Czym jest plan wykorzystania zasobów? Definicja
W branży IT plan wykorzystania zasobów to kompleksowy dokument, który określa, w jaki sposób ludzie będą przydzielani i wykorzystywani wydajnie i skutecznie, aby osiągnąć cele i zadania projektów.
Dlaczego obliczanie wykorzystania zasobów jest tak ważne?
Typowy plan wykorzystania zasobów zapewnia mapę drogową do zarządzania i optymalizacji zasobów w celu zapewnienia, że są one wykorzystywane w najbardziej optymalny sposób, aby osiągnąć pożądane wyniki, przy jednoczesnym uwzględnieniu ograniczeń, takich jak czas (znany również jako pojemność zasobów), budżet i dostępność.
Innymi słowy, pozwala kierownikom projektów i członkom ich zespołów osiągnąć optymalne wykorzystanie zasobów - i jest niezbędnym elementem efektywnego zarządzania projektami.
Jak obliczyć wykorzystanie zasobów?
Obliczanie wskaźnika wykorzystania zasobów jest proste - możesz nauczyć się mierzyć wykorzystanie zasobów z naszego artykułu na temat efektywnego wykorzystania zasobów. Można tam również znaleźć typowy wzór na wykorzystanie zasobów.
Istnieją jednak również różne wskaźniki wykorzystania, w tym wykorzystanie podlegające i niepodlegające rozliczeniu. Omówiliśmy je również na naszym blogu i dodaliśmy dziesiątki cennych wskazówek dla menedżerów zasobów, którzy chcą poprawić planowanie zasobów i wydajność zasobów w swoich firmach!
Jaki jest cel tworzenia planu wykorzystania zasobów?
Dobrze zaprojektowany plan wykorzystania zasobów służy jako przewodnik dla kierowników projektów. Pomaga im:
- efektywne zarządzanie i monitorowanie zasobów,
- zapewnić ich optymalne wykorzystanie,
- zapobieganie wąskim gardłom lub opóźnieniom związanym z zasobami.
Jest to również pomocne w utrzymaniu zrównoważonego podejścia do alokacji zasobów, maksymalizacji produktywności i minimalizacji liczby pracowników, co ostatecznie prowadzi do pomyślnego zakończenia projektu w ramach określonych ograniczeń, takich jak czas lub budżet.
Co powinien zawierać plan wykorzystania zasobów?
Plan wykorzystania zasobów zazwyczaj obejmuje:
- szczegółowe informacje na temat typów potrzebnych członków zespołu - teraz i w nadchodzących okresach,
- alokacja zasobów w różnych zadaniach lub działaniach,
- harmonogram wykorzystania zasobów,
- kierownik projektu odpowiedzialny za zarządzanie i monitorowanie wykorzystania zasobów.
Może również obejmować:
- strategie zarządzania konfliktami harmonogramu,
- rozwiązanie problemu niedoboru lub przeciążenia zasobów,
- optymalizacja wykorzystania zasobów w całym projekcie.
Tworzenie planu wykorzystania zasobów krok po kroku
Tworzenie planu wykorzystania zasobów obejmuje kilka kluczowych kroków w celu skutecznego przydzielania i zarządzania zasobami dla projektu lub zadania. Oto jak to zrobić w kilku prostych krokach.
Krok 1: Określenie zakresu i celów projektu
Zacznij od najbardziej oczywistej części zarządzania zasobami i określ, co chcesz zrobić i jakich ludzi będziesz potrzebować do wykonania zadania.
Na tym etapie należy skupić się na planowaniu projektu oraz zdefiniować jego zakres i cele. Stworzenie planu projektu z kamieniami milowymi również byłoby pomocne, ponieważ pomoże ci to zrozumieć:
- cele i główne rezultaty,
- harmonogram projektu,
- wszelkie inne szczegóły, które należy wziąć pod uwagę przed rozpoczęciem projektu.
Krok 2: Identyfikacja wymaganych zasobów
Mając gotową listę planowanych operacji, dopasowanie osób do zaplanowanych etapów powinno być łatwe.
Wystarczy sporządzić listę wszystkich specjalistów wymaganych do realizacji projektu lub zadania. W razie potrzeby możesz również dodać informacje o dodatkowych zasobach, które mogą być potrzebne podczas projektu, takich jak subskrypcje, oprogramowanie lub urządzenia.
Krok 3: Oszacowanie wymagań dotyczących zasobów
Po zakończeniu określania rodzaju specjalistów, których będziesz potrzebować do projektu, spróbuj oszacować ilość i czas trwania każdej alokacji w oparciu o zakres i cele projektu. W tym momencie nie musisz dokładnie wiedzieć, ile pełnoetatowych stanowisk będzie wymagał projekt; zamiast tego spróbuj określić, ile czasu zajmie każdy etap projektu - tak jak pokazano poniżej.
Przykład szacunków projektu w Primetric
Krok 4: Ocena dostępnych zasobów
Przed przejściem do alokacji zasobów należy określić dostępność zasobów każdego członka zespołu i upewnić się, że nie ma żadnych ograniczeń, które mogą mieć na nie wpływ w późniejszym okresie projektu. Takie przeszkody mogą obejmować:
- inne rozliczane zadania i alokacje,
- długie wakacje,
- planowane rezygnacje lub zwolnienia,
- urlopy rodzicielskie,
- wszelkie inne planowane nieobecności,
- wakaty.
Jeśli to możliwe, kierownicy projektów powinni korzystać z dedykowanego oprogramowania do zarządzania zasobami - takiego jak Primetric - aby zobaczyć wskaźnik wykorzystania zasobów dla wszystkich członków zespołu i określić, czy ich pojemność zasobów pozwala na przypisanie ich do projektu.
Krok 5: Zarządzanie zasobami
W oparciu o szacowane wymagania dotyczące zasobów i ich dostępność, przydziel zasoby do określonych zadań lub działań w harmonogramie projektu. Ponownie upewnij się, że nie ma konfliktów harmonogramu, nieobecności lub innych przydziałów, które mogłyby kolidować z Twoimi planami. Jeśli to możliwe, użyj programu, który poinformuje Cię o nakładających się zadaniach!
Powiadomienie o overbookingu w Primetric zapobiega pomyłkom menedżerów w alokacjach.
Krok 6: Pomiar wykorzystania zasobów
Regularne mierzenie wykorzystania zasobów w całym projekcie, zadaniu, a nawet w całej firmie, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu w pełni wykorzystują swoje zasoby. Aby to zrobić, powinni śledzić wykorzystanie zasobów, umożliwiając swoim menedżerom porównanie rzeczywistego wykorzystania zasobów z planowaną alokacją, identyfikując wszelkie ogólne ograniczenia lub problemy związane z wykorzystaniem zasobów i wprowadzając niezbędne korekty.
Najlepszym sposobem na to jest:
- śledzenie wykorzystania zasobów przy użyciu danych śledzenia czasu, aby zobaczyć postęp projektu i reagować na wszelkie negatywne zmiany,
- korzystać ze zautomatyzowanych raportów, które zapewniają widok z lotu ptaka na efektywne wykorzystanie zasobów i jego zmiany w czasie.
Krok 7: Optymalizacja wykorzystania zasobów
Oczywiście plan wykorzystania zasobów nie kończy się, gdy ostatnia osoba śledzi swoje godziny pracy. Ciągłe optymalizowanie wykorzystania zasobów w celu zapewnienia wydajnej i skutecznej alokacji. Może to obejmować realokację osób w oparciu o zmieniające się potrzeby projektu, rozwiązywanie konfliktów zasobów lub identyfikowanie i rozwiązywanie wszelkich wąskich gardeł.
Jak powinien wyglądać plan wykorzystania zasobów?
Na bardzo ogólnym poziomie, plan wykorzystania zasobów powinien pokazywać dokładnie, które osoby są dostępne, a które są przepracowane lub po prostu zajęte różnymi rozliczanymi zadaniami. Powinien również zapewniać osobom zaangażowanym w zarządzanie projektami przegląd ogólnego wykorzystania zasobów i wskaźników wykorzystania wszystkich zasobów. Oto jak to wygląda w profesjonalnym narzędziu do zarządzania zasobami.
Na przykład na tej uproszczonej mapie dostępności można zobaczyć zarówno śledzone godziny (górny pasek w sekcji każdego pracownika; szare paski wskazują, że nie śledzono żadnych godzin), jak i planowane godziny (dolny pasek w sekcji każdego pracownika; zielony oznacza maksymalne wykorzystanie, a fioletowy - nadgodziny). Razem pokazują menedżerom dokładny wskaźnik wykorzystania dla każdego pracownika, umożliwiając osobom odpowiedzialnym stworzenie planu wykorzystania zasobów bez błędów i poprawę strategicznego wykorzystania zasobów w firmie jako całości.
Na bardziej szczegółowym poziomie, plan wykorzystania zasobów powinien zawierać jeszcze więcej informacji. Na przykład w Primetric obejmuje on:
- typ alokacji (aktywna, wersja robocza, zarezerwowana), a także pełne planowanie zasobów i zarządzanie portfelem projektów dla bieżących i przyszłych projektów,
- stanowisko i wynagrodzenie danej osoby,
- jego długość,
- etap projektu (jeśli dotyczy),
- koszty pracy (koszty śledzonych godzin/koszty planowanych godzin),
- procent dostępnego wykorzystania.
Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu utylizacją?
Świetnie - mamy kilka zasobów, które mogą okazać się przydatne.
Odwiedź nasz blog, aby dowiedzieć się więcej:
- zarządzanie wykorzystaniem zespołu,
- optymalizacja siły roboczej,
- prognozowanie zasobów,
- zarządzanie obciążeniem pracą,
- zarządzanie wydajnością,
- alokacja zasobów w zarządzaniu projektami.
A jeśli chcesz od razu przejść do działania i ulepszyć własne procesy, rozpocznij okres próbny z Primetric lub zarezerwuj demo z naszymi doradcami - pokażą Ci najlepszy sposób na udoskonalenie wykorzystania!
