.JPG)
Automatyzacja budżetu to mądry ruch, zaufaj mi i innym, którzy z niej korzystają.
Może Ci się wydawać, że Twoja firma tego nie potrzebuje. Ale prędzej czy później procesy staną się złożone. To naturalna konsekwencja skalowania biznesu.
Dlaczego nie zacząć już teraz i przygotować się na ten rok?
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest oprogramowanie do zarządzania budżetem projektu, co możesz dzięki niemu zyskać i jak działa ono w firmie świadczącej usługi IT, takiej jak Twoja.
Po co w ogóle automatyzować budżet?
Wdrażając rozwiązanie, które obsługuje budżet za Ciebie, wygrywasz w kilku kluczowych obszarach:
Dokładne szacunki budżetowe
Twoje szacunki będą dokładniejsze, ponieważ oprogramowanie eliminuje wszystkie błędy, które mogą pojawić się podczas procesu. Już nigdy więcej nie będziesz przeszacowywać lub niedoszacowywać kosztów projektu. Twoja marża zysku osiągnie dokładnie taki poziom, jaki przewidywałeś. Brzmi jak marzenie, prawda?
Automatyzacja oszczędza czas
Automatyzując wszystkie zadania związane z budżetowaniem, zyskujesz więcej czasu na inwestowanie w bardziej krytyczne obszary swojej działalności, takie jak strategia.
Współpraca i przejrzystość
Oprogramowanie do budżetowania, które wyświetla informacje wszystkim interesariuszom projektu, jest również pomocne w budowaniu przejrzystości w całej firmie. Prowadzi to do lepszej współpracy z kierownikami projektów, ponieważ nie muszą już kontaktować się z Tobą i zadawać tych samych pytań każdego dnia. Mogą łatwo zobaczyć wszystko w systemie.
Raportowanie
Raportowanie do osób z różnych działów również stanie się łatwiejsze. Rozwiązanie do budżetowania generuje raport w zaledwie kilka sekund. Nie trzeba ręcznie pobierać danych z wielu arkuszy kalkulacyjnych lub łączyć danych z różnych narzędzi programowych.
Jeśli te korzyści nie przekonują cię, że automatyzacja budżetowania to dobry pomysł, to nie wiem, co może!
Jeśli jednak masz wątpliwości co do tego, jak działa oprogramowanie do zarządzania budżetem, czytaj dalej.
Jak działa zarządzanie budżetem produktu w firmie IT?
W swej istocie zarządzanie budżetem projektu to proces szacowania wszystkiego, co jest potrzebne do realizacji projektu. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej. Chodzi również o ustalenie pewnych limitów i progów wydatków oraz zarządzanie wydatkami przez cały czas trwania projektu.
Budżetowanie to proces ciągły, a nie jednorazowe zadanie. Jest to coś, o co należy zadbać przed rozpoczęciem projektu, w trakcie jego opracowywania i po jego zakończeniu.
Przez większość czasu będziesz musiał inwestować swój czas w zadania takie jak:
- Określenie budżetu - identyfikacja potrzebnych zasobów(planowanie zasobów), ustalenie budżetu i prognozowanie wymagań, aby upewnić się, że wszystko ze sobą współgra.
- Śledzenie i zarządzanie budżetem - jest to czynność wykonywana w trakcie projektu, w tym zarządzanie harmonogramami obsługi kosztów pracy.
- Aktualizacja budżetu - jeśli zauważysz, że Twój projekt rozwija się w inny sposób niż oczekiwałeś, musisz zaktualizować budżet, aby odzwierciedlić zmiany.
5 popularnych metod budżetowania i sposoby ich automatyzacji
1. Szacowanie oddolne
Jest to prawdopodobnie najpopularniejszy rodzaj szacowania w branży technologicznej. I jest ku temu dobry powód - sprawia, że szacunki są dokładniejsze i pomaga wyeliminować wszystkie błędy, które wynikają z niedopatrzenia lub braku wystarczającej ilości szczegółów na temat projektu.
W szacowaniu oddolnym najpierw szacuje się poszczególne części projektu, a następnie sumuje je, aby utworzyć ostateczne oszacowanie. Oznacza to, że musisz podzielić projekt na mniejsze fragmenty pracy (zadania, fazy produktu lub kamienie milowe).
Oprogramowanie do tworzenia projektów może tu pomóc, automatyzując szacowanie. Po podzieleniu pracy na mniejsze części można zacząć przypisywać do nich ludzi i zrozumieć, w jaki sposób stawki godzinowe specjalistów pasują do budżetu klienta.
Nie będziesz musiał przeprowadzać tych symulacji ręcznie - rozwiązanie zrobi to za Ciebie. Wszystko, co musisz zrobić, to wypróbować różne scenariusze i zobaczyć, jak zmienia się rentowność projektu w zależności od dokonanych wyborów.
Następnie można uzyskać widok długoterminowy, aby sprawdzić, czy ten poziom rentowności utrzyma się za miesiąc lub nawet za rok. Możesz uzyskać dokładniejszą odpowiedź, ponieważ oprogramowanie oszacuje również koszty ogólne organizacji.
Nigdy nie otrzymasz przykrej niespodzianki i nie stracisz marży zysku z powodu otwarcia nowego biura w innej lokalizacji kilka miesięcy po oszacowaniu projektu.
2. Szacowanie odgórne
W tym typie szacowania zaczynasz od góry - obliczasz całkowitą liczbę godzin wymaganych do ukończenia projektu, a następnie dzielisz je na zadania lub kamienie milowe. Zasadniczo zaczynasz od całkowitego budżetu projektu, a następnie sprawdzasz, czy jest on wystarczający do pokrycia wszystkich prac wymaganych do realizacji projektu.
Ten rodzaj szacowania jest powszechnie stosowany w modelu stałej ceny - dla mniejszych projektów, które mają bardzo dobrze zdefiniowany zakres. Ponieważ dostępne zasoby zostaną ustalone w kamieniu, Twoim zadaniem jest upewnienie się, że projekt można zrealizować w tych granicach (i jednocześnie uzyskać przyzwoitą marżę zysku).
Oprogramowanie do zarządzania budżetem projektu może pomóc w lepszym zrozumieniu zakresu prac i wykorzystaniu danych historycznych do poprawy szacunków. Oprogramowanie tego typu umożliwia porównywanie planów z rzeczywistością, dzięki czemu za każdym razem, gdy kończysz projekt, możesz sprawdzić, gdzie i o ile przekroczyłeś założenia.
Takie spostrzeżenia ułatwią każde przyszłe oszacowanie. Bez tego typu danych historycznych szacowanie budżetu z góry na dół będzie naprawdę trudne.
3. Analogiczne oszacowanie
Zarządzałeś już kilkoma budżetami projektów. Wiesz, co działa, a co nie.
Teraz możesz wykorzystać tę wiedzę do tworzenia nowych projektów. Dane historyczne przechowywane w oprogramowaniu do tworzenia projektów pomogą ci być bardziej dokładnym w procesie szacowania.
Na przykład w Primetric można łatwo zduplikować projekt i utworzyć inny, który zawiera podobne zadania. Wszystko, co musisz zrobić, to dostosować go do wymagań bieżącego projektu. Następnie można go użyć do stworzenia dokładniejszego oszacowania nowego projektu.
4. Estymacja parametryczna
W tym typie szacowania wykorzystuje się dane i zmienne produktu do oszacowania całkowitego budżetu. Metoda ta jest dokładniejsza niż szacowanie analogiczne, ponieważ wykorzystuje zmienne kosztowe i punkty danych z określonych części poprzednich projektów.
Potrzebny jest jednak dostęp do tego typu danych historycznych. Ułatwią to dane historyczne i możliwości symulacyjne oprogramowania do budżetowania.
5. Szacowanie trzypunktowe
Rozważ najlepsze, najgorsze i najbardziej prawdopodobne szacunki, aby stworzyć średni budżet.
Jest to jedna z najbardziej pragmatycznych technik szacowania budżetu projektu, która uwzględnia średnią z tych scenariuszy. Jest to interesująca technika, ponieważ zmusza do spojrzenia na projekt z wielu perspektyw.
Ponownie, wsparcie tego typu szacunków solidnymi danymi i spostrzeżeniami pochodzącymi z oprogramowania do zarządzania budżetem to świetny pomysł.
Jak oprogramowanie do zarządzania budżetem projektu może pomóc
Korzystając z automatyzacji, nie będziesz już musiał poświęcać tak dużo czasu na szacowanie, zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie budżetów projektów.
Zamiast tego możesz skupić się na optymalizacji swoich działań, zwiększeniu wydajności lub po prostu zamykaniu nowych transakcji.
Oprogramowanie do budżetowania otwiera drzwi do eksperymentowania, umożliwiając wypróbowanie różnych kombinacji zasobów przed przypisaniem ich do projektu. Daje również pewność, że stawki deweloperskie wraz z kosztami ogólnymi pasują do budżetu i zapewniają odpowiednią marżę zysku.
Ponieważ automatyzacja uwalnia wiele zasobów, buduje przewagę konkurencyjną i przyspiesza procesy.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda automatyzacja w akcji, umów się ze mną na prezentację, a oprowadzę Cię po funkcjach budżetowania Primteric, aby pokazać Ci, jak łatwe może być budżetowanie, jeśli używasz do tego odpowiedniego oprogramowania.
