.JPG)
Jednym z najczęstszych problemów, jakie napotykamy podczas realizacji projektów, jest brak zasobów. Co można zrobić w takiej sytuacji?
Wyrównywanie zasobów to dobre podejście, o którym mówiłem wcześniej. Jeśli jednak twój projekt ma termin, którego nie możesz rozciągnąć nawet o centymetr, potrzebujesz wygładzania zasobów.
Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się, czym jest wygładzanie zasobów, czym różni się od wyrównywania zasobów i jak poprawić rentowność projektu za jego pomocą.
Co można zyskać dzięki wygładzaniu zasobów?
Wygładzanie zasobów jest jedną z tych pomocnych technik optymalizacji, które pomagają dostosować działania projektowe do dostępnych zasobów.
Gwarantuje to, że projekt zostanie ukończony w ramach przewidzianych na niego zasobów. Kluczowym celem wygładzania zasobów jest równomierne wykorzystanie zasobów i terminowe ukończenie projektu.
Zazwyczaj wygładzanie zasobów jest stosowane po wyrównaniu zasobów w celu optymalizacji kosztów projektu i bardziej efektywnego wykorzystania zasobów (tutaj przydaje się wskaźnik wykorzystania pracowników ).
Ostatecznie, wygładzanie zasobów jest świetną metodą radzenia sobie z nieuniknionymi opóźnieniami w projektach, które znamy aż za dobrze.
Korzystając z poziomowania zasobów wraz z wygładzaniem zasobów, można pogodzić ograniczenia czasowe i limity zasobów, jednocześnie zapewniając wysoką jakość pracy.
Czym jest wygładzanie zasobów?
Nazywane również planowaniem z ograniczonym czasem (TCS) lub planowaniem z ograniczonymi zasobami, wygładzanie zasobów jest narzędziem zarządzania produktem służącym do optymalizacji obciążenia pracą w projekcie.
Idea wygładzania zasobów polega na dostosowaniu wszystkich działań zaplanowanego projektu do wymagań dotyczących zasobów, zapewniając, że nie wykraczają one poza limity zasobów już wstępnie zdefiniowane podczas planowania.
Na początku projektu ustalasz harmonogramy czasowe, a następnie możesz dostosować zasoby, aby zarządzać ograniczoną dostępnością w danym czasie.
Wygładzanie zasobów działa dobrze, gdy ograniczenia czasowe mają pierwszeństwo przed planowaniem produktu.
Celem tej techniki jest ukończenie pracy w wymaganym terminie końcowym, a jednocześnie uniknięcie szczytów i spadków wykorzystania zasobów.
Wygładzanie zasobów a wyrównywanie zasobów - jaka jest różnica?
Data zakończenia projektu jest źródłem krytycznej różnicy między tymi dwiema taktykami.
W przypadku wyrównywania zasobów termin realizacji projektu nie jest stały i może łatwo ulec zmianie. Z drugiej strony, w przypadku wygładzania zasobów, data zakończenia musi pozostać taka sama. Wyrównywanie zasobów pozwala również na okazjonalne wstrzymywanie działań w określonych ramach czasowych.
W przypadku wyrównywania zasobów, planowanie odbywa się, gdy zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie przydzielone. W przeciwieństwie do tego, planowanie wygładzania zasobów jest konfigurowane, gdy zasoby są przydzielane równomiernie.
Podstawowym ograniczeniem w wyrównywaniu zasobów są dostępne zasoby. W przypadku wygładzania zasobów głównym ograniczeniem projektu jest jego data zakończenia.
Wyrównywanie zasobów zwykle odbywa się na początkowych etapach projektu, a wygładzanie zasobów jest najczęściej przeprowadzane po wyrównaniu zasobów.
Wygładzanie zasobów
- Data zakończenia projektu jest ustalona.
- Harmonogram jest ustawiany, gdy zasoby są przydzielane równomiernie.
- Głównym ograniczeniem projektu jest jego data zakończenia.
- Jest to najczęściej wykonywane po wyrównaniu zasobów.
Poziomowanie zasobów
- Termin realizacji projektu nie jest stały i może łatwo ulec zmianie.
- Planowanie, gdy zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie przydzielone.
- Głównym ograniczeniem są dostępne zasoby.
- Zwykle dzieje się to na początkowych etapach projektu.
Przykładowy przepływ wygładzania zasobów
Krok 1: Zastosowanie metody ścieżki krytycznej
PM może zacząć od metody ścieżki krytycznej, aby przeanalizować dany projekt i określić jego ścieżkę krytyczną.
Nie zamierzam tutaj szczegółowo wyjaśniać teorii ścieżki krytycznej, ale ważne jest to, że w końcu rozumiesz, jakie są ograniczenia zasobów i jak mogą one wpłynąć na twój projekt.
Krok 2: Wyrównanie zasobów
Następnym krokiem jest zastosowanie poziomowania zasobów. Teraz możesz zobaczyć maksymalną liczbę zasobów na aktywność.
Aby zmniejszyć alokację zasobów w miejscach, w których nie są one potrzebne, należy wydłużyć czas trwania działania. Należy pamiętać, że spowoduje to wydłużenie czasu trwania całej ścieżki krytycznej.
Krok 3: Wygładzanie zasobów
Po zastosowaniu wyrównywania zasobów nadszedł czas, aby skupić się na dacie końcowej i zastosować wygładzanie zasobów.
Po wykonaniu wszystkich kroków otrzymujemy harmonogram z ograniczonymi zasobami, w którym alokacja zasobów jest w pełni zoptymalizowana.
5 strategii wygładzania zasobów dla firmy IT
1. Ustalanie priorytetów projektów
Wyobraź sobie, że zgłaszają się do Ciebie dwaj różni klienci z dwoma różnymi projektami. Tak się składa, że posiadasz zasoby do realizacji tylko jednego z nich.
Którą z nich wybrać?
Ten, który zapewnia lepszą marżę zysku i zwiększa zyski.
Ale skąd możesz to wiedzieć, jeśli nie masz narzędzia, które pozwala symulować różne scenariusze z różnymi stawkami godzinowymi?
W tym miejscu przydaje się rozwiązanie do zarządzania produktami. Zapewnia ono wgląd w poziom zasobów i ich alokację w celu prawidłowego ustalania priorytetów projektów.
2. Jasność co do wskaźnika wykorzystania pracowników
Jeśli przydzielisz kogoś do wymagającego projektu, przydzielenie go do innego wymagającego projektu z nadgodzinami jest złym pomysłem.
Planowanie dostępności pracowników z uwzględnieniem ich możliwości i motywacji ma kluczowe znaczenie dla utrzymania wysokiego poziomu świadczonej pracy.
Ważne jest, aby ich dostępność była widoczna również dla innych osób, tak aby pracownik nigdy nie skończył w strumieniu wymagających projektów.
Sprawi to również, że będą spokojniejsi, ponieważ wiedzą, jak wygląda ich przyszłość. Są zmotywowani, ponieważ wiedzą, że zadbano o ich dobre samopoczucie.
Proces staje się w pełni przejrzysty, gdy członkowie zespołu dokładnie wiedzą, co się dzieje. Może to stać się ważnym punktem w employer brandingu, zwłaszcza jeśli masz trudności z przyciągnięciem ekspertów IT (a kto ich nie ma?).
3. Projekt i firma z lotu ptaka
Posiadanie widoku z lotu ptaka na wszystko, co dzieje się w firmie - w tym rentowność projektu, alokację zasobów i plan wykorzystania zasobów - ma kluczowe znaczenie.
W ten sposób można skupić się na obszarach, w których wygładzanie zasobów może mieć rzeczywisty wpływ. W przeciwnym razie możesz zastosować wygładzanie zasobów tam, gdzie nie jest to naprawdę potrzebne lub nie będzie miało dużego wpływu na marżę zysku.
4. Doskonała sprawozdawczość finansowa
Raporty finansowe pokazują, czy działania związane z wygładzaniem zasobów faktycznie działają i przynoszą korzyści.
Oto dlaczego jest to ważne:
Często zdarza się, że gdy jesteś pod presją terminu, przestajesz zwracać uwagę na rzeczywiste zaangażowane zasoby. Może to doprowadzić do pozyskania ekspertów z bardzo wysokimi stawkami godzinowymi i drastycznie zmniejszyć marżę zysku projektu.
Na szczęście raportowanie przydaje się tutaj, ponieważ możesz przeprowadzić świadomą retrospektywę i dowiedzieć się, czy to, co zrobiłeś, miało wpływ na marżę zysku - i o ile. Otrzymasz wszystkie spostrzeżenia i wnioski do wykorzystania w przyszłości.
Jeśli nie przeprowadzisz retrospektywy po zakończeniu projektu, nie możesz uznać go za zakończony. Potrzebujesz tych spostrzeżeń, aby wykorzystać je w kolejnym projekcie i poprawić sposób pracy.
5. Użyj narzędzia do inteligentniejszego wygładzania zasobów
Primetric oferuje wszystkie najważniejsze funkcje wymienione powyżej.
Zarezerwuj ze mną demo, a pokażę ci, jak możesz wykorzystać te dane i spostrzeżenia, aby ulepszyć strategię wygładzania zasobów i zapewnić optymalne wykorzystanie zasobów podczas realizacji projektu i zgodnie z harmonogramem.
