What Is Resource Allocation in Project Management (and How to Ace It)

Mnogi COO-i i voditelji planiranja resursa danas koriste alokaciju resursa u svoju korist. Nema razloga zašto biste zapamtili koji je zaposlenik dodijeljen kojem projektu (i nadati se da će sve uspjeti). Bez obzira koliko je velika ili mala vaša tvrtka.

Ovaj članak istražuje sve osnove dodjele resursa kako bi vam pomogao razumjeti o čemu se radi i kako pomaže drugima da vode super učinkovite softverske tvrtke.

Što znači alokacija resursa?

Dodjela resursa znači odabir najboljih resursa za posao, njihovo dodjeljivanje projektu i praćenje njihovog rada tijekom njegovog trajanja. 

Pod najboljim resursima mislim onda na ljude koji imaju pravu kombinaciju vještina i razine staža. I - naravno - koji su dostupni za posao. 

Zvuči zeznuto, zar ne? Ali sve ove stvari je zaista lako pronaći ako imate na raspolaganju pravi alat za raspodjelu resursa .

Koji su ciljevi raspodjele resursa?

Glavna ideja alokacije resursa je povećati učinkovito korištenje resursa dostupnih u vašoj tvrtki kako bi se povećala njihova upotreba.

Različiti pristupi raspodjeli resursa mogu utjecati na ključne mjerne podatke tvrtke poput profitabilnosti projekta. To je zato što se uspjeh u dodjeli resursa izravno prevodi na mjerne podatke kao što su iskorištenost zaposlenika i kapacitet. 

Uzmite Future Mind kao primjer. Implementacijom Primetrica softverska tvrtka mogla bi lakše dodijeliti članove tima zahvaljujući pametnim filtrima. Pronalaženje starijeg Python developera s izvrsnim engleskim i analitičkim vještinama bilo je pitanje nekoliko klikova. To je omogućilo Future Mindu da skrati vrijeme na klupi razbijanjem 3,500 naplativih sati godišnje (što je jednako 200 tisuća dolara godišnje)!

Koje su vrste resursa u upravljanju projektima?

• Rad / Ljudi - ovo je vaš najvažniji i najskuplji resurs: članovi tima koji svojim različitim vještinama doprinose projektu.
• Oprema i alati - to može biti bilo što, od softvera do stojećeg stola.
• Sadržaji - ovaj se resurs odnosi na okruženje potrebno za obavljanje posla (većinu vremena to je ured / prostor za sastanke).
• Materijali - sav potrošni materijal koji je vašim timovima potreban za stvaranje izlaza, od ljepljivih bilješki do goriva koje im je potrebno za putovanje na web mjesto kupca.  
• Proračun - stvarni novac koji vam je potreban za kupnju svih gore navedenih resursa.

Koji su najvažniji mjerni podaci za raspodjelu resursa?

• Planirana iskorištenost - stopa iskorištenosti planirana za realizaciju zaposlenika tijekom projekta u odnosu na njihov ukupni kapacitet.
• Praćena iskorištenost - stvarna stopa iskorištenosti na temelju radnog vremena koje bilježe zaposlenici.
• Kapacitet - ukupni kapacitet zaposlenika jednak je ukupnom raspoloživom radnom vremenu zaposlenika od kojeg oduzimate državne praznike i godišnji odmor ili bolovanje zaposlenika.
• Dostupnost - ukupno vrijeme koje je zaposlenik dostupan za rad.
• Zaposlenik FTE - broj sati koje zaposlenik s punim radnim vremenom provodi radeći za vašu tvrtku.
• Billable / non-billable hours (scheduled & tracked)

Koliko loša raspodjela može naštetiti vašoj softverskoj tvrtki

Softverske tvrtke koje ne uspiju učinkovito koristiti svoje dragocjene resurse sigurno će imati nekoliko problema koji negativno utječu na svakodnevno poslovanje, financije, pa čak i dugoročne razvojne strategije.

Loše organizirano upravljanje resursima nosi rizike poput: 

• Poor team performance caused by schedule conflicts
• Smanjen moral tima
• Rasipanje potencijala i vještina
• Nestabilno i neučinkovito radno okruženje 
• Nerealna procjena i planiranje projekata (što bi se moglo pretvoriti u nisku profitabilnost projekta)

Prednosti dodjele pametnih resursa

1. Transparentnost podataka

Podaci o raspodjeli resursa vidljivi su odjelu prodaje, odjelu za pm/dostavu, financijskom odjelu ili rukovoditeljima. Svi su na istoj stranici - svi znaju što se događa, tko će uskoro biti dostupan, tko je zauzet, tko često ima tijekom vremena i koja su slobodna radna mjesta potrebna.

‍

2. Smanjenje troškova projekta

Resource allocation means finding the best-fit resource instead of a resource you just stumble upon randomly or see first. You get to pick a resource that matches the expected financial performance of the project, keeping its profit margin at the desired level. For software development companies, this is usually 30%. Resource planning in project management can bring you closer to that goal! 

‍

3. Maksimiziranje korištenja resursa

Nasumično dodjeljivanje svih dostupnih resursa ne osigurava profitabilnost. Vaši najbolji resursi mogu na kraju raditi na nenaplativim ili dosadnim operativnim zadacima. Dodjela resursa pomaže vam identificirati najbolje mogućnosti, a cijelo vrijeme vam pomaže da unaprijed izbjegnete pod ili sveukupno iskorištavanje. IT tvrtke obično ciljaju na 70-80% iskorištenosti.

4. Pronalaženje pravih ljudi za posao

Pomoću alata za alokaciju resursa kao što je Primetric možete snimiti sve informacije povezane s resursima u stvarnom vremenu i objediniti te uvide na centraliziranoj ploči. Time se osigurava da ljude dodijelite projektima na temelju vještina i iskustva - ali i troškova (mjereno po satnicama) i drugih kriterija odabira. Zahvaljujući ažuriranjima u stvarnom vremenu izbjegavate nepodudarnosti koje bi vas mogle dovesti do dvostrukih resursa za rezervaciju.

5. Provedba projekata u okviru proračuna i na vrijeme

Iako nedovoljno kvalificirani resursi mogu uzrokovati kašnjenja, prekvalificirani članovi tima dužni su povećati troškove i predstavljati rizik za profitabilnost projekta. Dodjela resursa u upravljanju projektima pomaže u izbjegavanju dodjeljivanja nedovoljnih ili prekvalificiranih resursa projektima.

6. Poboljšanje angažmana zaposlenika

By assigning resources to projects based on their skills and interests, you build a productive environment that serves self-development and skill-building - not to mention keeping up with the latest technology trends. Give your talents the right opportunities, allow them for employee development and you'll see them flourish (and delight your clients with their work).

7. Predviđanje slobodnih radnih mjesta

Još jedna prednost je mogućnost predviđanja koga ćete morati unaprijed zaposliti. To je posebno vrijedno za IT tvrtke koje se bore s nedostatkom stručnjaka na tržištu.

Zajednički izazovi raspodjele resursa u softverskim tvrtkama

Promjene klijenta 

In Agile development projects, the team needs to be prepared to face constant changes clients might demand due to the evolution of the target market or customers. It's important to have a strategy for allocating over long-term and transforming these allocations into specific sprints to support agile projects.

Nemogućnost predviđanja dostupnosti resursa 

Taj problem proizlazi iz nedostatka odgovarajućeg alata za raspodjelu resursa. Danas korištenje proračunskih tablica programa Excel nije dovoljno - čak i ako vodite malu tvrtku. Da biste maksimalno iskoristili svoje resurse i kontrolirali njihovo korištenje, morate imati vidljivost.

Čuvanje podataka u proračunskim tablicama i neorganizirano uzet će danak u vašoj tvrtki prije nego kasnije. Softver za planiranje resursa pravo je rješenje za ovaj nedostatak vidljivosti jer uzima u obzir dinamičnu prirodu projekata razvoja softvera.

Ograničeni resursi u okruženju s više projekata 

Alokacija resursa može vam pokazati da imate ograničene resurse za predmetne projekte. Ali morate biti sigurni da vaši regruti ili odjel za ljudske resurse mogu pristupiti tim uvidima. Inače, kako mogu planirati popuniti ta slobodna radna mjesta? 

Ovisnosti o projektu 

Ovaj izazov događa se u projektu vodopada s postavljenim opsegom gdje isporuka sljedeće faze projekta ovisi o završetku prethodne. To izravno utječe na metodu raspodjele - na primjer, tako što morate izbrisati resurse iz jednog projekta i ponovno ih dodijeliti onom kojem je potrebno više pozornosti.

Neizvjesnosti projekta 

Samo zato što niste sigurni u nešto, ne znači da to ne možete planirati. Primetric omogućuje planiranje resursa u obliku rezervacija za provizorne projekte. Možete stvoriti i dodjelu skice. To će vam također pomoći u predviđanju potreba za resursima i kontroli profitabilnosti projekta.

Prioriteti u cijeloj tvrtki 

Kada se pojavi važan klijent ili zadatak, svi smo skloni odustati od svega i trčati kako bismo se pobrinuli za zadatak. Dakle, ako završite s jednim stručnjakom potrebnim u dva projekta u isto vrijeme, morate znati gdje njihov zadatak ima najviše smisla - kako u smislu vaših prioriteta, tako i profitabilnosti projekta.

Korištenje nepromjenjivih rješenja (proračunskih tablica) 

Proračunske tablice uključuju ručni rad. I svi znamo da to nosi određene rizike - da ne spominjemo nedostatak skalabilnosti kada vaša tvrtka raste. 

Evo što nam je Alexandra Ardelean, stručnjakinja za planiranje resursa u Monterailu, rekla o svom iskustvu s proračunskim tablicama prije prelaska na Primetric:

"Kad sam se pridružio Monterailu, razumijevanje pregleda planiranja zahtijevalo je prikupljanje podataka iz nekoliko Excel proračunskih tablica, to me neizbježno natjeralo da se često zapitam nisam li išta zaboravio. Na kraju, to znači da sam ionako držao sve ključne informacije u glavi i oslanjao se na pamćenje raznih nestandardnih situacija koje jednostavno nisu formalno dokumentirane ni u jednoj datoteci" 

Alexandra Ardelean - Stručnjakinja za planiranje resursa u Monterailu

Korak po korak vodič za dodjelu resursa u upravljanju projektima

1. Izradite početne procjene projekta

Pripremite grubu ponudu projekta - koliko je sati potrebno za isporuku cijelog projekta ili određene faze projekta, npr. faze otkrivanja.

Definirajte kompetencije potrebne za provedbu projekta.

U ovoj fazi možete uzeti u obzir i sat/dnevni/ukupni trošak koji ne želite premašiti, kao i procijenjeni prihod.

2. Utvrditi zahtjeve resursa za projekt 

Prvi korak do učinkovite raspodjele resursa je učenje koje specifične vještine i iskustvo projekt zahtijeva. Ne možete dodijeliti tri mlađa programera Pythona umjesto jednog starijeg programera i nadati se da će se sve njihove vještine zbrojiti.

Uzmite u obzir ne samo teške i meke vještine, već i razinu staža i druge relevantne zahtjeve (na primjer, zemljopisni položaj i vremensku zonu ako vodite distribuirane timove).

3. Pronađite dostupne resurse s odgovarajućim skupom vještina

Nakon što saznate minimalno vrijeme potrebno za dovršetak projekta, možete koristiti alokaciju resursa da biste dobili prikaz Ganttovog grafikona. Sada ste spremni pronaći prave ljude za taj posao.

U ovom trenutku znate skup vještina, staž i dostupnost koje tražite. Možete birati iz svoje skupine odgovarajućih vještina i kombinacija iskustava kako biste pronašli prave kandidate ili prijavili slobodna radna mjesta ako nema dostupnih resursa.

Recimo da ste pronašli dva mlađa JavaScript programera koji imaju iste vještine i iskustvo. Ali jedan je zaposlenik s plaćom s satnicom od 45 USD, dok je drugi izvođač radova koji naplaćuje 55 USD po satu.  

Vrijeme je da pogledate financije projekta. Koja osoba bolje odgovara vašim financijskim procjenama? Dodjeljivanjem prvog kandidata projektu povećat ćete njegovu profitnu maržu.

U ovoj fazi možete vidjeti da vam u početku ta osoba odgovara oboje jer ima pravo:

1. vještine i iskustvo
2. raspoloživost
3. stopa troška (satnica)
   

Ono što sada preporučujem je stvaranje takozvane "meke alokacije" - tj. Zahvaljujući tome, u početku ih možete dodijeliti projektu, ali znajte da rezervacija još nije 100% sigurna. Mnogi naši klijenti također kreiraju takozvane nacrte alokacija posvećenih neizvjesnim projektima.

To vam omogućuje kasnije stvaranje različitih predviđanja ovisno o varijablama. Na primjer, možete provjeriti dostupnost zaposlenika bez provizornih projekata ili mekih alokacija.

P.S. U Primetricu sve to možete učiniti lako.

4. Usporedite svoje početne procjene projekata sa stvarnim dodjelama

Nakon što izradite početne / meke alokacije, možete ih usporediti s početnim procjenama i optimizirati ih kako bi podaci bili točni. Kada ste sigurni u ove dodjele, možete ih promijeniti u "aktivne" (takozvana hard booking - 100% potvrđena)

P.S. Ponekad trebate dodijeliti ljude samo nekom % njihovog kapaciteta ili određenim danima za određeni broj sati (ili ukupan broj sati). Alat koji koristite trebao bi vam omogućiti da bez problema rješavate ove slučajeve upotrebe

5. Raspodijeli resurse prema potražnji

Nakon što identificirate svoje resurse, vrijeme je da ih dodijelite određenim projektnim zadacima. Ne zaboravite uvijek imati rezervni plan ako resurs iznenada postane nedostupan (na primjer, zbog bolesti) ili novi najam dobije bolju ponudu u zadnji čas.

Za kritične pozicije, pobrinite se da se novozaposleni pridruže malo ranije kako biste bili sigurni da su dostupni kada projekt započne. A ako ste dodijelili postojećeg zaposlenika, postavite rezervni resurs koji bi mogao obavljati posao tjedan ili dva kako projekt započinje.

Nakon utvrđivanja pravog resursa, dobro je dugoročno ih dodijeliti otprilike (ne primjenjujući se na kratke projekte). Ne dodjeljujete ljude po zadatku, već prema predanosti projektu u određenom vremenskom razdoblju.

Primjer scenarija:

Razvojni programer A ima zadatak A, zadatak B, porez C, zadatak D i zadatak E koji treba dovršiti u jednom mjesecu. Iz perspektive ljudske raspodjele, ovo nije toliko važno. Ali važno je da za provedbu gore navedenih zadataka treba im 50 sati - tako da dodjeljujemo programera ovom projektu za 50h.

To čini proces bržim i lakšim, dajući vam više jasnoće. To pomaže usredotočiti se ne na određene zadatke, već na odlaganje i dostupnost zaposlenika.

6. Praćenje i praćenje korištenja resursa 

Nakon što projekt započne, možete pratiti stvarnu stopu iskorištenosti resursa. Moći ćete vidjeti kako se vaši planovi ostvaruju i odmah prepoznati bilo kakva odstupanja. Na primjer, možda ste precijenili broj sati potrebnih za dovršetak faze projekta ili je netko zaboravio zabilježiti vrijeme (vjerujte mi, to se događa - a dobra formula stope iskorištenosti puno pomaže!).

7. Prilagodite svoje planove zahtjevima

U većini slučajeva projekti su dinamični i često se mijenjaju. Dakle, nakon stvaranja dugoročne alokacije, svakako je prilagodite očekivanjima tima i klijenta. To možete učiniti tijekom tjednih / mjesečnih sastanaka.

U tom slučaju "smanjujemo" alokaciju za određeni tjedan/mjesec s dugoročnog zadatka i prilagođavamo je zahtjevima.

Zahvaljujući tome dobivamo veću točnost podataka.

Dakle, sve je to kontinuirani proces koji najbolje funkcionira:

1. za tjedne sastanke,
2. na početku/na kraju mjeseca kada kupac izvrši drugu narudžbu.
   

Najbolje prakse za dodjelu resursa u softverskim tvrtkama

Razmislite o stručnom usavršavanju 

Pripazite na potrebe svojih zaposlenika prilikom dodjeljivanja projekata. Dobro je koristiti alat za upravljanje projektima koji omogućuje pohranjivanje informacija o tehnologijama koje programer želi ovladati. To je nešto što ne možete dodati u proračunsku tablicu.

Organizacijska pitanja 

Vaš način dodjele ljudi projektima može se promijeniti ovisno o vašoj specijalizaciji. 

Neke tvrtke stvaraju fiksne timove dodijeljene jednom projektu - na primjer, flutter mobilnom razvojnom timu ili timu za razvoj blockchaina. Dodjela tih sredstava projektima mnogo je lakša. Isto vrijedi i za tvrtke za leasing tijela. 

Ali ako imate timove stvorene dinamički na temelju zahtjeva projekta, alat za raspodjelu resursa je obavezan (iako, naravno, puno pomaže u svim slučajevima).

Cijene klijenata i cijene zaposlenika 

Uvijek uzmite u obzir ove dvije financijske stavke u procjenama projekta. Usporedite cijene klijenata sa satnicama svojih zaposlenika kako biste pronašli najbolje podudaranje koje donosi željenu profitnu maržu.

Način zapošljavanja 

Prilikom dodjele resursa obratite pozornost na njihov radni status. Jesu li izvođač radova ili fiksni zaposlenik koji je dio vašeg tima godinama? Odaberite zaposlenike, a ne izvođače za važnije projekte.

Korištenje mjere i kapacitet

Ne zaboravite pratiti svoju upotrebu i brzinu kapaciteta. To pomaže razumjeti točnost vaših procjena, usporediti planove sa stvarnošću i postati bolji u predviđanju.

Koje su značajke softvera za dodjelu resursa koje morate imati?

Danas dodjelu resursa možete učiniti glatkom i jednostavnom uz pomoć alata koji uključuju hrpu korisnih značajki kao što su praćenje vremena, kalendari i prilagođena izvješća.

Kako reći da softver koji gledate ima sve što IT tvrtki treba? Evo obaveznih značajki rješenja za alokaciju resursa:

• Prikazi u stilu Gantta i toplinske karte dostupnosti - to pomaže identificirati članove tima koji nemaju što raditi i one preopterećene poslom.
• Vuci i ispusti raspored - koristite ga za primjenu promjena u rasporedu zaposlenika.
• Prikaz kalendara - u idealnom slučaju, kalendar bi trebao biti prilagodljiv kako bi odgovarao vašim jedinstvenim potrebama - na primjer, mijenjajući perspektivu između ljudi i projekata.
• Različite vrste rezervacija - provizorni projekti, skice ili rezervacije pomažu u pokretanju simulacija i predviđanju potražnje. 
• Centralizirana baza podataka vještina - tako pronalazite najprikladnije ljude za projekte na temelju njihove dostupnosti, vještina i satnice.
• Izvještavanje - izvješća koja pokazuju stopu iskorištenosti po zaposleniku pomažu u usporedbi planova sa stvarnošću i brzom poduzimanju radnji.
• Državni praznici i upravljanje slobodnim vremenom - rješenje koje odaberete trebalo bi vas podržati u upravljanju lišćem i podacima o državnim praznicima.
  

Zavrtite Primetric da biste vidjeli kako je to dodijeliti resurse uz pomoć modernog rješenja. Prijavite se za demonstraciju i poduzmite prvi korak prema dodjeli pametnih resursa.