Kako je Netgen povratio potpunu kontrolu nad financijama s Primetricom

Ako želite znati kako Netgen prevladava takve izazove kao što su:

• netočne financijske procjene, 
• odražavajući različite vrste proračuna projekata u jednom alatu, 
• ogromno sagorijevanje proračuna, 
• nedostatak transparentnosti i jedan izvor znanja za cijelu organizaciju, 

... onda čitajte dalje! 

Što je Netgen? 

Netgen je tvrtka za web dizajn i razvoj smještena u Švicarskoj i Hrvatskoj. Naziva se butikom agencijom, koja ne namjerava privući mnogo kupaca; umjesto toga, odabire svoje kupce koji će im pružiti vrhunske usluge. Uglavnom surađuje s tvrtkama s preko 500 zaposlenih. 

Tijekom godina Netgen je razvio i open source i poslovni softver, ali pruža i strateško savjetovanje za tvrtke iz različitih industrija. Ipak, Netgen ne cilja na određenu industriju; umjesto toga, namijenjen je brojnim tvrtkama iz različitih područja, odnosno bankarstvu, zdravstvu, komunikaciji i još mnogo toga.

"Mi nismo tvrtka koja samo razvija web stranicu. Kupci dolaze k nama jer žele razviti svoje poslovanje i promijeniti nešto u tijeku rada."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Osim toga, Netgen je također član Švicarske udruge ACT. Da tome pridodamo, organizira Web Summer Camp - godišnji događaj za zaposlenike i IT stručnjake koji su spremni proširiti svoje znanje. 

Insajderski izgled: upoznajte izvršnog direktora

Osoba koja stoji iza Netgenovog uspjeha je Christian Paredes - izvršni direktor švicarskog ogranka Netgena.

Specijalizirao se za unutarnji i vanjski razvoj poslovanja, pa je stoga on bio taj koji je odlučio početi tražiti bolje alate za upravljanje portfeljem projekata za svoje poslovanje. Osim toga, on također traži mogućnosti; također je uključen u savjetovanje s kupcima o digitalnoj transformaciji i pružanje komponenti rasta. 

Netgenova struktura

Netgen se sastoji od dvije tvrtke smještene u Švicarskoj i Hrvatskoj. Njegove odgovornosti su također odvojene: stručnjaci u Švicarskoj usredotočuju se na upravljanje projektima, savjetovanje, rast i usluge UX-a, kao i kampanje i sadržaj. Cijeli razvojni tim, a uključujući i UX stručnjake, s druge strane, radi iz Hrvatske.

Ova struktura, međutim, nije rezultat outsourcinga, što je prilično uobičajeno u IT industriji. Dvije podružnice djeluju financijski kao zasebne tvrtke. Ta se podjela i dalje ogleda u projektnom računovodstvu, u koje se zaposlenici iz Hrvatske moraju uključiti odvojeno.

Procesi planiranja u Netgenu: što je nekada pošlo po zlu?

Faza RFQ projekta – početne procjene i prognoze potražnje

Svaki novi projekt započinje zahtjevom za projekt. Uključuje ključne značajke i specifikacije koje kupac želi uključiti u projekt kako bi služio određenoj svrsi. Te značajke postaju osnova za procjene troškova i vremena. 

U ovom trenutku Netgen dijeli svoj projekt u tri kategorije. To su: 

1. Vremenski i materijalni projekt. U ovoj vrsti projekta kupac plaća stvarni broj sati koje Zaposlenici Netgena provode na zadacima vezanim uz projekt. Ovaj model je obično odabran za projekte koji obično proizlaze iz procjena. 
2. Projekti s fiksnom cijenom. Projekti s fiksnim troškovima izračunavaju se na početku rada. U slučaju Netgena, troškovi takvih projekata mogu se podmiriti unaprijed, nakon završetka projekta, ili se mogu podijeliti na rate plaćene po fleksibilnom rasporedu (na primjer, na početku i na kraju projekta). 
3. Upravljanje aplikacijama i ugovor o servisiranju. Retainer projekti s fiksnom cijenom; proračun se, međutim, treba razumno potrošiti tijekom određenog vremenskog razdoblja kako bi se održalo rješenje i istodobno stvorila zdrava profitna marža. 

Ova sorta bila je jedan od Netgenovih problema. Njegov softver za upravljanje proračunom projekata mogao je odražavati samo jedan od ovih vrsta projekata. Da tome dodamo, nije sadržavao nikakve detaljne informacije i nije se mogao ažurirati u stvarnom vremenu, što je dovelo do brojnih nesporazuma. 

"Za agenciju poput naše moramo pametno upravljati svojim proračunom. Nikad ne postoji samo jedan projekt i jedan proračun; postoji mnogo projekata, proračuna, zahtjeva za promjenom, održavanja, hostinga i mnogih drugih stvari. U agenciji možete biti uspješni samo kada pratite sve te čimbenike."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Faza planiranja – dugoročna izdvajanja i proračunska predviđanja

Zatim je projekt morao biti planiran u kalendaru tvrtke. Nažalost, i to se pokazalo izazovnim, jer je Netgen morao koristiti dva različita alata u tu svrhu: jedan za dugoročnu perspektivu, a drugi za kratkoročni pogled. Njihovi su ulazi kombinirani u klasičnim proračunskim tablicama. Međutim, ti alati nisu bili povezani s financijama, što je prisililo upravitelje da se prebace između rješenja. 

"Sati zapisivanja u JIRA-i bili su glomazni, pa smo počeli koristiti Tempo. Ali tamo je nedostajalo mnogo stvari: upravljanje zaposlenicima, skraćeno radno vrijeme itd. Deset godina kasnije, oni još uvijek nisu riješeni, iako smo kontaktirali podršku."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Osim toga, tvrtka se također borila da dobije širu sliku svojih financija. Baš kao i u slučaju raspodjele ljudi, koristio je dva alata za tu svrhu: Tempo proračun za nadgledanje budućih troškova i Float, za kombiniranje dugoročnih alokacija s prognozama. Međutim, ova metoda izrade proračuna bila je dugotrajna, komplicirana i sklona brojnim ozbiljnim pogreškama. 

Netgenovi izazovi

Odvojeni planovi i financije. Netgen je bio preplavljen brojnim alatima koje je odlučio pokušati kombinirati financije s projektnim planovima. Također se borio s dobivanjem velike slike o svom poslovanju; umjesto toga, menadžeri su zapeli u beskrajnom popisu rješenja koja nisu bila međusobno kompatibilna. 

"Pogotovo kada su proračuni tijesni, ne možemo dočekati kraj projekta kako bismo vidjeli dobit. Ako radite sa zaposlenicima, izvođačima ili trećim stranama, izrada proračuna postaje vrlo nezgodna, jer se ulazni materijali unose zasebno. Ovo je bio izazov za nas posljednjih 20 godina."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Sagorijevanje proračuna. Budući da procjene troškova nisu bile točne odmah, tvrtka se stalno borila s praćenjem svojih financija. Kao dodatak tome, tvrtka se također borila s praćenjem nepravilnih transakcija. U nekim slučajevima Christian je otkrio neprofitabilne projekte nakon što su završeni! 

Nedostajali su drugi alati. Iako su neki drugi alati Netgenu pružili prikladne značajke praćenja, oni nisu mogli pružiti tvrtki ljude i rješenja za upravljanje financijama. Da tome dodamo, nisu mogli prikazati podatke u stvarnom vremenu, a provedba bilo kakvih promjena u njima bila je gotovo nemoguća - a ako je to bilo moguće, uzrokovala je nepredviđene probleme. 

"Mogli ste unijeti puno podataka u druge alate, odnosno cijene, pojedinačne sate itd., Ali to ste morali učiniti ručno na svakom projektu. Tada su se promijenili i povijesni podaci zaposlenika, uzrokujući ogroman kaos."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Nedostatak transparentnosti. Christian je pokušavao pratiti uloge, stope i troškove za sve zaposlenike, projekte i akcije. Nažalost, s alatima za upravljanje resursima s kojima je radio, nije mogao sortirati informacije po filtrima koji su mu stvarno bili potrebni. Također mu je bilo jako teško ručno ažurirati sve informacije. Kao rezultat toga, ostali su mu samo djelomični podaci - ili netočni. 

Nemogućnost odražavanja strukture tvrtke u drugim alatima. S dvije podružnice u dvije različite zemlje. Netgen se borio da održi korak s financijama za obje lokacije. Veze između njih također su bile nejasne. 

Kritične pogreške u financijama. Alati koje je Netgen prethodno koristio nisu odražavali operacije koje je tvrtka namjeravala pratiti. Na primjer, nije mogao dodati fakture s prošlim datumima. U nekim slučajevima softver je također uveo neočekivane promjene u prošlim projektima kad god su detalji novih operacija promijenjeni. To je uzrokovalo gubitak, izostavljanje ili samo uređivanje dokumenata na nenamjeran način, što je rezultiralo brojnim računovodstvenim problemima, kao i izgubljenim resursima. To nije bilo pitanje samo nekoliko slučajeva - prema Christianu, preko 20% računa bilo je netočno zbog problema sa softverom!

"Ako je netko zaboravio dodati svoje sate, ili je promijenio sate u prošlosti, ili dodao troškove u prošlosti, nikada nije bio fakturiran u našim starim alatima - i nitko to nije mogao uočiti. Morali ste svaki put istražiti što se dogodilo!"

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Nedostatak sveobuhvatne, fleksibilne i točne baze podataka. Alati koje je Netget prethodno koristio nisu bili dovoljno intuitivni - i često su nudili vrlo zbunjujuća ili iscrpljujuća rješenja. Jedan od najčešćih problema bio je unošenje promjena u plaćama u sustav upravljanja resursima i vještinama. Podaci nisu dodijeljeni zaposleniku; umjesto toga, morao se mijenjati u svakom projektu u kojem je zaposlenik radio. U slučaju drugih alata, promjene u plaćama uočene su i u prošlim projektima, drastično smanjujući točnost njihovog proračuna. 

"Zaposlenici su mogli imati samo jednu stopu i to je to, a to ste mogli promijeniti samo po računu, a ne po projektu."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Nema integracija ili nedostatka podrške za njih. Tvrtka je svoje poslovanje temeljila na JIRA-i. Međutim, alati koje je Netgen prethodno koristio nisu uspjeli ispravno podržati sustav ili su zahtijevali ogromnu količinu novca za značajku, ostavljajući Christiana bez alternativa nego tražiti drugi softver. 

Što je uzrokovalo da Netgen potraži novi alat? 

Ponekad su frustracije i pogreške izvori dobrih ideja - a to je upravo bio slučaj s Christianom i Netgenom. 

"Bilo je suludo: ljudi su uložili više od 20% svog vremena pokušavajući ažurirati sve alate. To nije bilo učinkovito; Mogli bismo fakturirati tih 20%. Nismo mogli nastaviti ovako."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Nakon što su godinama koristili neučinkovite procese, menadžeri su bili umorni od rada s brojnim alatima u isto vrijeme. Nažalost, te se perspektive nisu mogle kombinirati kako bi im se pružila šira slika. Slijedom toga, vođe i menadžeri neprestano su kopali po različitim alatima, gubeći svoje dragocjeno vrijeme.

"Svi voditelji projekata rekli su da im je način na koji radimo glomazan. Također smo vidjeli da su napravljene mnoge pogreške, a možete ih pronaći samo ako dobro pogledate naše operacije."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Osim toga, također su se stalno susreli s brojnim pogreškama uzrokovanim različitim pogledima koje im pružaju drugi alati. Neki od njih nisu mogli ni obavijestiti Christiana o pogreškama vidljivim unutar jednog alata. Kao rezultat toga, često je primjećivao probleme kada je bilo prekasno da ih riješi. 

Podrška iz različitih alata nije poboljšala ovu situaciju. Služba za korisnike vrlo često nije reagirala. Trebali su im mjeseci da odgovore, a problemi koje je prijavio Christian često su godinama ostali neriješeni. Čini se da alati jednostavno ne rastu s Netgetom - i zato je tvrtka odlučila potražiti zelenije pašnjake negdje drugdje. 

"Pronašao sam nekoliko stvari koje je trebalo popraviti u alatima. Na koncu, prijedlozi [mnogih tvrtki] stavljeni su na glasovanje. Neki su pobijedili - i, oko 7 godina kasnije, oni su još uvijek tamo. Ulaznice s tisućama glasova!"

Chrisitan Paredes - Izvršni direktor Netgen Švicarske

Tada Primetric preuzima!

Kako Primetric pomaže Netgenu? 

Munjevita implementacija i besprijekorna integracija Jira

Implementacija je ključni dio korištenja Primetrica - ipak, u slučaju Netgena, to je također bio jedan od najbržih procesa tog tipa koji smo imali zadovoljstvo izvesti. 

Cijeli proces provedbe trajao je manje od 3 tjedna i uključivao je sve slučajeve uporabe. Kristijanu je pomogla primetrijska podrška, jasno je komunicirao svoje prioritete i na njegov je zahtjev odmah odgovoreno. Primetricov tim, s druge strane, odmah se pozabavio svim pitanjima koja je prijavio i u skladu s tim ih prilagodio.

Provedba je također bila potaknuta brzim i glatkim integracijama. U slučaju Netgena, tvrtka je bila usmjerena na integraciju s JIRA-om. Srećom po njega, takva značajka nije bila dostupna samo u Primetricu, već je uključivala samo nekoliko jednostavnih koraka. Kao rezultat toga, Netgen je mogao pregledati svoje podatke u Prietriću za samo nekoliko minuta. 

Kao dodatak tome, Netgenovi zaposlenici također su dočekali Primetric raširenih ruku. Zahvaljujući intuitivnom sučelju, uspjeli su se brzo upoznati s alatom i koristiti ga u svoju korist. Važno je napomenuti da su ovo mišljenje podijelili i menadžeri i stručnjaci. 

"Potrebne su minute za konfiguriranje projekta i pregled podataka za donošenje boljih odluka."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Kako Netgen ima koristi od korištenja Primetrica? 

"Već 3 godine aktivno tražim dobro rješenje. [...] Nakon nekog vremena bilo je stvarno jasno da Primetric nema problema koje drugi imaju."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Prilagođeni filtri i sveobuhvatna izvješća. S Primetricom, Christian je mogao prilagoditi grafikone i tablice u alatu kako bi odgovarao njegovim potrebama bolje nego ikad prije. Mogao je sortirati podatke baš kao što je trebao i stvoriti prilagođena izvješća prilagođena njegovim potrebama. 

Napredna, ali intuitivna integracija s Jira.

Primetric može biti - i bio - integriran s JIRA-om u samo nekoliko klikova. Stalno komunicira sa sustavom kako bi menadžerima pružio informacije u stvarnom vremenu o poduzećima svojih zaposlenika. Da tome dodamo, korisnicima pruža i JQL koji omogućuje uvoz workloga iz jednog JIRA projekta u mnoge projekte u Primetricu, poboljšavajući preciznost naplate u mnogim financijskim modelima odjednom. 

Potpuna fleksibilnost u financijama uzimajući u obzir različite modele naplate.

Primetric je sposoban pokriti sve poslovne scenarije Netgen se obično koristio za pružanje svojih usluga svojim kupcima. Bilo da se radi o vremenskom i materijalnom projektu ili projektu s fiksnom cijenom, rješenje može odražavati njegove karakteristike kako bi prilagodilo svoje izračune i pružilo Christianu točne i ažurirane financijske podatke. 

"Imate sve moguće slučajeve [u sustavu]. To je bio otvarač za oči, tada smo rekli "Ovaj alat je stvarno dobar!". Sjećam se da sam ga pokazivao prijateljima u Hrvatskoj. Rekli su: "Ako je to slučaj, i nama je to potrebno!". 

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Detaljne financijske informacije. Za razliku od drugih alata, Primetric je Christianu ponudio detaljan pristup svojim financijama. Financijski izračun u alatu uključivao je mnoge male, ali ključne čimbenike, kao što su zahtjevi za promjenom, održavanje, hosting itd. - i mogli su se promijeniti u bilo kojem trenutku. S tom značajkom nijedan zarez ili broj ne bi mogao pobjeći Christianovom umu. 

Raznolikost projekata - Vrijeme i materijal, fiksna cijena, gornje granice i druge vrste proračuna - svi su dostupni netgenu u Primetricu. Kao rezultat toga, tvrtka može odražavati svoju strukturu u alatu i učinkovito upravljati njime na temelju detaljnih i točnih podataka o potrošnji i prihodima. 

"Da budem iskren, Primetric je jedno od rijetkih rješenja koje može upravljati tako širokim opsegom [scenarija]. S prošlim alatima uvijek stavimo neku vrstu margine na vrh. S Primetricom vidite izračun, vidite dobit, vidite maržu i to je sve što vam treba."

Christian Paredes - izvršni direktor Netgen Švicarske

Mogućnost uključivanja proračuna za obje grane. S naprednim financijskim opcijama, Netgen bi konačno mogao vidjeti sve svoje troškove u jednom alatu. U ovom slučaju tvrtka je odlučila da će financije iz njezine hrvatske podružnice biti uključene u režijske troškove. Promjena je drastično poboljšala proračun u cijeloj organizaciji. 

Rezultati

1. Fleksibilne promjene s automatskim ažuriranjima za sve projekte. 
2. Nema netočnih ili obmanjujućih faktura u sustavu. 
3. Sveobuhvatan financijski prikaz svakog projekta i svih projekata odjednom. 
4. Smanjeno vrijeme trošenja na ažuriranje drugih alata i povećano naplativo vrijeme za ključne menadžere i stručnjake. 
5. Detaljne informacije o svim projektima, uključujući male, ali ključne režijske troškove, odnosno smještaj, plaće, režijske troškove itd. 
6. Mogućnost praćenja troškova iz obje grane poslovanja s režijskim opcijama. 
7. Fleksibilni modeli naplate koji odražavaju karakteristike Netgenovih projekata. 
8. Detaljni opisi proračuna projekta s dodatnim informacijama o režijskim troškovima, dodatnim troškovima itd. 

Budućnost izgleda sjajno s Primetricom! 

Iako je implementacija Primetrica u Netgenu bila ogroman uspjeh za obje uključene strane, naše zajedničko putovanje ovdje ne završava. U mjesecima koji dolaze, Christian planira proširiti naš sustav u svojoj tvrtki na in

Premještanje lišća i izostanaka u Primetric. Do sada se Netgen usredotočio na financijsku stranu Primetrica. Uskoro će tvrtka također koristiti sustav za praćenje lišća, izostanaka i praznika kako bi dobila širu sliku dostupnih ljudi u tvrtki. 

Procjene i prognoze. Netgen će uskoro isprobati novu stranu Primetrica - prognoze i procjene. Tvrtka se nada da će sve svoje financijske operacije prebaciti u sustav, a uskoro će imati priliku za to. 

Mogućnost generiranja PDF izvješća. Primetric će pripremiti prilagođenu značajku PDF izvješća za Netgen samo kako bi im pružio resurse koji su tvrtki potrebni za donošenje boljih odluka. 

Kratkoročno planiranje. Upravo sada, Netgen se priprema za izradu kratkoročnih, detaljnih planova zadataka za dvotjedne sprinteve. Tvrtka je već otkrila potencijal za takve rasporede u Primetricu i uskoro će ga iskoristiti u potpunosti.