5 Best Practices for Capacity Planning in Project Management

Kako uravnotežiti potražnju klijenata sa svojim kapacitetom u svakoj vještini?

Rukovoditelji u IT tvrtkama nastavljaju me postavljati ovo pitanje.

My answer? A well-organized capacity planning process is the solution. It gives you a bird’s eye view into your available capacity, allowing you to take in projects with the certainty that you have the resources to get started. It also gives you a chance to fill any potential vacancies.

Planiranje znači pokušati predvidjeti kako će izgledati potražnja klijenta i kako ćete odgovoriti na temelju raspoloživog kapaciteta. 

‍

Once you master long-time planning (and avoiding common long-term planning mistakes) you’ll never deal with stressful last-minute hires or a growing bench.

Pročitajte ovaj članak kako biste saznali osnove planiranja kapaciteta - zašto ga IT tvrtke koriste i što se događa kada to ne čine. 

Što je planiranje kapaciteta u upravljanju projektima?

Planiranje kapaciteta proces je koji se usredotočuje na postizanje ravnoteže raspoloživog radnog vremena vaših timova u odnosu na potrebe vaših projekata. To je ključno za uspješno planiranje resursa u upravljanju projektima.

Da biste planirali kapacitet, prvo morate znati kako izračunati raspoloživi kapacitet. 

Kako izračunati ukupni i raspoloživi kapacitet?

Ukupni kapacitet

Ukupan kapacitet je broj raspoloživih radnih sati u određenom vremenskom razdoblju, uključujući sve vrste državnih praznika.

Ukupan kapacitet = broj radnih dana * broj radnih sati * broj zaposlenih

‍

Ogledna formula izračuna za stalno zaposlenog zaposlenika:

Na primjer, u svibnju 2021. imamo 19 radnih dana u Velikoj Britaniji. Obično bi bilo 21, ali radnim danom padaju dva državna praznika.

Dakle, ukupni kapacitet u satima za svibanj 2021. je 19 * 8 h = 152 h

Ogledna formula izračuna za zaposlenika s nepunim radnim vremenom:

Ako imamo zaposlenika koji radi 4h dnevno, ukupni kapacitet u satima za svibanj 2021. je 19 * 4 h = 76 h

Raspoloživi kapacitet

Raspoloživi kapacitet je broj raspoloživih radnih sati u određenom vremenskom razdoblju, uključujući državne praznike i slobodne dane.

Raspoloživi kapacitet = ukupni kapacitet - slobodne dane

‍

Ogledna formula izračuna za stalno zaposlenog zaposlenika

Na primjer, u svibnju 2021. imamo 19 radnih dana u Velikoj Britaniji. Obično bi bilo 21, ali radnim danom padaju dva državna praznika. Štoviše, naš zaposlenik je uzeo 2 dana slobodnog vremena.

Dakle, raspoloživi kapacitet u satima za svibanj 2021. je (19 * 8 h) - (2 * 8 h) = 136 h

Formula za izračun uzorka za tvrtku od 50 osoba

Dakle, ako je naša organizacija od 50 osoba u Velikoj Britaniji i slavi britanske blagdane, u svibnju 2021. imat ćemo 19 radnih dana zbog praznika s početka svibnja i praznika proljetne banke. 

Struktura zaposlenosti:

• 40 zaposlenika na puno radno vrijeme (8 sati dnevno, 5 dana u tjednu),
• 10 zaposlenika na nepuno radno vrijeme (4 sata dnevno, 5 dana u tjednu),
• dva zaposlenika (jedan na nepuno radno vrijeme i jedan s punim radnim vremenom) uzela su 7 dana dopusta,
  

Ako želimo izračunati raspoloživi kapacitet naše tvrtke za svibanj 2021. godine, moramo:

1. uzmite broj radnih sati ovog mjeseca (uključujući državne praznike): 19 dana * 8h * 40 + 19 dana * 4h * 10 = 6840 h -> to je naš ukupni kapacitet,
2. uzmite broj slobodnih sati uzetih sati ovog mjeseca: 7 dana * 8h + 7 dana * 4h = 84 h,
3. izračunati ukupni raspoloživi kapacitet: 6840h - 84h = 6756h

Planirano radno opterećenje / razina iskorištenosti

Having calculated available capacity, we’re ready to calculate the planned utilization - the planned workload of selected people or the entire company in a given period of time.

Raspoloživim kapacitetom i planiranim raspolaganjem možemo samo vidjeti koliko nam je sati naših stručnjaka na raspolaganju i usporediti te informacije s potražnjom u projektu.

Ako vam je potrebno još nekoliko pokazivača o korištenju, počnite ovdje: Koja je formula stope korištenja za softverske tvrtke?

Napomena: Za neka poduzeća ima smisla prevesti raspoloživi kapacitet u ekvivalent punog radnog vremena (FTE). Tvrtke za leasing tijela često ga koriste za dodjelu svojih zaposlenika projektima svojih klijenata.

Planiranje kapaciteta - projekt u odnosu na razinu tvrtke 

U IT tvrtkama planiranje kapaciteta odvija se na dvije razine: unutar projekata i na općoj razini cijele tvrtke.

Voditelj projekta mora biti siguran da članovi tima rade na pravim zadacima i da su ti zadaci pravilno raspoređeni. To se izravno odnosi na planiranje kapaciteta pojedinih zaposlenika i njihovo dodjeljivanje zadataka koje mogu dovršiti.

Ova vrsta granuliranog pristupa izvrsno funkcionira pri planiranju sprinta ili kada se usredotočimo na upravljanje zadacima. Tada obično stvaramo popis zadataka, a zatim razmatramo ljude koji se mogu dodijeliti tim zadacima - omogućujući nam da u kratkom roku procijenimo potreban kapacitet u projektu.

Ali ovaj pristup ne dopušta dugoročno sagledavanje projekta. To ne pomaže menadžerima koji bi željeli vidjeti kako će izgledati poslovanje tvrtke za nekoliko mjeseci.

Zato je toliko važno planirati kapacitete iz dugoročno drugačije perspektive. To pomaže unaprijed planirati akcije i izbjeći ad hoc reakciju.

‍

Za COO ili Resource Specialist planiranje kapaciteta znači nešto drugo nego za voditelja projekta. Ova vrsta dugoročnog plana govori o tome kako se zaposlenici raspoređuju na projekte u cijeloj tvrtki.

This goes for scheduled projects that you know are going to happen and tentative ones that we’re only. It’s also about managing different booking types and knowing where your most valuable resources are allocated, when they can start working on new projects, and when they’re not available.

Prednosti planiranja kapaciteta na razini tvrtke

Poznavanje raspoloživog kapaciteta donosi mnoge pogodnosti vašem cjelokupnom procesu planiranja. No, slijede najveći dobici koji planiranje kapaciteta čine tako vrijednim procesom za IT tvrtke.

1. Odluke o zapošljavanju na temelju podataka

Proces vam donosi uvid u to koje uloge trebate ispuniti kako biste preuzeli budući projekt. Zahvaljujući tome, HR timovi dobivaju jasan pregled vaših potreba za zapošljavanjem i imaju dovoljno vremena za nabavu, zapošljavanje i uključivanje novih zaposlenika. Tako ovaj proces pomaže tvrtkama da izbjegnu uska grla resursa u budućnosti. 

2. Veća vidljivost prodajnog tima

Još jedna korist odnosi se na rad prodajnog tima. Ideja je ponuditi prodajnim predstavnicima veću vidljivost u proizvodnom cjevovodu. Tako mogu saznati ima li mjesta za više projekata u određenom razdoblju i koji će vještine postati dostupni.

3. Bolje planiranje i predviđanje

Točan planirani kapacitet omogućuje vam izračunavanje predviđanja dobiti jer znate koje će projekte vaši timovi realizirati u bliskoj budućnosti. Računajući u provizorne projekte, možete stvoriti simulacije budućih prihoda ako na kraju potpišete klijenta.

4. Maksimiziranje iskorištenosti

Izračunavanje raspoloživog kapaciteta prvi je korak u osiguravanju izvrsne iskorištenosti zaposlenika. Zašto ostaviti ljude da vise na klupi kad se umjesto toga možete usredotočiti na to da im umjesto toga nabavite prave projekte?

5. Zaštita tima

To je još jedan ključni razlog zašto je planiranje kapaciteta toliko važno IT tvrtkama koje dodatno brinu o svojim zaposlenicima. Loš proces može dovesti do preklapanja rezervacija projekata. A kada se to dogodi, tvrtke rijetko mogu zaposliti prave resurse na vrijeme. Umjesto toga, neki od postojećih zaposlenika možda će morati raditi prekovremeno - a to dugoročno nikada ne funkcionira dobro.

Čimbenici koji mogu utjecati na planiranje kapaciteta na razini poduzeća

Unutarnji čimbenici koji utječu na planiranje kapaciteta:

• Vrsta zaposlenja - Jesu li vaši stručnjaci radnici s punim radnim vremenom ili izvođači s nepunim radnim vremenom? Ta vrsta zaposlenja izravno će utjecati na njihovu sposobnost, a time i na ukupni kapacitet koji vam je na raspolaganju.
• Lišće - Bilo da se radi o odmoru, bolovanju ili rodiljnom dopustu, svi imaju isti ishod. Mijenjaju vaš raspoloživi kapacitet. Ako to ne uzmete u obzir prilikom planiranja, pripremite se za nevolje.
• Organizacijske promjene - primjer je fluktuacija osoblja kada neki članovi tima mogu biti dostupni do određenog vremena.  
• Kultura - Je li rad prekovremeno prihvatljiv vašim zaposlenicima? Ili će tražiti drugi posao kad ih zamolite da rade na dva projekta u isto vrijeme? 
• Planiranje dana - Hoćete li uključiti pauzu za ručak u svoj raspoloživi kapacitet? Ovo je ključno pitanje koje će imati ogroman utjecaj na izračunavanje raspoloživog kapaciteta u vašoj tvrtki.
  

Vanjski čimbenici koji utječu na planiranje kapaciteta:

• Tržište kandidata - Svi znamo da je IT teško tržište rada. Stručnjaci su oskudni, au nekim područjima proces zapošljavanja može potrajati mjesecima (mislite na DevOps stručnjake). Nema smisla potpisati projekt u roku koji vam ne dopušta da pronađete resurse za njega.

Rizici lošeg planiranja kapaciteta

Nemogućnost preuzimanja projekta

Capacity management is about dividing into the project funnel. Let’s consider tentative projects first. You need to start estimating the likelihood of these projects happening as soon as possible. And if you see a lot of projects in the funnel, you can take action and start hiring. If you don’t do this early enough, you won’t be able to cover the project or you will accept it creating a schedule conflict.

Nedostatak kontrole nad vremenom na klupi

Kada ne pratite svoj kapacitet, možda ćete propustiti trenutak kada vaša klupa počne brzo rasti. Morate znati kada vašim zaposlenicima ponestaje projekata. U suprotnom riskirate gubitak profitabilnosti.

Rasipanje resursa

Drugi rizik od nedovoljnog planiranja kapaciteta je kada dodijelite vrijedna sredstva slabo usklađenim projektima - samo zato što u to vrijeme nije bilo drugih dostupnih resursa. 

Izgaranje tima 

Loše planiranje moglo bi dovesti do preklapanja rezervacija projekata i prekovremenih sati za članove tima. Ako se to dogodi na temelju rezultata, gledate na rizik od izgaranja tima. Izgaranje utječe na motivaciju i produktivnost zaposlenika. Zbog toga je vjerojatnije da će se propustiti ciljevi koji uzrokuju gubitke u kvaliteti projekta, troškovima ili rasporedima.

5 najboljih praksi za planiranje kapaciteta vašeg zaposlenika 

1. Shvatite svoj raspoloživi kapacitet

Ne znajući koliko sati imate na raspolaganju za prodaju svaki mjesec, ne možete započeti smislen razgovor s klijentom. Štoviše, nakon što saznate svoj raspoloživi kapacitet, možete preuzeti prave projekte i dati regrutima dovoljno vremena da pronađu resurse ako vam nedostaju.

2. Predviđeni kapacitet u odnosu na potražnju 

Planiranje kapaciteta je sve o budućnosti. Pred vama je nekoliko projekata, a sada pokušavate vidjeti kako se uklapaju u resurse koje imate. Pametno planiranje kapaciteta omogućuje vam da budete točniji u svojim predviđanjima. A zahvaljujući predviđanju, možete unaprijed razviti plan resursa projekta.

3. Praćenje i analiza matrice vještina u stvarnom vremenu

Dok uzimate u obzir svoj raspoloživi kapacitet, pažljivo pratite matricu vještina u svojoj tvrtki. Morate znati koji su vam skupovi vještina trenutno dostupni i kada će se druge kompetencije uskoro osloboditi. Ove su informacije savršen vodič za usmjereni prodajni napor ili strategiju zapošljavanja.

4. Predvidjeti i poboljšati ukupnu iskorištenost resursa

Softverska platforma poput Primetrica omogućuje vam pregled povijesnih podataka, ali i predviđanje korištenja zaposlenika. Možete brzo odgovoriti na promjenjivo korištenje zapošljavanjem dodatnog osoblja ili informiranjem odjela prodaje o dostupnosti resursa kako bi mogli pronaći projekte za njih.

5. Predvidjeti slobodna radna mjesta u projektima i ljude na klupi

Koristite planiranje kapaciteta kako biste razumjeli kamo idu vaši resursi i koliko dugo će biti zaključani u svojim projektima. Ako pregovarate o novom projektu s klijentom, uzmite u obzir te podatke i moći ćete lako reći hoće li realizacija ovog projekta za dva mjeseca zahtijevati zapošljavanje dodatnih resursa. 

Isto vrijedi i za vašu klupu - možete skratiti vrijeme na klupi ako znate da će određeni članovi tima uskoro završiti projekt i da će biti dostupni za druge projekte.

Uobičajene pogreške u planiranju kapaciteta

Precjenjivanje dostupnosti zaposlenika 

Ako planirate projekte ne znajući da je dostupnost zaposlenika mnogo manja nego što mislite (na primjer, oni imaju planiran odmor dopust usred projekta), pripremite se za nevolje. Morat ćete u zadnji čas pokriti njihov dio radnog vremena od strane nekog drugog i to nikada nije dobar način za vođenje projekta.

Neusklađenost između skupova vještina i projekata

Razmislite o ovome: Ne poznaje svaki pozadinski programer php jako dobro. Dakle, ako prestanete planirati na razini pozadinskog / frontend developera, kasnije ćete naići na ozbiljne probleme ako se ispostavi da ljudi koje ste dodijelili projektu nemaju prave vještine.

Precjenjivanje kapaciteta projekta

Potražnja u određenom projektu može varirati ovisno o resursu koji dodijelite projektu. Da se razumijemo, stariji dev često će isporučivati zahtjeve kupaca nekoliko puta brže od junior dev. To pak utječe na kapacitet planiranja i može rezultirati pogrešnim tumačenjima predviđanja. 

Korištenje softvera za planiranje kapaciteta

Da biste planirali kapacitet na razini cijele tvrtke, potreban vam je softver za planiranje kapaciteta resursa koji uključuje sve značajke potrebne za planiranje kapaciteta u IT-u.

Evo obaveznih značajki bilo kojeg softvera za planiranje kapaciteta:

Skalabilno i podesivo

Pobrinite se da vas vaše rješenje može podržati kako vaša tvrtka raste i vaši se timovi šire i u broju i u raznolikosti vještina. Softver koji odaberete također bi vam trebao omogućiti da ga konfigurirate tako da odgovara jedinstvenoj prirodi vašeg poslovanja. U Primetricu često dodajemo nove značajke za podršku našim klijentima.

Predviđanje profitabilnosti 

Bitno je da vaše rješenje nudi opsežne mogućnosti predviđanja koje nadilaze kapacitet i pokrivaju dostupnost, prihod i profitabilnost.

BI analitika u stvarnom vremenu

Provjerite generira li alat koji odaberete razna izvješća koja će vam pomoći u donošenju pametnih odluka na temelju podataka. To bi vam trebalo omogućiti stvaranje naprednih financijskih prognoza i simulacija za procjenu vaših rezultata.

Integracija s drugim aplikacijama 

Alati za planiranje kapaciteta moraju se integrirati sa sustavima koji se koriste u vašoj tvrtki. To mogu biti ATS, softver za upravljanje napuštanja, alati za upravljanje projektima i rješenja za upravljanje odnosima s klijentima.

Zamotaj

Izračunavanje, planiranje i predviđanje vašeg kapaciteta prilično su složeni procesi ako je jedini alat koji vam je na raspolaganju hrpa proračunskih tablica.

Ali ne mora biti. 

Izgradili smo Primetric kako bismo riješili ovaj problem i pomogli IT tvrtkama da postanu bolje u predviđanju svoje profitabilnosti. 

Prijavite se ovdje i pobrinite se da više nikada ne prebukirate projekte.