Jak zdefiniować i utworzyć zakres projektu? Przykłady i wskazówki 

Zarządzanie zakresem projektu - kluczowe wnioski

Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś być w stanie: 

• zdefiniować zakres projektu i wszystkie jego elementy, 
• prześledzić wszystkie kolejne kroki w procesie tworzenia zakresu projektu i stworzyć taki dokument dla własnych projektów, 
• zarządzać procesem podczas jego późniejszej ewolucji. 

Czym jest zakres projektu? Definicja

Zakres projektu to zarys wszystkich działań, które należy wykonać w celu ukończenia projektu. Zazwyczaj obejmuje on wszystkie zadania, zasoby, harmonogramy projektu, rezultaty i ogólne granice. Określa również głównych interesariuszy i inne osoby odpowiedzialne za jego kolejne części. Plik, który zawiera wszystkie informacje, nazywany jest deklaracją zakresu lub dokumentem zakresu projektu.

Co zawiera deklaracja zakresu? 

Ogólnie rzecz biorąc, deklaracja zakresu powinna zawierać: 

• cele projektu, w tym główne wymagania i kryteria akceptacji, 
• rezultaty projektu i główne etapy projektu, 
• wszelkie wyłączenia i ograniczenia, które mają zastosowanie do projektu lub jego części. Obejmuje to rzeczy, których nie można zrobić ze strony dostawcy - klient nie jest jedyną osobą, która może ograniczyć projekt! 
• wstępne pomysły - ogólne założenia wykorzystywane jako podstawa projektu. Powinny one zapewnić zespołowi projektowemu lepsze zrozumienie jego celów. 

W rezultacie zakres pomaga zorganizować proces zarządzania i jego elementy, takie jak kamienie milowe, zasoby i planowanie projektu.

Dlaczego deklaracja zakresu projektu jest tak ważna? 

Łatwo jest założyć, że deklaracja zakresu projektu jest kolejnym bezsensownym dokumentem zaśmiecającym biurko kierownika projektu. Jednak stwierdzenie to nie może być dalsze od prawdy. 

Deklaracja zakresu jest podstawą sukcesu projektu i zapewnia, że firma naprawdę ma to, czego potrzeba, aby zaimponować klientowi. Na przykład, daje kierownikom projektu pomysł: 

• czy projekt w ogóle może zostać zrealizowany w danej firmie, 
• jak wyglądałaby mapa drogowa projektu i jakie zasoby są potrzebne do jego terminowej realizacji, 
• jakie są wymagania i ograniczenia klienta, 
• czego nie należy uwzględniać w projekcie, niezależnie od tego, jak będzie on przebiegał, 
• kim są interesariusze po obu stronach przedsięwzięcia. 

W rezultacie dokument dotyczący zakresu projektu pomaga stworzyć lepszy harmonogram projektu, uniknąć nieograniczonego rozszerzania zakresu obowiązków i jasno komunikować się z klientem od pierwszego dnia. 

Jak zdefiniować zakres projektu? Przewodnik krok po kroku

Chociaż cała idea zakresu projektu może wydawać się prosta, zawiera ona wiele kluczowych czynników, których po prostu nie można pominąć - zwłaszcza w zarządzaniu projektami. Dlatego też zdefiniowanie zakresu prac, celów projektu, wymagań projektowych i celów projektu może nie być najprostszym zadaniem. Zobaczmy, jak stworzyć deklarację zakresu projektu bez ich pomijania. 

1. Zdefiniowanie głównego celu projektu

Cel projektu w zarządzaniu projektem powinien krótko podsumowywać końcowy rezultat projektu. Zwykle można go opisać w jednym zdaniu, na przykład: Celem tego projektu jest stworzenie strony internetowej dla firmy X. Cel ten pozostanie niezmienny niezależnie od okoliczności. 

2. Określenie wymagań i ograniczeń projektu

Po wybraniu głównego celu, spróbuj podzielić projekt na mniejsze części - etapy, zadania lub kamienie milowe projektu zapewniające powodzenie całej operacji. Jeśli to możliwe, oszacuj, ile czasu potrzeba na ukończenie każdego z tych etapów - oszacowanie to będzie później przydatne w procesie planowania zasobów. 

Następnie omów proponowany cykl życia projektu z interesariuszami w witrynie firmy i zdefiniuj ich wymagania dla każdego z mniejszych elementów. Skoncentruj się zarówno na ogólnych pomysłach, jak i drobnych szczegółach, które mogą mieć wpływ na projekt. Na przykład omów funkcje, które powinny być zawarte w rozwiązaniu, środki bezpieczeństwa, technologie i budżet. 

Po wykonaniu tych czynności przejdź do części projektu, której klient nie chce widzieć lub doświadczać w swoim cyklu życia projektu. Zwykle obejmuje to: przekroczony budżet, ograniczenia czasowe, technologie lub zbędne funkcje. 

3. Określenie głównych rezultatów

Po ustaleniu, co należy zrobić, a czego unikać, można spróbować umieścić wszystkie operacje w projekcie na osi czasu i zidentyfikować ich zależności - a wszystko to mając na uwadze czas trwania kolejnych etapów projektu. 

Na tym etapie powinieneś również spróbować przewidzieć wszelkie ryzyko opóźnień w różnych produktach. Jeśli to możliwe, postaraj się zaplanować więcej czasu na zadania, które mogą być trudne do wykonania - zaoszczędzisz swoim klientom wielu rozczarowań. 

4. Przygotowanie planu zasobów 

Korzystając z informacji zebranych w poprzednim kroku, możesz teraz przypisać ludzi do projektu. W ten sposób upewnisz się, że Twoja firma naprawdę ma to, czego potrzeba, aby ukończyć operację na czas, a także pomożesz zespołowi projektowemu zarządzać swoją częścią projektu, przedstawiając im zestawienie prac do wykonania.

Nie zalecamy jednak planowania zasobów w Jira, ponieważ narzędzie to nie zapewnia ani kierownikom projektów, ani członkom zespołu szerszego obrazu. Najlepszym sposobem prognozowania zasobów jest tworzenie przydziałów na wykresie Gantta, który umożliwia przeciąganie i upuszczanie każdego zadania - tak jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu Primetric. 

5. Potwierdzanie zakresu projektu i tworzenie kryteriów akceptacji

Po zakończeniu analizy projektu dla celów wewnętrznych, możesz teraz wrócić do klienta ze swoimi ustaleniami, aby zaakceptować utworzony zarys. Potwierdź, że zakres projektu obejmuje wszystkie wymagania i szczegóły, które klient chce uwzględnić w projekcie. Na koniec określ, czego naprawdę potrzebuje, aby zaakceptować pracę do końca projektu i umieść te informacje w ostatnim akapicie dokumentu.

Przykład i szablon zakresu projektu

Dość teorii - czas przejść do praktycznej strony zarządzania zakresem. 

Ogólnie rzecz biorąc, zakres projektu to dokument Microsoft Word, który bardzo przypomina typowy esej. Jest on podzielony na kilka sekcji, które opisują kluczowe czynniki potrzebne do powodzenia przedsięwzięcia. Oto przykład definiowania zakresu projektu, który można później wykorzystać jako szablon do własnych działań i zarządzania projektami.

Wprowadzenie

Projekt X zlecony przez Klienta Nazwa Firmy reprezentowanego przez Imię i Nazwisko Kierownika jest realizowany w celu stworzenia dedykowanej strony internetowej wraz ze sklepem dla Sklepu Internetowego Klienta. 

Główny zakres projektu

Głównym celem tego projektu jest stworzenie w pełni funkcjonalnej strony internetowej ze sklepem internetowym zdolnym do obsługi dużego ruchu. Operacja będzie obejmować: 

• badanie stron internetowych konkurencji i przedstawianie klientowi wyników badań,
• tworzenie zarówno front-end jak i back-end dla strony internetowej, 
• projektowanie strony internetowej z wykorzystaniem najlepszych praktyk UX/UI, 
• wdrożenie najnowszych protokołów bezpieczeństwa na stronie internetowej, 
• przygotowanie niezbędnych środków technicznych i uruchomienie strony internetowej. 

Wszystkie te działania będą nadzorowane przez naszego menedżera reprezentującego The Best Company. 

Projekt nie powinien zająć więcej niż 6 miesięcy i powinien zostać ukończony do końca grudnia 2023 roku. 

Rezultaty projektu 

W oparciu o zakres projektu ustaliliśmy, że główne rezultaty projektu będą obejmować: 

• raport przedstawiający wyniki analizy konkurencji dostarczony do Klienta Company Name w ciągu 7 dni od rozpoczęcia projektu, 
• backend dla strony internetowej, utworzony w ciągu 3 miesięcy po zaakceptowaniu wyników raportu, 
• frontend dla strony internetowej, stworzony 3 miesiące po zaakceptowaniu wyników raportu...

Wyłączenia projektu 

Projekt nie będzie obejmował dalszej konserwacji stron internetowych ani żadnych dalszych aktualizacji ich kodu. 

Ograniczenia projektu

Projekt może zawierać pewne zmiany zakresu, pod warunkiem, że nie wpłyną one na jego główny cel. Projekt nie może w żadnym wypadku przekroczyć budżetu projektu.

Kryteria akceptacji projektu 

Imię i nazwisko kierownika reprezentującego klienta Nazwa firmy dokona przeglądu i zaakceptuje projekt tylko wtedy, gdy otrzyma: 

• dane dostępu do strony internetowej, 
• w pełni funkcjonalna strona internetowa ze wszystkimi funkcjami wymienionymi powyżej, 
• certyfikaty bezpieczeństwa, 
• informacje na temat konserwacji i subskrypcji wymaganych do prawidłowego działania witryny. 

Czy zakres projektu może później ulec zmianie? 

Zarządzanie zakresem projektu nie kończy się, gdy zakres projektu zostanie wysłany do wszystkich członków zespołu i innych kluczowych interesariuszy włączonych do projektu. Chociaż zakres projektu powinien być jak najbardziej zbliżony do ostatecznego harmonogramu projektu, nie można zaprzeczyć, że w niektórych przypadkach może on ulec zmianie - wtedy pojawia się scope creep. 

Co to jest scope creep? 

Pełzanie zakresu ma miejsce, gdy produkty, zadania lub wymagania zmieniają się, gdy projekt jest w toku Na przykład za każdym razem, gdy interesariusz ogłasza, że zapomniał dodać funkcję do projektu, zakres pełznie trochę w złym kierunku. Jest to często nieunikniona część zarówno zarządzania projektem, jak i zarządzania zakresem projektu jako całości.

Niestety, scope creep może być bardzo szkodliwy dla projektu, ponieważ zwykle powoduje jego opóźnienia i dezorganizuje pracę jako całość. Dlatego też należy go unikać za wszelką cenę - głównie poprzez przeprowadzanie jak największej liczby wywiadów z odpowiednimi interesariuszami i omawianie z nimi każdego najmniejszego szczegółu projektu. 

Jeśli jednak czujesz, że czegoś brakuje w zakresie projektu, spróbuj pozostawić miejsce na błędy podczas dokonywania alokacji - to także część zarządzania zakresem. W ten sposób zapewnisz swojemu zespołowi wystarczająco dużo czasu na działanie, gdy pojawi się nowa kwestia. 

Jak odnieść sukces w zarządzaniu zakresem projektu? 

Zakres projektu to krytyczny dokument, który ma znaczący wpływ na cały projekt. Wszelkie błędy popełnione podczas jego tworzenia mogą zaważyć na powodzeniu działań. Oto jak ich uniknąć. 

1. Zidentyfikuj rezultaty i zależności, które mogą narazić projekt na ryzyko. Dotyczy to zarówno operacji, które mogą po prostu trwać dłużej, jak i tych, które mogą się rozszerzyć, gdy zespół zagłębi się w ich szczegóły. 
2. Skup się na kliencie. Staraj się wydobyć jak najwięcej informacji od interesariuszy; zadawaj pytania i omawiaj zadania szczegółowo, gdy tylko jest to możliwe. Staraj się przy tym nie pominąć żadnej kwestii! 
3. Uzyskaj akceptację dla swoich pomysłów. Przed rozpoczęciem pracy należy omówić zakres projektu z klientem i upewnić się, że rozumie on jego implikacje. Każde wahanie powinno spotkać się z dodatkowymi pytaniami! 
4. Określ, jak zmiany wpłyną na projekt. Jeśli czujesz, że sprawy mogą pójść na bok, sprawdź, jak zmiany wpłyną na stan projektu. Postaraj się przygotować na taki scenariusz - przygotuj miejsce na błędy lub znajdź kogoś, kto pomoże członkom zespołu ukończyć produkty na czas. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami? 

Nie szukaj dalej! 

Odwiedź nasz blog i dowiedz się więcej: 

• najlepsze narzędzia do planowania wydajności, które pomogą sprawdzić, czy zakres projektu jest prawidłowy, 
• wydajny proces zarządzania obciążeniem pracą, który jest w stanie przekształcić te informacje w zyski, 
• czynniki sukcesu projektu, o których należy pamiętać przez cały czas, 
• Oprogramowanie do planowania projektów, kolejne narzędzie, które po prostu trzeba mieć. 

A jeśli czujesz, że potrzebujesz profesjonalnego narzędzia do obsługi całego procesu, po prostu zarezerwuj demo z naszymi doradcami lub rozpocznij okres próbny już teraz!