Kako odabrati alat za planiranje resursa s pet zvjezdica

Morate znati imate li dostupne resurse prije nego što se prijavite na novu ponudu. Ako to ne učinite, sigurno ćete naići na probleme poput višestrukih rezervacija, klupe za oticanje i pomame za zapošljavanjem u zadnji čas. Gašenje vatre nakon požara nije način na koji želite voditi svoj posao, zar ne? Dakle, morate početi planirati. Dobra vijest je da nisi sam.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Projektni menadžment

11/2/2022

Odabir alata za resurse fiive zvijezde nije jednostavan - ali možemo vas savjetovati kako to učiniti.

Tablica sadržaja

Postoji mnogo alata za planiranje resursa koji vam mogu pomoći u odabiru pravih ljudi za prave zadatke, praćenju njihovih alokacija tijekom vremena i donošenju sigurnih odluka o budućnosti vašeg poslovanja.

Nastavite čitati kako biste saznali koliko lako može biti pronalaženje najboljeg alata za planiranje resursa za vašu IT tvrtku.

Što je alat za planiranje resursa?

Planiranje resursa svodi se na određivanje resursa (ljudi, opreme, materijala itd.) koje treba koristiti za obavljanje projektnih zadataka iu kojem iznosu.

Kada se zumira vaš najdragocjeniji resurs - zaposlenici - to je u osnovi proces identificiranja članova tima koji će vam trebati za realizaciju projekta.

Planiranje resursa znači znati:

  • Koji članovi tima će vam trebati,
  • Kada i koliko dugo,
  • Koliko će biti plaćeni ili koliko će biti profitabilni, 
  • I koje specifične sposobnosti će im trebati da donesu vrijednost projektu.

Planiranje resursa u osnovi ovisi o dostupnosti resursa.

Jednostavno je: 

Prije dodjeljivanja zadataka morate znati jesu li resursi dostupni ili ne. Ako nemate pojma hoće li vaš viši pozadinski inženjer započeti projekt za dva tjedna, očekujte da će se pojaviti problemi.

Pouzdano raspoređivanje ljudi na projekte znači da izbjegavate više rezervacija, sprječavate rast svoje klupe i uklanjate pritisak zapošljavanja u zadnji čas.

Najbolja vrsta planiranja resursa je dugoročno

Planiranje resursa razmatra projekte u vašoj tvrtki s dugoročnog stajališta. To je ključna razlika između raspodjele zaposlenika projektima i dogovaranja projektnih aktivnosti.

Pametno planiranje resursa omogućuje vam planiranje budućnosti poput profesionalca.

Dostupnost svojih ljudi možete identificirati u bilo kojem trenutku u budućnosti. To može biti tri dana ili tri mjeseca od sada - jednako ste sigurni u ono što će raditi. To vam zauzvrat omogućuje da bolje predvidite njihov budući kapacitet i iskorištenost.

Upravljanje nepredvidivim promjenama rasporeda lakše je kada imate čvrst plan. Čak i ako se istovremeno bavite mnogim projektima.

Ova vrsta planiranja također otvara vrata razvoju dobre strategije upravljanja resursima projekta koja uzima u obzir stvari poput performansi zaposlenika, talenata, stručnosti i planova razvoja zaposlenika .

Korištenje ovog znanja za pronalaženje najboljih ljudi za posao pomaže vam da postanete atraktivniji poslodavac - onaj koji zapravo brine o sreći i zadovoljstvu zaposlenika. 

I svi znamo koliko je teško zadržati tehničare na brodu kad su obasuti atraktivnim ponudama lijevo i desno.

Napisao sam članak koji dublje zaranja u planiranje resursa; pročitajte, pročitajte ako želite saznati više: Planiranje resursa u upravljanju projektima: zašto vrijedi to učiniti (desno)?

Temeljni izazov planiranja resursa 

Planiranje resursa donosi veliku vrijednost u IT tvrtku; U to nema sumnje.

Ali to također dolazi s nekoliko izazova. Najvažniji se vrti oko pohranjivanja, upravljanja i organiziranja znanja o zaposlenicima i njihovim izdvajanjima.

Unatoč ograničenjima i velikoj vjerojatnosti pogrešaka, mnoge IT tvrtke još uvijek koriste proračunske tablice za planiranje resursa. 

Većinu vremena to je jednostavno zato što su proračunske tablice dostupne i svi su navikli na njih.

No, korištenje proračunskih tablica ima svoju cijenu, što može biti bilo što, od problema s dodjelom resursa i dvostruke rezervacije do dodavanja dodatnog radnog opterećenja na ploču voditelja projekta i ili HR stručnjaka.

Još jedno pitanje o kojem čujem u razgovoru s menadžerima o tome je strah i neizvjesnost oko tog znanja. Često nisu sigurni da je sve ispravno dovršeno u proračunskoj tablici. A to su informacije koje koriste za donošenje odluka o raspodjeli.

Proračunske tablice često ne pružaju dovoljno jasnoće za ono što se događa u vašoj tvrtki. Ne daju vam pogled iz ptičje perspektive na dodjelu koja vam je potrebna za pravilno planiranje.

Ali ovdje možete koristiti još nešto: dobro dizajniran alat za planiranje resursa.

Koje probleme alat za planiranje resursa rješava umjesto vas?

1. Jednostavno planirajte i uredite rasporede projekata

Iskreno, dodjela resursa projektu može biti jednostavna kao i zapisivanje na komad papira (ili u proračunsku tablicu). 

Pa zašto vam je za to potrebno rješenje za planiranje resursa?

Evo prave koristi: omogućuje vam da lako promiješate stvari i promijenite raspored svog tima s punim povjerenjem da je sve važno pokriveno.

Svoje zaposlenike možete brzo preraspodijeliti na drugi projekt kojem je potrebna hitna pažnja. 

Sposobnost brzog kretanja i reagiranja na probleme postat će vaša konkurentska prednost.

2. Eliminirajte dvostruke rezervacije i sukobe u rasporedu 

Alat za planiranje resursa pomaže vam da uredite raspored brzo ispravite sve pogreške ili zakazivanje sukoba.

Ali to nije sve.

Ova rješenja pomažu vam da ih uopće izbjegnete. Kako? Budući da odmah možete vidjeti dostupnost svojih zaposlenika.

I mislim na sve njih, čak i honorarne radnike i slobodne izvođače radova. 

Pomoću ovih uvida možete pouzdano planirati rad. Ne riskirate da vas iznenadi nečije neočekivano slobodno vrijeme ili druge obveze.

3. Pratite i optimizirajte korištenje resursa

Upravitelji resursa i PM-ovi moraju uspostaviti ravnotežu prilikom dodjeljivanja posla zaposlenicima.

S jedne strane, želiš da ljudi imaju posla. Nijedan programer softvera nije sretan kada miruje.

S druge strane, također ne želite da postanu preplavljeni količinom posla na ramenima.

Pomoću rješenja za raspoređivanje resursa možete postići tu ravnotežu i jednostavno pratiti radna opterećenja ljudi i po potrebi preraspodijeliti članove tima.

Na taj način postižete optimalnu stopu iskorištenosti zaposlenika koja ljude drži angažiranima i sretnima.

4. Poboljšati transparentnost i vidljivost projekta

Rješenje za upravljanje resursima projekta također služi kao jedan izvor istine za sve vaše PM-ove i zaposlenike.

Zahvaljujući tome, svatko dobiva bolje razumijevanje onoga što se događa u tvrtki. 

Menadžeri mogu lako vidjeti rasporede različitih projekata dok donose odluke o raspodjeli. A zaposlenici vide što nas čeka u nadolazećim danima, tjednima ili mjesecima. Ova razina transparentnosti stvarno dobro funkcionira za sve!

5. Planirajte projekte poput profesionalca

Kada planirate novi projekt, vaš prvi korak je procijeniti njegov opseg i trajanje. To je najbolji način da naučite koje stručnjake trebate postati dio toga - i koliko dugo.

U ovom trenutku većina IT tvrtki koristi pristup strukture raščlambe rada (WBS). Da biste svoje procjene učinili točnijima, potreban vam je pristup povijesnim podacima. 

I tu dolazi vaš alat za planiranje resursa. To je riznica povijesnih podataka o vašim prošlim projektima. 

Možete vidjeti koliko je dugo trajala određena prekretnica vašem timu, koliko je sati stručnjak radio na određenom zadatku i kako vaše procjene u usporedbi sa stvarnošću. 


Procjene prikazane u Primetricu ažuriraju se odmah nakon promjene podataka.



6. Imajte potpunu vidljivost svojih resursa

Uspješno raspoređivanje ne odnosi se samo na znanje kada su vaši stručnjaci uključeni u projekte i koliko dugo.

Također morate imati vidljivost u njihovim vještinama i kompetencijama. Da ne spominjemo zakazane ili provizorne rezervacije - ne biste željeli maznuti DevOps inženjera ispred nosa svog kolege samo zato što je klijentu trebalo dugo vremena da potvrdi rezervaciju. 

Unovčavanje resursa u Primetricu može vam pomoći u boljem planiranju.

7. Planiranje provizornih projekata

Dobra je ideja planirati i raspodijeliti ljude za projekte čak i prije potpisivanja ugovora. To možete početi raditi odmah nakon što potencijalni klijent dosegne određeni korak koji povećava vjerojatnost zatvaranja. 

Zašto? To vam daje prednost u planiranju vašeg projekta. Također ćete imati dovoljno vremena za rješavanje zahtjeva resursa. 

Nema više otimanja za zapošljavanje nekoga u zadnji čas ili ugrožavanja kvalitete vašeg rezultata projekta.

Provizorni projekti s dodijeljenim zaposlenicima prikazani u Primetricu.


8. Uskladite vještine s projektima tijekom planiranja

Jedna od uobičajenih pogrešaka koje PM čini u planiranju resursa je sljedeća:

Projektima dodjeljuju pod ili prekvalificirane ljude. Nedovoljno kvalificirani resursi uzrokuju kašnjenja; prekvalificirani povećavaju troškove projekta i utječu na vašu profitabilnost. 

Ako ne uzmete u obzir pojedinačne interese i vještine zaposlenika, možete ih dodijeliti projektima koji ih jednostavno ne zanimaju. 

Uslijedit će nedostatak angažmana i gubitak produktivnosti - zajedno s visokom stopom prometa u vašoj tvrtki. 

Kako odabrati najbolji alat za planiranje resursa za svoju tvrtku?

Dobro osmišljeno rješenje za planiranje resursa ima ogroman utjecaj na uspjeh vaših aktivnosti dodjele i zakazivanja. Pomaže vam:

  • Pronađite prave ljude za projekt
  • Predviđeni resursi potrebni za svaki dan/tjedan/mjesec projekta
  • Stvaranje detaljnog vremenskog skale projekta i plana zakazivanja resursa
  • Praćenje troškova resursa kako biste izbjegli prekoračenje proračuna
  • Zakažite resurse kako biste provjerili kako oni utječu na profitabilnost projekta
  • Upravljanje proračunom zahvaljujući automatskom izračunu satnice
  • Pogledajte u stvarnom vremenu raspoloživi kapacitet i korištenje svojih resursa za planiranje kapaciteta (nemojte biti jedna od 55% tvrtki koje ne mogu pratiti svoje projektne rezultate u stvarnom vremenu)
  • Uravnotežite radno opterećenje svojih ljudi kako biste ih održali angažiranima i sretnima
  • Automatski izračunajte stvarne troškove planiranog projekta za točnije procjene u budućnosti

Pogledajte ovu studiju slučaja koja pokazuje kako je jedan od naših klijenata uspio smanjiti svoje godišnje troškove za više od 200,000 USD zahvaljujući procesu planiranja resursa upotpunjenom visokokvalitetnim rješenjem.

Kako odabrati najbolji alat za posao?

Započnite postavljanjem sljedećih pitanja:

  • Koje resurse želite zakazati (ljudi, oprema, uredski prostor)?
  • Što želite planirati (projekti, smjene, događaji)?
  • Koja je struktura vašeg tima?
  • Koje su navike vašeg tima?
  • Koje su preferencije vašeg tima (na primjer, cijene li transparentnost)?


Započnite na jednostavan način rezervirajući demo sa mnom. Pokazat ću vam kako IT tvrtke poput vaše koriste Primetric kako bi povećale svoje mogućnosti planiranja resursa i povećale profitabilnost pametnijom raspodjelom.

Arkadiusz Terpiłowski

Suosnivač

Arkadiusz je voditelj rasta i suosnivač u Primetricu. Prije toga, Arkadiusz je bio na čelu vlastite tvrtke za razvoj softvera gdje je nadgledao poslovanje. Veliki entuzijast poboljšanja procesa, njegova osobna misija je učiniti softverske tvrtke profitabilnijima i učinkovitijima na putu prema rastu.

Povezani postovi na blogu

Tako je jednostavno početi, zašto čekati? 

Ne ograničavajte svoje poslovanje dugotrajnim
Proračunske tablice. Budite pametni, radite pametnije.

Prijavi se
Rezerviranje demonstracije