Dlaczego rozwój firmy jest niemożliwy bez oprogramowania do kontroli projektów?

Rozwijanie biznesu IT bez tego typu oprogramowania jest prawie niemożliwe. 

Prawdopodobnie chcesz spać spokojnie po godzinach, wiedząc, że zrobiłeś wszystko, co możliwe, aby pomóc swojej firmie odnieść sukces. Wdrożenie rozwiązania do kontroli projektów może być jedną z rzeczy, które zrobisz w tym kwartale, aby przybliżyć się do tej wizji. 

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego jestem tak przekonany, że kontrola projektów może zrobić różnicę w Twojej firmie IT.

Czym są kontrole projektów dla PPM?

Kontrola projektów to procesy wykorzystywane przez firmy do gromadzenia i analizowania danych projektowych. Celem jest utrzymanie kosztów i harmonogramu projektu na właściwym poziomie. 

Kontrola projektu tworzy iteracyjny proces, który pomaga mierzyć status projektu, prognozować jego prawdopodobne wyniki w oparciu o pomiary - a następnie poprawiać jego wydajność, jeśli wyniki te nie wydają się zbyt dobre. 

Aby dać ci lepsze wyobrażenie o tym, czym są kontrole projektów, oto kilka działań, które zawsze znajdziesz pod tym ogólnym terminem:

• Dostosowanie projektów do portfolio lub celów biznesowych. 
• Opracowanie struktury podziału pracy (WBS). 
• Budżetowanie i prognozowanie projektów. 
• Monitorowanie kosztów projektu. 
• Informacje zwrotne i raportowanie projektów. 
• Współpraca nad wstępnymi harmonogramami projektów. 
• Opracowanie systemu zarządzania ryzykiem.
• Optymalizacja strategii projektowych w celu poprawy przyszłych wyników.

7 procesów definiujących kontrolę projektu

1. Budżetowanie

Proces budżetowania jest ważniejszy niż się spodziewasz. Integrując go płynnie ze wszystkimi innymi działaniami projektowymi, będziesz cieszyć się stałymi marżami zysku na swoich projektach. Będziesz także wiedział, dlaczego i kiedy pojawiają się różnice między oczekiwaniami a rzeczywistością. 

Z czasem udoskonalisz swoje szacunki budżetowe i opracujesz przejrzysty model dostępny dla wszystkich interesariuszy. Będzie on służył jako punkt odniesienia podczas całego projektu i pomoże zrozumieć najważniejszą rzecz - przepływy pieniężne, których potrzebujesz, aby utrzymać swoją firmę na powierzchni. 

2. Planowanie projektu

Planowanie jest kluczowym etapem każdego projektu. To właśnie wtedy menedżerowie produktu i kontrolerzy często współpracują przy tworzeniu planów projektu, harmonogramów i szacunków kosztów. 

Jest to czynność niezbędna do zbudowania linii bazowej, z którą można pracować przez cały czas trwania projektu. 

W idealnym scenariuszu zawsze można porównać swoje plany z rzeczywistością w trakcie realizacji projektu i po jego zakończeniu. Te spostrzeżenia pomogą ci zrozumieć twoje błędy i poprawić je.

3. Zarządzanie ryzykiem

Kontrole projektu otwierają drzwi do dokładniejszego zarządzania ryzykiem. Można zidentyfikować ryzyko, proaktywnie je monitorować, a następnie opracować plany awaryjne. 

W ten sposób ryzyko nie będzie miało tak dużego wpływu na budżet lub harmonogram. To najlepszy sposób na zapobieganie ryzyku w przyszłości. 

4. Zarządzanie zmianami

Ile razy projekt zbacza z obranej ścieżki? W większości przypadków dzieje się tak nie z powodu jednego czynnika, ale jest to skumulowany efekt kilku rzeczy, które mogą pozostać niezauważone, dopóki nie pojawią się jako problem. 

Właśnie dlatego zarządzanie zmianami jest tak ważne. Śledząc zmiany i rozumiejąc ich wpływ na projekt, można natychmiast dowiedzieć się, czy projekt pozostaje na dobrej drodze. 

Jest to również okazja do opracowania procesu oceny, zatwierdzania i rozliczania, aby wspierać zespół na każdym etapie monitorowania projektów. 

5. Prognozowanie

Praca nad dokładnością szacunków jest warta czasu. Można uzyskać znacznie lepszy wgląd w to, co obecnie wpływa na wzrost kosztów i przekroczenie harmonogramu. 

Pomiar postępów daje również wiele danych wejściowych. Nie można prognozować projektów w oparciu o brak danych, prawda? 

Aby wykorzystać ten wgląd, należy porównać rzeczywiste niezaangażowane koszty i ekstrapolować je, aby dopasować je do prognozy (na przykład przy użyciu standardowych metod i formuł prognozowania). 

Ale robienie tego wszystkiego ręcznie nie wystarczy, gdy pracujesz w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym IT. 

Właśnie dlatego posiadanie najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami IT z modułem prognozowania jest tak ważnym czynnikiem umożliwiającym szybką reakcję. Umożliwia to natychmiastowe podjęcie działań naprawczych, gdy tylko zauważysz, że projekt zbacza z właściwej ścieżki. 

6. Zarządzanie wydajnością

Jeśli nie używasz kluczowych wskaźników wydajności (KPI) do monitorowania kondycji projektu i prognozowania trendów, zacznij to robić jak najszybciej. 

Jest to najlepszy sposób na prognozowanie trendów w projekcie i podejmowanie działań naprawczych, gdy tylko zauważysz, że coś odbiega od normy. 

Firmy, które wykorzystują dane dotyczące wydajności do zarządzania projektami, osiągają oszałamiający wskaźnik sukcesu na poziomie 68% w porównaniu do zaledwie 7% w przypadku projektów, które nie wykorzystują tych danych. 

7. Administracja

W tym procesie zasadniczo ustanawia się wszystkie procesy i systemy, które pomagają członkom zespołu we współpracy.

Ale ustanowienie procesu to tylko jedna strona medalu. Drugą jest śledzenie aktualizacji statusu, rejestrowanie protokołów ze spotkań i wyciągniętych wniosków oraz zarządzanie przepływami pracy, tak aby ludzie skupiali się na realizacji, a nie organizowaniu rutynowych zadań.

Korzyści z kontroli projektów dla PPM

W większych projektach rozwijanych w dłuższej perspektywie, napotykasz wiele ruchomych części, które utrudniają utrzymanie zgodności z początkowymi planami. Jednak ścisłe monitorowanie i analiza pomagają utrzymać wszystko w ryzach. 

Oto, co możesz zrobić, jeśli zaczniesz używać kontrolek projektu:

• Obniżenie kosztów projektu poprzez podejmowanie decyzji w odpowiednim czasie (zgodnie ze wskaźnikami KPI). 
• Zwiększenie przewidywalności projektu pod względem kosztów i tempa realizacji. 
• Uzyskaj lepsze wyobrażenie o marży zysku, jaką przyniesie Twój projekt. 
• Uzyskaj lepszy wgląd w kondycję finansową swojego projektu na wszystkich jego etapach. 
• Zmniejszenie zakresu projektu. 
• Uzyskanie znaczących danych porównawczych do wykorzystania w przyszłych szacunkach projektów. 
• Popraw swoją osobistą reputację jako menedżera, który wie, jak dobrze kontrolować portfel projektów. 
• Zyski biznesowe stanowią przewagę konkurencyjną nad firmami o mniej dojrzałych możliwościach zarządzania produktem. 
• Członkowie zespołu są szczęśliwsi, a ich satysfakcja z pracy jest wyższa.

4 sposoby, w jakie oprogramowanie do kontroli projektów pomaga w rozwoju firmy

1. Poprawia budżetowanie w porównaniu z rzeczywistymi kosztami

Wiedząc, ile czasu i kosztów oszacowałeś dla projektu w porównaniu z tym, co faktycznie się wydarzyło, zyskujesz ogromne bogactwo danych do wykorzystania przy szacowaniu przyszłych projektów. 

Praktycznie każda technika szacowania opiera się na dostępie do danych historycznych. A co jest lepsze niż własne doświadczenia i wnioski? 

Ale to nie wszystko. Możesz także porównać plany z rzeczywistością, gdy projekt jest jeszcze w toku. 

Na przykład, jeśli zauważysz, że przepaliłeś już 70% budżetu projektu, dostarczając tylko 50% pracy, możesz natychmiast wkroczyć i podjąć działania, aby zapobiec przekroczeniu budżetu projektu. 

2. Analiza możliwości zasobów 

Kolejną wartością kontroli produktów dla rozwoju firmy są dane dotyczące możliwości zasobów. Inwestując w wysokiej jakości oprogramowanie, otrzymujesz widok z lotu ptaka na wszystkie umiejętności i poziomy stażu pracy w Twojej firmie. W rezultacie możesz zobaczyć, którzy specjaliści są najczęściej wykorzystywani w twoich projektach i komunikować nowe potrzeby kadrowe swojemu zespołowi HR. 

Jest to szczególnie ważne w połączeniu z informacjami na temat wskaźnika wykorzystania pracowników. Jeśli zauważysz, że twoi inżynierowie DevOps są stale wykorzystywani w 100%, najwyższy czas zatrudnić nowych ekspertów. Ich satysfakcja z pracy i motywacja mogą spaść, ponieważ zbyt długo pracują na pełnych obrotach. 

Nie chcesz przeciążać swoich pracowników, gdy utrzymanie ich jest prawdopodobnie najmądrzejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, aby napędzić rozwój swojej firmy. Znalezienie nowych pracowników prawdopodobnie pochłonie dużo czasu i pieniędzy zamiast pracy nad zadaniami o kluczowym znaczeniu. 

3. Ustalanie priorytetów

Kontrole projektów dostarczają wielu cennych informacji do planowania finansowego. Jest to szczególnie ważne dla firm świadczących usługi IT, takich jak Twoja, które są narażone na wiele różnych możliwości. 

Co zrobić, gdy dwóch klientów zwraca się do ciebie z podobnymi projektami, ale nie masz wystarczającej liczby osób, aby obsłużyć oba z nich? Jak ustalić priorytety projektów w oparciu o posiadane umiejętności i informacje finansowe? 

Oczywiście powinieneś wybrać projekt o wyższej rentowności. Możesz przeprowadzić symulację i szybko ustalić priorytety możliwości w oparciu o informacje zawarte w oprogramowaniu do kontroli projektów. Integruje ono dane z raportów finansowych do alokacji zasobów i wyposaża w dane potrzebne do podejmowania najlepszych decyzji. 

4. Planowanie

Planowanie jest kluczowym aspektem życia PPM. Nie chcesz zostawiać rzeczy przypadkowi, prawda? 

Potrzebny jest odpowiedni proces planowania oparty na danych. Jednak zebranie wszystkich danych i umieszczenie ich w jednym miejscu jest czasochłonnym zadaniem, jeśli nadal polegasz na arkuszach kalkulacyjnych.

Właśnie dlatego zintegrowane rozwiązanie do kontroli projektów może znacznie ułatwić życie - wszystkie dane są w jednym miejscu, stale aktualizowane, aby odzwierciedlić pracę nad projektami.

Chcesz zobaczyć, jak łatwe może być planowanie i kontrolowanie budżetów projektów? Zarezerwuj demo aby zobaczyć, jak Primetric może pomóc Ci osiągnąć wszystkie te cele i rozwinąć Twój biznes.