Oprogramowanie do planowania projektów: jak wybrać je bez żalu?

Narzędzia do planowania projektów: podstawowe funkcje

Chociaż funkcje niezbędne do odniesienia sukcesu w danej branży mogą się różnić, istnieją pewne opcje, które programy do planowania projektów po prostu muszą posiadać. 

Jeśli Twój kandydat nie posiada żadnej z tych cech, radzimy Ci poważnie rozważyć swój wybór. Bez tych cech ukończenie jakiegokolwiek projektu będzie bardzo mało prawdopodobne! 

Funkcja planowania projektu #1: Kalendarz 

Znajomość ram czasowych nie wystarczy - trzeba również zaplanować swój czas. 

Większość programów do planowania projektów oferuje pewien rodzaj kalendarza w zakresie swoich funkcji. Jednak opcja ta może być ograniczona do ogólnego przeglądu miesięcy, tygodni i dni z zaplanowanymi projektami - a tego rodzaju rozwiązanie nie powinno w żaden sposób satysfakcjonować. 

Idealny kalendarz zawarty w oprogramowaniu do planowania projektów powinien zapewniać: 

• informacje o możliwościach pracowników. Każda firma IT musi znaleźć idealną równowagę między popytem na rynku, dostępnością pracowników i ambicjami ekonomicznymi. Informacje o możliwościach są tutaj kluczowe, ponieważ pomagają zobaczyć, kto jest dostępny do udziału w nowym projekcie i ocenić, czy firma może sprostać zapotrzebowaniu. Ale co oferuje oprogramowanie do planowania projektów, aby zaspokoić tę potrzebę? Proces ten nie może być dokładny bez informacji o nieobecnościach specjalistów oraz innych obowiązkach i projektach, w których uczestniczą. Innymi słowy, idealne narzędzie do planowania projektów powinno oferować oddzielny kalendarz dla każdego specjalisty w firmie, wraz z funkcją przeciągania i upuszczania w celu elastycznej edycji. Takie oprogramowanie powinno również posiadać mapę cieplną dostępności specjalistów, porównanie planowanego i przepracowanego czasu z danymi dotyczącymi nadgodzin. 

• informacje o istniejących projektach. Typowa firma programistyczna pracuje nad wieloma projektami w tym samym czasie. Wgląd w nie i ich powiązania jest szczególnie cenny dla dyrektora operacyjnego i PMO, którzy mogą monitorować postępy i działać na podstawie informacji, aby zapobiec opóźnieniom. Dlatego kalendarz projektu powinien być częścią nie tylko wybranego programu do planowania projektów, ale także ogólnego zarządzania portfelem projektów. 

• informacje o świętach państwowych i nieobecnościach. Czy byłbyś w stanie ukończyć zupełnie nowy projekt w okresie Świąt Bożego Narodzenia? Oczywiście, że nie - dlaczego więc miałbyś planować projekt na ten okres? Dobre narzędzie do planowania projektów powinno wziąć to pod uwagę jeszcze zanim zdasz sobie sprawę z istnienia takiego problemu. Najlepsze narzędzia na rynku pozwalają wybrać kalendarz ze świętami dla regionu, w którym działa firma. 

‍

Funkcja harmonogramu projektu #2: Elastyczne wykresy

Elastyczne wykresy są powszechnie stosowane we wszystkich firmach z branży IT i okazały się nieocenione w pomaganiu zespołom w planowaniu pracy wokół terminów i prawidłowej alokacji zasobów. 

W rezultacie nie mamy wątpliwości, że takie wykresy powinny być również zawarte w narzędziach do planowania projektów - ale co to tak naprawdę oznacza? 

Większość takich programów koncentruje się na wykorzystaniu wykresów do dostarczania menedżerom raportów i planów, które mogą wykorzystać do oceny sytuacji. Takie funkcje są oczywiście pomocne w analizie, ale nie odzwierciedlają elastyczności nowoczesnej branży IT. 

Jesteśmy pewni, że możesz odnieść się do tego problemu. W rzeczywistości uważamy, że każdy menedżer IT przynajmniej raz chciał mieć możliwość zmiany alokacji bezpośrednio z wykresu. Na szczęście niektóre programy do planowania projektów, w tym Primetric, są w stanie to zrobić - i powinieneś je preferować przy wyborze odpowiedniego narzędzia dla swojej firmy. 

Funkcja harmonogramu projektu #3: Przydziały i zarządzanie zasobami

Ludzie są głównym źródłem zysków dla firm tworzących oprogramowanie, które sprzedają czas swoich pracowników klientom. Aby zmaksymalizować te zyski, firmy te muszą bardzo poważnie traktować zarządzanie zasobami - i muszą uwzględnić je w swoim oprogramowaniu do planowania projektów. 

Jednak dla wielu firm IT dodawanie pracownika do każdego projektu lub firmy IT może okazać się zbyt uciążliwe i czasochłonne. Dlatego też, jeśli chcesz uprościć zarządzanie zasobami w swojej firmie, powinieneś upewnić się, że program do planowania projektów, który zamierzasz wybrać, może być do tego wykorzystany: 

Tworzenie i edytowanie przydziałów z wielu punktów styku. Tworzenie przydziału w osobnym formularzu dla każdego pracownika może być uciążliwe. Dlatego wybierając narzędzie do planowania projektów, upewnij się, że możesz również zarządzać swoimi zasobami w bardziej elastyczny sposób. Na przykład w Primetric można tworzyć i zmieniać przydziały: 

• na profilu pracownika, 
• na profilu projektu, 

• w kalendarzu i/lub na wykresie (przy użyciu funkcji "przeciągnij i upuść" - bardzo przydatnej do szybkiej realokacji),
• korzystanie z inteligentnego asystenta, który automatycznie podpowiada, którzy specjaliści najlepiej pasują do projektu (na podstawie umiejętności, dostępności i stawek kosztów),
• Planowanie zbiorcze (wyobraź sobie, że masz 30 osób, które chcesz zaplanować do jednego projektu - w takim przypadku planowanie zbiorcze jest świetną opcją). 

Dodawanie wakatów dla projektu. Czasami istniejące zasoby są po prostu niewystarczające. W takim przypadku Twoje przyszłe narzędzie do planowania projektów powinno oferować opcję uwzględnienia wakatów w systemie i zapewnić, że problem zostanie natychmiast rozwiązany dzięki raportom o wakatach.

Wykryj wszelkie błędy i niespójności w alokacjach. W niektórych przypadkach możesz mieć po prostu zbyt wiele na głowie, aby dwukrotnie sprawdzić każdą alokację. Dlatego należy upewnić się, że narzędzie może to zrobić za Ciebie dzięki powiadomieniom i alertom o przekroczeniu limitu rezerwacji.

Przechowywanie danych na temat umiejętności i doświadczenia pracowników. Zarządzanie zasobami to nie tylko przypisywanie ludzi do projektów. W rzeczywistości chodzi o przypisywanie właściwych osób do projektów. Program do planowania projektów powinien zatem być w stanie przechowywać informacje o umiejętnościach, doświadczeniu i preferencjach pracowników, aby pomóc menedżerom w skutecznym dopasowaniu ich do konkretnych operacji. Co ważne, nie każde narzędzie posiada taką funkcję, więc upewnij się, że Twoje ją posiada!  

Funkcja harmonogramu projektu #4: Zarządzanie budżetem i wydatkami

Firmy zajmujące się tworzeniem oprogramowania muszą znaleźć równowagę między licznymi projektami, dziesiątkami pracowników i setkami wewnętrznych zadań - i istnieje bardzo niewiele narzędzi do planowania projektów, które naprawdę mogą odzwierciedlić tak skomplikowane warunki pracy. Tak było w przypadku Netgen - jednego z naszych klientów, który zmagał się z niedokładnymi fakturami. Wybierając Primetric, byli w stanie zarządzać swoimi finansami i zmniejszyć liczbę błędów. 

W związku z tym, jeśli szukasz programu zdolnego do dostosowania się w szczególności do projektów IT, powinieneś upewnić się, że wybrany przez Ciebie program posiada takie funkcje jak:

• różne rodzaje umów dla poszczególnych pracowników. Ogólnie rzecz biorąc, specjaliści IT są albo wykonawcami, albo stałymi pracownikami - a każde narzędzie do planowania projektów IT powinno umożliwiać odpowiednie przypisanie ich wynagrodzeń. Powinno być również możliwe obliczenie kosztów pracy pracownika w tym samym narzędziu. 
• historia kontraktów. W wielu przypadkach firma pracuje nad wieloma projektami dla tych samych klientów; niektóre są w ciągłej fazie utrzymania, podczas gdy inne są nowicjuszami. Historia kontraktów pozwoli Twojej firmie na szybką wymianę informacji na temat projektów i ulepszenie ich w przyszłości. 
• Marże pierwszego i drugiego stopnia. Wiele firm lekceważy swoje koszty wewnętrzne - przynajmniej do czasu, gdy zdadzą sobie sprawę, że ich działalność nie jest już opłacalna. Aby temu zapobiec, rozliczanie projektów w narzędziach do planowania projektów powinno obejmować koszty ogólne oraz inne powtarzające się i jednorazowe koszty.
• różne waluty. W świecie IT projekty są często realizowane dla klientów z zagranicy, przez osoby z wielu różnych krajów. Taka sytuacja jest prawie nieunikniona, więc upewnij się, że Twoje narzędzie do planowania projektów może obsługiwać różne waluty. 
• różne modele rozli czeń (np. T&M, Fixed, Retainers, Non-billable). Branża IT ma bardzo specyficzne systemy rozliczeń, które rzadko są spotykane w innych firmach. W rezultacie każde narzędzie do planowania projektów, które ma zostać wdrożone w organizacji IT, musi zapewniać menedżerom różne opcje rozliczeniowe do wyboru. 

• szacunki i prognozy finansowe. Cena oprogramowania jest zwykle określana na podstawie szacunków. Są one jednak w najlepszym przypadku czasochłonne, a w najgorszym irytujące. Na szczęście dobre narzędzie do planowania projektów powinno uwolnić Cię od tego ciężaru, ponieważ może zapewnić szacunki w czasie rzeczywistym w oparciu o wynagrodzenia pracowników, koszty ogólne i inne koszty uwzględnione w systemie. 
• koszty ogólne projektu i organizacji. Firma IT to nie tylko projekty i pracownicy, ale także wiele innych kosztów i przychodów, które należy uwzględnić w każdym budżecie. Dlatego narzędzia do planowania projektów powinny również dawać menedżerom możliwość uwzględnienia dodatkowych wydatków i zysków w swoich planach za pomocą elastycznych kosztów ogólnych (zarówno dla całej firmy, jak i określonych tylko dla jednego projektu). Upewnij się, że Twoje narzędzie również posiada taką opcję!

Funkcja harmonogramu projektu #5: Raportowanie i śledzenie wydajności 

Żaden projekt nie może zostać uznany za udany bez obszernych danych na temat jego finansów, zasobów i innych powiązanych kwestii - a nie można ich uzyskać bez raportowania i analizowania funkcji. 

Aby zapewnić odpowiednie monitorowanie i raportowanie wszystkich operacji, należy upewnić się, że potencjalny program do planowania projektów posiada takie funkcje, jak: 

• śledzenie czasuczęsto w połączeniu z wydatkami i wynagrodzeniami dla poszczególnych pracowników. Funkcja ta pomoże menedżerom wykryć wszelkie niespójności, opóźnienia i inne problemy, które mogą mieć wpływ na dni wydania lub różne etapy projektu. 
• zaawansowane raporty oparte na różnych wskaźnikach. Wszyscy menedżerowie IT są świadomi faktu, że projekty mogą mieć różne wskaźniki sukcesu. Wybierając narzędzie do planowania projektów, powinieneś szukać platform, które mogą zapewnić Ci wszystkie z nich - niezależnie od tego, czy obejmują one budżet, terminy czy zasoby ludzkie. Dodatkowym plusem mogą być również zautomatyzowane raporty. 
• raporty w czasie rzeczywistym. Niektóre narzędzia mają tendencję do pokazywania wszelkich zmian po godzinach oczekiwania, co nie może być akceptowane w środowisku tak elastycznym jak branża IT. Dokonując wyboru, przyjrzyj się bliżej statystykom zawartym w programie do planowania projektów i upewnij się, że może on natychmiast uwzględniać wszelkie zmiany w swoich raportach. 

Oprócz tego należy również zwrócić uwagę na wskaźniki zawarte w raportach. Zazwyczaj dla firmy IT powinny one obejmować: 

• planowane i śledzone wykorzystanie, 
• Margines 1. i 2. stopnia, 
• planowana i rzeczywista rentowność projektu, 
• Status RAG dla zagrożeń i kwestii, 
• pojemność.

Należy jednak pamiętać, że raporty nie powinny w żaden sposób ograniczać badań. W rzeczywistości powinny one zawierać szereg funkcji dostosowywania, które pozwolą menedżerom tworzyć dokumenty, których naprawdę potrzebują w danym momencie. Powinni oni również mieć możliwość udostępniania raportów lub swobodnego importowania i eksportowania danych, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. To znacznie ułatwi pracę menedżerom! 

Funkcja harmonogramu projektu #6: Integracje

Każdy, kto pracuje w branży IT wie, że rzadko kiedy istnieje tylko jedno narzędzie. W rzeczywistości zwykle programiści, testerzy, menedżerowie i inni specjaliści mają tendencję do pracy z dziesiątkami narzędzi ułatwiających ich pracę w pewnym stopniu - i w większości przypadków po prostu nie może się to zmienić z różnych powodów technologicznych. 

Jednak wiele pierwszorzędnych narzędzi do planowania projektów radzi sobie również z tym problemem - wszystko dzięki integracji z innymi programami. Przed podjęciem ostatecznej decyzji należy upewnić się, że wszystkie krytyczne narzędzia w firmie mogą być częścią najnowszego dodatku do puli. Zwykle obejmuje to integrację z JIRA i innymi narzędziami do zarządzania projektami: 

• Śledzenie czasu (Clockify, Tempo, Toggl, Harvest itp.)
• Zarządzanie zadaniami / projektami (Jira, Redmine, ClickUp itp.)
• Narzędzia HR (BambooHR, Hi Bob, Calamari itp.)
• Oprogramowanie księgowe (Xero, Quickbooks itp.)
• CRM (Hubspot, Pipedrive itp.).

Przyszłościowe cechy narzędzia do planowania projektów

Niezależnie od tego, czy reprezentujesz małą, średnią czy dużą firmę IT, jesteśmy pewni, że w pewnym momencie planujesz jej rozwój. Twoje oprogramowanie do planowania projektów powinno rozwijać się wraz z Twoją firmą - dlatego powinno zapewniać:

Skalowalność. Z czasem procesy w każdej firmie mogą rozrosnąć się do ogromnych rozmiarów - a narzędzia do planowania projektów i tak powinny być w stanie je obsłużyć. Rosnąca liczba pracowników, projektów, większe budżety, nowe waluty, różne ustawienia dla oddziałów firmy, zaawansowane koszty ogólne i inne problemy powinny być bezproblemowo obsługiwane przez wybrany program w nadchodzących latach. Innymi słowy, upewnij się, że narzędzie do planowania projektów będzie w stanie nadążyć za Twoimi późniejszymi wymaganiami! 

Wsparcie. Podczas gdy wielu menedżerów woli rozwiązywać swoje problemy samodzielnie, istnieją sytuacje, które po prostu wymagają profesjonalnego wsparcia z infolinii oprogramowania. Gdy tak się stanie, zdecydowanie wolisz skontaktować się z dobrze poinformowanym ekspertem niż z botem. Aby mieć pewność, że tak się stanie, przeczytaj opinie na temat oprogramowania i zwróć uwagę na szczegóły dotyczące komunikacji z pomocą techniczną. W ten sposób uzyskasz pomoc, gdy tylko będziesz jej potrzebować, a także możesz liczyć na to, że dostawcy będą słuchać i odpowiadać na twoje inne opinie. 

Bezpieczeństwo. W zarządzaniu projektami często trzeba obsługiwać gigabajty wrażliwych danych - wszystko w oprogramowaniu innej firmy. Dlatego też należy upewnić się, że potencjalny program do planowania projektów nie szczędzi wydatków na ich odpowiednie zabezpieczenie. W niektórych przypadkach wystarczające informacje można znaleźć na stronie internetowej produktu; jeśli nie, nie wahaj się skontaktować z dostawcą - przedstawiciele wysokiej jakości narzędzia bez problemu podzielą się z Tobą szczegółami bezpieczeństwa. 

Elastyczność. Jak wspomnieliśmy wcześniej, branża IT stawia na elastyczność. Projekty się zmieniają, ludzie przychodzą i odchodzą, nowe wyzwania mogą pojawić się w każdej chwili - a twój program do planowania projektów powinien być na to przygotowany. Podejmując decyzję, upewnij się, że wszystkie szczegóły dotyczące projektów, specjalistów i budżetu można dostosować w dowolnym momencie - możesz być zaskoczony, ale nie wszystkie produkty oferują taką opcję! 

Konserwacja. Może się to wydawać oczywistą częścią każdego rozwiązania, ale wielu dostawców zapomina się na tym skupić, co skutkuje licznymi błędami i problemami. Wysokiej jakości programy do planowania projektów powinny być regularnie aktualizowane nie tylko w celu zachowania pełnej funkcjonalności, ale także w celu zapobiegania zagrożeniom bezpieczeństwa i innym krytycznym kwestiom. 

Ciągły rozwój. Jeśli jesteś menedżerem lub doświadczonym specjalistą, z pewnością wiesz, że biznes nieustannie się zmienia - podobnie jak narzędzie, którego używasz do zarządzania nim. Dostawca systemu powinien przedstawić szczegółowy plan rozwoju rozwiązania w przyszłości. W przeciwnym razie pewnego dnia w przyszłości możesz zostać z programem, którego nie będziesz już mógł używać...

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do planowania projektów? 

1. Zdefiniuj wymagania swojej firmy

Nie ma identycznych firm IT na świecie - dlatego nie powinieneś podążać śladami innych ludzi przy wyborze programu do planowania projektów. 

Aby jednak zrobić to z powodzeniem, musisz najpierw określić, czego naprawdę potrzebuje Twoja firma, aby skalować się w przyszłości. 

W tym celu można skorzystać z naszej listy zastosowań, która obejmuje role w firmie, rzeczywiste sytuacje i priorytety. Z jej pomocą można zebrać wstępne wymagania i skonsultować je z dostawcą. 

Listę można znaleźć tutaj - pobierz listę przypadków użycia. 

Alternatywnie można: 

• zdefiniować główne wyzwania i przypadki użycia,
• mapuj / analizuj swoje procesy i identyfikuj odpowiedzialnych za nie interesariuszy. Różne firmy polegają na różnych strukturach, na których opierają swoją wydajność. Zidentyfikuj te wzorce, dostrzeż wąskie gardła i problemy oraz scharakteryzuj rozwiązanie, które może pomóc Twojej firmie je rozwiązać. 
• rozmawiaj ze swoimi zespołami i pracownikami. Spostrzeżenia specjalistów mogą być równie cenne, o ile nie bardziej, niż spostrzeżenia menedżerów.
• przyjrzyj się bliżej strukturze firmy. Sprawdź, czy Twoje zasoby są przypisane do jednego czy wielu projektów; przejrzyj modele rozliczeń, z których korzystasz i zobacz, czy przepływ informacji między różnymi działami i menedżerami jest wystarczający, aby wspierać dalszy rozwój Twojej firmy. 

Poniżej znajduje się lista najczęstszych pytań, które należy zadać sobie i członkom zespołu podczas wyboru narzędzia do planowania projektów:

• Kiedy dokładnie rozpoczynamy planowanie nowego projektu? Kiedy transakcja zostaje zamknięta? A może kiedy transakcja osiąga pewien poziom pewności?
• Co jest potrzebne do przygotowania oferty dla klienta? Dostępność pracowników? Stawki kosztów i przychodów? 
• Kto jest odpowiedzialny za szacunki? Czy potrzebujemy obiegu zatwierdzeń?
• Jak szacować nowe projekty? Na podstawie ról? Etapy projektu? Jedno i drugie? A może w inny sposób?
• Kto podejmuje decyzje o nowej alokacji / realokacji?
• Czy mamy standardowe stawki wynagrodzenia oparte na stażu pracy / stanowiskach / innych czynnikach?
• Jakie modele rozliczeń preferujemy?
• Jak klienci będą nam płacić? Z góry? Miesięcznie/tygodniowo/kwartalnie? Po zakończeniu projektu?
• Jak analizujemy realizację projektu? Czy mamy niezbędne wskaźniki KPI, tj. status RAG / rentowność?
• Czy różni menedżerowie powinni mieć ograniczony dostęp do specjalistów, którymi nie zarządzają? A może powinni się z nimi spotykać, ale nie mogą ich przydzielać?

Po wykonaniu tej czynności, sporządź listę funkcji, które mogłyby przyczynić się do poprawy sytuacji opisanej w powyższych punktach kontrolnych. Nie martw się, jeśli nie możesz od razu wskazać odpowiednich opcji - z pewnością natkniesz się na wiele takich funkcji podczas swoich badań. 

Aby wszystko było łatwiejsze i bardziej przejrzyste, możesz podzielić funkcje, na których chcesz się skupić, na trzy kategorie: niezbędne, przyjemne do posiadania i niewymagane funkcje. Taka tabela pomoże ci później skupić się na priorytetach. 

Przykłady: 

Przypadek 1 - Mała firma (0-50 pracowników)

Small Company ma dwóch założycieli działających jako menedżerowie z wieloma obowiązkami na głowie. Obecnie zatrudnia 10 specjalistów IT pracujących z szerokim zakresem technologii. Zazwyczaj są oni zaangażowani w 3 różne projekty. Nie są jednak podzieleni na zespoły; zamiast tego jeden programista może uczestniczyć w wielu projektach jednocześnie. 

Po dokonaniu oceny swojej sytuacji mała firma zdecydowała, że potrzebuje narzędzia z: 

• kompleksowe raporty zdolne do łączenia różnych perspektyw dla dwóch założycieli, 
• baza danych wszystkich umiejętności i doświadczeń specjalistów firmy w celu sprawnego przydzielenia ich do projektu, 
• kalendarz projektów i pracowników z przydziałami, aby zapobiec nadkompletom i umożliwić planowanie zarówno długo-, jak i krótkoterminowe, a także uwzględniać urlopy i nieobecności w szacunkach. Jest to funkcja, która ma największe znaczenie dla tej firmy.

Przypadek 2 - Średnia firma (50-500 pracowników)

Firma Medium zatrudnia ponad 150 pracowników. Są oni w większości wyspecjalizowani w swoich dziedzinach i mają różne zakresy umiejętności; niektórzy z nich są zaangażowani w wiele różnych projektów w tym samym czasie. 

W tym momencie firma pracuje nad kilkunastoma różnymi projektami dla klientów. Różnią się one jednak pod względem wymagań i typów rozliczeń - niektóre są projektami czasowo-materiałowymi, podczas gdy inne opierają się na stałej cenie. Niektóre projekty są również bardziej skomplikowane niż inne i obejmują kilka różnych faz. 

Co więcej, średnia firma korzysta już z JIRA do zarządzania projektami i chce pozostać przy tym narzędziu. Jednak menedżerowie mogliby również korzystać z bardziej ogólnego widoku operacji firmy, ponieważ JIRA nie ma takiej funkcji. Co więcej, struktura staje się coraz bardziej skomplikowana, więc potrzebne są przepływy pracy zatwierdzania i ograniczenia dostępu do różnych danych finansowych.

Na podstawie tych informacji wyraźnie widać, że średnia firma potrzebuje takich funkcji jak: 

• baza danych wszystkich umiejętności i doświadczeń specjalistów firmy w celu sprawnego przydzielenia ich do projektu, 
• zaawansowane szczegóły projektu i cechy specyficzne dla IT, tj. typy rozliczeń, etapy projektu, szacunki itp. - byłyby bardzo korzystne dla firmy.
• kalendarz projektów i pracowników z elastycznymi przydziałami zarówno do całości projektu, jak i jego etapów, co jest koniecznością dla średniej firmy, 
• integracja z JIRA, która ma kluczowe znaczenie dla firmy, 
• kompleksowe raporty wysokiego szczebla zawierające szczegółowe informacje na temat projektów, zdolności i innych krytycznych kwestii,
• przepływy pracy zatwierdzania i ograniczenia dostępu do danych w oparciu o role 

Przypadek 3 - Duża firma (ponad 500 pracowników)

Duża firma zatrudnia ponad 500 osób, w tym menedżerów i specjalistów z dziedzin takich jak IT, marketing, HR i innych. Wszystkie te osoby muszą raportować czas pracy swoim przełożonym i powinny to robić na jednej platformie. Co więcej, szczegółowe informacje na temat ich działań powinny być dostępne tylko dla ich menedżerów; dlatego potencjalne narzędzie dla dużej firmy powinno mieć dla nich różne role i poziomy dostępu. 

Co więcej, duża firma jest po prostu przytłoczona dziesiątkami projektów jednocześnie. Różnią się one pod względem budżetów, szacunków, kosztów ogólnych i rodzajów rozliczeń. Dodatkowo, zarówno kontrahenci, jak i zwykli pracownicy na pokładzie, ich wynagrodzenia mogą się różnić w zależności od projektu. Dlatego program do planowania projektów powinien obejmować wszystkie te funkcje. 

Zarządzanie zasobami staje się coraz trudniejsze wraz z rosnącym rozmiarem dużej firmy. Oprócz umiejętności i zdolności pracowników, firma musi również codziennie zatrudniać nowe osoby i zgłaszać wszelkie wakaty do działu HR. Proces ten mógłby być znacznie łatwiejszy, gdyby nowe narzędzie do planowania projektów mogło również to robić. 

Menedżerowie w dużej firmie są wysoce wyspecjalizowani w swoich dziedzinach. Są wśród nich COO, CFO, PMO, COO i CFO - i wszyscy oni oczekują, że nowe oprogramowanie do planowania projektów zapewni im cenny wgląd w ich działalność. Potrzebują również danych w czasie rzeczywistym na temat każdego projektu, aby mogli natychmiast reagować na wszelkie zmiany. 

Na podstawie tego opisu możemy wyraźnie zobaczyć, że Big Company potrzebuje takich funkcji, jak: 

• raportowanie godzin pracy pracowników przypisanych do poszczególnych projektów, co jest koniecznością dla Big Company,
• różne role i poziomy dostępu dla menedżerów i specjalistów z różnymi obowiązkami, 
• kompleksowe narzędzia do zarządzania zasobami ze szczegółowymi informacjami na temat umiejętności specjalistów, doświadczenia, nieobecności, rodzajów zatrudnienia i wynagrodzeń dla różnych scenariuszy, co jest niezbędne dla dużej firmy, 
• zgłaszanie wakatów i niezbędnych procesów rekrutacyjnych w tym samym narzędziu, 
• zaawansowane raporty dla różnych typów danych (np. budżet, wydajność, zyski, koszty ogólne i inne),
• szczegółowe informacje budżetowe, w tym rodzaje umów, koszty ogólne i rozliczanie płatności , które muszą być uwzględnione w potencjalnym oprogramowaniu do planowania projektów.
• stale aktualizowane dane z natychmiastowym dostępem do wszystkich zmian. 
• solidne integracje z różnymi systemami,
• SSO (Google / Azure / inne), dzięki czemu cała firma może łatwo zarządzać dostępem dla nowych i odchodzących pracowników‍

2. Prowadzenie badań.

Aby wybrać odpowiedni program do planowania projektów, nie wystarczy przyjrzeć się własnym działaniom. Aby zrobić to z powodzeniem, będziesz musiał przebrnąć przez dziesiątki ofert od różnych dostawców. 

Nawet jeśli proces badawczy nie różni się zbytnio w zależności od wielkości firmy, prawdopodobnie i tak będzie to wyczerpująca podróż dla ciebie i innych menedżerów. 

Możesz to jednak nieco ułatwić, jeśli skupisz się na wyszukiwaniu informacji na ten temat: 

• podstawowe terminy związane z oprogramowaniem do planowania projektów. Spróbuj wygooglować funkcje i cechy, które Cię interesują, a także różne frazy związane z inteligencją biznesową w ogóle. Proces ten da ci szerszy obraz tego, czego możesz oczekiwać od takiego oprogramowania. 
• Odwiedź strony internetowe popularnych dostawców oprogramowania do planowania projektów. Nie przeglądaj ich jednak bezmyślnie; przygotuj tabelę porównującą zakres funkcji oferowanych przez różne rozwiązania. Później okaże się ona nieoceniona przy podejmowaniu ostatecznej decyzji. 
• Sprawdź narzędzia pod kątem podstawowych funkcji wymienionych powyżej na naszej liście. Dodatkowo należy pamiętać o skalowalności, bezpieczeństwie, wsparciu i elastyczności rozwiązań - cechy te można zweryfikować przeglądając opinie o produkcie lub kontaktując się bezpośrednio z dostawcą.
• uzyskać wersję demonstracyjną oprogramowania do planowania projektów. Jest to najlepszy sposób na sprawdzenie, czy wybrany program naprawdę odpowiada Twoim wymaganiom. Weź udział w wersji próbnej lub zarezerwuj prezentację z przedstawicielem dostawcy, aby naprawdę przyjrzeć się bliżej oprogramowaniu i realistycznie ocenić jego wartość. 

‍

Niektóre narzędzia koncentrują się na automatycznym wdrażaniu, co nie daje możliwości rozmowy z żadnym ekspertem. Niektóre z nich pokażą ci platformę, abyś mógł uzyskać do niej dostęp samodzielnie.

W Primetric mamy inne podejście. Dajemy naszym klientom cały proces wdrożenia, który pomaga im zidentyfikować niezbędne przypadki użycia, zmapować ich strukturę, zidentyfikować Mistrza Produktu i pomyślnie wdrożyć Primetric w organizacji.

Jeśli chcesz porozmawiać z naszym ekspertem - umów się na rozmowę tutaj.

‍3. Proces podejmowania decyzji.

Wreszcie, nadszedł najwyższy czas na podjęcie ostatecznej decyzji. Powinno to być łatwe zadanie, pod warunkiem, że będziesz ściśle przestrzegać naszych instrukcji. Aby sfinalizować proces, należy: 

• porównać rozwiązania pod względem cen i wykluczyć te, które wyraźnie przekraczają budżet - lub po prostu nie są warte swojej ceny; 
• porównać funkcje dostępne w programach do planowania projektów. Skorzystaj z przygotowanej wcześniej tabeli, aby krytycznie ocenić funkcje, określić ich priorytet i wybrać kilka opcji, które spełniają Twoje oczekiwania. 
• Omów najważniejsze priorytety ze swoimi zespołami lub menedżerami, w zależności od okoliczności. Następnie zdecyduj się na rozwiązanie do planowania projektów, które będzie w stanie wspierać wszystkie krytyczne procesy w największym możliwym zakresie. 

Przypadek 1 - Mała firma

Mała firma stoi przed wyborem oprogramowania do planowania projektów. Ze względu na swój rozmiar firma dysponuje niewielkim budżetem, dlatego w pierwszej kolejności wyklucza wszystkie drogie rozwiązania. 

Następnie, w oparciu o wewnętrzne badania przeprowadzone na początku procesu, mała firma ustaliła, że kalendarz projektów i pracowników z elastycznymi przydziałami jest funkcją, którą ich wybrane oprogramowanie po prostu musi mieć. Dlatego kierownictwo wyklucza wszystkie narzędzia, które jej nie mają (lub tej opcji w jakiś sposób brakuje). 

Później kierownictwo małej firmy może skupić się na innych funkcjach, które uzna za potencjalnie przydatne, aby znaleźć 2-3 narzędzia do planowania projektów spełniające ich oczekiwania. Jednak ze względu na to, że ich działalność jest stale rozwijana, muszą również sprawdzić, czy oprogramowanie może być skalowane wraz z rozwojem firmy. 

Na tym etapie mogą zdecydować o wyborze jednego z nich na podstawie swoich doświadczeń z demo - chyba że na stole jest tylko 1 narzędzie do planowania projektów. 

‍

Przypadek 2 - Średnia firma

Średnia firma ma bardzo wysoki budżet. Dlatego jej zarząd usuwa z listy potencjalnych rozwiązań tylko te, które były absurdalnie drogie. 

Następnie, podobnie jak w przypadku małej firmy, średnia firma koncentruje się na swoich głównych cechach będących przedmiotem zainteresowania. Obejmują one: 

• integracja z JIRA, 
• zaawansowane szczegóły projektu z budżetowaniem, 
• kalendarz projektów i pracowników z przydziałami. 

W rezultacie średnia firma może wyeliminować narzędzia do planowania projektów, które nie spełniają tych potrzeb, z listy rozwiązań, które należy wziąć pod uwagę. 

Następnie średnia firma może skupić się na wszystkich mniejszych funkcjach, które chciałaby uwzględnić w preferowanych rozwiązaniach. Wszelkie narzędzia do planowania projektów, które mogą zaoferować dodatkowe opcje, których szuka średnia firma, znajdują się teraz na szczycie listy. 

Wreszcie, mając na pokładzie kilku menedżerów, Medium Company może wziąć pod uwagę ich osobiste opinie - w końcu to oni będą korzystać z narzędzia. 

‍

Przypadek 3 - Duża firma 

Duża firma ma bardzo hojną politykę; w rezultacie nie jest ograniczona budżetem przy wyborze programu do planowania projektów. W związku z tym jej lista jest bardzo długa i skomplikowana. 

Jednak w pierwszej kolejności kierownictwo dużej firmy chce się upewnić, że narzędzie, z którego zamierzają korzystać, ma następujące cechy: 

• raportowanie godzin pracy dla wszystkich pracowników, 
• zaawansowane funkcje zarządzania zasobami, 
• szczegółowe opcje budżetowania dla projektu i pracowników. 

W związku z tym wszelkie narzędzia do planowania projektów bez tych funkcji są usuwane z listy. 

Co więcej, menedżerowie mogą spojrzeć na jasne strony swoich decyzji i przyjrzeć się bliżej programom, które mogą zapewnić im dodatkowe funkcje, z których byliby zadowoleni. Na koniec powinni oczywiście uwzględnić własne wrażenia w ostatecznej decyzji. 

Korzyści z narzędzi do planowania projektów dla kadry kierowniczej 

Wybierając program do planowania projektów, ważne jest, aby uwzględnić opinie wszystkich kierowników wyższego szczebla - nawet jeśli pomysł może im się nie podobać, ponieważ prawdopodobnie są bardzo zajęci. 

Menedżerowie nie powinni jednak lekceważyć tego procesu, ponieważ mogą skorzystać z tego narzędzia bardziej niż wszyscy inni pracownicy. Dlaczego? 

CEO

Głównym celem każdego CEO jest rozwój firmy - a narzędzia do planowania projektów mogą mu w tym pomóc. 

Dzięki takim programom CEO może monitorować wewnętrzne procesy związane z zarządzaniem projektami i zasobami oraz wykrywać wszelkie niespójności, zanim wpłyną one na kluczowe operacje. Narzędzia do planowania projektów mogą również dostarczyć menedżerowi szczegółowych informacji na temat kluczowych wskaźników i czynników przyczyniających się do sukcesu firmy. Dodatkowo, mogą być również wykorzystywane do nadzorowania codziennych operacji i znajdowania nowych możliwości rozwoju firmy. 

DYREKTOR FINANSOWY

W oczach dyrektora finansowego firma odnosi sukces, gdy jej płynność finansowa jest utrzymywana bez zakłóceń - a nie ma lepszego sposobu na osiągnięcie tego celu niż korzystanie z programów do planowania projektów. 

Narzędzia do planowania projektów są w stanie pomóc dyrektorowi finansowemu w dokładniejszym przyjrzeniu się wszystkim finansom projektu, od ogólnych zysków po wynagrodzenia poszczególnych specjalistów. Najlepsze oprogramowanie w tej kategorii może zawierać szczegóły takie jak: 

• szacunki, 
• koszty ogólne, 
• budżety z typami rozliczeń, 
• projekty budżetów dla potencjalnych projektów,
• wynagrodzenia wykonawców i pracowników, 
• informacje finansowe z oddziałów firmy, 
• koszty etapów i faz poszczególnych projektów, 
• informacje o nierentownych i najbardziej dochodowych operacjach. 

Dobry program do planowania projektów może być również elastyczny i zapewniać wszystkie te informacje w różnych walutach i typach rozliczeń. 

Taki kompleksowy przegląd może być nieoceniony dla każdego dyrektora finansowego. Nie tylko dostarcza mu informacji w czasie rzeczywistym na temat działalności firmy, ale może być również źródłem innowacji i ulepszeń, które mogą skutkować jeszcze większymi zyskami. 

PMO

Im więcej projektów ma na głowie PMO, tym trudniej jest mu je wszystkie monitorować - chyba że ma w pobliżu narzędzie do planowania projektów. 

Programy do planowania projektów są zwykle podstawą wszystkich obowiązków PMO. Dzięki takiemu oprogramowaniu może on: 

• wykrywanie i rozwiązywanie wszelkich konfliktów między różnymi projektami, 
• precyzyjnie przydzielać zasoby i wykrywać ewentualne błędy, 
• efektywne wdrażanie nowych projektów i planowanie ich zgodnie z dostępnością zasobów, 
• kontrolować szczegóły każdego projektu, w tym typ rozliczenia, niezbędne zasoby, wolne miejsca pracy i nie tylko, 
• monitorowanie budżetu w czasie rzeczywistym, w tym kluczowych szczegółów, takich jak wynagrodzenia, koszty ogólne, rozliczone rachunki itp.

Biorąc wszystko pod uwagę, dzięki oprogramowaniu do planowania projektów, PMO może upewnić się, że projekty mogą zostać ukończone na czas, przy użyciu odpowiednich zasobów i z maksymalnym zyskiem. 

COO

Zarządzanie wszystkimi operacjami w firmie nie jest łatwym zadaniem dla dyrektora operacyjnego, ale może stać się łatwiejsze dzięki oprogramowaniu do planowania projektów. 

Dzięki temu rozwiązaniu dyrektor operacyjny może mieć dostęp do jednego źródła prawdy o wszystkich krytycznych procesach w firmie. Obejmuje to: 

• informacje o działaniach we wszystkich działach i wszelkich problemach związanych z ich współpracą, 
• szczegółowe dane dotyczące finansów i projektów, w tym rentowności, kosztów ogólnych, nieoczekiwanych wydatków i nie tylko,
• monitorowanie portfela projektów, wykrywanie wszelkich luk w planowaniu zdolnym do wspierania nowych działań, a także operacji zakłócających, 
• efektywne zarządzanie zasobami, w tym planowanie wydajności i zatrudnianie nowych pracowników. 

Dzięki programowi do planowania projektów, dyrektor operacyjny może z powodzeniem monitorować wszystkie operacje (nawet te najmniejsze), sprawdzać ich status i odpowiednio reagować, w konsekwencji poprawiając rentowność firmy. 

Wybierz odpowiedni program do planowania projektów - wybierz Primetric

Teraz, gdy już wiesz, jak wybrać program do planowania projektów, z pewnością chciałbyś rozpocząć poszukiwania już teraz - a my znamy idealne miejsce, aby to zrobić. 

Dzięki Primetric możesz spełnić wszystkie powyższe wymagania - i nie tylko - zarówno w przypadku małych, jak i dużych firm. 

Już teraz możesz przyjrzeć się bliżej naszemu rozwiązaniu. Zarezerwuj demo lub zobacz, jak Primetric wypada na tle innych programów do planowania projektów, aby dokonać właściwego wyboru. 

‍