How to Build a Project Planning Process for a Software Company

Kako izgraditi proces planiranja projekta za softversku tvrtku 

Da bi vaš projekt bio profitabilan bez obzira na njegovu fazu, morate utvrditi ove dvije kritične dimenzije: vrijeme i novac.

Procjena bi se mogla činiti lakom. Ali ako vodite tvrtku za razvoj softvera, vjerojatno znate koliko to može biti teško.

Srž procesa planiranja projekta je definiranje vaših početnih pretpostavki o troškovima i profitabilnosti u određenoj fazi vašeg projekta. Jednom kada to maknete s puta, planiranje projekata sigurno će postati puno lakše

I wrote this article to answer the questions I keep getting from COOs and Resource Planning Specialists about how to make cost estimation and project planning more accurate.

Nastavite čitati kako biste istražili najbolje prakse u industriji u planiranju upravljanja projektima za modele fiksne cijene i vremena i materijala.

Što je projektni plan u razvoju softvera?

Let’s start with a project planning process. Your objective here is to define the scope and goal of your project. Ideally, this should go together with key project milestones (deliverables) and budgetary resources available for each stage/scope. 

Projektni plan formalizira taj proces. To je zbirka dokumenata koji definiraju sve, od izvršenja do kontrolnih faza vašeg projekta. 

Projektni plan sastoji se od:

• Vremenski okvir - Koliko dugo će projekt trajati? Znate li njegov datum završetka unaprijed ili je to neograničen projekt?
• Opseg posla (SOW),
• Model naplate - Hoće li se projekt realizirati u modelu naplate fiksne cijene ili vremena i materijala? 
• Financial estimates and project budgeting - What is the potential revenue of a given project? What kind of profit margin is it going to bring?
• Resource allocation considerations - Do you have the specialists the project requires onboard? Are they available during the expected project timeframe? And if not, how long would it take you to hire new specialists?
  

Zašto je planiranje projekata važno za softverske tvrtke?

Bolja kontrola profitne marže

Dobar proces planiranja projekta pomaže u određivanju očekivanih troškova i prihoda u svakoj fazi projekta. Takvu procjenu možete napraviti već u fazi pretprodaje kada je projekt još uvijek provizoran. 

Pametnije cijene

Ako vodite veliku tvrtku, možda ćete se boriti da postavite prosječne satnice po tehnološkom stogu ili stažu. Planiranje će vam pomoći da ga identificirate i ostanete stvarni. Uspoređujući naše procjene sa stvarnošću, naučit ćete donosi li vam vaš pristup profitnu maržu koju tražite.

Sposobnost predviđanja

Kada planirate unaprijed, znate što će vaši zaposlenici raditi mjesecima od sada. Također ćete vidjeti koji će stručnjaci biti na klupi ili biste trebali početi popunjavati potencijalna slobodna radna mjesta.

Lakša alokacija resursa

Dobro razvijen proces planiranja projekta izvrsna je prilika za početak razmišljanja o tome koji bi zaposlenici potencijalno mogli raditi na projektu. Također možete provjeriti kako bi dodjeljivanje različitih ljudi utjecalo na profitnu maržu projekta. I pobrinite se da pravi broj stručnjaka radi na vašem projektu kako bi stopa iskorištenosti zaposlenika bila pod kontrolom.

Odluke o zapošljavanju

A ako ne pronađete dostupne stručnjake, sada shvaćate koga trebate zaposliti na dugoročnom horizontu. Ako znate da vam obično treba tri mjeseca da zaposlite novog zaposlenika, trebali biste planirati svoje projekte tri mjeseca unaprijed.

Postupak planiranja projekta – vodič korak po korak

1. Planiranje provizornog projekta u fazi pretprodaje

Sve počinje u fazi pretprodaje. Kada se projekt čini realnim i klijent je zainteresiran, morate napraviti procjene.

Odlučite kada ćete početi procjenjivati

Zato je vaš prvi korak odlučiti kada ima smisla početi procjenjivati i planirati projekt. Najbolji način za to je dodijeliti vrijednost vjerojatnosti projektu (koja se odražava u %). Tada možete postaviti svoj prag.

Na primjer, recimo da ste svoj prag postavili na 70%. To znači da ako je vjerojatnost zaključenja posla na projektu 60%, još ne povlačite nikakve poteze. Ako je 80%, onda je vrijeme za neke preliminarne procjene i prognoze.

Priprema opsega projekta

At this stage, the most important task is to roughly prepare the scope of the project and use it as a foundation for scoping it in line with the required deadlines and the time measured in person-hours/deliverables.

Budite jasni u pogledu načina naplate

Nakon što je opseg projekta poznat, možete početi razmišljati o načinu namire s klijentom.

In other words, you need to choose between the Fixed Price and Time & Material model.

Ako planirate koristiti model Fiksna cijena, morate se puno usredotočiti na pravilnu procjenu troškova projekta. Ako tamo pogriješite, riskirate pokretanje projekta koji vam ne donosi pristojnu profitnu maržu. Ili još gore, to samo stvara troškove.

A što ako odaberete Vrijeme i materijal? Tada biste trebali odlučiti hoćete li klijentu naplatiti broj stvarno odrađenih sati ili za pune dane? Pitanje troškova projekta važno je i ovdje.

Vjerojatno već znate da za dobivanje realnih troškova morate računati i na plaće svojih zaposlenika i na prosječne režijske troškove jer po zaposleniku.

‍

Not sure how to calculate your overhead? This article explains everything you need to know: How do you calculate overhead cost per employee?‍

So, by establishing the project’s timeframe, the project scope, and billing model, you have the initial information to make some preliminary, rough estimates.

Odluke koje donosite u fazi pretprodaje povezane s modelom naplate ili početnim stopama imat će ogroman utjecaj na profitabilnost vašeg projekta. 

Gore navedeno je samo sažetak. Zumirajmo sve ove sastojke kako bismo osigurali da donosite najpametnije izbore za svoje poslovanje.

2. Vremenski okvir: Planiranje kratkoročnog u odnosu na dugoročni projekt

You’ll probably agree with this one: it’s easier to plan a short-term project than a long-term one. Here’s why.

U kratkoročnom projektu većinu vremena radit ćete s fiksnim vremenskim okvirom i opsegom. Kratkoročni projekt lakše je procijeniti jer projekt ne morate dijeliti u faze. 

Planiranje dugoročnog projekta - primjer scenarija

Recimo da klijent treba developera ili dva kako bi održao svoju infrastrukturu. Procjena vremenske dimenzije ovog posla bit će teška ako vaš ugovor to ne navede. 

Štoviše, to nije skup usluga u paketu poput isporuke mobilne aplikacije. To je dugoročna podrška koja se sastoji od ad hoc zadataka koje klijent šalje s vremena na vrijeme.

Kako možeš uspjeti?

Rješenje: Podijelite svoj projekt u faze

Za srednjoročne i dugoročne projekte pametno je podijeliti projekt na faze/ faze, opsege ili narudžbe. To pomaže u lakšoj i preciznijoj procjeni projekta. 

Na primjer, fazu pozadinskog sustava, prednja faza i faze dizajna možete procijeniti zasebno, što može dodati prostor za zahtjeve za promjenom tijekom projekta. 

3. Model naplate: Planiranje projekata u fiksnoj cijeni u odnosu na vrijeme i materijal

Zatim morate odlučiti koji ćete model namire koristiti: Fiksna cijena ili Vrijeme i materijal.

Budite precizniji u fiksnoj cijeni

Budući da će se proračun temeljiti na vašoj procjeni, morate biti što točniji. Ne želiš završiti s neprofitabilnim projektom. 

Dodajte profitnu maržu troškovima u Vremenu i materijalu

U modelu Fiksna cijena ne morate dodavati profitnu maržu prosječnom trošku po satu u projektu. Umjesto toga, možete dodati cijeli prihod za određenu fazu, opseg i narudžbu. To nije slučaj u Time & Material gdje ne možete biti točni u vezi s opsegom, pa je najbolje držati se satnica ili dnevnih cijena.  

Postavljanje vremena namire

U ovom trenutku, također je pametno odlučiti kada ćete naplaćivati klijentu. Ova će odluka imati ogroman utjecaj na vaš novčani tok.

U Time & Materialu, mjesečno poravnanje je dobra ideja. U fiksnoj cijeni možete zatražiti od klijenta da vam plati 50% cijene na početku, a ostatak po završetku. 

4. Procijenite projekt 

Evo kako procjenjujete profitnu maržu projekta:

• Izračunajte režijske troškove po satu (ako ne znate kako to učiniti, pročitajte ovaj članak),
• Dodajte mu prosječne troškove zaposlenika koji radi na određenoj razini tehnologije / staža. 
• Add a mark-up to keep the project profitable. Most IT companies try to maintain profitability at the level of 30%, so that should be your main goal.
  

Napomena o procjeni troškova:

Prilikom izrade postupka planiranja projekta usredotočite se na to kako ćete podijeliti svoju procjenu. 

Pametno je podijeliti procjenu na faze, ali i na tehnološki stog. Ako imate stručnjake koji su obično skuplji od stručnjaka s drugim vještinama, to vam već daje točan prosječni trošak.

Na primjer, ako postavite prosječni trošak na 50 USD, nemate šanse zadržati troškove ako projekt zahtijeva višeg PHP programera čija je satnica 100 USD.

___

Ok, sada imate neke preliminarne procjene. Pošaljite ih klijentu kao unaprijed predloženi proračun i pogledajte što kažu. 

Nemojte misliti da je posao gotov nakon što se projekt rezervira i posao započne.

5. Usporedite procjene sa stvarnošću za predviđanje

Idite korak dalje i redovito uspoređujte svoje procjene sa stvarnošću.

‍

Kako softver za planiranje projekata može pomoći

Prije uspona softvera za planiranje projekata, tvrtke su morale održavati zbirku dokumenata poput Excel proračunskih tablica. Ručno kombiniranje podataka iz zasebnih datoteka vrlo je dugotrajno.

Softver za planiranje projekata postao je ključni alat za COO-ove i stručnjake za planiranje resursa jer pojednostavljuje i automatizira mnoge gore navedene zadatke. 

‍

Tvrtke za razvoj softvera koriste softver za planiranje projekata kako bi olakšale procese kao što su budžetiranje, raspodjela resursa, izrada proračuna i procjena troškova, praćenje rizika i predviđanje projekata.

Obavezne značajke softvera za planiranje projekata

• Planiranje resursa za upravljanje projektima - za zakazivanje pravih stručnjaka pravim projektima,
• Upravljanje resursima i vještinama - za upravljanje vještinama zaposlenika, generiranje slijepog životopisa, provjeru povijesti ugovora i upravljanje lišćem,
• Upravljanje financijama - za planiranje, praćenje i predviđanje proračuna,
• Vremenske tablice i praćenje vremena - praćenje rada ljudi i uspoređivanje s vašim planovima,
• Poslovna inteligencija - za generiranje snažnih izvješća i poboljšanje poslovanja.

Zamotaj

Proces planiranja projekta koji zahtijeva odgovor na mnoga različita pitanja. Ali definitivno je vrijedno tvog vremena. Inače, kako možete planirati unaprijed i osigurati da su vaši stručnjaci u potpunosti popunjeni, a vaša tvrtka ostvaruje pristojnu zaradu?

Ako želite biti točni, ne možete prepustiti projekte slučaju i sudbini. Ili u Excel proračunske tablice u kojima je potencijal ljudske pogreške stvaran.

Planiranje projekta može biti jednostavno ako imate pri ruci pravo softversko rješenje.

Dajte Primetricu spin - prijavite se na demo da biste vidjeli kako automatizirana procjena projekta funkcionira u praksi.