Alokacja kosztów bez pokrycia: Metody i obliczenia

Alokacja kosztów - kluczowe wnioski

Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś być w stanie: 

• zdefiniować alokację kosztów i czynniki, które na nią wpływają,
• zidentyfikować obiekty kosztowe, które należy uwzględnić w procesie,
• wykorzystanie formuły alokacji kosztów i metody alokacji kosztów w celu przypisania wydatków do działów i projektów z dużą dokładnością. 

Alokacja kosztów - definicja

Alokacja kosztów to proces dopasowywania obiektów kosztów do działów lub operacji, które je generują. Jest on najczęściej wykorzystywany do obliczania wyników finansowych firmy lub jej części, takich jak zespoły lub projekty i określania, skąd pochodzą dane obiekty kosztów.

Na przykład w typowej firmie usługowej koszty mogą być przypisane do działów nieprodukcyjnych (tj. marketingu, sprzedaży, administracji), a także projektów i zespołów. 

Do czego służy alokacja kosztów? 

W porządku, ale jaki jest sens obliczania tych wszystkich rzeczy? 

Alokacja kosztów jest bardzo pomocna nie tylko wtedy, gdy przychodzi czas na podsumowanie wydajności pracowników, wyników poszczególnych kierowników projektów lub finansów, które mogą zainteresować interesariuszy. Na co dzień również może okazać się pomocna: 

• upewnienie się, że budżety są zgodne z planem - dotyczy zarówno budżetu całej firmy, jak i finansów poszczególnych działów czy projektów, 
• wskazanie obszarów działalności, które generują nadmierne koszty i podjęcie działań w oparciu o te informacje, 
• sprawdzić, czy pieniądze są rzeczywiście wydawane na właściwe przedsięwzięcia.

Innymi słowy, alokacja kosztów to proces identyfikacji źródła kosztów i oceny jego znaczenia.

Rodzaje kosztów w alokacji kosztów 

Alokacja kosztów obejmuje wszystkie osoby i aktywa w organizacji. W związku z tym obejmuje dziesiątki różnych rodzajów kosztów, które kierownicy projektów i kadra kierownicza muszą wziąć pod uwagę podczas zarządzania budżetami projektów i innymi finansami. 

Przyjrzyjmy się rodzajom kosztów w alokacji kosztów. 

Koszty podstawowe w alokacji kosztów

W najprostszej możliwej klasyfikacji, koszty w alokacji kosztów są podzielone na 3 kategorie: 

Koszty bezpośrednie 

Koszty bezpośrednie w alokacji kosztów to wydatki, które zostały już przypisane do określonych działów, projektów lub zespołów i nie ma wątpliwości co do ich pochodzenia. Koszty te przyczyniają się do generowania zysku z działalności podlegającej rozliczeniu, ponieważ są wymagane w procesach produkcyjnych. 

Na przykład w firmie usługowej koszty bezpośrednie są zwykle uwzględniane w budżecie projektu, a nawet ogólnie w harmonogramie projektu. Zazwyczaj odnoszą się one do wynagrodzeń, ale mogą również obejmować inne zasoby wymagane do realizacji projektu. W związku z tym alokacja takich kosztów to w zasadzie bułka z masłem, ponieważ są one generowane bezpośrednio przez dział, usługi lub inne obiekty kosztów, z którymi są powiązane.

Koszty pośrednie 

Definicja kosztów pośrednich w alokacji kosztów jest nieco bardziej skomplikowana, zwłaszcza w przypadku przedsięwzięć ściśle związanych z usługami profesjonalnymi. Są to koszty, które nie są związane z żadną konkretną jednostką organizacyjną; są one po prostu potrzebne do utrzymania i rozwoju firmy. 

Koszty pośrednie zazwyczaj obejmują wydatki poniesione przez cały personel pomocniczy, który pomaga działowi produkcji w wykonywaniu jego pracy, a także ich wynagrodzenia. Obejmują one takie obiekty kosztowe, jak: specjaliści ds. marketingu i sprzedaży, pracownicy administracyjni i wszelkie inne działy wsparcia. Koszty pośrednie często odnoszą się również do projektów wewnętrznych. 

Istnieje jednak jeszcze jeden rodzaj kosztów pośrednich w alokacji kosztów, które musimy wziąć pod uwagę - koszty ogólne. 

Koszty ogólne

Koszty ogólne obejmują wszystkie koszty, które muszą być stale ponoszone niezależnie od wyników biznesowych firmy. 

Koszty ogólne projektu a koszty ogólne organizacji

Koszty ogólne są zwykle podzielone na 2 kategorie:

• koszty ogólne projektu, na przykład sprzęt, subskrypcje i programy, 
• ogólne koszty organizacyjne, takie jak media, rachunki, czynsz itp.
• koszty usług potrzebnych do utrzymania działalności firmy, tj. wydatki na ochronę, zarządzanie przedsiębiorstwem itp.

Metoda alokacji kosztów

W tym momencie możesz zadać sobie pytanie "Jak mogę samodzielnie alokować koszty?". Na szczęście odpowiedź na to pytanie nie jest tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać - oto metoda alokacji kosztów, która może ci pomóc. 

Metoda alokacji kosztów - przykład

Niektóre organizacje, w szczególności firmy usługowe, czerpią zyski wyłącznie ze swoich projektów i nie muszą alokować kosztów dla całej działalności - wystarczy, że podzielą koszty między dochodowe operacje i działy, a także inne obiekty kosztowe. Oto jak wygląda proces ich identyfikacji. 

1. Zdefiniuj koszty, które chcesz przydzielić

W pierwszej kolejności oblicz koszty, które chcesz alokować. Na przykład, jeśli chcesz przydzielić koszty mediów w swoim biurze, dodaj je, aby uzyskać szerszy obraz. Zobaczmy jednak, jak przykłady kosztów kształtują rentowność operacji.

Na potrzeby tego przykładu alokacji kosztów załóżmy, że The Best Company koncentruje się na alokacji kosztów swoich działów wsparcia do projektu na dany miesiąc (znanego również jako koszty ogólne działalności). Koszty te obejmują:

• koszty działu marketingu - 40 000$, 
• koszty administracji - 15 000%
• koszty działu sprzedaży - 45 000 USD. 

Łącznie wszystkie te działy odpowiadają za 100 000 USD dodatkowych kosztów ogólnych lub wydatków, które należy przydzielić. 

2. Określenie podstawy podziału kosztów

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności, koszty można podzielić w oparciu o różne czynniki. Do najpopularniejszych należą: 

• godzin rozliczeniowych śledzonych w usługach, 
• wygenerowany dochód, 
• wygenerowany zysk. 

W tym przykładzie wykorzystamy pierwszy ze wskaźników - rozliczane godziny. Metoda ta jest uważana za najprostszy sposób proporcjonalnego podziału kosztów.

Najlepsza firma ma 2 projekty - projekt A i projekt B. Aby ukończyć wszystkie działania zaplanowane w projekcie A na miesiąc, kierownicy projektów i członkowie ich zespołów będą potrzebować 1800 godzin. W przypadku projektu B liczba potrzebnych godzin wynosi 1200. Oba projekty łącznie wymagają 3000 godzin do ukończenia. W związku z tym projekt A odpowiada za 60% wszystkich rozliczanych godzin w firmie, podczas gdy projekt B obejmuje tylko 40% z nich. Są to proporcje, których będziemy używać w alokacji kosztów w tej metodzie.

3. Proporcjonalny podział kosztów

Jeśli projekt A obejmuje 60% wszystkich rozliczanych godzin, podczas gdy projekt B stanowi tylko 40% z nich, możemy teraz użyć tych liczb do podziału kosztów między nimi. Skupmy się na określeniu, w jaki sposób powinni się do tego przyczynić.

Zgodnie z powyższymi przykładami, całkowita kwota kosztów do podziału między rozliczane operacje wynosi 100 000 USD. Projekt B wymaga większej liczby godzin, dlatego powinien pokryć większą część kosztów - dokładnie 60% z nich. W rezultacie do projektu przypisano 60 000 USD kosztów. 

Z drugiej strony, projekt B wymaga jedynie 40% wszystkich godzin podlegających rozliczeniu. W związku z tym powinien pokryć 40% kosztów - 40 000 USD. 

Co jeśli mam więcej operacji na rękach? 

Trzeba przyznać, że przykład, który pokazaliśmy powyżej, jest bardzo prosty i odzwierciedla jedynie rzeczywistość małych firm. Ale co, jeśli masz trochę (lub dużo) więcej operacji? 

W takim przypadku z pomocą może przyjść oprogramowanie do planowania projektów - a Primetric jest jednym z nich. Oto jak radzi sobie ono z najczęstszymi przypadkami 

Alokacja kosztów w Primetric - szacunki projektu

Zacznijmy od prostego przykładu budżetów projektów. 

W Primetric można utworzyć budżet projektu zaraz po utworzeniu samego projektu. Dzieje się tak, ponieważ system dokonuje alokacji kosztów bezpośrednich w każdej szacowanej fazie operacji. W rezultacie przewidywane koszty pracy są wyświetlane zaraz po oszacowaniu liczby godzin potrzebnych do wykonania zadania. 

Raport finansowy w Primetric 

Ale co, jeśli projekt już się rozpoczął i chcesz sprawdzić, czy mieści się w budżecie? Najprostszym sposobem na sprawdzenie tego jest skorzystanie z raportu finansowego dla projektu. 

Taki raport może łączyć wiele danych finansowych, w tym: 

• koszty ogólne projektu i firmy, 
• koszty każdej godziny pracy wykonanej w ramach projektu, 
• porównanie kosztów i przychodów. 

W rezultacie może automatycznie obliczyć ostateczną marżę zysku dla projektu i pokazać, ile kosztów w firmie pokrywa dana operacja. 

Alokacja kosztów w rozliczeniach

Informacje na temat kosztów w projekcie można znaleźć w zakładce Budżet. Koszty są tam podzielone na 4 kategorie: 

• pulpit nawigacyjny z ogólnym przeglądem kosztów, 
• 3 oddzielne zakładki dla kosztów zaplanowanych, nierozliczonych i rozliczonych. 

Można tam monitorować wszystkie przychody i wydatki w projekcie i odpowiednio nimi zarządzać. 

Koszty ogólne w Primetric 

W Primetric można również dodawać zarówno powtarzające się, jak i jednorazowe koszty ogólne do projektu - istnieje specjalna sekcja poświęcona właśnie tym kosztom. Koszty te są później dodawane lub odejmowane od miesięcznej faktury. 

Primetric zawiera również informacje o kosztach ogólnych firmy, takich jak rachunki, dział wsparcia czy koszty biurowe. One również wpływają na zyski z projektów - tak naprawdę każdy z nich musi pokryć ich część! 

Koszty ogólne firmy są uwzględniane w sprawozdaniach finansowych jako koszty pośrednie - koszty, które nie są generowane bezpośrednio przez żaden projekt. Informacje te można wykorzystać do określenia marży trzeciego stopnia, ostatecznego wskaźnika rentowności projektów. 

Alokacja kosztów w raportach rozliczeniowych 

Wreszcie, alokacja kosztów jest wyraźnie widoczna w sekcji Rozliczenia. Można tam znaleźć wszystkie informacje na temat kosztów ogólnych, kosztów, przychodów i nie tylko. 

Korzyści z alokacji kosztów 

Na szczęście alokacja kosztów to nie tylko obciążenie, ale także ogromna korzyść biznesowa. 

Aby wymienić tylko kilka z jego zalet, może ci pomóc: 

• określić, czy projekty są opłacalne, 
• jaką rolę odgrywa projekt w pokrywaniu kosztów organizacyjnych, 
• sprawdzić, czy stawki są wystarczająco wysokie, aby pokryć wszystkie koszty i wygenerować zyski, 
• ustalić, czy koszty pośrednie nie pochłaniają większości zysków firmy,
• określić rzeczywisty koszt usług świadczonych klientom, 
• dowiedzieć się, które działy wydają więcej lub mniej pieniędzy i na co je przeznaczają, 
• przypisanie utraconych wydatków do osób, zespołów lub działów za nie odpowiedzialnych, 
• obliczyć rzeczywistą rentowność firmy jako całości.

Chcesz dowiedzieć się więcej o budżetowaniu? 

Świetnie - mamy dokładnie to, czego potrzebujesz. 

Odwiedź nasz blog i przeczytaj więcej o: 

• Fakturowanie w Jira i funkcje potrzebne do jego prawidłowego przeprowadzania, 
• prognozowanie przychodów, zanim stanie się to problemem, 
• czynniki sukcesu projektu, które mogą mieć wpływ na budżetowanie, 
• profesjonalna automatyzacja usług, która może zdjąć obliczenia z Twoich rąk, 
• oprogramowanie do zarządzania budżetem projektu, którego można użyć, aby maksymalnie uprościć finanse. 

A jeśli chcesz dowiedzieć się, czy nasze rozwiązania mają to, czego potrzebujesz do alokacji kosztów, zarezerwuj demo z naszymi doradcami lub rozpocznij okres próbny już teraz!