Jak efektywnie zarządzać budżetem projektu w firmie świadczącej usługi IT?

‍ Posiadaniebudżetu i jego efektywne śledzenie ujawnia wiele problemów nękających firmę . Na przykład, jeśli stale przekraczasz budżet, prawdopodobnie masz do czynienia z poważniejszym problemem, takim jak niedokładne stawki godzinowe dla klientów. ‍

Dobrą rzeczą w śledzeniu jest to, że pokazuje dokładnie, gdzie coś poszło nie tak i jak to naprawić, aby nigdy więcej się nie powtórzyło.

Przeczytaj ten artykuł, aby uzyskać odpowiedzi na wszystkie palące pytania dotyczące inteligentnego budżetowania i dowiedzieć się, jak śledzić swój budżet za pomocą całkiem sprytnych narzędzi.

Po co w ogóle potrzebny jest budżet projektu?

TL;DR: Jeśli nie uda ci się zaplanować budżetu projektu, może się on nie udać(28% nieudanych projektów wynika z niedokładnych szacunków kosztów) lub może nie przynieść marży zysku, której potrzebujesz, aby utrzymać firmę na powierzchni.

Wyjaśnię to bardziej szczegółowo.

Używamy budżetu, aby zrozumieć, czy projekt został pomyślnie ukończony, czy nie. Ale nie chodzi tylko o ukończenie projektu i zdolność zespołu do utrzymania budżetu.

Istnieje wiele innych powodów, dla których budżety są tak ważne.

Po pierwsze, śledzenie budżetu pomaga kontrolować koszty projektu. Możesz zmierzyć rzeczywisty koszt projektu w porównaniu z szacunkami i zobaczyć, ile z nich już spaliłeś. 

Jeśli twój projekt jest ukończony w 50%, ale spaliłeś już 80% szacowanego budżetu, będziesz wiedział, że coś poszło nie tak i natychmiast podejmiesz działania.

Skoro mamy to już za sobą, czas skupić się na kilku praktycznych kwestiach związanych z budżetowaniem projektów.

Czym jest budżet projektu?

Budżet projektu to nic innego jak całkowite przewidywane koszty, które należy ponieść w celu ukończenia projektu w określonym czasie.

Pomysł polega na oszacowaniu kosztów projektu w podziale na etapy i wykorzystaniu tych danych do ustalenia stawki dla klienta, która przyniesie pożądaną marżę zysku.

Typowy budżet projektu obejmuje:

• koszty pracy (stawki godzinowe programistów i innych specjalistów), 
• koszty materiałów (od licencji na oprogramowanie po monitory komputerowe),
• koszty operacyjne (koszty generowane przez dział administracyjny, sprzedaży, marketingu itp.) 
  

Należy pamiętać, że nie jest to dokument statyczny - zmienia się wraz z wprowadzanymi poprawkami i aktualizacjami w trakcie trwania projektu. 

Czym jest zarządzanie budżetem w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie budżetem projektu to zasadniczo proces szacowania potrzeb, ustalania limitów i zarządzania wydatkami przez cały czas trwania projektu.

Przez większość czasu będziesz przyglądać się tym zadaniom związanym z zarządzaniem

• Definiowanie budżetu - prognozowanie wymagań, identyfikacja potrzebnych zasobów(planowanie zasobów) i ustalanie budżetu.
• Śledzenie i zarządzanie budżetem w trakcie realizacji projektu - oraz zarządzanie harmonogramami w celu obsługi kosztów pracy.
• Aktualizacja budżetu - to jest to, co robisz, gdy zauważysz, że rzeczywistość wygląda inaczej niż twoje plany.

Zacznijmy od teorii: 5 popularnych metod budżetowania

Kierownik projektu może wybrać jedną z kilku metod ustalania i śledzenia budżetów. Wybrane podejście zależy od rodzaju projektu, dostępności danych historycznych i innych czynników.

1. Szacowanie oddolne

Jest to metoda szacowania w branży technologicznej.

I nie bez powodu - zwiększa to dokładność i pomaga wyeliminować błędy wynikające z niedopatrzenia lub niewystarczająco szczegółowego spojrzenia na projekt.

Szacowanie oddolne opiera się na szacowaniu poszczególnych części planu projektu, a następnie sumowaniu ich w celu utworzenia ostatecznego oszacowania.

Czym są poszczególne części projektu? Mogą to być zadania, kamienie milowe lub fazy projektu - w zależności od tego, jak ogólnie szacujesz obciążenie pracą nad projektem.

Czy są jakieś wady takiego podejścia? Zejście do najdrobniejszych szczegółów projektu może zająć dużo czasu. Ponadto wymagania projektu mogą ulec zmianie nawet w tym momencie. Dlatego też takie szacunki zazwyczaj przechodzą przez kilka iteracji i udoskonaleń przez cały czas trwania projektu.

Im lepiej zrozumiesz zakres swojego projektu, tym dokładniejsze będą Twoje szacunki. Oznacza to, że w miarę postępu projektu będziesz musiał radzić sobie z mniejszą niepewnością.

2. Szacowanie odgórne

Tutaj wykonujemy zwrot o 180 stopni i zaczynamy od góry. Postępując zgodnie z tą metodą, najpierw obliczasz całkowitą liczbę godzin potrzebnych do ukończenia projektu, a następnie dzielisz tę liczbę na zadania lub kamienie milowe.

Wszystko zaczyna się od całkowitego budżetu projektu. Może to mieć sens, jeśli pracujesz z modelem rozliczeniowym Fixed Price, w którym dostępne zasoby są ustalone w kamieniu. Twoim zadaniem jest upewnienie się, że projekt może zostać zrealizowany w jego granicach (i wygenerować przyzwoitą marżę zysku).

Jakieś minusy? Na początku projektu można uzyskać dość luźne szacunki, ponieważ zrozumienie zakresu prac i ustalenie planu projektu może stanowić wyzwanie.

Nie wspominając już o potencjalnych problemach, jakie takie podejście może powodować między zespołami sprzedażowymi i projektowymi.

Jak wygrać tę grę? Musisz zrozumieć, w jaki sposób każde zadanie w zakresie projektu wpłynie na początkową stałą cenę. Obliczanie tego ręcznie jest trudne, ponieważ narażasz się na potencjalnie kosztowne błędy. 

3. Analogiczne oszacowanie

Prawdopodobnie nie jesteś całkowitym nowicjuszem w zarządzaniu projektami. Zarządzałeś już wcześniej budżetami projektów i masz pojęcie o tym, co działało, a co nie.

Możesz wykorzystać swoje spostrzeżenia i dane do tworzenia nowych budżetów za pomocą analogicznego podejścia do szacowania. Połącz dane i najlepsze praktyki z poprzednich projektów, aby oszacować, ile bieżący projekt może kosztować klienta. 

Prawdopodobnie robisz to wystarczająco często podczas tworzenia wstępnych szacunków, które przekazujesz swojemu zespołowi sprzedaży, prawda?

Analogiczne szacowanie może stać się czasochłonne, ale nie musi, jeśli masz dobre oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów. W Primetric można powielić projekt, aby utworzyć inny z podobnymi zadaniami, a następnie dostosować go tak, aby lepiej odpowiadał wymaganiom bieżącego projektu. A następnie użyć go do stworzenia dokładniejszego oszacowania.

Należy jednak pamiętać, że każdy projekt jest wyjątkowy i choć można znaleźć podobieństwa, ostateczna decyzja nie powinna opierać się wyłącznie na nich. 

4. Estymacja parametryczna

W tym podejściu wykorzystuje się dane i zmienne projektu do oszacowania całkowitego budżetu. Metoda ta jest dokładniejsza niż analogiczne szacunki, ponieważ opiera się na zmiennych kosztowych lub punktach danych z określonych części projektów.

Estymacja parametryczna wykorzystuje więcej niż jeden zestaw danych, a następnie wykorzystuje statystyczną zależność między danymi historycznymi a zmiennymi.

Jedynym problemem jest to, że te punkty danych mogą stanowić wyzwanie. 

5. Szacowanie trzypunktowe

To proste: weź pod uwagę najlepsze, najgorsze i najbardziej prawdopodobne szacunki, aby stworzyć średni budżet.

Jest to jedna z najbardziej pragmatycznych technik szacowania budżetów, ponieważ przyjmuje się średnią ważoną najlepszych, najgorszych i najbardziej prawdopodobnych scenariuszy. 

Inspiruje również do spojrzenia na projekt z wielu perspektyw, co pozwala na bardziej realistyczne oszacowanie kosztów i uniknięcie przekroczenia budżetu.

Należy pamiętać, że czasami może to potrwać dłużej niż w przypadku innych metod szacowania, ale jest warte wysiłku.

Jak stworzyć i śledzić budżet projektu dla firmy świadczącej usługi IT?

1. Ustalenie budżetu

Zacznij od podzielenia projektu na zadania i kamienie milowe. Potrzebujesz listy zadań, aby wiedzieć, co twój zespół będzie musiał osiągnąć, aby doprowadzić projekt do końca. Oczywiście wiedza ta ma kluczowe znaczenie dla zarządzania kosztami projektu.

Gdy lista zadań będzie gotowa, oszacuj każdą pozycję na niej. Określ wszystkie koszty robocizny i materiałów potrzebnych do wykonania zadania i opracuj szacunkową wycenę.

Dodaj wszystkie szacunki, aby obliczyć całkowity budżet. Pamiętaj, aby dodać pewne koszty nieprzewidziane, podatki i koszty ogólne, aby uzyskać dokładny obraz swoich finansów. Znając swoje koszty, możesz ustalić odpowiednią stawkę dla swoich klientów i upewnić się, że projekt jest opłacalny.

Więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj: Jak uwzględnić koszty ogólne w cenie rozliczanych godzin?

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę na etapie planowania:

• Doświadczenie klienta - musisz wiedzieć, czy Twój klient realizował już podobny projekt lub korzystał z usług firmy takiej jak Twoja. Jeśli tak, to wie, jak wygląda taka współpraca i czego się po niej spodziewać. Planowanie dla klienta, który nie ma pojęcia, czego się spodziewać po współpracy z Tobą, musi uwzględniać ten brak doświadczenia i skupiać się na takich aspektach jak komunikacja.
• Doświadczenie zespołu - kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest doświadczenie naszego zespołu. Zazwyczaj zespół projektowy składa się z osób o różnym poziomie doświadczenia - od juniorów, przez programistów średniego szczebla, po seniorów. Jeśli twój zespół składa się z programistów średniego i wyższego szczebla, musisz przyjąć inne założenia dotyczące liczby godzin potrzebnych do dostarczenia funkcji niż w przypadku zespołu składającego się głównie z juniorów.
• Unikalność projektu - na koniec należy rozważyć dany projekt. Czy różni się on od innych projektów, które realizowałeś? W większości przypadków projekty są podobne na pewnym poziomie szczegółowości, więc możesz wykorzystać dane historyczne dotyczące poprzednich projektów na swoją korzyść podczas dokonywania szacunków.

Najlepsze praktyki dla tego etapu:

• Dodaj koszty ogólne projektu do swojego konta 
• Dodaj koszty ogólne firmy - rentowność na poziomie projektu jest ważna, ale nie jest to pełny obraz. Projekt przyczynia się do marży zysku całej firmy.
• Opracuj średnie stawki przychodów jako punkty odniesienia w oparciu o role i doświadczenie, aby pomóc kierownikom zarządzać projektem. Alternatywnie możesz pokazać im marżę projektu, dodając, że zejście poniżej określonej marży nie jest opcją).
• Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj ten artykuł: Jak zbudować proces planowania projektu dla firmy programistycznej

2. Wiedzieć, co może pójść źle

Dlaczego projekty przekraczają budżet? Istnieje wiele powodów, które warto rozważyć: 

• Szacowany budżet był nierealistyczny 
• Projekt jest złożony, a niektóre zadania zostały pominięte podczas budżetowania
• Projekt trwa dłużej niż oczekiwano, a koszty pracy rosną 
• Błędy ludzkie sprawiają, że zadania stają się bardziej czasochłonne i powodują niepotrzebne wydatki.
• Klient stale zmienia wymagania
  

Podczas gdy niektóre rzeczy są poza twoją kontrolą, możesz przygotować się i kontrolować inne, aby upewnić się, że twój projekt mieści się w budżecie.

Jedną z najmądrzejszych rzeczy, jakie można zrobić, jest skorzystanie z rozwiązania do zarządzania projektami, które pomaga zobaczyć, jak budżet projektu będzie się zachowywał w dłuższej perspektywie. W ten sposób zyskujesz pełny wgląd w koszty projektu i możesz podejmować działania w razie potrzeby, zamiast mieć nadzieję, że wszystko pójdzie zgodnie z planem.

Ten rodzaj długoterminowego widoku można uzyskać w Primetric:

3. Śledzenie budżetu w czasie rzeczywistym 

Nawet stosunkowo proste projekty są trudne do śledzenia, jeśli wszystko, co masz, to wydarzenia w kalendarzu i listy rzeczy do zrobienia. 

Dedykowane rozwiązanie umożliwia śledzenie postępów i kosztów projektu w czasie rzeczywistym. Wykresy Gantta przydają się tutaj, ponieważ natychmiast pokazują, jak różne elementy projektu pasują do siebie.

Kolejną zaletą korzystania ze specjalnego oprogramowania do zarządzania projektami jest to, że zapewnia ono praktyczną oś czasu projektu, na której można tworzyć poszczególne zadania. 

A gdy wszystko będzie gotowe, możesz śledzić czas na zadanie. Primetric zawiera wbudowane funkcje śledzenia czasu, które pomagają menedżerom kontrolować budżety projektów.

Uzyskanie tych danych na czas ma kluczowe znaczenie, ponieważ pokazuje, czy koszty pracy wymykają się spod kontroli, a budżet jest zagrożony, dzięki czemu można wkroczyć i rozwiązać problem, zanim przerodzi się on w poważny problem. 

Ponadto dane te można później wykorzystać do stworzenia dokładniejszych szacunków dla kolejnego projektu.

Najlepsze praktyki dla tego etapu:

• Pojedyncze źródło prawdy - co pomaga w śledzeniu miejsca, w którym wszystkie dane są zsynchronizowane i stale aktualizowane. W idealnym scenariuszu dane opierają się na zarejestrowanym czasie pracy (zarówno dla projektów podlegających, jak i niepodlegających rozliczeniu).
• Solidny proces zatwierdzania - jeśli chcesz, aby realokacja osób między projektami przebiegała sprawnie, musisz zapewnić swoim kierownikom projektów proces, którego będą przestrzegać. Koniec z zamieszaniem i podwójnymi rezerwacjami!
• Spotkania statusowe dotyczące budżetu - na koniec warto zwiększyć tempo komunikacji na temat budżetów projektów. Comiesięczne spotkanie stand-up w tym celu pomoże ci kontrolować budżet projektu.
  

4. Zaktualizuj swój budżet 

Po zakończeniu etapu projektu zaktualizuj dokument budżetowy, aby odzwierciedlał rzeczywiste wydatki. 

Jeśli zauważysz, że nie wykorzystałeś budżetu, możesz przeznaczyć jego część na późniejsze etapy. Jeśli zauważysz, że wydałeś więcej niż oczekiwano, zdecyduj, jak zamierzasz to rozwiązać. 

Czy nadszedł czas, aby poinformować klienta, że jego nowa błyszcząca aplikacja będzie kosztować więcej niż przewidywano? A może możesz dokonać pewnych cięć w kolejnych fazach, aby nadrobić budżet?

Uważnie obserwuj swoje zmiany, ponieważ posłużą one jako cenne punkty danych w przyszłości, gdy będziesz musiał stworzyć kolejny szacunek budżetu.

Przygotuj się na kilka wyzwań

Śledzenie kosztów i ich raportowanie może być naprawdę trudne, jeśli wszystko, czym dysponujesz, to arkusze kalkulacyjne.

Mimo to musisz wiedzieć, jak radzi sobie Twój budżet i co dzieje się w trakcie realizacji projektu.

Zazwyczaj kierownicy projektów zajmują się następującymi kwestiami:

• Nie dysponują narzędziami umożliwiającymi powiązanie danych projektowych z szerszymi celami organizacji - dane projektowe są śledzone oddzielnie od innych projektów i poza kontekstem portfela projektów.
• Zajmują się ręcznym wypełnianiem arkuszy kalkulacyjnych - kończąc na kilku arkuszach wypełnionych danymi kosztowymi i ogromną barierą w zrozumieniu, jak te koszty przekładają się na rzeczywistość.
• Poświęcają dużo czasu na śledzenie danych dotyczących kosztów od wielu osób - spędzając godziny na aktualizowaniu dokumentów finansowych i arkuszy kalkulacyjnych.
  

Wiele firm IT zazwyczaj posiada narzędzia do zarządzania projektami, ale nadal zarządza finansami w arkuszach kalkulacyjnych.

Być może utknąłeś w arkuszach kalkulacyjnych, ponieważ to właśnie tam stworzyłeś swój budżet projektu.

Ale nie da się tego utrzymać. Będziesz musiał spędzać dużo czasu na aktualizowaniu kolumn i ręcznym tworzeniu kopii przed każdym spotkaniem. Analiza tych wszystkich danych będzie prawie niemożliwa.

Odpowiednie rozwiązanie do śledzenia budżetu projektu może rozwiązać wszystkie te wyzwania i zapewnić wgląd w koszty projektu potrzebne do prowadzenia rentownej firmy świadczącej usługi IT.

I rozwiązać je za pomocą odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami

Korzystając z oprogramowania takiego jak Primetric, możesz zobaczyć, jak zachowuje się Twój budżet w dłuższej perspektywie, sprawdzić swoje plany z rzeczywistością, aby utrzymać rentowność pod kontrolą, a także zaplanować budżety / przydzielić ludzi zgodnie z danymi finansowymi.

Może to mieć duże znaczenie dla Twojej firmy. Rozważmy historię firmy programistycznej FingoWeb. Jej kierownicy projektów stwierdzili, że kontrolowanie budżetu projektu jest kłopotliwe, gdy projekt był jeszcze w toku. Dzięki wdrożeniu Primetric, firma może śledzić rentowność wszystkich projektów i wykrywać potencjalne problemy, zanim staną się one realnym zagrożeniem.

Możesz także ułatwić śledzenie budżetu.

‍ Umów się ze mną naprezentację i zobacz, jak Primetric może pomóc Ci rozwiązać największe bolączki związane z budżetowaniem.