Formula stope korištenja - zašto je toliko važna?

Budimo realni. Uzimate li svaki tjedan neko vrijeme za mjerenje i analizu stope iskorištenosti? Koja je uopće stopa iskorištenosti? I kako to može utjecati na vaše profesionalne usluge?

Ako vam nije stalo do ovog aspekta vođenja vašeg poslovanja, riskirate da završite s napuhanim režijskim troškovima, problemima s financijskim rezultatima i potonućem profitabilnosti.

Izračunavanje iskorištenosti po zaposleniku, timu ili projektu može otkriti mnogo: od nezdravih procesa i preopterećenih članova tima do ozbiljnog nedostatka osoblja koji prijete vašoj isporuci. 

Kada se prevedu u akcije, ti uvidi povećavaju vašu profitnu maržu i čine vaše timove sretnijima.

Ali ne brini, nikad nije kasno za početak. Ovaj članak prelazi preko svega što bi softverske tvrtke trebale znati o mjerenju, implementaciji i analizi stope korištenja (+ praktična formula korištenja i vodič o tome kako izračunati iskorištenost). 

Ključni odvozi:

Nakon što pročitate naš tekst o stopi iskorištenosti u profesionalnim uslugama, znat ćete:

• koja je stopa iskorištenja i stopa iskorištenja kapaciteta,
• kako izgleda formula stope iskorištenja,
• kako pronaći stopu iskorištenosti za svoje poslovanje, projekte ili zaposlenike.  

Koja je stopa iskorištenja za softversku tvrtku? Definicija

Stopa iskorištenosti definira se kao vrijeme koje zaposlenik troši na naplativi rad (rad klijenta) u odnosu na ukupno vrijeme koje je taj zaposlenik dostupan za rad.

O čemu se radi u stopi iskorištenosti? Stopa iskorištenosti zaposlenika govori koliko je vašeg slobodnog vremena posvećeno komercijalnim projektima.

Kako stopa iskorištenosti utječe na profesionalne usluge u IT-u?

Što to znači za tvrtku za razvoj softvera poput vaše?

• Time & Materials - Ako su vaši projekti uglavnom T&M, vaš bi cilj trebao biti postizanje najveće moguće iskorištenosti (osim ako nemate ograničenje proračuna za projekt). Izravno se pretvara u veće prihode tvrtke i optimalne stope naplate, kao i bolju profitnu maržu.
• Fiksna cijena - Ako je većina vaših projekata fiksna cijena, trebali biste se usredotočiti na dobivanje broja sati koji odražavaju vaše početne procjene. Na taj način izbjegavate rasipanje proračuna i generiranje režijskih troškova resursa.
• Mješavina njih dvoje - Ako vodite obje vrste projekata, morate majstorski shvatiti korištenje. Bez obzira na vrste projekata, stopa iskorištenosti pokazuje vam koliko vremena vaši ljudi zapravo troše na posao i koliko vremena ne ulazi u ništa.

Koje su vrste stope iskorištenosti kapaciteta?

Iskorištenost je općenito podijeljena u dvije vrste:

1. Planirana iskorištenost - to je stopa iskorištenosti koju planirate da zaposlenici ostvare tijekom projekta u odnosu na njihov ukupni kapacitet.
2. Praćena iskorištenost - ovo je stvarna stopa iskorištenosti na temelju broja sati koje su zabilježili zaposlenici.

Zahvaljujući ovom pristupu, svoje planove možete usporediti sa stvarnošću i lako izvući zaključke za budućnost.

Rješenja za planiranje resursa i alokaciju mogu vam puno pomoći u tome da sve to shvatite - i glatko pokrenete operacije formule korištenja.

Na primjer, u Primetricu možete podijeliti korištenje resursa na Zakazano i Praćeno, pokrivajući i naplativo i nenaplativo radno vrijeme za vaše profesionalne usluge.  Kao rezultat toga, možete vidjeti ukupno prosječno radno vrijeme i možete vidjeti je li vaša idealna stopa iskorištenosti nadohvat ruke.

Ovaj grafikon prikazuje broj zakazanih radnih sati (naplativa i nenaplativa) u odnosu na broj sati koje su zabilježili zaposlenici. Svijetlo zelena površina označava razinu 100% iskorištenosti, tako da lako možete reći kada su stvari otišle u more. Kao rezultat toga, možete vidjeti postiže li se idealna stopa iskorištenosti.

Zašto softverske tvrtke koriste stope korištenja? 

Izbjegavajte vrijeme na klupi

Ako ne znate koliko možete isporučiti, vjerojatno ćete na kraju nedovoljno iskoristiti svoje zaposlenike. Nedostatak kontrole u ovom području spusti članove vašeg tima na klupu. A to što vaši ljudi provode previše vremena na klupi nije dobro za vaš posao ili njihovo zadovoljstvo poslom.

Razjasnite radno opterećenje zaposlenika

Kada znate stopu iskorištenosti članova vašeg tima, možete donositi pametnije i dobro informirane odluke za svoju tvrtku. Na primjer, vi i ljudi u različitim odjelima također znate tko bi se mogao nositi s novim projektom ili radnim paketom u postojećem projektu.

Identificirajte nedostatak osoblja

Ako vaš razvojni tim radi po stopi iskorištenosti od 95%,a vaš QA tim radi po stopi iskorištenosti od 75%, to znači da vaši programeri imaju mnogo veće radno opterećenje od vaših QA stručnjaka. Sada kada to znate, možete učiniti nešto po tom pitanju, kao što je najam više razviti

Provjerite stanje svog procesa

Razumno visoka stopa iskorištenosti resursa znak je da je vaš proces zdrav i produktivan. Ali puno toga ovisi o vašem pristupu i ponudi usluga. To znači nešto drugačije za softversku agenciju temeljenu na projektima i za tvrtku specijaliziranu za leasing IT tijela.

Predvidite probleme s korištenjem

Softverska platforma poput Primetrica omogućuje provjeru povijesnih podataka, ali i predviđanje vaše upotrebe. Pokretanjem operacija formule korištenja i provjerom ove buduće stope iskorištenosti možete brzo reagirati - na primjer, unajmiti dodatne resurse ili proslijediti podatke prodajnom odjelu o dostupnosti resursa kako bi mogli pronaći projekte za njih.

Na kraju, pokretanje operacija formule korištenja svodi se na povećanje profitabilnosti organizacije i bolje korištenje vaših resursa.

• Kako reći da su vaši zaposlenici izvrsni izvođači? Pogledajte ovdje: Kako pratiti performanse zaposlenika: stručni vodič

Koja je dobra stopa iskorištenosti zaposlenika?

Istraživanja tvrtke HubSpot među digitalnim agencijama pokazala su da je najviše cilj ciljati stopu iskorištenosti od 85 do 90%, ali na kraju imaju znatno nižu prosječnu stopu iskorištenosti od 60%.

Ovo je zanimljivo, ali potpuno besmisleno.

Savršena stopa korištenja za agenciju za razvoj softvera - ili bilo koju drugu vrstu tvrtke - ne postoji. Savršena formula za izračunavanje također ne postoji. 

To je zato što je svaka tvrtka drugačija. Ima različite vrste projekata, metode naseljavanja i specijalizacije. 

Kako izračunati stopu iskorištenosti za zaposlenika?

Zamislite Marka, frontend developera koji radi u poljskoj tvrtki za razvoj softvera. 

U 2021. godini Mark je radio ukupno 221 dan. Proveo je 26 dana na odmoru i uzeo 5 slobodnih dana jer se razbolio. 

Dakle, kako izračunavate Markovu stopu iskorištenosti? Evo praktične formule za korištenje

Prvi korak je utvrditi njegovu sposobnost. Inače, nemamo broj s kojim možemo usporediti broj Markovih naplativih sati.

Poljski radnici radili su 2021. godine 252 dana. Pomnožite ovo s 8 sati i dobit ćete 2016 sati. To nam u prosjeku daje 168 sati mjesečno.

Ali zaposlenici moraju imati pauzu za ručak, zar ne? Dakle, ima smisla dati Marku 1 sat slobodno svaki dan za ručak. Kada pomnožimo 252 dana sa 7 sati, dobivamo 1764 sata (u prosjeku 147 sati mjesečno).

Svaki zaposlenik u Poljskoj dobiva 26 dana godišnjeg odmora. Stoga ima smisla to uključiti u naš izračun. Sada imamo 226 radnih dana, dakle 1808 sati (u prosjeku 150,7 sati mjesečno).

Ali Mark je također uzeo 5 slobodnih dana te godine jer se razbolio. 

Dakle, Markov ukupni kapacitet je 221 dan što nam daje 1547 sati u godini. 

U 2021. godini Mark je zabilježio 1428 naplativih sati. 

Ako sve to uzmemo u obzir, vidimo da je Markova iskorištenost bila 92% (1428 sati / 1547 sati = 0,92). Sada znate kako izračunati iskorištenost!

Što učiniti ako je vaša stopa iskorištenosti niska?

Provjerili ste formulu korištenja i otkrili da je niska. Što sada možete učiniti? Niska iskorištenost znači da vaši zaposlenici posvećuju puno vremena aktivnostima koje nisu klijentski rad. Oni ne generiraju profit za vašu tvrtku.

To znači da gubiš novac.

No, velik broj nenaplativih sati ne znači automatski da je vaša tvrtka u nevolji. 

Ako pokrenete formulu stope iskorištenosti prilikom izrade novog proizvoda ili internog alata, nemojte se iznenaditi ako vidite nisku iskorištenost. 

Ali evo pitanja: Kako možete reći da je broj nenaplaćenih sati proporcionalan zadacima?

Najbolja metoda je jednostavno provjeriti kamo se odvija sav nenaplativi rad. U Primetricu možete suziti analizu iskorištenosti na određeni projekt ili tim. Ulazeći u detalje, lako možete provjeriti da li dragocjeno vrijeme vašeg tima negdje ne curi. 

Međutim, niska iskorištenost također može značiti da ne radite dobar posao u planiranju i alokiranju resursa. 

Vaši zaposlenici samo sjede u uredu i ne rade ništa. Očito, to nije sjajno za vaš posao.

Ovdje vam alat za planiranje resursa i alokaciju može pomoći da to popravite. Future Mind implementirao je Primetric kako bi stekao veću kontrolu nad raspodjelom resursa, generirajući prognoze, a zatim provjeravajući kako se uspoređuju sa stvarnošću. To je pomoglo Future Mindu da optimizira njihovo korištenje resursa, smanji vrijeme na klupi za 4% i poveća broj naplativih sati za 3.500.

Što ako je vaša stopa iskorištenosti 100%?

Ako primijetite dosljedno visoku iskorištenost (stvarni rad koji bilježe zaposlenici), to znači da članovi tima provode svo svoje vrijeme radeći na projektima klijenata.

To bi moglo značiti da su preopterećeni. Ili da ne ulažete dovoljno u njihov profesionalni razvoj ili team building.

Dugoročno gledano, 100% praćena stopa iskorištenosti mogla bi predstavljati ozbiljnu opasnost za vaše poslovanje.

Kako implementirati formulu stope korištenja u svojoj tvrtki?

a. Započnite praćenjem radnog vremena svojih zaposlenika

Čekaj, ogrebi to.

Ovo nije dobar pristup izračunavanju vaše iskorištenosti.

Zašto? Jer ako ne uspijete strukturirati svoje ulazne podatke prije nego što počnete zapisivati vrijeme, završit ćete s puno zabilježenih sati za tisuće različitih zadataka. Totalni kaos.

Zato bi vaš prvi korak trebao biti: 

b. Identificirajte što ćete mjeriti (i kako točno)

Naplativo u odnosu na nenaplativo

Hoćete li pratiti vrijeme samo na naplativim projektima? Ili će možda vaši zaposlenici također pratiti vrijeme na nenaplativim aktivnostima? Ako je tako, samo za velike projekte ili za aktivnosti poput radionica i timskih sastanaka?

Razina preciznosti

Recimo da odlučite pratiti naplative sate. Ali na kojoj razini granularnosti? Hoće li vaši zaposlenici pratiti vrijeme po projektu, fazi projekta ili pojedinačnom zadatku? 

Vaš izbor ovdje ovisit će o dvije stvari:

• Kako se planirate nagoditi sa svojim klijentom (neki možda žele izvješća do razine pojedinačnih zadataka)
• Koliko daleko želite ići kada analizirate vrijeme provedeno na naplativim zadacima.
  

Što god odlučili, provjerite je li vrijeme zapisivanja jednostavno i ugodno za vaše zaposlenike. Softver za praćenje vremena koji koristite mora biti jednostavan za upotrebu i intuitivan.

Ok, ali kako početi pratiti vrijeme u svojoj softverskoj tvrtki?

Ako već pratite vrijeme u svojoj tvrtki, čestitamo! Već ste završili prvi korak. 

Ako vaši zaposlenici još ne bilježe vrijeme ili se borite da ih uvjerite u to, pročitajte ovaj članak kako biste naučili kako strukturirati proces vremena zapisivanja tako da vam donosi mnoštvo podataka i ne uzrokuje nelagodu vašim zaposlenicima.

c. Pri planiranju razmotrite kapacitet zaposlenika

Kapacitet je kritična mjera za razumijevanje stope iskorištenosti pojedinih zaposlenika. U Primetricu možete analizirati planiranu i praćenu upotrebu. 

Zakazano korištenje = Broj planiranih sati u određenom razdoblju / Ukupni kapacitet zaposlenika

Praćena iskorištenost = Broj evidentiranih sati u određenom razdoblju / Ukupni kapacitet zaposlenika

Ukupan kapacitet zaposlenika = Ukupno raspoloživo radno vrijeme zaposlenika - (državni praznici + godišnji odmor ili bolovanje)

Prilikom mjerenja iskorištenosti zaposlenika razmislite o stvarnom kapacitetu te osobe.

Potencijalna uzbuna zbog prijetnje! Taj se kapacitet može promijeniti u vremenu, pa bi održavanje podataka u redu moglo postati problem.

d. Provjerite koliko sati zaposlenici troše na naplativ i nenaplativ rad

1. Pronađite 30 minuta svaki tjedan za analizu vaših stopa iskorištenosti. Odaberite određeni dan i držite ga se.
2. Generirajte izvješće po projektu i po zaposleniku.
3. Usporedite iskorištenost s kapacitetom. Analizirajte naplative u odnosu na nenaplative praćene sate slijedeći gore spomenutu formulu.
4. Nakon nekog vremena moći ćete analizirati svoje stope korištenja na temelju povijesnih podataka. Možete uspostaviti pokazatelj koji je zadovoljavajući za vašu tvrtku. Poslužit će vam kao referentna točka.

Kako odrediti takav pokazatelj? Evo jednostavne metode:

• Vaš prvi cilj je uvjeriti svoje zaposlenike da ispravno zabilježe svoje radno vrijeme.
• Tada ste spremni smisliti svoj pokazatelj. 
• Izmjerite prosječnu cijenu svog zaposlenika. Obavezno uključite režijske troškove tvrtke i projekta. 
• Zatim ga usporedite s prosječnom stopom prihoda na projektu.
• To će vam pomoći da odredite koja bi minimalna naplativa iskorištenost trebala biti kako biste zadržali pravu maržu.
  

5. Optimizirajte broj naplativih sati i pokazatelj ovisno o slučaju upotrebe:

• Smanjiti ili povećati broj nenaplativih sati,
• Prenesite radno opterećenje s preopterećenih radnika i na one koji imaju manje posla na tanjuru.

e. Kako eliminirati podatke o zaposlenicima koji ne mogu naplatiti puno svog vremena (poput vođa timova)?

Neće svi zaposlenici imati visoke stope iskorištenosti, čak i ako naporno rade i donose veliku vrijednost vašoj tvrtki. Govorimo o menadžerima i timskim voditeljima ovdje.

Dakle, kako još uvijek možete dobiti realnu stopu iskorištenosti za projekt, tim ili tvrtku?

Malo je pristupa tome:

1. pristup - tretirajte neoperativne ljude kao režijske troškove:

Tretirajte takve ljude kao režijske troškove, a zatim izračunajte sudjelovanje (udjele) svakog projekta u režijskim troškovima organizacije. Kako? Dijeljenjem ukupnog broja naplativih sati i predviđenih naplativih sati za određeni projekt.

Što ti to daje? Možete jednostavno provjeriti koja bi trebala biti minimalna marža za svaki projekt kako biste pokrili sve svoje režijske troškove koji uključuju neoperativne zaposlenike.

2. pristup - praćenje vremena neoperativnih ljudi kao nenaplative aktivnosti po svakom projektu

Njihovo vrijeme možete pratiti kao aktivnost koja se ne naplaćuje, a zatim vidjeti koliko su sati proveli u naplativim projektima i drugim aktivnostima.

f. Budite svjesni prijetnji povezanih s mjerenjem stope iskorištenosti

Promjena kapaciteta zaposlenika 

Zašto se mijenja kapacitet zaposlenika? Budući da će nekoliko čimbenika nastaviti utjecati na formulu:

• Broj radnih dana u određenom razdoblju (i ovdje razmotrite državne praznike)
• Odmor ostavlja
• Bolesno lišće
• Trajanje i vrsta zaposlenja (puno radno vrijeme, skraćeno radno vrijeme, honorarno)
  

Promjena stopa iskorištenosti

To je potpuno normalno. Softverska tvrtka je živi organizam u kojem se zahtjevi stalno mijenjaju. Klijent možda želi novu funkcionalnost, novi račun može iznenada pokucati na vaša vrata ili bi netko od vaših zaposlenika mogao dati otkaz. 

Izračunavanje svega toga ručno je teško. Zbog toga sam Primetricu dodao značajku koja omogućuje provjeru stopa iskorištenosti ovisno o razini sigurnosti koju imamo o projektima i dodijeljenim resursima. 

Evo primjera scenarija:

Mjerite iskorištenost resursa, sve radi dobro, a onda odjednom dođe odjel prodaje i kaže da postoji 80% šanse da će vaše poslovanje steći novi projekt. Nakon početnog vremena i financijskih procjena, morate pronaći ljude koji bi to mogli provesti.

Našli ste ih, ali što sad? Možete ih planirati na svojoj softverskoj platformi ili proračunskoj tablici, ali vidjet ćete da se planirano odlaganje povećalo. Što ako vaš klijent ode s drugom tvrtkom, i odjednom će ljudi koje smo planirali ostati bez planiranog posla? Vaša stopa iskorištenosti naglo će pasti.

Kako bi se izbjegla takva iznenađenja, Primetric omogućuje rezervaciju i izradu nacrta ljudi za projekte i stvaranje neizvjesnih projekata. Sve se to odražava na grafikonu. Zahvaljujući tome, možete vidjeti kako izgleda vaša planirana upotreba resursa za projekte koji se sigurno događaju i one koji su nesigurni. 

U Primetricu možete koristiti rezervacije za određene projekte i skice za neizvjesne projekte koji još nisu potvrđeni prodajnim odjelom:

Tri ikone sljedećeg Dodjele imaju sljedeća značenja: crni - nacrt projekta, žuti - rezervirani projekt, zeleni - aktivni projekt.

g. Kako izmjeriti stvarnu iskorištenost i drugačije naplatiti klijentu?

Ponekad je u tijeku projekt s nekoliko programera s punim radnim vremenom koji tamo rade. No, u međuvremenu, oni i dalje prisustvuju internim sastancima, a ponekad čak i brzo skaču na drugi projekt nekoliko sati tjedno.

S jedne strane, želite koristiti praćenje vremena za generiranje fakture za klijenta. S druge strane, želite vidjeti stvarnu iskorištenost svojih zaposlenika i stvarno vrijeme provedeno na ovom projektu.

Evo rješenja. U Primetricu možete istovremeno prijaviti radno vrijeme u mnogim projektima. Ali kada fakturirate klijentu, možete unijeti odgovarajući broj sati i stopu naplate koju ste dogovorili. 

‍

h. Kada implementirati formulu stope iskorištenja?

Kada prestanete imati izravnu kontrolu nad onim što se događa u tvrtki. Malim timovima je lako upravljati. 5-15 ljudi. Ali veća struktura s PM-ovima s vlastitim odgovornostima, nitko ne zna tko što radi, a to se pretvara u nedostatak znanja o učinkovitosti.

Ako počnete osjećati da vam nedostaje znanja o tome što se događa u vašim projektima, a odjeli prodaje, PMO-a i deva mijenjaju svoje zahtjeve i bore se za resurse, to znači da je vrijeme za mjerenje iskorištenosti.

Sve je u zdravlju vašeg poslovanja. Čak i u početnoj fazi kada imate dojam da u potpunosti kontrolirate situaciju, vrijedi slijediti stopu korištenja i optimizirati je tijekom vremena kako biste povećali profitabilnost ili jednostavno predvidjeli probleme s vremenom / radnim opterećenjem na klupi.

i. Tko bi trebao biti zadužen za mjerenje stope iskorištenosti?

Sve ovisi o veličini tvrtke i odgovornostima oko raspodjele resursa u određenom poduzeću:

• Samoorganizacija i distribucija
• Upravljanje odozgo prema dolje
  

Većinu vremena mjerenje iskorištenosti posao je COO-a u manjim tvrtkama i Resource Managera u većim. 

U nekim tvrtkama ljudi odgovorni za upravljanje projektima imaju više odgovornosti i dodjeljuju ljude projektima ili se brinu o raspodjeli resursa. COO zatim provjerava funkcionira li sve dobro i je li stopa iskorištenosti visoka (posebno važna u T&M projektima).

Preko vas

Izračunavanje i analiza stope iskorištenosti zaposlenika može postati nezgodno, pogotovo ako žonglirate podacima iz različitih proračunskih tablica i nemate nikakav alat za automatizaciju.

Također, vjerojatno nemate puno vremena za to. Ali i dalje su vam potrebni ti uvidi za upravljanje profitnom maržom. Ručno prikupljanje podataka iz proračunskih tablica i izvješća neće ga smanjiti.

Platforma poput Primetrica radi sve teške poslove za vas. Kombinira značajke praćenja vremena s planiranjem resursa i raspodjelom izrezanom za potrebe agencija za razvoj softvera. ‍

Ako se osjećate preplavljeni svojim proračunskim tablicama, tražeći jedan izvor istine ili pokušavajući shvatiti svoje alokacije, prijavite se na demonstraciju da biste vidjeli kako bi vam Primetric mogao pomoći eliminirati vrijeme na klupi i povećati naplatu.