na umu da to možda neće biti dovoljno na dinamično rastućem tržištu! 

Strategija prilagodbe

Strategija prilagodbe još je jedan prijedlog za tvrtke koje žele temeljiti svoje poslovanje na stvarnim podacima. U ovom pristupu tvrtke planiraju svoj kapacitet na temelju povijesnih podataka prikupljenih iz različitih izvora u organizaciji. 

Ova strategija posebno je korisna za tvrtke s potražnjom koja se razlikuje tijekom cijele godine. Može poslužiti kao precizan izvor informacija - sve dok se podaci prikupljaju s pažnjom na detalje. 

Nažalost, takav pristup zahtijeva niz dodatnih alata. Bez njih, stečena prognoza bila bi netočna i obmanjujuća. Kao rezultat toga, takvo upravljanje kapacitetom može biti izvor dodatnih i često neželjenih troškova. 

Proces upravljanja kapacitetom: kako to učiniti? 

Modeliranje kapaciteta od nule 

Prvi put se bavim upravljanjem operacijama? Ne sumnjam - to može zvučati kao zastrašujući i lukav zadatak. Srećom, kada se započne s opsežnim istraživanjima, modeliranje kapaciteta može biti ne samo korisno, već i jednostavna operacija. 

Bez obzira na industriju za koju planirate kapacitet, u početku biste trebali prikupiti sve informacije koje će vam možda trebati za određivanje svake od tri vrste kapaciteta gore spomenutih u ovom tekstu. 

Kao rezultat toga, vaš popis resursa trebao bi uključivati: 

1. Informacije o proizvodu - poslovni zahtjevi, materijali, potrebne tehnologije, značajke, kvalitete i sve ostale karakteristike vezane uz sam proizvod. 
2. Informacije o zaposlenicima - broj stručnjaka potrebnih za dovršetak procesa, njihova vrsta zaposlenja, dostupnost, planirani izostanci, vještine, iskustvo itd. 
3. Informacije o alatima - dostupnom softveru i platformama, kao i alatima koje je potrebno kupiti samo za ovaj projekt. 

Iako se popis može činiti kratkim, prikupljanje informacija vjerojatno će biti najdugovječniji dio upravljanja uslužnim kapacitetima. To je zato što je to ključno za sve uzastopne korake operacije - sve pogreške na popisu rezultirat će netočnim planom kapaciteta u budućnosti!

Upravljanje kapacitetom korak po korak

‍

1. Započnite s postupkom planiranja potražnje. Analizirajte opseg projekta i odredite koje će vam vještine i stručnjake trebati za uspjeh. Zatim ih usporedite s kapacitetom svoje tvrtke, izbjegavajte probleme s kapacitetom i donosite potrebne odluke. 

Postoji mnogo načina za određivanje potražnje za određenim projektom. Da biste to uspješno učinili, možete: 

• brojati broj sati potrebnih za dovršetak projekta ili njegovu fazu, 
• odrediti broj FTEs za određene specijalizacije, 
• kombinirati obje ove metode dijeljenjem projekata na faze na visokoj razini i odrediti broj ekvivalenata slobodnih površina za svaku fazu. 

Primjer: 

Najbolja tvrtka želi započeti novi projekt. Projekt je podijeljen u nekoliko faza: 

• MVP
• Pozadinski sustav
• Frontend 
• Testovi 
• Održavanje. 

Svaka faza zahtijeva različite stručnjake - stoga njihovu potražnju i kapacitet treba izračunati odvojeno.

Početna analiza pokazala je da prva faza projekta zahtijeva: 

• voditelj projekta sa 160 sati na raspolaganju, 
• scrum majstor sa 160 sati na raspolaganju, 
• 2 UX dizajnera s po 80 sati na raspolaganju u prvoj fazi projekta (ukupno 160 sati), 
• 4 inženjera sa po 160 sati na raspolaganju (ukupno 640 sati), 
• 2 testera sa po 160 sati (ukupno 320 sati). 

Kao što možemo vidjeti iz gornjeg popisa, procjenjuje se da će prva faza projekta trajati 1440 sati - a ta vrijednost je kapacitet našeg projekta. 

Nadalje, iste se informacije moraju izračunati za svaku fazu projekta. Rezultati ovih izračuna mogu se kasnije dodati kako bi vam pružili procijenjeno vrijeme potrebno za dovršetak cijelog projekta. 

2. Provjerite iskorištenost resursa. Neki od vaših zaposlenika mogu biti zaokupljeni drugim projektima, dok drugi mogu odlučiti da više ne žele raditi za vas (a drugi mogu zauzeti njihovo mjesto). Koristite podatke o njihovim trenutnim radnjama kako biste provjerili trebate li angažirati neke dodatne stručnjake koji će podržati određeni projekt. 

Da biste došli do pouzdanih zaključaka, izračunajte korištenje s našim vodičem. Ako imate alat za upravljanje resursima, kao što je Primetric, možete koristiti napredno izvješće da biste vidjeli trenutni status korištenja resursa u svojoj tvrtki. 

3. Izračunajte raspoloživi kapacitet zaposlenika potreban za dovršetak projekta. Uključite praznike i druge planirane događaje i izostanke u broj radnih sati za određeno razdoblje.

Da biste dobili točan rezultat, upotrijebite formulu: 

Ukupan kapacitet = broj radnih dana * broj radnih sati * broj zaposlenih

Ili koristite alate za upravljanje resursima da biste dobili informacije: 

‍

Primjer: 

Najbolja tvrtka već zna koji su joj resursi potrebni. Na papiru bi trebalo trajati samo mjesec dana da se projekt dovrši, jer od svakog zaposlenika zahtijeva najviše 160 sati. Međutim, kada menadžeri Najbolje tvrtke pogledaju kalendar, shvaćaju da su u nevolji. To je zato što: 

• Voditelj projekta bit će na planiranom bolovanju zbog operacije. Neće ga biti u prvom tjednu u mjesecu.
• Novozaposleni Scrum majstor još nije s nama - pridružit će se timu početkom 4. tjedna u mjesecu. 
• Jedan od testera uživat će u svom dvotjednom odmoru do kraja mjeseca. 
• Državni praznik zakazan je za drugi tjedan u mjesecu. 

U ovom trenutku, The Best Company je također shvatio da treba uzeti u obzir broj sati koje njezini zaposlenici stvarno provode radeći. Prema podacima koje je tvrtka prikupila, prosječan radni dan jednak je 7 sati rada vezanog uz projekt. Tu vrijednost također treba uzeti u obzir prilikom planiranja kapaciteta!

Ali kako izračunati kapacitet zaposlenika u tom slučaju?

Izračunavanje raspoloživog kapaciteta: osnovni primjer

Počnimo s najjednostavnijim primjerima: zaposlenicima koji će izostati samo tijekom državnih praznika. Za 7 zaposlenika (4 inženjera, 1 tester i 2 UX dizajnera) to će biti jedini dodatni slobodan dan tog mjeseca. 

5 zaposlenika (4 inženjera i 1 tester) trebalo je raditi 160 sati tog mjeseca. Međutim, s državnim praznikom u kalendaru, njihov se kapacitet mijenja - točnije, moramo od njega oduzeti 8 sati. 

160 - 8 = 152 sata raspoloživog kapaciteta. 

Međutim, ovi stručnjaci provode samo 7 sati dnevno radeći na projektu. Pod pretpostavkom da mjesec o kojem raspravljamo ima 19 radnih dana i 1 državni praznik, njihov kapacitet treba smanjiti za još 19 sati koje svakodnevno gube zbog drugih aktivnosti.

152 - 19 = 133 sata = 1 naplativ kapacitet zaposlenika. 

Kao što je gore navedeno, projekt zahtijeva 160 sati po zaposleniku da bi bio dovršen. Stoga definitivno neće biti završen ovog mjeseca! 

Izračunavanje raspoloživog kapaciteta za radnike na pola radnog vremena

Već znamo koliko će dana radnici s punim radnim vremenom provesti radeći na projektu. Sada moramo izračunati kapacitet za zaposlenike koji su samo potrebni u projektu za 80 sati - 2 UX dizajnera. 

Kao što sam već istaknuo, i oni će uživati u državnom prazniku, jer su njihove vještine nužne u prvoj fazi projekta. Kao rezultat toga, njihov kapacitet pada za 8 sati. 

80 - 8 = 72 = raspoloživi kapacitet

Još jednom moramo uzeti u obzir i vrijeme koje UX dizajneri troše na svoje druge dužnosti. Baš kao iu gornjem primjeru, svakodnevno gube 1 sat - ali u ovom projektu radit će samo punih 10 dana, jer su zaposlenici na pola radnog vremena. Oni će također uživati u svom državnom prazniku, koji je već uključen u jednadžbu. Kao rezultat toga, moramo oduzeti još 9 sati od njihovog postojećeg kapaciteta. 

72 - 9 = 61 sat = naplativi kapacitet UX dizajnera

Kao što možemo vidjeti iz ovog primjera, UX dizajneri neće završiti svoj dio posla u samo 2 tjedna - trebat će im još 3 dana da završe zadatke koji su trebali trajati 80 sati. 

Izračunavanje raspoloživog kapaciteta za nove i napuštanje zaposlenika

IT industrija je vrlo dinamična. Slijedom toga, tvrtke poput The Best Company trebale bi očekivati dolazak novih radnika u bilo kojem trenutku - a također moraju imati na umu da mogu otići u bilo kojem trenutku. 

U slučaju najnovijeg projekta koji planira The Best Company, Scrum majstor će postati dio tvrtke tri tjedna nakon što je prvotno procijenjeno da će projekt biti pokrenut. Kao rezultat toga, njegov raspoloživi kapacitet drastično se smanjuje za 75%! 

160 : 4 = 40 sati raspoloživog kapaciteta. 

Baš kao i u prethodnom primjeru, on će također potrošiti manje od toga radeći. Najbolje društvo mora odbiti još 5 sati od ovog rezultata jer njegovi zaposlenici mogu raditi na ovom projektu samo 7 sati dnevno. Stoga je stvarni naplativi kapacitet za Scrum majstora 35 sati u posljednjem tjednu u mjesecu.

Izračunavanje raspoloživog kapaciteta u slučaju izostanaka

Nažalost za The Best Company, dva njezina zaposlenika će biti odsutna vrlo brzo. 

Prvo, voditelj projekta bit će odsutan u prvom tjednu rada zbog planirane operacije. Prema kalendaru, trebao bi raditi 160 sati ovaj mjesec. Ipak, neće ga biti još 40 sati - a to će imati ozbiljan utjecaj na njegovu sposobnost. Da tome dodamo, imat će i slobodan dan tijekom državnog praznika. Stoga je njegov raspoloživi kapacitet: 

160 - 40 - 8 = 112 sati 

Tada i dalje neće moći raditi 8 sati dnevno, jer je to naša opća pretpostavka za sve zaposlenike. Stoga se njegov kapacitet smanjuje za 1/8 - a voditelj projekta ostaje sa samo 98 sati naplativog kapaciteta.

Posljednji, ali ne manje važan, jedan od dva testera odlazi na dvotjedni odmor. Kao rezultat njegovog putovanja, njegov kapacitet pada za polovicu. Sretni tester također će uživati u dodatnom slobodnom danu tijekom državnih praznika. Uzimajući u obzir sve ove detalje, njegov raspoloživi kapacitet je: 

160 : 2 - 8 = 72 sata. 

Moramo imati na umu da se njegov kapacitet mora još jednom smanjiti za 1/8 - kao što smo već utvrdili, tester neće raditi punih 8 sati dnevno. Kao rezultat toga, njegov maksimalni kapacitet je 63 sata.

Za više informacija pročitajte naš vodič za izračun kapaciteta, kao i informacije o korištenju resursa u vašoj tvrtki. Alternativno, možete koristiti Primetric kako biste pojednostavili ovaj proces pomoću našeg alata za planiranje resursa. 

4. Donosite odluke imajući na umu kapacitet. Upravljanje kapacitetom usluge ima samo jedan cilj: osigurati da tvrtka ima dovoljno resursa za dovršetak narudžbi ili projekata na vrijeme. Na temelju analize koju smo proveli u gornjem primjeru, jasno možete vidjeti ima li vaša tvrtka zaposlenike potrebne za dovršetak određenog projekta. Informacije će vam pomoći u donošenju kritičnih odluka. 

U Primetricu se kapacitet korisnika izračunava pomoću podataka o njegovim izostancima, ugovorima i drugim osobnim podacima. Zatim se informacije prikupljaju u našoj tražilici što pomaže menadžerima da pronađu dostupne stručnjake s vještinama koje su im potrebne. 

Primjer: 

Znamo točan kapacitet ljudi koje je The Best Company namjeravao uključiti u svoj najnoviji projekt. Na temelju informacija možemo: 

• promijenite datum početka projekta, jer će voditelj projekta i Scrum majstor biti odsutni početkom mjeseca, 
• organizirati neke zamjene za zaposlenike koji neće biti dostupni za sudjelovanje u projektu u potpunosti, 
• odlučiti hoće li se za projekt zaposliti novi ljudi, tj. 
• predvidjeti potrebu za prekovremenim satima uzrokovanim izostancima, 
• procijeniti kada će projekt biti završen. 

‍

4. Pratite napredak. Pomoću alata za praćenje vremena pratite rad svojih stručnjaka i utvrdite treba li prilagoditi svoje procjene. Prilagodite se trenutnim okolnostima i uredite svoj projekt kako biste ispunili svoje ciljeve. 

Kako vaša tvrtka može imati koristi od plana kapaciteta? 

Iako se upravljanje kapacitetom može činiti kao proces namijenjen upravljanju C razinom, također je vrijedan za sve ostale stručnjake u vašoj organizaciji. Zapravo, različiti odjeli mogu imati koristi od toga na više načina. 

COO može koristiti upravljanje operativnim kapacitetom za:

• vidjeti stope iskorištenosti unutar tvrtke i reagirati na sve probleme povezane s njom; 
• učinkovito upravljati projektom i uvesti promjene kad god je to potrebno,
• otkriti ovisnosti i veze između timova, operacija i tehnologija i usporediti ih s projektima kako bi se poboljšao tempo njihovog izvršenja. Kao rezultat toga, s COO-om za upravljanje kapacitetima može pomoći svojoj tvrtki da se skalira brže nego ikad prije, 
• poboljšati komunikaciju između menadžera i oblikovati njihov rad bez desetaka nepotrebnih sastanaka. 
• otkriti potencijalne troškove uzrokovane zapošljavanjem ljudi koji nisu dodijeljeni nijednom projektu. 

Za PMO upravljanje kapacitetom pokazuje:

• upravlja li se procesima tečno i bez većih problema, 
• projekti koji mogu kasniti i, posljedično, mogu rezultirati izgubljenom dobiti, 
• pratiti korištenje resursa u stvarnom vremenu. 

Na kraju, ali ne i najmanje važno, izvršni direktor može koristiti zaključke od upravljanja kapacitetima do:

• pratiti velike probleme s kašnjenjima, stankama i drugim pitanjima koja mogu utjecati na stanje tvrtke, 
• kontrolirati odluke i učinkovitost svojih menadžera, 
• vidjeti i mogućnosti za rast i pitanja koja bi mogla biti zabrinjavajuća za tvrtku u budućnosti. 

Uz praksu upravljanja kapacitetom, odjel prodaje može: 

• saznati imaju li resurse potrebne za provizorni projekt, 
• provjerite koji su stručnjaci dostupni i pronađite novi projekt za njih. 

S druge strane, upravljanje kapacitetima okuplja odjel za zapošljavanje kako bi: 

• pronaći preopterećene zaposlenike i reagirati na njihovu situaciju, 
• odlučiti treba li tvrtka zaposliti nove stručnjake, 
• vidjeti koje su vještine i sposobnosti potrebne za rast tvrtke. 

Najbolje prakse za upravljanje kapacitetima

Na kraju, upravljanje kapacitetima ne odnosi se samo na praćenje nekoliko koraka. Baš kao iu svakoj drugoj operaciji koja se izvodi s desecima drugih ljudi, planiranje kapaciteta također zahtijeva neke univerzalne prakse koje pomažu ovoj strategiji da prenese poruku. To uključuje: 

1. Stalna dvosmjerna komunikacija. I planiranje i izvršenje svakog projekta ovise o transparentnosti u tvrtki. Bez točnih podataka, planiranje kapaciteta možda neće biti pouzdano i učinkovito kao što je prvotno predviđeno. 
2. Procjena rizika. Projekti koje izvode deseci različitih ljudi skloni su nepredviđenim problemima uzrokovanim ljudskim čimbenicima. Uzimajući to u obzir, možete predvidjeti većinu problema i uključiti ih u svoj plan kapaciteta. 
3. Kraći radni dan - barem na papiru. Ne postoji stručnjak na svijetu sposoban raditi 8 sati dnevno. Čak i najproduktivnije ljude ometaju sastanci, e-mailovi i, naravno, zasluženi obroci. Kao rezultat toga, u upravljanju operativnim kapacitetom trebali biste pretpostaviti da imate na raspolaganju manje od 8 sati dnevno. 
4. Prilagođavanje ljudskim resursima. Vaši projekti ovise o vašim zaposlenicima. Nemojte ih tretirati kao strojeve ili materijale; njihova dobrobit i sreća jednako su važni za vaš projekt kao i sam softver. Prilagodite svoj pristup njihovim potrebama kako biste postigli najbolje rezultate. 
5. Inovativni alati za upravljanje kapacitetima. Planiranje se ne mora obaviti na tisućama papira ili proračunskih tablica. Danas se tvrtke poput vaše mogu osloniti na inovativne alate koji mogu obaviti većinu posla za njih - a ostatak obaviti u samo nekoliko klikova. Savjet: Primetric je jedan od takvih alata ;)
6. Tijek rada za odobrenje. Sve ključne dokumente i odluke trebalo bi podijeliti s ključnim rukovoditeljima i zaposlenicima kako bi se osiguralo da se sve odluke donose jednoglasno. Također poboljšava transparentnost i svijest o svim promjenama. 
7. Upozorenja za neplanirane događaje. Neočekivano bolovanje i druge nepredviđene prepreke trebale bi biti vidljive u sustavima ili proračunskim tablicama koje tvrtka koristi za upravljanje resursima. Takva upozorenja omogućuju menadžerima da donose, mijenjaju i prilagođavaju svoje odluke bez da imaju na umu sve trenutne promjene. 
8. Tjedni / mjesečni sastanci. Ne može se sve učiniti u alatima. Stoga su tjedni i mjesečni sastanci nužni. Posebno su vrijedni kada tvrtka treba preispitati i preoblikovati svoje planove i donositi odluke na licu mjesta u dinamičnom okruženju. Ipak, na dnevnoj bazi mogu se koristiti za analizu kapaciteta resursa i planova za budućnost.

Želite li saznati više o dobrim praksama koje možete koristiti za proaktivno upravljanje kapacitetima? Došli ste na pravo mjesto - naši kupci su to već uspješno učinili! Pobliže pogledajte našu studiju slučaja stvorenu u suradnji s Monterailom i pogledajte kako su pristupili procesu. 

Izračunavanje kapaciteta: commom pogreške

S druge strane, dok planirate kapacitet resursa za svoju tvrtku, trebali biste izbjegavati: 

1. Biti previše samouvjeren u svojim planovima. Projekti s previše optimističnim - a često i nerealnim - pretpostavkama skloni su kašnjenjima i drugim pitanjima. Procijenite rizik imajući na umu moguće probleme kako biste izbjegli širenje nezadovoljstva među svojim kupcima i zaposlenicima. 
2. Zanemarujući ljudske vještine i ambicije. Neprilagođeni stručnjaci učinit će više štete nego koristi bilo kojem projektu u koji se mogu uključiti. Isto vrijedi i za zaposlenike koji žele rasti u različitim područjima nego na kojima rade. Takva situacija može naštetiti i projektima i stopama prometa! 
3. Precjenjivanje kapaciteta. Božić dolazi, a ti si ga zaboravio uključiti u raspored? Blagdansko vrijeme je pred nama, a vi ste ostali bez stručnjaka u uredu? To su uobičajeni razlozi za kašnjenje projekata! Uzmite ih u obzir prije nego što postavite rokove za svoje projekte. 
4. Nedostatak tijeka rada. Planiranje i provedba upravljanja operativnim kapacitetima dvije su vrlo različite stvari. Bez odgovarajućeg tijeka rada, odluka će ostati samo nekoliko riječi na komadu papira. 
5. Nedostatak planiranja potražnje. Nijedna tvrtka ne može uspješno planirati projekt bez resursa - a planiranje potražnje se svodi na njih. Izostavljanje ove faze može rezultirati brojnim otvorenim pozicijama, natečenim klupama i, u konačnici, ogromnim kašnjenjima i gubicima.
6. Ignoriranje povijesnih podataka. Praćeno vrijeme može se koristiti za nešto više od izračunavanja plaća. Analizom povijesnih podataka o odrađenim satima možete uočiti nedosljednosti i mogućnosti te poboljšati svoje procjene u budućnosti. 

Planiranje kapaciteta može zvučati komplicirano - ali vrijedi! 

Upravljanje kapacitetom uključuje niz čimbenika koji mogu izgledati vrlo komplicirano na prvi pogled. Srećom, to je samo prvi dojam - što dalje idete, to je lakše planiranje kapaciteta. 

Načela su ista za sve slučajeve, ugovore i vrste izostanaka. Stoga, ako ste okusili ove izračune s našim primjerima, ne biste trebali imati problema s procjenom kapaciteta u drugim, složenijim slučajevima, poput dugotrajnih izostanaka, rodiljnih dopusta i nagle promjene planova u projektima. 

Da biste tome dodali, vaši izračuni imat će izravan i pozitivan utjecaj na financije vaše tvrtke.

Pomoću planiranja kapaciteta možete:

• uspješno planirate svoje projekte bez uplitanja u postojeće, 
• pripremite se za sve neočekivane scenarije i reagirajte na njih u stvarnom vremenu, 
• realno procijeniti datum završetka svih projekata, 
• pronaći i popuniti praznine koje zaposlenici na klupi imaju pronalazeći im dodatni projekt, 
• maksimizirajte svoje prihode koristeći svoju radnu snagu u najvećoj mogućoj mjeri. 

Također imajte na umu da općenito ne morate ručno dovršiti sve ove izračune. Alati za upravljanje resursima, kao što je Primetric, mogu izvršiti ove izračune samo s osnovnim podacima unesenim u sustav. S takvim alatima planiranje kapaciteta ne samo da može pojednostaviti vaš rad, već i uštedjeti vaše vrijeme. 

Poboljšanje izračuna kapaciteta u nekoliko jednostavnih koraka 

Imate li osjećaj da su sve te stvari prekomplicirane da bi se to radilo u proračunskoj tablici? Je li to dugotrajno? Ili je to možda samo iscrpljujući i ponavljajući postupak? 

Slažemo se s vama - zato smo stvorili Primetric.

Uz Primetric možete vidjeti sve svoje resurse zajedno s njihovom dostupnošću. Zahvaljujući tome, možete točno planirati svoje buduće operacije uz poboljšanje morala svojih stručnjaka. 

Kako? 

Dopustite nam da vam pokažemo - rezervirajte demo s Primetricom i preoblikujete procese planiranja kapaciteta u svojoj tvrtki.