Capco vs proračunske tablice. Kako je Primetric pomogao u pitanjima transparentnosti?

Uvod 

Capco, wipro tvrtka, globalna je konzultantska tvrtka za tehnologiju i upravljanje specijalizirana za poticanje digitalne transformacije u industriji financijskih usluga širom svijeta. 

S rastućim portfeljem klijenata koji se sastoji od preko 100 globalnih organizacija, Capco djeluje na sjecištu poslovanja i tehnologije kombinirajući inovativno razmišljanje sa znanjem industrije bez premca kako bi isporučio cjelovita rješenja temeljena na podacima i brze digitalne inicijative za bankarstvo i plaćanja, tržišta kapitala, upravljanje bogatstvom i imovinom, osiguranje i energetski sektor.

Ukratko, Capcova struktura 

Capco zapošljava 6000 stručnjaka. Ovaj broj uključuje tim od 40 ljudi koji rade na IT projektima razvoja i održavanja, a doug Helm je njihov vođa.

Ova skupina stručnjaka podržava poslovnu liniju Capco RISC Services. Samo je upravo ovaj tim tražio rješenje koje bi moglo organizirati njihov rad na intuitivniji način - zato je Doug, njegov menadžer, odlučio implementirati Primetric i predstaviti ga voditeljima tima koje nadzire. 

Iako se tim koji smo pružili Primetricu može činiti malim, igra ključnu ulogu u tvrtki, jer je odgovoran za mnoge ključne operacije. Točan broj projekata koji se provode u isto vrijeme obično se razlikuje ovisno o novim pridošlicama, pauziranim pothvatima i gotovim poduzetnicima. Kao rezultat toga, Capco je trebao fleksibilan pristup upravljanju svojim ljudima.

"Imamo arhitekte, dizajnere softvera, programere, testere, urede za upravljanje projektima i administraciju sustava. Stalno gledam naše stručnjake kako bih stekao razumijevanje na čemu rade i koliko dugo, tako da mogu jasno artikulirati dostupnost naših zaposlenika u poslu. Tako da sam stvarno pokušavao pogledati gdje smo s projektima i pružiti liderski portfelj za naše poslovanje. S tom informacijom mogu se vratiti u poslovni tim i reći im: završit ćemo ovo na X-u, a to će koštati Y."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Capcovi alati

U početku su se operacije Capcovog IT tima temeljile na dva sustava:  

• Excel listovi s općim informacijama o tvrtki koje su voditelji timova isporučili tijekom mjesečnih sastanaka, 
• Jira je korištena za praćenje projekata i upravljanje određenim timovima.

Nažalost, ova dva rješenja bila su problematična.. 

Prije svega, Jira, iako je bila korisna za određene timove i programere, Dougu nije pružila nikakvu perspektivu na visokoj razini. Kao rezultat toga, morao je analizirati rad jednog zaposlenika u to vrijeme, a zatim kombinirati podatke kako bi dobio širu sliku o njihovim projektima. 

Ova situacija je bila vrlo nezgodna za sve vođe tima koje je Doug nadzirao - i svi su morali pratiti svoje zaposlenike. Kako bi popravili ovu situaciju, odlučili su stvoriti pojedinačne Excel proračunske tablice za svaki tim. 

Nažalost, s takvim improviziranim rješenjem, stvari su išle iz lošeg u gore. Proračunske tablice trebalo je ručno ažurirati svaki put kada ih je trebalo predstaviti - a predstavljene su najmanje jednom tjedno. 

Da bi održali tvrtku, morali su u svoje tablice uključiti informacije o:

• procjene vremena i troškova po fazi, tj.
• satnice za programere i druge naplative stručnjake, 
• planirano i praćeno radno vrijeme. 

To je bio dugotrajan proces koji je trajao do 4 sata! 

Da tome dodamo, kako je vrijeme prolazilo, tvrtka je polako još više prerasla vlastite proračunske tablice. Počeli su im nedostajati transparentnosti jer su ih odvojeno popunili različiti vođe timova. 

Osim toga, proračunske tablice nisu im pružile informacije u stvarnom vremenu. Oni su se, s druge strane, čuvali u Jira - a ovaj se alat ni na koji način nije mogao sinkronizirati s Excelom. To je također značilo da se svi dokumenti moraju ručno ažurirati kad god je zaposlenik bio odsutan ili je odlučio otići na odmor. 

"Pokušavao sam spojiti sve ove proračunske tablice u jednu kako bih imao neku vrstu glavnog plana, ali bilo je stvarno teško upravljati."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Drugim riječima, proračunske tablice nisu bile sposobne pružiti Dougu i njegovom timu dosljedne informacije u stvarnom vremenu.

Štoviše, sa samo 40 ljudi u tehnološkom timu, organizacija nema pristup velikom broju stručnjaka. To je zahtijevalo od grupe da precizno dodijeli svoje članove tima i ograniči neizvjesnosti na minimum. Međutim, to se pokazalo teškim, jer organizacija nije imala izvor istine - oslanjala se na ručno izrađena izvješća vođa timova koji su bili skloni ljudskim pogreškama.

Procesi planiranja

U Capcu potencijalni projekt u početku ocjenjuju i poslovni analitičari i tehnološki timovi. Njihova su mišljenja osnova za utvrđivanje osnovnih zahtjeva koji se koriste za procjene. Ovaj rani nacrt uključuje model određivanja cijena, cijenu i rokove potencijalnog projekta. 

Općenito, Capco dijeli proces u dvije uzastopne faze. Prva faza uključuje definiranje minimalnog održivog proizvoda potrebnog za zadovoljavanje potreba kupca. Druga faza obuhvaća daljnji razvoj rješenja uključenog u sljedeće korake. 

Kasnije se ti planovi, nacrti i procjene odobravaju ili odbacuju; nakon toga, projekt bi mogao početi

Međutim, takav proces u kombinaciji s opsežnom upotrebom Excelovih proračunskih tablica predstavljao je niz izazova za menadžere. 

Prije svega, svi vođe timova, kao i Doug, morali su pripremiti i ažurirati vlastite Excel proračunske tablice kako bi doprinijeli bazi podataka s informacijama. Kao rezultat toga, ključni proces usporedbe procjena sa stvarnim stvarima bio je gotovo nemoguć.

Drugo, bilo je teško reći može li se momčad prilagoditi planovima i procjenama, jer nije bilo nikoga izvora istine u vezi s njihovom dostupnošću. Doug nije imao sustave izravnog pristupa, jer su oni bili odgovornost drugog odjela. Kao rezultat toga, jednom tjedno dobivao je proračunske tablice iz sustava za praćenje vremena. Oni su, međutim, zahtijevali dodatnu pripremu kako bi bili čitljivi. 

Konačno, cijeli proces pripreme jednostavno je bio dugotrajan i nije se mogao obaviti na zahtjev. Kao rezultat toga, Dougov odjel morao je raditi cijeli proces planiranja jednom mjesečno i nadati se da neće biti dodatnih promjena u budućnosti. To se, nažalost, rijetko događalo, što je natjeralo Douga i njegov tim da potraže jednostavnija rješenja prilagođena korisnicima. 

Glavni izazovi

Procesi upravljanja i rada u Capcu zahtijevaju koordinaciju i komunikaciju između svih članova tima. Međutim, sa samo hrpom Excel proračunskih tablica pri ruci, postizanje transparentnosti bio je izazov. 

To je bio korijen mnogih problema, uključujući: 

Nedostatak dosljednosti i komunikacije. Proračunske tablice s ključnim podacima ispunio je zasebno svaki od vođa tima. Razmijenili su samo informacije prikupljene tijekom dugotrajnih tjednih sastanaka koji su zahtijevali opsežne pripreme. 

Upravljanje ljudima. Informacije o dostupnim stručnjacima zadržane su u proračunskim tablicama. Međutim, podaci se nisu mogli ažurirati u stvarnom vremenu i nisu uključivali praznike i izostanke. Kao rezultat toga, praćenje stručnjaka i njihove sposobnosti bilo je teško, ako ne i nemoguće.

Ograničena transparentnost. Proračunske tablice uključivale su samo osnovne informacije o stručnjacima i projektima u koje su uključeni. Da bismo tome dodali, podatke nije moguće automatski pretvoriti u grafikone i grafikone, što je prisililo vođe timova da to učine zasebno. 

"Imali smo mjesečne sastanke jer im je trebalo toliko vremena. Sada imamo mogućnost na zahtjev otići i vidjeti što se događa sa stvarnim stvarima, bilo da je ponedjeljak, utorak, ili čak nedjelja."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Dugotrajni organizacijski procesi. Proračunske tablice morao je redovito ažurirati svaki vođa tima - i to su učinili bez dodatnih dostupnih alata. Proces je trajao do 4 sata. Nakon toga, moraju se spojiti ručno, dodajući tom vremenu još 4 sata. Kao rezultat toga, Capco je trošio kapacitet na svakodnevne zadatke umjesto na rast. 

Rješenje: Primetric 

Pokretanje promjene

U početku je Capco kojeg predstavlja Doug definirao njihove zahtjeve za potencijalnim alatom za upravljanje portfeljem projekata. Prvo, treba ga prilagoditi potrebama malih i srednjih poduzeća i omogućiti im da se skaliraju. Drugo, rješenje bi trebalo biti lako integrirati s Jira koja je već implementirana u tvrtku. Tijekom našeg demoa, Capco je odlučio isprobati Primetric jer je zadovoljio oba kriterija.

"Upravo sam došao do točke kada sam rekao sebi: postoje bolje stvari na koje mogu provoditi vrijeme. Ne bih trebao sjediti ovdje ispred ovog Excela. Vrijeme je da pronađete alat koji bi mogao obaviti ovaj posao za mene."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Prvi koraci 

Nakon demonstracije, Capco je dobio pristup probnoj verziji Primetrica. Tijekom suđenja tvrtka je naišla na svoju prvu prekretnicu: integraciju s Jira. Suprotno Capcovim očekivanjima, ovaj korak nije zahtijevao tehničko znanje ili napredne algoritme. Sa samo jednim jednostavnim kodom integracije, svi podaci uključeni u Jira tvrtke uvezeni su u Primetric u roku od nekoliko minuta. 

"Čak i tijekom suđenja sam se igrao s Primetricom. Nisam najtehničkiji tip, pa ako naiđem na tehničku integraciju, ne želim se nositi s tim. Dakle, kad sam bio uključen jedan kod za Jira u Primetric, mislio sam da sam stvarno na tragu nešto. Bio sam kao: ovo je fenomenalno."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Nadalje, Primetric je također pomogao Capcu da učita ljude i projekte u sustav pomoću proračunskih tablica koje su prethodno bile baza za poslovanje tvrtke. 

Uz to, Capcovu integraciju podržali su i olakšali vodiči s GIF-ovima i vizualnim materijalom koji su pomogli timovima tvrtke da se upoznaju s rješenjem. 

Značajke za Capcov uspjeh

• učinkovito upravljanje ljudima za potvrđene i provizorne projekte, 
• kalendar podijeljen na ljude i projekte, s uključenim praznicima i izostancima, 
• napredna višenamjenska izvješća, grafikoni i grafikoni, 
• različite značajke za vođe i zaposlenike dostupne u jednoj aplikaciji, 
• financijske prognoze i nacrti za tvrtku, projekte i zaposlenike. 

Prednosti Primetrica 

"Možemo sastaviti procjenu s povjerenjem od 90 posto. Znamo da trebamo te ljude; Ali kada će ova grupa biti dostupna? Možemo li još uvijek započeti projekt za sada? S Primetricom vidimo procjene i zaposlenike, koja je njihova dostupnost i kapacitet. To nam pomaže voditi nas tijekom cijelog projekta. "

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Kako Capco rješava svoje probleme s Primetricom? 

Fleksibilan kalendar s podacima u stvarnom vremenu. Korisnici ga mogu povećavati i smanjivati po danima, tjednima ili mjesecima. Prikaz kalendara prikazuje kapacitet pojedinih članova tima i prikazuje njihovu dostupnost. Također uključuje praznike i izostanke koji se nisu mogli uključiti u proračunske tablice.

Ažuriranja u stvarnom vremenu. Kad god se prijavi nova odsutnost, informacije o njegovim detaljima odmah se pojavljuju u sustavu i odmah dolaze do pravog upravitelja. Zahvaljujući tome, čelnici mogu prilagoditi svoje planove kako bi odgovarali trenutnoj situaciji. 

Prednosti uvođenja u posao. 

"U posljednjih nekoliko godina imali smo mnogo promjena u našim timovima. Imali smo neke ljude koji su se otkotrljali i stvarno je lako dodati nove ljude u sustav i tako brzo pratiti vrijeme. Način na koji organizirate odjeljak za osobe u organizaciji omogućuje mi upravljanje uključivanjem bilo kojeg pojedinca."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Provizorni projekti i prognoze. Kad god se projekt pauzira ili se uzme u obzir nova prilika, Capco može izraditi okvirne planove kako bi utvrdio može li se projekt dovršiti i kada. Kao rezultat toga, tvrtka može fleksibilno upravljati svojim poslovanjem. 

Napredna izvješća i filtri. Uz Primetric, svi podaci koje su prikupili Capco i njegovi zaposlenici pretvaraju se u intuitivne grafikone, tablice i grafikone dostupne na zahtjev. Zahvaljujući ovoj značajki, vođe timova mogu vidjeti i prilike i prijetnje koje bi ih mogle dočekati u budućnosti. 

Stalna podrška. Implementacija novog alata uvijek je novi izazov. Srećom po Capca, primetrički savjetnici uvijek su bili tu da pomognu u svim značajkama i aktivnostima koje je tvrtka tek trebala otkriti u početnoj fazi svog putovanja alatom. 

"Mogu uskočiti u Slacka bilo kada i samo reći "Hej, zaglavio sam ovdje i ovdje, a Thomas mi odgovara za nekoliko sekundi i osjećam da želite da budem uspješan s vašim alatom!"

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Jednostavna administracija. Primetric uključuje niz podatkovnih točaka povezanih s ljudima koje se mogu odabrati u sustavu za sortiranje stručnjaka po različitim kriterijima, odnosno stažu, grupiranju, vodstvu, dostupnosti i još mnogo toga. Značajka omogućuje Dougu upravljanje uvođenjem novih pojedinaca, kao i nadzor trenutnih zaposlenika. 

"Razumijevanje vremena u odnosu na kapacitet u budućnosti itd. bilo je nemoguće upravljati u proračunskim tablicama. Ovdje dolazi do ogromne uštede vremena."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Sveobuhvatno planiranje proračuna. Primetric je pomogao Capcu da usporedi procjene sa stvarnim vrijednostima i prati svoju potrošnju u stvarnom vremenu. Također je korišten za financijska izvješća i prognoze.

Automatizirani uvoz. Primetric se može povezati s mnogo različitih alata, uključujući JIRA - jedan od najpopularnijih alata za bilo koju IT tvrtku. Također može odražavati strukture i informacije od JIRA-e bez dodatnih radnji koje je korisnik učinio.

"Sviđa mi se činjenica da se Primetric integrira s Jira, jer imamo cijelu strukturu stvorenu u Jira. (...) a ljepota toga je u tome što se vrijeme glatko uvalja u Primetric po osobi, prema projektu i datumu i NEMA VIŠE RAZMIŠLJANJA O TOME. Jednostavno se dogodi - jednostavno je jako lijepo."

Doug Helm, pomoćnik direktora za tehnologiju i operacije

Rezultati 

Kad god planira projekt, tvrtka poseže za Primetricom kako bi prikupila podatke uživo o stručnjacima i dostupnosti i kapacitetu stručnjaka. Kao rezultat toga, Capco može odrediti kada projekt može započeti i kada se može završiti i po kojoj cijeni. 

Uz Primetric: 

• svi podaci o projektima i zaposlenicima dostupni su u stvarnom vremenu, bez kašnjenja i dodatnog rada,  
• podaci se spajaju i sastavljaju kako bi se izvukla određena izvješća iz svih proračunskih tablica,
• svi podaci pohranjuju se u jednom sustavu dostupnom svim vođama i zaposlenicima, 
• Zahvaljujući integraciji s Jira, tvrtka može usporediti procjene sa stvarnim rezultatima u stvarnom vremenu,
• Procesi upravljanja više nisu dugotrajni, 
• praznici, lišće i drugi neočekivani događaji odmah su vidljivi u sustavu, 
• Vrijeme sastanaka uprave smanjeno je s 4 sata na 30 minuta - bez dodatne pripreme!

Sažetak 

Kad su se Capco i Primetric prvi put susreli, Doug se borio s neučinkovitošću, beskrajnom papirologijom i nedostatkom transparentnosti u upravljanju. 

Međutim, kada je naše putovanje započelo, ti su problemi postali stvar prošlosti. Menadžeri bi, uključujući Douga, mogli ostaviti proračunsku tablicu iza sebe i usredotočiti se na ono što najbolje rade - ostvarivanje profita. 

Ne sumnjamo da će Capco nastaviti rasti - a Primetric će uložiti sve napore kako bi s njim rastao, skalirao se i razvijao. Individualnim pristupom i proaktivnom suradnjom sigurni smo da će Primetric Capcu pružiti sve podatke potrebne za napredak u godinama koje dolaze.