Planiranje resursa u Jira - Vodič za glavnog planera [TIPS]

Jira ima desetke zanimljivih značajki koje su vam možda nedostajale - ali je li planiranje resursa jedno od njih? U ovom članku pronađite sve potrebne informacije o planiranju JIRA resursa!

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Planiranje resursa

25/7/2022

Tablica sadržaja

Dobijte provjerene savjete o optimizaciji radnog opterećenja, isporuke projekta i financija - mjesečno.

Mogu li planirati resurse u standardnoj Jira?

Da razjasnimo - Jira je razvijena kao alat za upravljanje projektima. Jedna od najvažnijih značajki vani je upravljanje zadacima.

I zato njegova struktura dopušta samo kratkoročni proces planiranja resursa, što na temelju našeg iskustva u brojnim slučajevima nije dovoljno. Na primjer, to je bio problem Capca, jednog od naših kupaca koji se borio s alokacijama prije nego što je pronašao naš alat.

I zato je kratak odgovor: ne, dugoročno planiranje resursa nije moguće u Jira-i zbog svoje strukture i fokusa na upravljanje zadacima.

Dakle, kako možete planirati svoje resurse pomoću Jira? Pronaći ćete dva specifična pristupa dalje u ovom članku.

Što je moguće samo u Jira?

Trenutno voditelji projekata mogu koristiti Jira za stvaranje projekata, zadataka i dodjelu ljudi koji ih moraju dovršiti.

Također mogu odrediti rokove i vidjeti jesu li ključne etape dovršene. Takvo jednostavno planiranje resursa pruža vam informacije o projektu i njegovom napretku samo kratkoročno i na temelju zadataka koje ste stvorili.

Ipak, s brojnim projektima i članovima tima pri ruci, mnogi ljudi smatraju da ova značajka nedostaje u Jira. Drugim riječima, planiranje resursa za upravljanje projektima u Jira u najmanju je ruku opterećujuće.

Usporedba sveobuhvatnog planiranja resursa s planiranjem resursa u JIRA-i
Usporedba sveobuhvatnog planiranja resursa s planiranjem resursa u JIRA-i

Za i protiv planiranja resursa samo u Jira

Pristup Jira planiranja resursa vrlo je usmjeren na projekte i ne dopušta voditeljima projekata da vide širu sliku svih operacija. Ne pruža vam nikakve informacije o kapacitetu članova tima i korištenju.

Drugim riječima, kada planirate svoje resurse, morate slijepo odabrati zaposlenike za novi zadatak i čekati njihove reakcije bez ikakvog detaljnog upravljanja projektima ili planiranja kapaciteta

Osim toga, Jira, također ne može podnijeti nikakve financije povezane s resursima. Stoga se ne može koristiti za stvaranje točnih proračunskih prognoza ili izračunavanje plaća - to se mora učiniti odvojeno u svim Jira projektima.

Kao rezultat toga, Jira, možda nije najbolji izbor za planiranje resursa, posebno za menadžere i rukovoditelje na visokoj razini koji traže općenitiji pregled svog poslovanja. Ali kako znate da li to stvarno nije izbor za vas?

Što bi trebao uključivati plan resursa? 

Prvo, odgovorimo na ovo pitanje definicijom odgovarajućeg plana resursa. 

Plan resursa je pregled svih resursa i operacija na određenoj vremenskoj traci. Da bi se kombinirale sve ove značajke, rješenja koja nude sveobuhvatno planiranje resursa moraju ponuditi širok raspon opcija. 

Općenito, tipičan plan resursa trebao bi uključivati elemente kao što su: 

  • ljudi 
  • proračun i troškovi,
  • vještine, iskustvo, certifikati, 
  • kapacitet i iskorištenost, 
  • kalendari s fleksibilnim dodjelama i značajkama koje se mogu uređivati, 
  • predviđanje budućih projekata i resursa koji su im potrebni. 

Primetric ima sve ove značajke - i još mnogo toga.

Može li se plan resursa razlikovati od gornjeg popisa?  

U slučaju nekih poduzeća i odgovornosti, planovi resursa također bi trebali uključivati troškove i dobit sa svim njihovim elementima (uključujući plaće, režijske troškove itd.).

Ti su elementi posebno važni u industrijama koje profitiraju od stvaranja svojih zaposlenika i trebaju optimizirati svoje radno opterećenje - IT industrija je savršen primjer takvih poduzeća. 

Dugoročno i kratkoročno planiranje - u čemu je razlika? 

Dugoročno i kratkoročno planiranje trebalo bi razmotriti odvojeno unatoč vrlo sličnom cilju. To je zato što su oni, u stvari, vrlo različiti procesi. 

Kratkoročno planiranje - definicija

Kratkoročno planiranje u digitalnim alatima kao što je Jira općenito uključuje opsežno upravljanje zadacima. Vrlo dobro funkcionira za zasebne projekte i sposobni su pružiti dubinski uvid u predmetne operacije.

Međutim, menadžerima pruža samo ograničen i kratkoročni pregled poslovanja tvrtke. 

Dugoročno planiranje - definicija

Tu se događa prava magija. Kada razgovaramo s različitim menadžerima, oni nastoje biti u stanju brzo identificirati rizike i mogućnosti bez ulaska u nepotrebne operativne detalje. Iz njihove perspektive, dugoročno planiranje je mnogo korisnije.

To je zato što pomaže predvidjeti što će se dogoditi u nadolazećem mjesecu, tromjesečju ili čak godini - pogotovo, ako imate dugoročne projekte. Zahvaljujući tome stječete širu sliku i možete donositi strateške odluke kako biste izbjegli nepotrebne rizike - sve uz stvaranje 100% točnih procjena čak i za najzahtjevnije kupce.

Osim toga, alati za dugoročno planiranje mogu ponuditi brojne dodatne opcije koje bi vam mogle biti korisne, uključujući predviđanje kapaciteta, upravljanje portfeljem projekata, fleksibilne dodjele i još mnogo toga. 

Osim toga, dugoročno planiranje korisno je ne samo za voditelje projekata, već i za prodajni tim, financijske direktore ili čak samog izvršnog direktora - sve zahvaljujući svojoj sveobuhvatnoj prirodi.

Razlika između dugoročnog i kratkoročnog planiranja u JIRA planiranju resursa
Razlika između dugoročnog i kratkoročnog planiranja

Kako upravljati resursima u Jira?

Sveobuhvatno upravljanje resursima nije moguće u Jira - kao što smo već spomenuli, alat ima samo osnovne značajke koje olakšavaju takve procese. Pomoću ovog alata možete stvoriti samo novi projekt (ili unijeti postojeći), dodati mu zadatke i podzadatke te dodati osobe odgovorne za njih. 

Srećom, postoje i drugi alati koje možete koristiti - uključujući Primetric. 

Kako mogu znati je li mi ograničeno Jira planiranje resursa dovoljno? 

Prije nego što počnete tražiti dalje, prvo biste trebali biti sigurni da to sigurno neće ispuniti vaša očekivanja. Da biste to učinili, odgovorite na sljedeća pitanja: 

  1. Da li se ikada borite da dodijelite određenu osobu projektu? Kako donosite odluku? Na temelju vještina / iskustva ljudi, plaća i dostupnosti?
  2. Želite li vidjeti radno opterećenje i dostupnost ljudi više od nekoliko tjedana?
  3. Trebate li opći pregled uloga potrebnih za provedbu projekta?
  4. Trebate li vidjeti razinu iskorištenosti s podjelom na naplativu i nenaplativu? 
  5. Trebate li znati plaće, vještine i iskustvo zaposlenika kako biste ih uspješno dodijelili? 
  6. Koristi li vaša tvrtka različite modele planiranja, odnosno iskorištenost, fiksno radno vrijeme itd.? 
  7. Morate li ručno uzeti u obzir slobodne dane i državne praznike? Jeste li zainteresirani za uočavanje svih državnih praznika i izostanaka? 

Ako ste odgovorili potvrdno na bilo koje od ovih pitanja, imam loše vijesti za vas. 

Jira nije dovoljna za planiranje resursa u vašoj tvrtki i timu. 

Ipak, ne biste trebali brinuti o problemima s Jira - i dalje možete koristiti dodatke ili namjenske alate kako biste svoj proces učinili glatkim i prilagođenim svojim potrebama. Primetric je jedan od takvih alata! 

Mogu li planirati resurse u Jira Naprednim planovima? 

JIRA Advanced Roadmaps jedan je od JIRA dodataka. Prema svojim pružateljima usluga, sposoban je upravljati složenim zadacima i projektima i strateški raditi na brojnim projektima.

JIRA planiranje resursa s naprednim planovima - koje značajke uključuje? 

Alat je sposoban za: 

  • planiranje rada timova i praćenje odnosa između različitih timova, kao i njihovog doprinosa projektima,
  • analizirajući izvore problema (ploče, projekte i filtre) koji određuju koji će se podaci koristiti u Jira softveru za izradu plana,  
  • stvaranje projekata i zadataka, 
  • definiranje isključenja i prioriteta.

Kao što pokazuju gornje značajke, Jira Advanced Roadmaps ima neke dodatne značajke za dodjelu resursa. Ipak, to uključuje zadatke, a ne općenitiji pregled, i definitivno nije dobra opcija za one koji žele pobliže pogledati određene stručnjake i njihov kapacitet. Drugim riječima - jednostavno ne može. Međutim, Primetic može lako popuniti te praznine. 

Jira upravljanje resursima s dodacima i proširenjima

JIRA se ponosi svojom sposobnošću integracije s raznim drugim alatima - a to je rješenje koje pružatelj preporučuje za ovaj slučaj upotrebe. Zapravo, možete pronaći desetke takvih alata u Atlassian Marketplaceu. Međutim, postoji samo nekoliko alata koji su stvarno sposobni i za dubinsko i za općenitije upravljanje resursima.

JIRA planiranje resursa pomoću Primetrica

Primetric, koji se također nudi na Atlassian Marketplaceu, jedan je od alata koji nude sveobuhvatno planiranje resursa koje se može integrirati s JIRA-om.

Ovo rješenje stvoreno je za uvoz svih potrebnih informacija iz Jira u stvarnom vremenu i njihovo korištenje za izradu točnih i ažurnih planova za sve operacije. 

Planiranje resursa na temelju JIRA-e u Primetricu
Planiranje resursa u Primetricu

Primetricovo upravljanje resursima nudi: 

  • fleksibilni, uređivati, povući i ispustiti Ganttove grafikone kalendare i za članove tima i za projekte, s informacijama o lišću, izostancima i državnim praznicima, 
  • sveobuhvatno planiranje proračuna na temelju informacija o plaćama i praćenim satima, kao i financiranju projekata (prihodi, režijski troškovi itd.), 
  • pametne alokacije (sustav predlaže najboljim članovima tima da obave posao), 
  • Jira upravljanje troškovima na temelju praćenih sati,
  • intuitivna traka za pretraživanje dodjele u vašim projektima, 
  • naplativa i nenaplativa dodijeljena sredstva,
  • automatski izračunati kapacitet za sve korisnike,,
  • napredna i prilagodljiva izvješća o ključnim pokazateljima, uključujući klupe, prekovremene sate i preklapanje rezervacija, 
  • baza podataka vještina s informacijama o iskustvu, vještinama i certifikatima zaposlenika, 
  • sveobuhvatan pogled na sve projekte i ljude uključene u njih, 
  • upozorenja i obavijesti za ključna pitanja, uključujući preklapanje rezervacija,
  • stalna podrška Primetricovih savjetnika. 

Kao rezultat toga, Primetricovo planiranje resursa može voditeljima projekata pružiti detaljan i opći pregled svih operacija u vašoj organizaciji, kao i njihovih financija. Ako ga želite testirati sami - Ovdje ga možete besplatno isprobati .

Naravno, ovo je samo jedna od dostupnih opcija - možete pregledavati druge na našoj ljestvici alata za planiranje resursa.

Koje su prednosti planiranja resursa integriranog s Jira?

Planiranje resursa integrirano s Jira - baš kao i ono koje nudi Primetric - ima nekoliko prednosti za voditelje projekata. To uključuje: 

  • ugodan rad, 
  • bez grešaka, 
  • besprijekorna komunikacija, 
  • ažurne informacije, 
  • kompatibilnost s Jiractime praćenjem,
  • različite razine pristupa, 
  • točne procjene i planovi, 
  • napredna izvješća,
  • fleksibilnost u dodjeli sredstava, 
  • sveobuhvatno upravljanje i za zaposlenike i za sve projekte odjednom. 

FAQ

Mogu li dodati funkcionalne skupove vještina na profil suigrača u Jira? 

Ne - to možete učiniti samo s nekim prisutnim dodacima. Primetric je jedan od njih - upravljanje vještinama, kao i upravljanje projektima općenito, već je uključeno u alat, a može se koristiti za traženje i odabir prave osobe za posao. 

Je li moguće imati generičke resurse u timovima i dodijeliti ih u naprednim planovima?

Ne, ova značajka više nije dostupna. Ipak, neki dodaci, uključujući Primetric, nude vam ovu opciju. 

Jesu li u Jira-i moguća dodjela na nepuno radno vrijeme? 

Da, možete dodijeliti osobu projektu samo nekoliko sati tjedno. Međutim, ne možete usporediti kapacitet i raspoloživost te osobe s novom alokacije. Kao rezultat toga, riskirate preklapanje rezervacija. U Primetricu možete dodati dodjelu nepunog radnog vremena osobi i provjeriti ima li koristi za nju. 

Primetric korisnicima pruža informacije o planiranom korištenju u svrhu planiranja resursa
Zakazano korištenje u Primetricu

Jira planiranje resursa - sažetak

Iako se Jira nesumnjivo može nositi s jednostavnim planiranjem resursa, to je samo razuman izbor za one koji žele podijeliti određene projekte na zadatke. Osim toga, čak i to može biti nezgodno, jer JIRA ne pohranjuje brojne ključne informacije i, kao rezultat toga, može dovesti do netočnih zaključaka. 

Međutim, iako sama Jira nema ono što je potrebno za planiranje resursa, definitivno je savršen alat za integracije. U slučaju Primetrica, mogu se dovršiti u treptaju oka. Kako? Rezervirajte demo i saznajte.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.