.JPG)
Czym są kamienie milowe w zarządzaniu projektami?
Kamień milowy w zarządzaniu projektami to jasno określony punkt w czasie trwania projektu, w którym jego postęp jest mierzony i porównywany z ostatecznym celem.
Ogólnie rzecz biorąc, kamień milowy projektu jest wybierany w celu podkreślenia ważnego osiągnięcia w harmonogramie projektu lub ukończenia jego istotnej części. Ponadto, są one również dobrym momentem na monitorowanie statystyk projektu i rozwiązywanie wszelkich problemów, które mogą pojawić się w procesach. Mogą one również stanowić cenne informacje dla członków zespołu, którzy chcą lepiej zaplanować fazy projektu.
Jaka jest różnica między kamieniami milowymi a...
Cele?
Cel projektu to najbardziej ogólne z pojęć, które opiszemy w tym akapicie. To dlatego, że definiują one ostateczny cel projektu, podczas gdy kamienie milowe koncentrują się na jego kolejnych etapach.
Na przykład, ostatecznym celem dla firmy IT byłoby stworzenie funkcjonalnej aplikacji. W takim przypadku kamienie milowe oznaczałyby tworzenie różnych funkcji lub innych kluczowych części oprogramowania uwzględnionych w planie projektu.
Rezultaty?
Rezultaty są bardziej powiązane z kamieniami milowymi w zarządzaniu projektami niż inne terminy, które zdefiniowaliśmy w tej sekcji. Dzieje się tak, ponieważ rezultaty są faktycznym wynikiem ukończenia kamienia milowego.
Na przykład, jeśli prowadzisz firmę informatyczną, kamieniem milowym może być opracowanie określonej funkcji aplikacji. Z drugiej strony, rezultaty obejmują wszystkie poszczególne części, które zostały wykorzystane do stworzenia tej funkcji - na przykład frontend, backend lub projekt.
Zadanie?
W planowaniu kamieni milowych zadanie jest najmniejszą jednostką spośród wszystkich terminów związanych z kamieniami milowymi projektu. Dzieje się tak, ponieważ kamienie milowe są w rzeczywistości podzielone na zadania, które są po prostu kolejnymi krokami prowadzącymi do ukończenia kamienia milowego jako całości. Innymi słowy, zadanie to zazwyczaj niewielka czynność lub zestaw czynności wykonywanych przez przypisanych członków zespołu lub zespołu projektowego.
Na przykład, gdy kamieniem milowym projektu jest opracowanie pewnej funkcji, a rezultaty tej funkcji obejmują frontend, zadaniem może być utworzenie określonego przycisku.
Kamienie milowe projektu - przykłady
Kamienie milowe projektu zazwyczaj reprezentują krytyczne osiągnięcia w zarządzaniu projektem, takie jak:
- daty rozpoczęcia lub zakończenia różnych etapów projektu,
- funkcja lub część projektu zatwierdzona przez klienta,
- opracowanie kluczowych cech projektu,
- spotkania interesariuszy,
- główne dostawy lub wydania.
Ostateczne elementy planowania kamieni milowych mogą jednak znacznie różnić się od przykładów zawartych na tej liście - ostatecznie wszystko zależy od rodzaju projektu, jego cyklu życia i głównych celów.
Tworzenie kamieni milowych projektu - typowe błędy
Najlepszym scenariuszem jest to, że nigdy nie napotkasz żadnych nieprawidłowości w zarządzaniu projektami, a harmonogram projektu nie będzie zawierał żadnych błędów ani jednego błędnego kamienia milowego projektu. Jednak najlepiej jest wiedzieć, jak one wyglądają, jeśli takie wpadki wystąpią w projekcie.
Typowe błędy w tworzeniu planu projektu z jego kamieniami milowymi obejmują:
- Mylenie celów, rezultatów lub zadań z kamieniami milowymi projektu. Stworzenie przycisku dla aplikacji nie jest kamieniem milowym, podobnie jak ukończenie projektu! Unikaj dodawania takich kluczowych punktów do osi czasu projektu - mogą być mylące.
- nieprawidłowe zależności między zadaniami. Niezależnie od tego, czy pracujesz w modelu zwinnym, czy kaskadowym, wszystkie kluczowe produkty i zadania są w jakiś sposób ze sobą powiązane. Niezidentyfikowanie tych powiązań może uniemożliwić osiągnięcie kamieni milowych projektu.
- nie używając narzędzi do planowania projektów. Są one w stanie przekształcić surowe dane w znacznie bardziej zrozumiałe wykresy i tabele Gantta i są najlepszym wyborem do poprawy przepływu informacji w firmie.
- tworzenie zbyt małej lub zbyt dużej liczby kamieni milowych. Skutkuje to tworzeniem zbyt ogólnych lub zbyt szczegółowych harmonogramów projektu, które (w obu przypadkach) są trudne do zrozumienia i podzielenia na zadania i produkty. W rezultacie możesz przegapić niektóre kluczowe kamienie milowe i nie uwzględnić ich w harmonogramie projektu!
- brak monitorowania. Jak każdy kierownik projektu wie, nie ma projektów, które są zakończone bez zmian w początkowym planie. Monitorowanie całego projektu, a także jego faz za pomocą narzędzia do zarządzania pozwala kadrze kierowniczej sprawdzać postępy i reagować na wszelkie przeszkody na drodze.
Jak zdefiniować kamienie milowe projektu? 5 pytań, które warto zadać
W porządku, z definicji wszystko brzmi dość jasno - ale co, jeśli kierownik projektu nie jest pewien, czy jego kamienie milowe projektu są prawidłowe?
W takim przypadku powinni zadać sobie 5 pytań:
- Czy kamień milowy projektu dostarcza klientowi obszernych informacji na temat wysiłków dostawcy?
- Czy kamień milowy wskazuje, jakie zadania i rezultaty muszą zostać ukończone, aby kamień milowy został poprawnie wykonany?
- Czy kamień milowy może działać jako główny znacznik harmonogramu lub faz projektu?
- Czy kamień milowy może być wykorzystany do oceny wydajności projektu?
- Czy kamień milowy obejmuje analizę ryzyka?
Jeśli odpowiedziałeś twierdząco na wszystkie te pytania, Twój kamień milowy jest prawdopodobnie prawidłowy. Gratulacje!
Dlaczego kamienie milowe są ważne w zarządzaniu projektami?
Kamienie milowe projektu są czasami lekceważone przez tych, którzy są już przytłoczeni celami, harmonogramami i innymi zadaniami. Jednak kamienie milowe w zarządzaniu projektami zapewniają specjalistom i ich menedżerom zupełnie inne wartości, z których mogą skorzystać.
Korzyści dla kadry kierowniczej wyższego szczebla
Chociaż kamienie milowe projektu mogą wydawać się pomysłem, który może spodobać się tylko kierownikom projektów, mogą być również bardzo przydatne dla PMO, COO, a nawet dyrektorów finansowych. Dzięki takim punktom kontrolnym mogą oni:
- poprawić swoje szacunki w oparciu o planowanie projektu,
- monitorować postępy projektu bez zagłębiania się w jego szczegóły,
- znajdowanie projektów zagrożonych opóźnieniami i podejmowanie działań w oparciu o te informacje,
- sprawdzać budżet projektu w trakcie jego trwania, a nie tylko po jego zakończeniu,
- znaleźć najlepiej działające projekty, a także te, które nie przynoszą zadowalających wyników,
- odkryć słabe punkty projektu i poprawić je w przyszłości.
Korzyści dla kierowników projektów
Kierownicy projektów są tymi, którzy na co dzień pracują z kamieniami milowymi projektu. Dzięki nim specjaliści ci mogą:
- zauważyć wszelkie problemy i rozwiązać je, zanim wpłyną na cały projekt,
- zarządzanie wieloma projektami bez mikrozarządzania,
- kontrolować harmonogram i postęp projektów,
- wspierać projekty w razie potrzeby,
- informowanie interesariuszy i pomoc w monitorowaniu harmonogramu projektu.
Korzyści dla pracowników
Dla wielu pracowników kamienie milowe projektu mogą wydawać się zbliżającym się przypomnieniem o wszystkich obowiązkach, które na nich czekają. Jednak przy odpowiednim zarządzaniu, kamienie milowe w projekcie mogą pomóc zespołowi projektowemu:
- monitorować swoją pracę w narzędziach wykresu Gantta do zarządzania projektami,
- efektywnie planować swoją pracę i dążyć do wybranego celu,
- przewidzieć wszelkie przeszkody, które mogą pojawić się w przepływie pracy i omówić je z menedżerami,
- uzyskać poczucie osiągnięć dzięki swojej pracy i poprawić morale,
- Utrzymanie motywacji przez cały czas trwania projektu, który w przeciwnym razie mógłby być dość monotonny.
Korzyści dla klientów
Oczywiście odpowiedni kamień milowy projektu może również przynieść wiele korzyści klientom - zwłaszcza tym, którzy oczekują idealnego planu projektu. Na przykład:
- pomóc im monitorować rozwój ich projektów,
- zaznaczają momenty, w których muszą ocenić jego kolejne części,
- pozwalają na lepsze zarządzanie budżetem, ponieważ kamienie milowe projektu są często powiązane z rozliczeniami.
Jak zidentyfikować kamienie milowe w projekcie?
Jeśli uważnie przeczytałeś ten artykuł, wiesz już, czym są kamienie milowe. Ale jak określić, czym one są dla danego projektu?
1. Przygotowanie zakresu projektu
Prawie każdy proces zarządzania projektem obejmuje identyfikację zakresu projektu - a proces identyfikacji kamieni milowych nie jest wyjątkiem.
Co ważne, w tym przypadku musisz mieć coś więcej niż tylko ogólny zarys wszystkich działań. Na tym etapie należy również zdefiniować:
- lista konkretnych celów i rezultatów dla całego projektu i jego kolejnych etapów,
- przegląd zadań i umiejętności niezbędnych do ich wykonania,
- szacunkowy koszt każdej operacji uwzględnionej w projekcie,
- preferowane terminy dla całego projektu i jego etapów,
- kryteria akceptacji,
- ograniczenia projektu.
Te szczegóły tworzą kompleksową strukturę podziału pracy, która jest podstawą dla kamieni milowych projektu.
2. Wybierz najważniejsze punkty kontrolne
Po oszacowaniu rezultatów potrzebnych do ukończenia każdej fazy projektu można wyraźnie zobaczyć, kiedy niektóre zadania zostaną zakończone, a inne rozpoczną się. Jednak nie wszystkie z nich są dla Ciebie istotne - niektóre z nich są ważniejsze dla powodzenia projektu niż inne.
W tym momencie nie rozważaj żadnych zadań:
- nie mają wpływu na użyteczność produktu końcowego,
- nie spowoduje opóźnienia kolejnych etapów projektu,
- nie są w żaden sposób krytyczne dla projektu,
- nie pokazują ilości pracy włożonej w ukończenie danego etapu procesu.
Następnie przypisz daty rozpoczęcia i zakończenia do operacji, które pozostały na liście.
Następnie możesz spojrzeć na nasze przykłady kamieni milowych i przypisać je do działań i etapów na osi czasu. Możesz dodać inne propozycje, jeśli uważasz, że Twój projekt powinien skupiać się na czymś innym.
3. Wizualizacja i komunikacja kamieni milowych projektu
Wybór kamieni milowych nie wystarczy - należy również upewnić się, że każdy kierownik projektu i specjalista jest świadomy ich istnienia.
Aby zapewnić wszystkim dostęp do kamieni milowych projektu, zalecamy korzystanie z narzędzi do zarządzania portfelem projektów, które opierają swoje wizualizacje na wykresach Gantta i kalendarzach. Pozwalają one kierownikom projektów wyświetlać czas trwania projektu w kalendarzu wraz ze wszystkimi jego szczegółami - tak jak jest to pokazane w Primetric na poniższym zrzucie ekranu.
Co ważne, w Primetric można również ograniczyć widoczność niektórych szczegółów projektu, aby upewnić się, że istotne dane będą widoczne tylko dla menedżerów.
Ponadto wizualizacje służą kilku równie ważnym celom. Dzięki nim można
- monitorowanie czasu pracy rejestrowanego przez specjalistów,
- zobaczyć etapy, do których przypisani są ludzie,
- przeglądanie planowanych, rzeczywistych i wstępnych alokacji, a także projektów,
- Sprawdź dni wolne od pracy w nadchodzących tygodniach.
W rezultacie korzystanie z wyspecjalizowanych narzędzi do zarządzania kamieniami milowymi projektu zapewnia kompleksowy przegląd działań i zwiększa szansę na sukces.
Zarządzanie kamieniami milowymi projektu: kluczowe cele
Wybór odpowiednich kamieni milowych dla projektu to nie wszystko - powinieneś także wiedzieć, jak je ulepszyć i jak nimi zarządzać, gdy już zostaną wprowadzone.
Zalecamy wszystkim kierownikom projektów, aby:
- Minimalizuj ryzyko. Tworząc plan projektu, nie zakładaj, że wszystko pójdzie zgodnie z planem; zostaw trochę miejsca na błędy. Następnie przewiduj rzeczy, które mogą pójść źle, unikaj przeszkód i dodaj trochę dodatkowego czasu na nieoczekiwane. W najgorszym przypadku zakończysz projekt wcześniej!
- Zarządzanie portfelem projektów jako całością. O ile Twoja firma nie jest naprawdę mała, prawdopodobnie masz na głowie więcej niż jeden projekt. Wykorzystaj informacje z nich wszystkich, aby stworzyć plan, który będzie zgodny ze wszystkimi operacjami.
- Rozliczaj pracę w pakietach. Nie rozliczaj swoich klientów za każdym razem, gdy wprowadzasz zmiany w systemie! Zamiast tego planuj pracę w pakietach i rozliczaj klienta za większą część pracy.
- Monitorowanie postępów wszystkich projektów. Monitorowanie tylko jednego projektu często nie wystarcza, ponieważ problemy w jednym zestawie operacji mogą mieć wpływ na inne przedsięwzięcia. Posiadanie przeglądu wszystkich projektów może pomóc w odkryciu problemów, a także rozwiązań, zanim sprawy staną się bardziej naglące.
Kamienie milowe a przepływy pieniężne: jak wpływają na budżetowanie?
Nie ma projektu bez budżetu - ta sama zasada dotyczy również kamieni milowych projektu.
Często uważa się, że kamienie milowe dotyczą przepływu pracy. Jednak przepływ pracy jest nieodłącznie związany z kosztami i zyskami, które generuje. Każda faza ma swoje koszty, stawki i wreszcie dochody - tak jak pokazano to w poniższym oszacowaniu Primetric.
W wielu przypadkach kamienie milowe są nawet powiązane:
- rodzaje rozliczeń i harmonogramy (płatność jest dokonywana dopiero po ukończeniu kamienia milowego),
- płatność za każdy etap (pojedynczy kamień milowy lub zestaw kamieni milowych),
- płatność za każdą ratę, jeśli dotyczy.
W rezultacie kamienie milowe projektu mogą - i powinny - obejmować również wymagania finansowe, takie jak przewidywane wydatki, przychody, a także koszty ogólne. Dzięki takiemu rozwiązaniu mogą one stanowić nie tylko bazę dla harmonogramów projektów, ale także plan płatności dla celów księgowych.
Czy chcesz wprowadzić kamienie milowe projektu do swojej organizacji?
Nie ma problemu - można to zrobić w mgnieniu oka!
Najpierw przejrzyj nasze inne artykuły na temat zarządzania projektami i dowiedz się więcej:
a następnie po prostu zagłęb się w praktykę i przetestuj Primetric już teraz!
