Zarządzanie cyklem życia projektu w pigułce. Jak robić to dobrze?

Cykl życia projektu - definicja

Z definicji cykl życia projektu to oś czasu zaprojektowana, aby pomóc menedżerom w organizacji pracy i pomyślnym ukończeniu głównych celów danej operacji. Składa się z kilku kroków zaprojektowanych, aby pomóc menedżerom osiągnąć ich cele i ukończyć projekty. 

Cykl życia projektu nie służy jednak wyłącznie jako plan pracy. Zawiera on również kluczowe informacje dla menedżerów i kadry kierowniczej, takie jak: 

• etapy i terminy,
• zaangażowani specjaliści (w razie potrzeby podzieleni na zespoły lub etapy), 
• szacunki finansowe,
• główne cele, zarówno dla całego projektu, jak i jego etapów, 
• potencjalne zagrożenia.

Dlaczego cykl życia projektu jest kluczowy w branży IT? 

Jak widać z listy czynników zawartych w definicji cyklu życia projektu, oś czasu jest w zasadzie idealnym odzwierciedleniem procesów tworzenia oprogramowania w branży IT. Nic więc dziwnego, że optymalizacja cykli życia projektów powoli zyskuje na popularności w branży. 

Ogólnie rzecz biorąc, cykl życia zarządzania projektami pozwala firmie stworzyć niezawodny i powtarzalny plan pracy dla szerokiego zakresu projektu dla różnych członków zespołu. Obejmuje on również wszystkie kluczowe elementy obecne w projektach IT. Innymi słowy, jeśli firma postępuje zgodnie z etapami cyklu życia projektu, szanse na powodzenie projektu rosną wykładniczo - podobnie jak satysfakcja członków zespołu.

Dodatkowo, cykl życia projektu ma również znaczący wpływ na kluczowe wskaźniki w branży IT. Gdy fazy projektu są odpowiednio zarządzane, mogą drastycznie poprawić wskaźnik wykorzystania i dokładność wszystkich szacunków, co skutkuje większymi zyskami. 

Cykl życia zarządzania projektami dla kadry kierowniczej

Jednak usprawnienie cyklu życia projektu jest również atrakcyjne dla różnych menedżerów w branży, w tym: 

• CEO, który może monitorować krytyczne wskaźniki (tj. zapotrzebowanie na moce produkcyjne i rentowność), a także same projekty z cyklem życia projektu, 
• COO, który może wykorzystać cykl życia projektu do zarządzania ludźmi z różnych działów, a także ich relacjami i komunikacją, 
• PMO, który skorzysta z cyklu życia projektu, analizując projekty i ich statusy. Każdy inny kierownik projektu również może to zrobić.

Co więcej, przewidywalny cykl życia projektu jest również cenny dla programistów, ponieważ daje im poczucie kierunku i jasne instrukcje dotyczące tego, co robić dalej. Różne fazy projektu pokazują im, dokąd zmierzają i co robić dalej.

Nie mamy więc wątpliwości, że każdy w firmie IT może skorzystać na usprawnieniu cyklu życia projektu. Ale co tak naprawdę się w nim kryje? 

Zacznijmy od zdefiniowania, z jakich faz składa się cykl życia projektu.

Fazy cyklu życia projektu

Według PMI/PMBOK, cykl życia projektu podzielony jest na 5 następujących po sobie faz: 

• faza inicjująca, 
• faza planowania, 
• faza wykonawcza, 
• faza monitorowania, 
• faza zamykania.

Każdy z tych etapów przynosi nowe wyzwania dla wszystkich typów menedżerów. 

Nie powinno to jednak zniechęcać do optymalizacji faz zarządzania projektami. Dzieje się tak, ponieważ fazy cyklu życia projektu zostały zaprojektowane tak, aby obejmowały wszystkie krytyczne czynniki w zarządzaniu projektami i zapewniały kierownictwu kompleksowy wgląd w ich działania - tak jak w naszym szablonie cyklu życia projektu, który można pobrać tutaj. 

Faza inicjacji

Faza inicjacji cyklu życia projektu koncentruje się na zrozumieniu celu projektu i wszystkich zaangażowanych w niego osób. 

Ogólnie rzecz biorąc, faza inicjacji projektu koncentruje się na motywach klientów i innych interesariuszy. Na tym etapie cyklu życia projektu musimy zrozumieć ich cele, motywacje i nadzieje, aby stworzyć przegląd projektu i zdefiniować jego główne cele. 

Aby to zrobić i zakończyć inicjację projektu, należy: 

• zidentyfikować kluczowych przedstawicieli klientów i ich interesariuszy, 
• określić zakres projektu i zdefiniować swoje cele związane z produktem, 
• określenie rezultatów projektów i potencjalnych rozwiązań, na przykład poprzez przeprowadzenie studium wykonalności,  

Na tym jednak analiza inicjacji projektu się nie kończy. Faza inicjująca cykl życia projektu powinna również sprawdzić, czy firma może dostarczyć projekt zgodnie z wymaganiami wybranymi przez klienta. Wymaga to kontaktu z odpowiednimi kierownikami projektów i innymi członkami kadry kierowniczej.

W rezultacie, po zakończeniu rozmów z potencjalnym klientem, należy również: 

• sprawdzić, czy firma ma czas na ukończenie projektu, 
• rozpoczęcie prognozowania zarządzania projektem: oszacowanie budżetu i zasobów, które prawdopodobnie będą potrzebne do ukończenia projektu, 
• stworzyć oś czasu i ustalić terminy dla projektu,
• ocenić potencjalne ryzyko z innymi kierownikami projektów, 
• stworzyć propozycję projektu. 

Wtedy i tylko wtedy firma może naprawdę potwierdzić, czy projekt może zostać zrealizowany i przedstawić klientowi jego realistyczny zarys.  

Faza początkowa: przykład

Nowy klient skontaktował się z Best Company. Chciał nabyć w pełni funkcjonalną aplikację, która mogłaby być połączona z oprogramowaniem w magazynie, w którym przechowuje swoje produkty. 

Po wstępnej rozmowie z klientem okazało się, że projekt będzie obejmował: 

• odpowiadając na potrzeby właściciela witryny, osób zarządzających witryną oraz pracowników odpowiedzialnych za magazyn i znajdujący się w nim produkt, ponieważ chcą wyświetlać liczbę dostępnych towarów online, 
• całą aplikację, ze sklepem internetowym i CMS, 
• środki bezpieczeństwa, ponieważ aplikacja będzie musiała przetwarzać konta klientów i ich dane. 

Mając to na uwadze, zespół sprzedaży udaje się do menedżerów (lub wybranego kierownika projektu), aby sprawdzić dostępność zasobów w najbliższej przyszłości. 

W oparciu o narzędzie do planowania zasobów i narzędzie do zarządzania projektami (które czasami można połączyć w jedno narzędzie), szacują budżet i zasoby, które prawdopodobnie będą potrzebne do ukończenia projektu. Jeśli nie mają pewności co do dostępności zasobów w dłuższej perspektywie, kierownicy projektów i inni menedżerowie powinni rozważyć wypróbowanie narzędzia do planowania zasobów.

Następnie sprawdzają, czy te zasoby są dostępne przed upływem terminów - na szczęście są. Po sprawdzeniu tego, tworzą oś czasu i ustalają terminy dla projektu. Wszystkie te informacje są zawarte w propozycji projektu. Pierwsza część cyklu życia zarządzania projektem zakończona!

Faza planowania

Faza planowania projektu w cyklu życia projektu polega na bliższym przyjrzeniu się kolejnym etapom projektu - i niekoniecznie jest to zadanie kierownika projektu. 

Głównym celem fazy planowania jest stworzenie harmonogramu z etapami i celami opartymi na rezultatach ustalonych w fazie początkowej oraz przekazanie tych celów zainteresowanym stronom. 

Aby zakończyć fazę planowania projektu, należy najpierw stworzyć szczegółowy plan projektu w oparciu o planowanie zasobów do zarządzania projektem, a także inne kluczowe dane.

Planowanie projektu: kluczowe wnioski

Plan projektu powinien zawierać:

• specyfikacja funkcjonalna produktu końcowego, 
• plan główny, 
• harmonogram projektu, 
• status zarządzania ryzykiem, 
• raport o kamieniach milowych. 

Po wykonaniu tej czynności należy przejść do analizy wewnętrznej.

Analiza wewnętrzna: kluczowe wnioski

• obliczanie zasobów i szacowanie budżetu potrzebnego do ukończenia projektu, 
• przydzielanie zasobów (początkowo w ramach wstępnych przydziałów, jeśli są dostępne) - zachęcamy do korzystania z naszych strategii wygładzania zasobów, 
• ocena ryzyka. 

W tych fazach cyklu życia należy zwrócić szczególną uwagę na dokładność obliczeń. Nie próbuj robić tego w Excelu lub w długich rozmowach, ponieważ może to spowodować liczne błędy! 

Podążaj śladami firm, które dobrze radzą sobie z matematyką - na przykład Netgen poprawił swoje szacunki i zmniejszył liczbę nieprawidłowych faktur do 0. Jak? Omówiliśmy to w naszym studium przypadku z Netgen ze szczegółowymi krokami zarządzania projektami.

Faza wykonania

Jak można sobie wyobrazić, faza realizacji projektu w cyklu życia projektu została zaprojektowana w celu wykonania pracy i dostarczenia produktu klientowi. Jednak łatwiej powiedzieć niż zrobić - nawet przy bardzo szczegółowym planie projektu.

Głównym wyzwaniem fazy realizacji jest liczba zaangażowanych w nią osób. Nie chodzi już tylko o interesariuszy. Teraz specjaliści, programiści, testerzy, inni członkowie zespołu i menedżerowie również mają coś do powiedzenia i wszyscy muszą być zaangażowani w planowanie i realizację projektu.

Aby zapobiec wszelkim problemom i nieporozumieniom w realizacji projektu, na tym etapie cyklu życia projektu należy skupić się na: 

• Tworzenie zadań i organizowanie przepływów pracy w celu poprawy komunikacji i uniknięcia problemów w procesie - zobacz, jak zrobił to Monterail, 
• wyjaśnianie zadań menedżerom i specjalistom odpowiedzialnym za ich realizację oraz przekazywanie tych informacji zespołowi projektowemu,
• stała komunikacja między stronami, w tym zgłaszanie problemów, informacji zwrotnych i wszelkich zmian, które mogą się pojawić, 
• raportowanie postępów, zarówno w fazach, jak i w całym projekcie, oraz ogólne monitorowanie przepływu pracy,
• reagowanie na wszelkie nieprzewidziane zmiany, 
• monitorowanie budżetów i innych wydatków w celu zapewnienia rentowności operacji, na przykład przy użyciu oprogramowania do zarządzania budżetem produktu lub narzędzia do śledzenia wydatków projektu. 

Wszystkie te etapy zarządzania projektem powinny zostać ukończone przed przejściem do jego zamknięcia - a jest to bliżej niż można się spodziewać!

Faza zamknięcia i monitorowania

Cykl życia zarządzania projektem: zamknięcie

W pewnym momencie projekt nieuchronnie dobiegnie końca, więc nadszedł czas na fazę zamknięcia. Ogólnie rzecz biorąc, jest ona połączona z monitorowaniem wyników projektu i oceną jego jakości. 

Nietrudno dojść do wniosku, że generalnie faza zamknięcia ma jeden cel: przygotowanie produktu do dostawy. Nie jest to jednak tak proste, jak mogłoby się wydawać. Na tym etapie musimy: 

• rozwiązywanie krytycznych kwestii, jeśli takie jeszcze istnieją, 
• doskonalenie niezbędnych funkcji, 
• przeprowadzenie wdrożenia, jeśli jest to wymagane. 

Cykl życia zarządzania projektem: monitorowanie

Dostarczenie projektu do klienta nie oznacza jednak, że to już koniec. 

Na przykład, w profesjonalnym cyklu życia usługi, produkt końcowy może być utrzymywany i ulepszany przez wiele lat i nigdy nie być naprawdę ukończony. 

Jednak dla tych projektów, które dobiegają końca, zabawa również się nie kończy. Takie projekty są cennym źródłem informacji dla tych, którzy je zrealizowali. Oznacza to, że muszą być odpowiednio monitorowane. 

Przez "prawidłowo" rozumiemy, że należy: 

• analizować wydajność projektu - zalecamy korzystanie z danych w czasie rzeczywistym, tak jak zrobił to Fingoweb, 
• analizować wyniki zespołów (jeśli był zaangażowany zespół) lub wyniki poszczególnych specjalistów, 
• udokumentować projekt i dwukrotnie sprawdzić wszystkie dane do wykorzystania w przyszłości, 
• zbieranie opinii i informacji zwrotnych po wdrożeniu, 
• rozliczanie budżetu i wszystkich jego elementów w celu sprawdzenia rentowności projektu (w Primetric wskaźniki te można również sprawdzać na każdym etapie procesu dzięki rozliczaniu projektów w czasie rzeczywistym). 

Ale po co to robić, skoro projektu już nie ma i dawno o nim zapomniano? 

Cóż, nie powinno tak być! 

Każda operacja w firmie jest swego rodzaju eksperymentem - w końcu nie ma identycznych projektów. Dlatego każde działanie ma swoje wnioski, które można wykorzystać do ulepszenia podobnych projektów w przyszłości.

Analiza zamknięcia - kluczowe wnioski

Na przykład, w oparciu o analizę zamknięcia, o której wspomnieliśmy powyżej: 

• sprawdzić, czy dany typ projektu jest opłacalny lub nawet wykonalny przy danych warunkach, 
• Znajdź najlepsze zespoły i ludzi, przekonaj ich do pozostania w Twojej firmie na dłużej i wykorzystaj ich doświadczenie w bardziej wymagających projektach, 
• wykorzystanie elementów z poprzednich projektów do przyspieszenia nowych, 
• wykorzystywać recenzje i informacje zwrotne do ulepszania podobnych projektów w przyszłości, 
• monitorować budżet i znajdować koszty, które mogą stać się potencjalnymi oszczędnościami w przyszłości. 

Szablon cyklu życia projektu - pobierz teraz

Jeśli przeczytałeś uważnie do tego momentu, wiesz już, że cykl życia projektu jest bardzo złożonym tworem. Jak zatem wykorzystać go na korzyść swojej firmy? 

Przede wszystkim możesz zacząć korzystając z naszego szablonu do zarządzania cyklem życia projektudzięki czemu nie będziesz musiał kopiować i wklejać wszystkich elementów wymienionych powyżej. 

Alternatywnie możesz skorzystać z pomocy Primetric - narzędzia, które odzwierciedla procesy w branży IT. Przejrzyj naszą stronę internetową lub zarezerwuj demo, aby dowiedzieć się więcej.