Uvod

HSD je australska tvrtka za razvoj softvera s podružnicama na pet lokacija i više od 20 godina povijesti. HSD je certificirani Microsoftov partner koji vodi dugoročne projekte s višemilijunskim proračunima.

Specijaliziran za Microsoft Dynamics i .NET ekosustav, HSD ima izvrstan trag suradnje s malim, srednjim i velikim privatnim i javnim organizacijama u sektorima kao što su obrazovanje, zdravstvo i regulacija (RegTech).

HSD je koristio skup masovnih Excelovih proračunskih tablica za praćenje raspodjele i dostupnosti ljudi. Međutim, pokazalo se da je ovo rješenje dugotrajno za korištenje i održavanje. Štoviše, spriječio je HSD da dijeli podatke između različitih odjela ili predviđa profitabilnost projekta.

Zato nam se HSD obratio. Implementacijom Primetrica, HSD je smanjio vrijeme provedeno radeći na Excel proračunskim tablicama s 15 sati tjedno na 30 sekundi, generirajući povećanje uštede i zarade za više od 200,000 USD godišnje.

Ukratko, struktura HSD-a

U HSD-u se timovi uglavnom sastoje od viših programera softvera i konzultanata posvećenih određenim klijentima na puno radno vrijeme. Zahvaljujući ovom aranžmanu, tim može izgraditi prilagođena rješenja koja savršeno odgovaraju potrebama klijenta.

Budući da su mnogi HSD-ovi projekti dugoročni i višefazni, često se transformiraju iz razvoja (naplaćeni kao Vrijeme i materijal) u održavanje (naplaćuje se kao podrška ili fiksna cijena). Zato je održavanje profitabilnosti tijekom cijelog projekta tako izazovno. Također, angažman konzultanata je vrlo skup, pa su planiranje i pravilna raspodjela ključni za vođenje uspješnog poslovanja.

Problem: Nedostatak vidljivosti u dostupnosti ljudi i predviđanju margina

U HSD-u je direktor isporuke bio odgovoran za upravljanje portfeljem projekata, dodjelu timova i osiguravanje da se projekti provode na vrijeme i na pravoj margini. Osim mjerenja naplativih projekata, HSD pažljivo pristupa i planiranju stvarne iskorištenosti uzimajući u obzir interne projekte, kao što su Radionice, Sastanci, Pregled uspješnosti ili razvoj vlastitih rješenja.

To omogućuje bolje razumijevanje stvarne dostupnosti stručnjaka i njihovo planiranje u naplativim projektima. Međutim, ova organizacija predstavlja ozbiljan izazov u kontekstu kontrole podataka i njezine kontinuirane suplementacije.

Evo kako su izgledali procesi u HSD-u prije implementacije Primetrica:

Tvrtka koristi masovne Excel proračunske tablice za dodjelu ljudi, predviđanje dostupnosti i margine projekta.

Na temelju proračunskih tablica ured za upravljanje projektima i ured za upravljanje podrškom ažurirali su podatke povezane s novčanim tokom i profitabilnošću pojedinih projekata tijekom sastanaka. Tako ispunjeni dosjei zatim su poslani Sarah, koja je pripremila izvješće za direktora korporativnih usluga, i poslala ga ostatku rukovoditelja.

Sarah je stvorila masu proračunskih tablica odgovornih za dodjelu ljudi, testiranje njihove dostupnosti i mjerenje profitabilnosti projekta. Iako je rješenje dobro funkcioniralo, Sarah je trebalo između 10 i 15 sati tjedno da upravlja podacima i dohvati potrebne informacije.

Štoviše, sama operacija bila je teška i nije dopuštala ptičji pogled na ono što se događa između projekata. Nije bilo sveobuhvatnog izvora znanja gdje bi itko mogao provjeriti potrebne informacije.

"Nitko nije imao stvarne informacije o razini iskorištenosti i profitabilnosti projekta. To je rezultiralo mnogim sastancima između mene, Ureda za upravljanje projektima, Ureda za upravljanje podrškom i Ureda za poslovno i konzultantsko savjetovanje. Morao sam stalno žonglirati s različitim proračunskim tablicama kako bih provjerio potrebne informacije, napravio dvostruke provjere, a na kraju još uvijek nisam bio 100% siguran da su podaci točni. To je izazvalo kaos i zbunjenost. "

Sarah Prouse, direktorica pružanja usluga u HSD-u

Koje su bile posljedice tog procesa?

HSD-ov proces uzrokovao je zastoje, što je rezultiralo dugim sastancima na kojima su se različiti odjeli morali okupiti kako bi razmijenili informacije, a zatim ih pokušali reproducirati u proračunskim tablicama. Paraliza odluke bila je čest problem. Štoviše, kako su projekti prošireni, proračunske tablice postajale su sve veće u smislu količine podataka i trebalo im je jako dugo vremena za učitavanje, što je značajno smanjilo njihovu upotrebljivost.

Drugi problem koji se pojavio u HSD-u bio je taj što su voditelji projekata i programeri često pitali Sarah na čemu će sljedeće raditi i kada jer nisu imali pristup tim proračunskim tablicama. Budući da Sarah nije uvijek bila dostupna, to je uzrokovalo problem u komunikaciji koji je frustrirao sve.

Proces je također stvorio dodatni rizik: netočne nagodbe s klijentima koje bi mogle uzrokovati gubitke i oslabiti odnos klijenta s tvrtkom.

Glavni organizacijski problemi:

• Nedostatak vidljivosti za planiranje i dodjelu točnih ljudi
• Dugotrajni sastanci za razmjenu informacija
• Masa proračunskih tablica koje zahtijevaju ažuriranja i održavanje
• Nemogućnost predviđanja dostupnosti
• Netočne nagodbe s klijentima
• Paraliza odlučivanja koja proizlazi iz nedostatka podataka

Rješenje: Implementacija Primetrica

Tijekom reorganizacije odjela, tvrtka je odlučila početi tražiti sveobuhvatan softver koji bi zamijenio Excel proračunske tablice koje su se do sada koristile. HSD je razmotrio sljedeće ključne kriterije:

• mogućnost mapiranja postojećih procesa tvrtke (prilagodba poslovanju s IT uslugama)
• sposobnost planiranja i praćenja radnog vremena ljudi
• mogućnost procjene neizvjesnih projekata
• napredna konfiguracija iskorištenja (ukupni,% kapacitet, fiksni broj sati dnevno)
• prilagođeni državni praznici (budući da su zaposlenici također izvan Australije)
• mogućnost vođenja projekata u različitim valutama
• integracija s Jira za posudbu radnih dnevnika
• izvrsna sigurnost
• brza i učinkovita podrška

"Tražio sam nešto što bi mi omogućilo da imam pogled iz ptičje perspektive na ljudsku dostupnost, status provedbe projekta i predviđanje neizvjesnih projekata. Zbog činjenice da imamo zaposlenike iz različitih dijelova svijeta, za mene je ključna bila mogućnost konfiguriranja prilagođenih državnih praznika i slobodnih dana. Pokazalo se da Primetric ima sve potrebne funkcionalnosti."

Sarah Prouse, direktorica pružanja usluga u HSD-u

Kada je tražila rješenja dostupna na tržištu, Sarah je naišla na Primetric na Atlassian Marketplaceu. Brzo se ispostavilo da sustav u potpunosti odražava njezine Excel podatke. Nakon razgovora s našim konzultantom, pokazalo se da je jedina funkcionalnost koja nedostaje podrška za AUD (australski dolari).

"Dečki iz Primetrica su nevjerojatni! Dodali su značajku koja nedostaje u samo 5 sati. Njihova reakcija i sposobnost organiziranja video sastanka kad god je to potrebno jednostavno je nevjerojatno."

Sarah Prouse, direktorica pružanja usluga u HSD-u

Dodavanje prilagođenih funkcionalnosti otvara vrata našoj suradnji s HSD-om. Započeli smo s implementacijom Primetrica. Budući da je naše rješenje strogo prilagođeno procesima u razvoju softvera i tvrtkama za IT usluge, potpuna implementacija trajala je 4 tjedna.

Zahvaljujući tome, Sarah je zamijenila više masovnih proračunskih tablica jednim sustavom za upravljanje raspodjelom, kapacitetom i dostupnošću ljudi. Štoviše, sada može brzo predvidjeti budućnost, proračunske projekte i generirati izvješća. Primetric je organizirao ne samo podatke, već i procese u HSD-u, pomažući u bržoj i lakšoj isporuci projekata.

Kako HSD koristi Primetric

• HSD sada ima pogled iz ptičje perspektive na izbor raspodjele njihovih ljudi s razine kalendara. Kalendar s zadacima omogućuje im da brzo vide tko radi na čemu, koliko dugo i koji je njihov kapacitet. Ljudi više ne traže od Sarah te informacije jer imaju puni pristup tim podacima.

• Primetric nudi veću transparentnost podataka i jedan izvor istine za različite odjele i rukovoditelje.
• Budući da HSD ima zaposlenike smještene u različitim dijelovima svijeta, ključna značajka Primetrica je mogućnost konfiguriranja prilagođenih državnih praznika i slobodnog vremena.

• Napredne simulacije i prognoze za provizorne projekte pretvaraju se u poboljšano planiranje ljudi i, kao rezultat, povećanje profitabilnosti tvrtke. Zahvaljujući izvješćima o napretku projekta, HSD može brzo predvidjeti hoće li razlika u projektima pasti ispod očekivane razine (20%) i kontinuirano reagirati.

• Financijska izvješća o projektima omogućuju HSD-u da brzo vidi kako će marža izgledati, uzimajući u obzir provizorne i potvrđene projekte, kao i provjeru koje piste imaju.
• Jednostavno rješavanje projekata zahvaljujući određivanju stope po konzultantu i na kraju mjeseca, odobrenju ili korekciji za provjeru planova u odnosu na stvarnost.
• Ultra jednostavna i istovremeno funkcionalna značajka za dodjelu ljudi, gdje tvrtka može izjaviti koliko sati ili koliki bi postotak kapaciteta netko trebao raditi u projektu.

Rezultati

• Štednja i zarada povećani za više od 200,000 USD godišnje
• Skraćivanje vremena utrošenog na rad na Excel proračunskim tablicama i povezano s dodjelom i generiranjem podataka s 15 sati tjedno na 30 sekundi
• Veća transparentnost podataka i jedan izvor istine za različite odjele i rukovoditelje
• Napredne simulacije i prognoze za neizvjesne projekte, što se pretvara u poboljšano planiranje ljudi i povećanje profitabilnosti tvrtke
• Zahvaljujući izvješćima o napretku projekta, HSD može brzo predvidjeti hoće li marža za projekte pasti ispod očekivane razine (20%) i kontinuirano reagirati

Sljedeći koraci

HSD planira implementirati novi Primetric modul i proširiti njegovu upotrebu alata, stoga uskoro očekujte još jednu studiju slučaja.
‍

"Primetric je rješenje koje mijenja igru za mene i našu tvrtku. Omogućuje nam smanjenje vremena planiranja s 15 sati tjedno na samo nekoliko minuta. Sada svi znaju tko, kada i koliko dugo treba raditi na projektu. Kad me ljudi pitaju za financijske podatke ili podatke vezane uz posao, kažem im samo da pogledaju Primetrijsko izvješće jer je sve tu. Osim toga, zahvaljujući brzoj usporedbi provedbenih planova, lako mogu kontrolirati što se događa u portfelju projekata i reagirati prije nego što bude prekasno. Primetric mi je skinuo težak teret."

Sarah Prouse, direktorica pružanja usluga u HSD-u