Kako je Primetric pomogao Future Mindu da smanji vrijeme na klupi za 3,500 h

Uvod

Future Mind je tvrtka za razvoj softvera koja se specijalizirala za mobilni razvoj, web razvoj, IoT i IT savjetovanje. Djelujući od 2008. godine, Future Mind isporučio je više od 150 mobilnih aplikacija, među kojima su nagrađivane aplikacije kao što su Frappka i Żappka (Glavna nagrada i 1. mjesto u kategoriji Trgovina / M-trgovina, Mobile Trends Awards 2019). 

‍

Tvrtka je uvrštena na Forbes Diamonds 2020 listu najbrže rastućih tvrtki u Poljskoj i godišnju ljestvicu Financial Timesa 1000 na kojoj se navode najbrže rastuće europske tvrtke.

Future Mind je koristio Prognozu žetve za planiranje i dodjeljivanje stručnjaka projektima. Međutim, rješenje je bilo previše jednostavno i nedostajalo mu je ključnih funkcionalnosti poput financijskog predviđanja, provjere predviđanja u odnosu na stvarne ishode i naprednih postavki dozvola. 

Nakon prelaska na Primetric, Future Mind sada može dodijeliti stručnjake projektima, generirati prognoze, a zatim provjeriti kako se uspoređuju sa stvarnošću. Svi se podaci čuvaju na jednom mjestu i dostupni su članovima tima na različitim razinama dopuštenja. Štoviše, rukovoditeljima tvrtke pruža kontrolne alate.

"U usporedbi s drugim alatima, Primetric nam omogućuje da budemo u potpunosti proaktivni u svim aktivnostima raspodjele, planiranja, predviđanja ljudi."

Paul Josiek - glavni operativni direktor u Future Mindu

Ukratko, struktura Budućeg uma

Future Mind broji sedamdesetak stručnjaka specijaliziranih za poslovna i tehnička područja. Kao tvrtka za razvoj softvera, Future Mind se ističe svojim naglaskom na procesu razvoja proizvoda, dopunjen tehničkom stručnošću tima. 

Da bi upravljao dodjelom ljudi, Future Mind je uveo tri vrste alokacije:

• Nacrti alokacija - skice su projekti koje je kreirao prodajni tim koji radi kao početna rezervirana mjesta. 
• Rezervacije - ova kategorija je za projekte koji se izvode. Iako nema službene potvrde za angažman budućih ljudi, vjerojatno će određeni stručnjaci biti potrebni za duži vremenski okvir.
• Aktivne alokacije - rezervacije koje su službeno potvrđene.

Proces planiranja

Kada prodajni tim napravi početni dogovor o projektu i njegovom rasporedu, glavni savjetnik dodaje faze projekta u datoteku projekta i dijeli to znanje tijekom tjednog sastanka planiranja. Ovaj rani nacrt uključuje model određivanja cijena, cijenu i rokove potencijalnog projekta.

Tijekom sesije planiranja, voditelji prodajnog tima, PMO-a i mobilnog i web razvojnog tima raspravljaju o nadolazećim mogućnostima, pregledavaju popis pokrenutih projekata i rješavaju sve nastale sukobe.

Problem: Nedostatak rješenja koje bi moglo obuhvatiti ključne aspekte procesa Budućeg uma i pružiti sveobuhvatna izvješća odjelima

Za planiranje i dodjelu stručnjaka, Future Mind je koristio kombinaciju:

• Jira,
• Presijecanje puta
• i Prognoza žetve.

Postupak rezervacije tima odvijao se u potonjem rješenju. Pomoglo je izbjeći preklapanje rezervacija, upravljati sukobima i minimizirati vrijeme na klupi.

Međutim, ranije korištenom softveru nedostajalo je nekoliko značajki koje su tvrtki bile potrebne za učinkovitu raspodjelu ljudi. Za početak, nije uključivao naprednu postavku dozvola koja bi omogućila veću kontrolu nad razinom informacija dostupnih različitim članovima tima.

Štoviše, rješenje je bilo problematično u smislu dodjele projekta - alat je jednostavno bio previše jednostavan i nije razlikovao različite vrste projekata kao što su skica rezervacija, rezervacija i aktivna rezervacija. Ovaj slučaj upotrebe tipičan je za tvrtke za razvoj softvera, dok je Future Mind koristio generičko rješenje za bilo koju vrstu poslovanja.

Future Mind također nije imao pristup naprednim financijskim prognozama i izvještavanju. Kao rezultat toga, tim nije mogao usporediti svoje prognoze sa stvarnim ishodima svojih projekata. 

Nedostatak odgovarajućih značajki bio je problem koji je postao još ozbiljniji zbog brzog rasta tvrtke. Future Mind je svake godine širio svoj tim za najmanje desetak radnika s punim radnim vremenom, a njihovo točno dodjeljivanje projektima postajalo je sve teže.

Kao rezultat toga, tvrtki je nedostajao jedan izvor istine koji bi podržao njezine procese i omogućio različitim odjelima pristup važnim podacima. Komunikacija i razmjena znanja bili su sve izazovniji. A menadžeri nisu mogli vidjeti učinke svojih sporazuma, iskoristiti prognoze ili ih usporediti s ishodima.

Rješenje: Implementacija Primetrica

Budući um obratio nam se u potrazi za pravom kombinacijom funkcionalnosti. 

Evo značajki koje su Primetric učinile najboljim izborom za tvrtku:

• Bolje planiranje proračuna za IT industriju - Prognoza ne uključuje značajke proračuna prilagođene specifičnim zahtjevima IT projekata. Primetric omogućuje tvrtki da konačno planira proračunske projekte slijedeći industrijske prakse.
• Financijske prognoze - tim može odmah vidjeti satnice stručnjaka i analizirati maržu po projektu ili njegovoj fazi. To pomaže u dodjeljivanju pravih ljudi pravim projektima.
• Lakša dodjela timova - to je napravilo razliku u većem timu zahvaljujući pametnim filtrima. Na primjer, lako je pronaći starijeg Python developera s dobrim poznavanjem engleskog jezika i analitičkih vještina. 
• Dozvole koje imaju smisla - podaci su dostupni u skladu sa sustavom dozvola koji odgovara stvarnim ulogama u tvrtki (HR, prodaja, PM).
• Napredna izvješća - ta izvješća omogućuju prodajnom timu da provjeri ima li slobodnih zaposlenika. Voditelji projekata mogu ih koristiti za optimizaciju korištenja resursa i premještanje stručnjaka na različite načine kako bi im pomogli u obuci novih vještina i osiguravanju njihovog profesionalnog razvoja.
  

Budući um odlučio je testirati Primetric jer:

• Pruža jasne i razumljive podatke o korištenju ljudi,
• Omogućuje planiranje projekata i rezervacije timova za njih na jednom mjestu,
• Nudi detaljne financijske prognoze,
• glatko je integriran s Žetvom.
  

Prelazak s Prognoze žetve na Primetric bio je jednostavan i trajao je samo jedan dan.

Svi voditelji projekata dodali su svoje projekte u novo rješenje tijekom samo jednog sastanka. Prvak proizvoda tada je trenirao tim koristeći primetrijsku bazu znanja. U kombinaciji s našom kontinuiranom podrškom, Future Mind postigao je potpunu provedbu u roku od mjesec dana.

"U usporedbi s Jira, implementacija Primetrica bila je komad torte. Tim koji stoji iza Primetrica bio je vrlo proaktivan i puno nam je pomogao tijekom procesa uključivanja. Njihova izvanredna podrška za brzo rješavanje svih neravnina na cesti. Imali smo i otvoreni komunikacijski kanal sa Zbyszekom, Suosnivačem Primetrica. Odgovorio je na moje poruke u bilo koje doba dana - to je bilo stvarno impresivno!"

Paul Josiek - glavni operativni direktor u Future Mindu

Kako Future Mind koristi Primetric

Danas 16 ljudi u Future Mindu koristi Primetric kako bi dodijelili stručnjake projektima, generirali prognoze, a zatim provjerili kako se uspoređuju sa stvarnim ishodima. 

Svo planiranje sada se može dogoditi odozdo prema gore. Timovi mogu generirati predviđanja s podacima koji su najvažniji zahvaljujući sustavu dozvola. I poslovni i produkcijski timovi su konačno na istoj stranici.

‍

U usporedbi s godinom prije implementacije Primetrica, Future Mind smanjio je vrijeme na klupi za 4% iz godine u godinu, što iznosi 3.500 naplativih sati.

Ta je promjena rezultat brojnih poboljšanja u proizvodnim i prodajnim procesima, kao i korisnog uređenja dugoročnih projekata. Primetric je postao kritični izvor znanja o ovoj temi i pružio izgovor za uvođenje tih promjena. To je olakšalo proaktivan pristup primjeni promjena u ovom području poslovanja tvrtke.

"Primetric je rješenje koje se bavi jedinstvenim problemima s kojima se suočavaju IT tvrtke i tvrtke za razvoj softvera poput nas. Konfigurirali smo ga tako da savršeno odgovara našim procesima i implementirali mnoge dodatne značajke. Primetrički tim bio je spreman pomoći nam u svakoj fazi provedbe."

Paul Josiek - glavni operativni direktor u Future Mindu

Evo kako izgleda trenutni proces u Future Mindu uz pomoć Primetrica:

‍‍

1. Prodajni tim dodaje klijenta i njihov provizorni projekt u Primetric, zajedno s fazama projekta i procjenama (vrijeme i financije).

‍

2. Tijekom tjednog planiranja tim dijeli informacije o ovom potencijalnom projektu s proizvodnim odjelom. 

3. Pregledavaju popis aktivnih projekata i rezervacija kako bi potvrdili zadatke programera i potencijalno premjestili ljude po projektima. Ono što je ovdje posebno korisno je izvještavanje o dostupnosti i korištenju te kalendar koji omogućuje generiranje najpristupačnijih ljudi iz ptičje perspektive, na temelju vještina, položaja i datuma.

‍

4. Tada tim prelazi preko određenih ljudi ako trenutno nisu dodijeljeni nikakvim projektima. Dodijeljeni su nenaplaćenim projektima koji se nazivaju sporedni zadaci. Ovo je također znak prodajnom timu da pojačaju svoje aktivnosti povezane s ovim timom ili pronađu priliku za prodaju.

5. Zahvaljujući izvješću o dostupnosti, prodajni tim može početi tražiti stručnjake i lako se posavjetovati sa svojim zadatkom s voditeljima odjela.

‍‍

6. Korištenjem značajke Project Finances tvrtka izrađuje prognozu za sljedeće tromjesečje kako bi razumjela ostvareni prihod, podijeljen na aktivne / skice rezervacija i rezervacija. Primetric prikazuje prognozu u odnosu na ishode, pokazujući stvarnu razinu angažmana u odnosu na planiranje. 

7. Zahvaljujući informacijama o troškovima određenih ljudi, Future Mind može lako analizirati i optimizirati profitnu maržu.

‍

Rezultati

• Optimizacija vremena na klupi (smanjenje za 4%)
• Poboljšano planiranje proračuna 
• Dostupnost financijskih prognoza već u ranim fazama planiranja
• Jednostavnija raspodjela timova u većim timovima 
• Sustav naprednih dozvola koji odgovara stvarnim ulogama u tvrtki (HR, prodaja, PM).
• Napredno izvješćivanje

‍