Jakie jest 5 krytycznych czynników sukcesu projektu?

Czynniki sukcesu projektu - definicja 

Wbrew powszechnej opinii, czynniki sukcesu projektu nie są czymś niejasnym. W rzeczywistości można je łatwo zdefiniować jako części projektów, które mają bezpośredni wpływ na jego ostateczny wynik .

Jak widać z tej definicji, krytyczne czynniki sukcesu w dużym stopniu zależą od projektu i muszą być definiowane za każdym razem, gdy rozpoczyna się nowa operacja. 

Poszczególne czynniki sukcesu projektu mogą być jednak definiowane przez zawarte w nim rezultaty. Rezultaty w tym przypadku są kluczowymi celami, wymaganiami lub kamieniami milowymi, które muszą zostać spełnione, aby projekt mógł posunąć się naprzód.

Jakie są najbardziej krytyczne czynniki sukcesu projektu? Przykłady

Projekty mogą się różnić, ale ich sukces jest na ogół bardzo obiektywny. Jakie są najczęstsze czynniki sukcesu projektu i jak kierownicy projektów mogą je poprawić? 

Rentowność

Definicja dobrej rentowności może się różnić w zależności od branży - niektóre firmy są zadowolone z zaledwie kilku procent marży zysku, podczas gdy inne chciałyby, aby wynosiła ona ponad 60%.

Liczby te różnią się w zależności od branży i lokalizacji firmy i oczywiście mogą ulec zmianie. 

Ponieważ jednak omawiamy krytyczne czynniki sukcesu projektu typowe dla branży usługowej, skupimy się tutaj na ich rentowności.

Czym jest dobra rentowność?

Bazując na naszych doświadczeniach, wskaźniki rentowności dla branży IT, marketingu i innych podobnych biznesów można podzielić na następujące kategorie: 

• niska rentowność - poniżej 20%, 
• średnia rentowność - między 20 a 40%, 
• dobra rentowność - między 40 a 60%,
• doskonała rentowność - ponad 60%. 

Oczywiście rentowność może być obliczana w różny sposób w zależności od typu rozliczeń wybranego dla danego projektu. Ogólnie rzecz biorąc, im wyższa rentowność, tym większy sukces projektu. 

Jak poprawić rentowność?

Jeśli rentowność projektów pozostawia wiele do życzenia, kierownik projektu może ją poprawić za pomocą różnych procesów. Należą do nich: 

• cięcie kosztów, na przykład poprzez outsourcing lub korzystanie z tańszych członków zespołu, 
• Rozszerzenie oferty w celu znalezienia niszy na rynku i przyciągnięcia nowych klientów przy jednoczesnym podniesieniu cen. W tym celu warto regularnie analizować trendy rynkowe.
• śledzenie rentowności różnych rodzajów projektów w celu znalezienia zakresu projektu, który przynosi więcej pieniędzy firmie. Oczywiście nie trzeba tego robić ręcznie - w tym celu można skorzystać z raportów rentowności Primetric. 

• tworzenie dokładniejszych alokacji w fazie planowania projektu, które są szczególnie ważne w przypadku projektów Fixed Price,
• ostrożne przydzielanie pracowników i/lub członków zespołu w oparciu o ich doświadczenie, koszty i stopy zysku, 
• fakturowanie klienta za dni robocze zamiast za śledzone godziny w projektach Time and Material, 
• i nie tylko - zapoznaj się z naszym artykułem na temat tego, jak poprawić rentowność firmy usługowej. 

Oczywiście zapewnienie klientom wyjątkowych usług powinno być podstawą wszystkich tych procesów! 

Odpowiednia liczba godzin pracy spędzonych nad projektem 

W wielu branżach godziny pracy są głównym źródłem zarówno kosztów, jak i zysków dla firmy. 

W rezultacie są one również krytycznym czynnikiem sukcesu w zarządzaniu projektami. Nieprawidłowe szacunki, przekroczenie limitów lub przekroczenie czasu mogą jednak zamienić szansę w stratę pieniędzy. Właśnie dlatego dokładne szacunki są tak ważne. 

Jak tworzyć szacunkowe godziny pracy?

Aby prawidłowo oszacować liczbę godzin potrzebnych do ukończenia projektu, kierownik projektu musi stworzyć jego dokładny plan. W większości przypadków powinien on zawierać: 

• lista zasobów i pracowników niezbędnych do ukończenia projektu, 
• szczegółowy harmonogram projektu, 
• informacje o technologiach i oprogramowaniu wymaganym do ukończenia projektu, 
• pożądana marża zysku,
• kluczowe wskaźniki wydajności. 

Aby zapewnić większą dokładność, zachęcamy do korzystania z jednej z naszych najlepszych praktyk, ETC - Estimate to Complete, w celu tworzenia realistycznych planów dla swoich projektów. Jego dogłębne podejście ułatwia planowanie pracy. Możesz również zobaczyć, jak Capco, jeden z naszych klientów, osiągnął 90% dokładności w swoich projektach. 

Szacowanie godzin pracy: podejście praktyczne

Oczywiście samo oszacowanie nie wystarczy - po uruchomieniu projektu należy również upewnić się, że plan jest wdrażany w życie. Aby to zrobić, zalecamy korzystanie ze śledzenia czasu i zaawansowanych raportów - na przykład raportu postępu projektu dostępnego w Primetric. 

Wskazówka: Aby osiągnąć do 95% dokładności szacunków, tak jak zrobiła to firma Capcozmapuj wszystkie kluczowe etapy swoich projektów i przeanalizuj historyczny czas, jaki Twoi specjaliści poświęcili na ich realizację. Przyjmując średnią liczbę godzin i rozumiejąc, dlaczego zajęło to taką ilość, będziesz w stanie oszacować przyszłe projekty i ich fazy z niewiarygodnie dokładnymi szacunkami.

Zarządzanie ryzykiem

Jeśli pracujesz w firmie usługowej od dłuższego czasu, z pewnością wiesz, że prawie żaden projekt nie jest realizowany dokładnie zgodnie z planem. 

Istnieje jednak kilka rzeczy, które kierownicy projektów mogą zrobić, aby zapewnić, że plan zostanie ukończony wcześniej niż później - a ocena ryzyka jest jednym z takich krytycznych czynników sukcesu projektu. 

Jak ocenić ryzyko w projekcie?

Po pierwsze, rozpocznij projekt od obszernej analizy ryzyka. Znajdź wszelkie zadania, etapy lub operacje, które mogą pójść źle i przygotuj plan radzenia sobie z tymi zagrożeniami, jeśli pojawią się w twoim przypadku. Powinny one stanowić podstawę do dalszego zarządzania ryzykiem.

Po drugie, nie zostawiaj analizy ryzyka gdzieś głęboko w szufladzie. Wykorzystaj narzędzia, które posiadasz - najlepiej Primetric - do monitorowania postępów projektu i wykrywania zagrożeń, zanim staną się one poważnym problemem. 

W tym celu można skorzystać z takich funkcji jak:

• regularne raporty z postępów projektu,
• raporty śledzenia czasu, 
• Business Intelligence - tj. do monitorowania wydatków, 
• inteligentne alerty, takie jak status RAG dostępny w Primetric, pokazujący status projektu za pomocą kolorowych kropek widocznych na liście projektów. Status RAG poinformuje Cię, czy Twój projekt mieści się w budżecie i czy są jakieś problemy z dostawą, znacznie ułatwiając zarządzanie projektem. Dzięki temu można szybko zareagować, zanim będzie za późno.

Jasno określone cele projektu, obowiązki i odpowiedzialność

Czy Twoje zadania Jira są gotowe do realizacji projektu? Z przykrością informujemy, że nie są one wystarczające do zdefiniowania celów projektu i znalezienia osób za nie odpowiedzialnych! 

Przed uruchomieniem projektu należy: 

• precyzyjne zdefiniowanie wszystkich rezultatów, 
• określić zadania wymagane do ukończenia rezultatów, 
• wyznaczyć osoby odpowiedzialne za ich realizację. 

Są to krytyczne czynniki sukcesu, o których kierownik projektu musi pamiętać. Taki plan powinien również obejmować etapy, terminy, menedżerów, kamienie milowe i inne. 

Jak określić kluczowe cele projektu?

Brzmi skomplikowanie? Zdecydowanie tak - ale jest to również konieczne, aby uniknąć niepotrzebnego ryzyka i dostarczyć projekt na czas, ze wszystkimi jego kluczowymi funkcjami na pokładzie. Bez tych wszystkich zmiennych ryzykujesz, że członkowie zespołu nie dotrzymają harmonogramu, stracą pieniądze, a nawet całkowicie stracą klienta. 

Wciąż jednak musimy odpowiedzieć na pytanie: jak uwzględnić wszystkie te zmienne w swoim planie, nie gubiąc się w natłoku informacji?

Zalecamy korzystanie z oprogramowania do planowania projektów. Dzięki jego funkcjom kierownicy projektów mogą elastycznie zarządzać swoimi zasobami, mieścić się w budżecie i monitorować realizację projektu bez konieczności wzywania wszystkich kierowników do biura. 

Skuteczna komunikacja

Niekończące się spotkania, e-maile z nieskończoną ilością wątków i rozmowy, które wydają się nie mieć końca. Choć czasami mogą być pogardzane, wszystkie są częścią skutecznej komunikacji, która jest jednym z czynników sukcesu w projekcie. 

Ich znaczenie jest więcej niż oczywiste: pozwalają one zainteresowanym stronom i członkom zespołu na wymianę informacji, monitorowanie ich pracy i reagowanie na wszelkie problemy, którymi należy się zająć. Innymi słowy, są one jedną z najlepszych praktyk zarządzania projektami. 

Czy jednak komunikacja nadal musi zajmować tyle czasu?

Komunikacja a nowoczesne środowisko

Odpowiedź na to pytanie brzmi: nie. W rzeczywistości, w świecie pełnym nowych technologii, można wymieniać informacje w znacznie bardziej płynny sposób - i bez wzywania każdej strony do małego, zatłoczonego pokoju, w którym można angażować się w długie rozmowy.

I nie zrozum mnie źle - spotkania są kluczowe dla płynnej współpracy, ale... tylko te efektywne!

Jak poprawić efektywność spotkań i komunikacji?

Jak więc sprawić, by spotkania były jak najbardziej efektywne? Z mojego doświadczenia wynika, że jednym z największych pożeraczy czasu jest to, że każdy interesariusz ma inną perspektywę i wiedzę wejściową. 

Aby tego uniknąć, powinieneś mieć jedno źródło prawdy o swoich projektach, zasobach i finansach, a także ogólnie o zarządzaniu projektami. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco, mogą wyraźnie zobaczyć rzeczywiste dane i myśleć o rozwiązaniach, zamiast próbować łączyć różne arkusze kalkulacyjne lub dane niepowiązane ze sobą podczas spotkania. Twój czas i energia są jednymi z najważniejszych aktywów.  

Narzędzia takie jak Primetric pozwalają pracownikom, kierownikom projektów i kadrze zarządzającej gromadzić informacje o działaniach firmy w jednym miejscu i udostępniać je w czasie rzeczywistym. 

Dzięki temu można sprawdzić dostępność danej osoby, monitorować projekty i zarządzać operacjami bez dzwonienia do współpracowników co kilka minut i tracenia czasu na upewnianie się, że dane są poprawne. Zamiast tego możesz skupić się na znajdowaniu rozwiązań i usuwaniu wszelkich przeszkód w dostawie. 

Wsparcie w zarządzaniu 

Nawet przy najlepszych planach, programiści i testerzy nie są w stanie ukończyć projektu samodzielnie. Dlatego też wsparcie kierownictwa znajduje się na naszej liście krytycznych czynników sukcesu. 

Nie należy jednak mylić wsparcia kierownictwa z mikrozarządzaniem! Aby projekt zakończył się sukcesem, wsparcie kierownictwa powinno być reprezentowane przez pojedynczy głos jednej osoby odpowiedzialnej za projekt jako całość. 

Wkład kierownictwa powinien być również widoczny za każdym razem, gdy sprawy idą na boczny tor; osoby odpowiedzialne powinny zawsze wkraczać, gdy tylko zaczyna się konflikt. 

Jak zidentyfikować inne krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami? 

Jak stwierdziliśmy wcześniej, czynniki sukcesu projektu nie są takie same dla każdego projektu. Podczas gdy niektóre pozostają takie same przez cały czas, inne mogą się różnić. Aby znaleźć te właściwe dla bieżących operacji, należy: 

1. Określenie wymagań projektu. Jeśli omówiłeś projekt z klientem, prawdopodobnie masz już ten krok za sobą. Jeśli tego nie zrobiłeś - zrób to teraz i zdefiniuj wszystkie główne cele, które muszą zostać osiągnięte, aby operacja zakończyła się sukcesem. 
2. Stwórz zarys planu zarządzania projektem. Zdefiniuj główne produkty, podziel je na etapy i zadania oraz ustal, jakie zasoby są wymagane do ich ukończenia zgodnie z harmonogramem. 
3. Wybierz kamienie milowe. W oparciu o informacje zebrane w poprzednich krokach, zidentyfikuj kluczowe działania, które należy podjąć lub wskaźniki, które należy osiągnąć, aby projekt zakończył się sukcesem. Mogą to być daty, produkty, MVP, nowe zatrudnienia i inne. 
4. Użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby ocenić swoje plany. Uczyń czynniki sukcesu projektu częścią swoich działań. Uwzględnij je w harmonogramach, monitoruj je i upewnij się, że naprawdę staną się częścią Twojego zwycięstwa. 

Dlaczego krytyczne czynniki sukcesu są tak ważne? 

Krytyczne czynniki sukcesu to nie tylko kolejna lista, którą należy sporządzić przed rozpoczęciem projektu i nigdy nie oglądać się za siebie. 

W rzeczywistości są one podstawą planu projektu. Dzieje się tak, ponieważ mogą one służyć jako mapa drogowa dla krytycznych celów i kluczowych zadań, które należy wykonać, aby projekt zakończył się sukcesem. 

Oprócz tego, czynniki sukcesu projektu mogą również minimalizować ryzyko związane z projektem. Zdefiniowane indywidualnie dla każdego projektu, odzwierciedlają jego podejście i cele, wyznaczając jasną ścieżkę zarówno dla specjalistów, jak i ich menedżerów. 

Wreszcie, krytyczne czynniki sukcesu projektu mogą pomóc menedżerom utrzymać się na szczycie budżetów i terminów, które są odpowiedzialne za większość niepowodzeń projektów. 

Jakich narzędzi powinienem używać, aby pomyślnie zrealizować projekt? 

Te, które zapewniają wszystkie potrzebne informacje, w tym finanse, zarządzanie zasobami i zarządzanie projektami. 

Jeśli zamierzasz zacząć szukać takiego narzędzia, pozwól nam zatrzymać Cię w tym miejscu - Primetric ma wszystko, czego potrzebujesz.

Zarezerwuj demo, porozmawiaj z naszym doradcą i zobacz, co jeszcze możemy dla Ciebie zrobić. 

‍