Czy wiesz za co płacisz? Zarządzanie kosztami projektu krok po kroku

Czy wiesz, co zrobiłeś źle w tej ostatniej analizie finansowej?

Oczywiście błędy zdarzają się wszystkim kierownikom projektów, ale w dobie kryzysu unikanie ich jest jeszcze ważniejsze niż wcześniej. Z tego powodu zarządzanie kosztami projektu powinno stać się nieuniknioną częścią zarządzania - a oto jak wykorzystać ten proces do generowania zysków.

Czym jest zarządzanie kosztami projektu? 

Zarządzanie kosztami w projekcie obejmuje planowanie, zarządzanie i kontrolowanie budżetu projektu oraz wszystkich kosztów projektu od wstępnego oszacowania do podsumowania na koniec projektu. Krótko mówiąc, zapewnia pełne pokrycie wszystkich kosztów w zakresie projektu i stanowi podstawę zarządzania projektem do celów finansowych.

Cel zarządzania kosztami jest bardzo prosty, ale kluczowy dla firm IT: jest nim zapewnienie rentowności projektu na każdym etapie jego cyklu życia. 

4 etapy procesu zarządzania kosztami 

Podobnie jak każdy inny proces, który ma obejmować cały cykl życia projektu, plan zarządzania kosztami jest również podzielony na kilka etapów, które kierownik projektu może wykorzystać do kontrolowania krytycznych danych finansowych, takich jak przekroczenie kosztów lub koszty zmienne. Krótko mówiąc, plan zarządzania kosztami został zaprojektowany, aby pomóc kierownikom projektów pozostać na szczycie operacji, niezależnie od zmian w czasie, planowania zasobów lub przyszłych kosztów projektu. 

Etapy te obejmują: 

Planowanie zasobów 

Proces planowania zasobów ma bardzo prosty cel: podzielenie projektu na etapy i zadania, przypisanie odpowiednich osób do każdego z nich oraz ułatwienie oceny rzeczywistych kosztów kierownikom projektów zainteresowanym doskonałą kontrolą kosztów.

Proces ten wymaga albo struktury podziału pracy, albo szczegółowego zakresu projektu, który działa jako podstawa dla alokacji w całym cyklu życia projektu. Oba te dokumenty są jednak podatne na ludzkie błędy lub przeciąganie zakresu, powodując opóźnienia i problemy z alokacją. Oto kilka przykładów takich problemów - i kilka wskazówek, jak ich uniknąć. 

Główne wyzwania związane z planowaniem zasobów

Procesy planowania zasobów zazwyczaj borykają się z takimi problemami jak 

• brak danych historycznych dotyczących podobnych projektów, które mogłyby pomóc w realistycznej ocenie ilości pracy w każdym zadaniu lub etapie. Zdecydowanie zalecamy pozyskiwanie projektów, w realizacji których firma ma już pewne doświadczenie; w przeciwnym razie operacja może być podatna na pełzanie zakresu lub być nieopłacalna, ponieważ budżet projektu może ulec zmianie wraz z dodatkowymi pracami, 
• brak wiedzy na temat dostępności osób przez cały czas trwania projektu, co skutkuje nadmierną rezerwacją lub lukami w przydziałach. Zwykle kończy się to przydzieleniem do projektu niedostępnych osób, które nie będą w stanie go ukończyć! 
• tworzenie planu projektu w oparciu o własne spostrzeżenia kierownika zamiast konsultacji z innymi ekspertami. Oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc rozwiązać ten problem i poprawić budżety projektów!
• niedoszacowanie ilości pracy potrzebnej do ukończenia projektu, 
• nieuwzględnienie opóźnień lub ryzyka w planie zasobów i w rezultacie tworzenie nierealistycznych harmonogramów projektów. 

Oszacowanie kosztów

Jeśli zakończyłeś już tworzenie planu zasobów i uwzględniłeś dodatkowy czas na ewentualne drobne opóźnienia, możesz teraz rozpocząć szacowanie kosztów całego projektu. 

Na tym etapie powinieneś spróbować obliczyć koszty pracy przy użyciu rzeczywistych stawek godzinowych lub wynagrodzeń pracowników, których zasugerowałeś przypisać do projektu w swoim planie zasobów. Ma to kluczowe znaczenie dla dokładności naszych szacunków, ponieważ wybór różnych specjalistów może wpłynąć zarówno na koszty pracy, jak i jej tempo ze względu na dostępność zasobów. 

Takie oszacowanie kosztów musi być wykonane w bardzo precyzyjny sposób, ponieważ będzie stanowić podstawę do dalszego porównania z rzeczywistymi danymi zebranymi podczas zarządzania kosztami projektu. 

Główne wyzwania związane z szacowaniem kosztów

Mimo to, choć szacowanie kosztów w zarządzaniu kosztami projektu może wydawać się proste, istnieje kilka kluczowych problemów, których warto unikać podczas przeprowadzania procesu. Należą do nich: 

• używanie nierealistycznych danych do obliczeń. Żadnych średnich stawek godzinowych i żadnych założeń; pracuj tylko na rzeczywistych informacjach z planu zasobów, aby uniknąć błędów. 
• użycie zbyt optymistycznego planu zasobów w obliczeniach. Jeszcze raz zachęcamy do pozostawienia miejsca w projekcie na nieoczekiwane zdarzenia! 

Budżetowanie kosztów 

Po przygotowaniu dokładnych szacunków można przejść do przygotowania budżetu projektu. 

Co należy uwzględnić w budżetowaniu kosztów zarządzania projektami?

Obliczenia powinny obejmować: 

• Koszty pracy obliczone na podstawie rzeczywistych stawek godzinowych lub wynagrodzeń pracowników przypisanych do projektu i jego etapów. Nie używaj tutaj średnich stawek - nie są one wystarczająco dokładne, aby zapewnić prawidłowe szacunki! 
• koszty ogólne projektu, takie jak koszty sprzętu, oprogramowania lub podróży związanych z projektem, 
• ułamek kosztów ogólnych organizacji, które projekt będzie musiał pokryć z zysków. Wyjaśniliśmy, jak podzielić i obliczyć te koszty w naszym artykule na temat alokacji kosztów, 
• koszty wszelkich dodatkowych czynników ryzyka, które projekt może wymagać pokrycia. 

Taki budżet zostanie wykorzystany na późniejszym etapie zarządzania kosztami projektu jako podstawa do porównania z rzeczywistymi kosztami operacji. 

Główne wyzwania związane z budżetowaniem kosztów

Główne błędy, które można popełnić podczas przygotowywania budżetu projektu, to m.in: 

• nieuwzględnienie w budżecie kosztów ogólnych,
• nie pozostawiając miejsca na błędy lub przypadkowe opóźnienia - pamiętaj, że takie rzeczy mogą się zdarzyć bez wyraźnego powodu i nie należy ich lekceważyć! 
• brak informacji na temat kosztów ogólnych. Jeśli nie śledzisz takich danych, powinieneś zacząć to robić; w przeciwnym razie możesz być narażony na nieprzyjemną niespodziankę podczas oceny wyników finansowych swojej firmy. 

Kontrola kosztów 

Wreszcie, co nie mniej ważne, należy kontrolować wydatki w całym projekcie, aby upewnić się, że po pewnym czasie nie stanie się on nieopłacalny. Aby to zrobić, możesz:

Wykorzystanie analizy finansowej projektu 

Gdy projekt jest nadal w toku, można wykorzystać elementy analizy finansowej projektu, aby sprawdzić, czy jego budżet nie został do tej pory nadwyrężony. Najlepszym sposobem na to jest obliczenie wskaźnika wydajności kosztowej. 

Wskaźnik ten pokazuje, czy liczba godzin w projekcie przekroczyła oczekiwania. Dlatego wskaźnik ten może być później wykorzystany do pokazania ułamka budżetu, który pozostał do wykorzystania. 

Wskaźnik wydajności kosztowej - przykład

Załóżmy, że połowa projektu A jest już ukończona. Miał on zająć 1600 godzin. Jednak ukończenie prac do tego momentu zajęło 750 godzin. Musimy zatem pomnożyć postęp (w tym przypadku jest to 0,5, bo 1 oznacza w pełni ukończony projekt) przez 1600 szacowanych godzin, a następnie podzielić wynik przez 750. W tym przypadku CPI wynosi 1,07 - projekt wykorzystał o 7% więcej budżetu niż powinien. 

Śledź swoje postępy za pomocą specjalistycznych narzędzi 

Oczywiście w XXI wieku nie ma potrzeby codziennego ręcznego obliczania postępu projektu. Niektóre zaawansowane narzędzia - takie jak Primetric - mogą wykorzystywać czas śledzony w projekcie do automatycznego obliczania kosztów pracy, zapewniając rzeczywiste koszty projektu w czasie rzeczywistym. 

Główne wyzwania związane z kontrolą kosztów

Podobnie jak każda inna część zarządzania kosztami projektu, kontrola kosztów również wiąże się z pewnymi kwestiami, których warto unikać w swoim procesie. Należą do nich: 

• Niewprowadzenie wystarczającej kontroli czasu pracy w firmie. Nie będzie żadnych kosztów bez śledzenia czasu pracy, więc ważne jest, aby przekonać wszystkich pracowników do wypełniania swoich kart czasu pracy! 
• używanie nieprawidłowych lub średnich wynagrodzeń do obliczeń. Nie możemy tego wystarczająco podkreślić - jakikolwiek błąd tutaj wpłynie na wszystkie obliczenia! 
• spędzając zbyt wiele czasu na obliczeniach. Czas menedżera również jest cenny i należy go oszczędzać, gdy tylko jest to możliwe. Dlatego zalecamy korzystanie ze specjalistycznych narzędzi do takich obliczeń - są one w stanie zautomatyzować cały proces! 

Korzyści z zarządzania kosztami projektu 

W tym momencie możesz zadać sobie pytanie: ale po co to wszystko? 

Zarządzanie kosztami projektu ma wiele zalet, które powinny przekonać Cię do korzystania z tego procesu na co dzień. Zalety te obejmują: 

• Zapobieganie przekraczaniu kosztów i zapewnienie maksymalnej rentowności projektów,
• pomagając dokładnie obliczyć cenę projektu, 
• uniknięcie ryzyka i problemów z budżetowaniem w przyszłości, 
• pomoc menedżerom w znalezieniu problemów finansowych w projekcie i rozwiązaniu ich, zanim staną się bardziej palącymi kwestiami. 

Czy chcesz przenieść zarządzanie kosztami na zupełnie nowy poziom? 

Możemy ci w tym pomóc - i pomożemy ci także w kilku innych sprawach! 

Odwiedź nasz blog, aby dowiedzieć się więcej: 

• zmniejszając liczbę pracowników i oszczędzając tysiące dolarów, 
• poprawa rentowności firmy IT, 
• przekroczenie kosztów - i zapobieganie mu, 
• pomiar wyników finansowych firmy, 
• uwzględnienie kosztów ogólnych w cenie rozliczanych godzin, 

i wiele innych. 

Lub, jeśli już czujesz, że możesz usprawnić swoje procesy finansowe za pomocą nowego narzędzia, zarezerwuj demo z naszymi doradcami lub rozpocznij okres próbny z Primetric już teraz!