Automatyzacja usług profesjonalnych - czym jest PSA i jak z niej korzystać?

Czym jest automatyzacja usług profesjonalnych (PSA)? Definicja

Automatyzacja usług profesjonalnych (PSA) to rodzaj oprogramowania, które oferuje usługodawcom szeroką gamę funkcji dla kluczowych procesów. Oprogramowanie PSA jest w stanie wprowadzić niezbędną automatyzację biznesową dla organizacji świadczących usługi profesjonalne, takich jak kancelarie prawne i spółki księgowe. 

Głównym celem narzędzi PSA jest zapewnienie przepływu informacji w organizacji przy jednoczesnej automatyzacji i usprawnieniu jej procesów. Innymi słowy, automatyzacja usług profesjonalnych pomaga firmom zarządzać wszystkimi ich operacjami. 

Chociaż PSA jest odpowiednie dla każdego rodzaju działalności, jest szczególnie popularne wśród firm IT, marketerów, prawników i innych dostawców wyspecjalizowanych usług. Wynika to z faktu, że jego zasady mają zastosowanie do wszystkich organizacji, które muszą realizować dziesiątki projektów jednocześnie i muszą efektywnie zarządzać specjalistami i ich wiedzą.

PSA: niezbędne funkcje 

Ogólnie rzecz biorąc, funkcje PSA obejmują: 

• zarządzanie projektami (lub zarządzanie portfelem projektów), 
• zarządzanie zasobami, 
• komunikacja w całej firmie, 
• księgowość i budżetowanie, 
• integracja z innym oprogramowaniem, 
• śledzenie czasu, 
• analiza biznesowa.

Funkcje mogą się różnić w zależności od narzędzia wybranego do danego zadania. 

Jak widać z powyższej listy, automatyzacja usług profesjonalnych ma na celu zapewnienie firmom szerokiej gamy rozwiązań usprawniających i dostosowujących ich procesy w środowisku cyfrowym. 

Jednak znaczenie PSA może być nieco większe dla niektórych graczy na rynku. 

Na przykład firmy IT, a także wszelkie inne firmy, które czerpią zyski z czasu i umiejętności swoich pracowników, są skłonne do korzystania z automatyzacji usług profesjonalnych, ponieważ pozwala im to lepiej zarządzać procesami i poprawiać wyniki finansowe. Innymi słowy, możemy powiedzieć, że PSA to ERP dla firm usługowych, które chcą połączyć wszystkie elementy takiej działalności. 

Co można zrobić dzięki automatyzacji usług profesjonalnych? 

Ogólnie rzecz biorąc, dobra profesjonalna automatyzacja usług zapewnia użytkownikom różnorodne funkcje, które mogą usprawnić wewnętrzne procesy w firmie. W większości przypadków opcje te mogą pomóc w: 

• zarządzanie istniejącymi i potencjalnymi klientami oraz informacjami o nich, 
• łączenie różnych narzędzi w jedno źródło informacji dla wszystkich menedżerów, 
• dostarczanie projektów na czas dzięki lepszemu zarządzaniu zasobami i szeroko zakrojonemu monitoringowi, 
• zarządzanie finansami projektu, zarówno ogólnie, jak i szczegółowo, 
• skompletowanie lub wybranie odpowiedniego zespołu do danego zadania,
• lepsze zrozumienie procesów firmy i ich usprawnienie, 
• wymiana informacji wewnątrz organizacji bez docierania do jej poszczególnych członków,
• Prognozowanie rentowności nowego projektu w celu dokładnego oszacowania kosztów operacji i wyeliminowania kosztownych wpadek, 
• zapewniając działowi finansowemu, sprzedaży, kierownikom projektów, specjalistom i członkom zarządu jedno źródło prawdy bez zmuszania ich do uczestniczenia w kolejnym zestawie spotkań, 
• Skrócenie czasu poświęcanego na zadania administracyjne nawet o 80% - jeden z naszych klientów, Capco, zrobił dokładnie to.
• wyeliminowanie błędów w przesyłaniu danych i nieprawidłowych faktur. Zostało to potwierdzone przez firmę Netgen, która obecnie wystawia 0 niedokładnych faktur miesięcznie dzięki nowemu Primetric PSA. 
• poprawa skalowalności poprzez odzwierciedlenie i uporządkowanie kluczowych procesów w firmie, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie. W przypadku Altudo, firma rozrosła się z 200 do 500 pracowników, korzystając z systemu PSA firmy Primetric, 
• skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie oferty przy zachowaniu ponad 90% dokładności szacunków. 

PSA a branża IT: dlaczego połączenie jest tak ważne? 

W branży IT automatyzacja usług profesjonalnych jest szczególnie ważna. Oczywiście firmy z tej branży są jednymi z najbardziej opartych na projektach na świecie, dlatego w naturalny sposób przyciąga je automatyzacja usług profesjonalnych. Jednak branża IT ma również inne wyzwania, z którymi musi się codziennie mierzyć. Należą do nich:

• zarządzanie wieloma projektami jednocześnie, 
• Przeplatane alokacje z niektórymi pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin, a w niektórych przypadkach z projektami wewnętrznymi, 
• różne rodzaje budżetów (stała cena, czas i materiał, opłaty za utrzymanie itp,) 
• różne rodzaje umów dla pracowników, 
• zaawansowana księgowość z szacunkami i prognozami, 
• kompleksowe raportowanie. 

Oprócz tego, musimy również wziąć pod uwagę płace w branży. Specjaliści IT są bowiem wyjątkowo dobrze wynagradzani, przez co generują ogromne koszty. Dobre zarządzanie ich czasem jest więc kluczem do stworzenia dochodowej firmy.

Krótko mówiąc, branża IT musi przetwarzać i analizować duże ilości danych z różnych obszarów - a automatyzacja usług profesjonalnych może im w tym pomóc.

Chcesz wykorzystać taki raport w swojej firmie? 

Zarejestruj się już dziś, zapoznaj się z naszym narzędziem, połącz je z narzędziem do śledzenia czasu i sprawdź wydajność swojego projektu.

Jak widać, w przypadku branży IT PSA obejmuje cały cykl życia projektu, od samego początku do końca, dostarczając menedżerom wszystkich danych potrzebnych do podejmowania zarówno dużych, jak i małych decyzji. 

Automatyzacja usług profesjonalnych ma jeszcze jedną zaletę, która jest szczególnie ważna dla branży IT. Pomaga połączyć wszystkich pracowników w środowisku zdalnym, umożliwiając im wymianę informacji. W rezultacie ułatwia zatrudnienie na odległość, zwiększając szanse na zatrudnienie cennych specjalistów z różnych lokalizacji. 

Jakie problemy należy rozwiązać za pomocą automatyzacji usług profesjonalnych? 

Kiedy warto rozważyć wdrożenie oprogramowania PSA w swojej organizacji? Prawie każdy moment jest odpowiedni na taką zmianę. Zdecydowanie jednak warto zacząć myśleć o takim wdrożeniu, gdy pojawi się jeden z poniższych problemów. 

Ograniczona przejrzystość informacji

Pozostawanie w niewiedzy z powodu wielu oddzielnych narzędzi jest główną przyczyną błędnych obliczeń i niewłaściwych decyzji - tak jest w przypadku wielu firm, w tym naszego klienta, IT Craft. Automatyzacja usług profesjonalnych może gromadzić informacje z całej firmy i aktualizować je w czasie rzeczywistym, aby zapewnić, że masz wszystkie dane do tworzenia dokładnych prognoz i planów.

Problemy z komunikacją

Niekończące się wymiany e-maili są nieuniknioną częścią Twojego dnia? Nie powinny. Dzięki PSA menedżerowie mają dostęp do informacji od swoich kolegów bez konieczności poświęcania ich cennego czasu. W ten sposób Monterail skorzystał z PSA - nie ma teraz długich spotkań, a znalezienie informacji potrzebnych menedżerom zajmuje tylko 30 sekund!

Brak widoczności dostępności zasobów

Wiedza o tym, kto co robi i kiedy, jest podstawą zarządzania zasobami. Niestety, bez PSA lub dedykowanego oprogramowania do planowania zasobów informacje te mogą być niedostępne. Jednak z wdrożonym systemem można zobaczyć wszystkie szczegóły, o których trzeba wiedzieć, w zestawie wykresów i tabel aktualizowanych co kilka sekund. 

Słabe zarządzanie projektem

Nie możesz znaleźć luki dla innego projektu? Być może nie masz wystarczających informacji, aby ją znaleźć. Dzięki PSA nie powinno to stanowić problemu - w rzeczywistości takie rozwiązania mogą również pomóc w określeniu rentowności i kosztów, tworzeniu szacunków i zarządzaniu alokacjami. 

Jakie są korzyści z automatyzacji usług profesjonalnych? 

Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych może mieć wiele zalet w zależności od jego funkcji. Ogólnie rzecz biorąc, obejmuje ono takie korzyści jak 

• zwiększona dokładność zarówno szacunków, jak i planów, 
• aktualne informacje na temat wszystkich operacji w firmie,
• precyzyjne śledzenie czasu, 
• dokładne budżetowanie i księgowanie w oparciu o rzeczywiste dane (tj. rozliczone i nierozliczone koszty, wynagrodzenia itp,) 
• powiadomienia z informacją o wszelkich problemach (w tym między innymi: overbooking, brak zysków, błędy itp,) 
• Możliwość łączenia różnych systemów za pomocą integracji i tworzenia płynnego kanału dla wszystkich informacji, 
• skrócony czas spotkania, 
• poprawa rentowności, 
• dokładne szacunki i prognozy, 
• skrócenie czasu poświęcanego na zadania administracyjne, 
• jedno źródło prawdy dla wszystkich pracowników, 
• ulepszone procesy, a w rezultacie lepszą skalowalność, 
• eliminacja błędów, 
• poprawa przejrzystości i przepływu informacji.

Jak ułatwić sobie życie dzięki PSA? 

Automatyzacja usług profesjonalnych zapewnia bardzo kompleksowe podejście do zarządzania. Dlatego też wszyscy menedżerowie mogą korzystać z jego funkcji z korzyścią dla siebie. 

DYREKTOR FINANSOWY

Idealny dyrektor finansowy powinien być zachwycony posiadaniem profesjonalnej automatyzacji usług w swojej firmie. Dzieje się tak, ponieważ może im to zapewnić: 

• nowe możliwości monitorowania finansów (np. raporty rentowności, raporty niestandardowe), 
• opcja tworzenia dokładnych szacunków w oparciu o rzeczywiste dane dotyczące kosztów i wynagrodzeń, 
• kontrolę nad wszystkimi finansami w poszczególnych projektach (wynagrodzenia, koszty ogólne, zyski, księgowość i inne), a także nad wszystkimi z nich jednocześnie, 
• dane finansowe dostępne na żądanie, bez konieczności uzupełniania informacji z różnych innych narzędzi lub arkuszy kalkulacyjnych, 
• raporty dotyczące czynników takich jak: rentowność, projekty, ludzie, klienci, zespoły, a nawet cała firma, 
• możliwość analizowania różnych poziomów marży, 
• realistyczne prognozy finansowe oparte na możliwościach ludzi i budżetach projektów (alokacje są powiązane z danymi finansowymi), 
• filtry, automatyczna analiza i alerty, 
• integracja z systemami księgowymi, 
• dodatkowy czas wolny i spokój ducha. 

PMO

Dla PMO automatyzacja usług profesjonalnych jest jeszcze ważniejsza. Dzieje się tak, ponieważ może im pomóc w:

• monitorowanie postępów wszystkich projektów w kalendarzu i sprawdzanie ich wyników w raportach, 
• reagowanie na wszelkie pojawiające się problemy w projektach, 
• tworzenie projektów i szacowanie zasobów potrzebnych do ich ukończenia, 
• przydział zasobów i zgłaszanie wakatów, 
• poprawa komunikacji między innymi kierownikami i zespołami, 
• zaawansowane raportowanie dotyczące wykorzystania, dostępności, wolnych miejsc, overbookingu, ławek i nie tylko, 
• dane projektu dostępne na żądanie, 
• współpraca między menedżerami, zespołami i poszczególnymi pracownikami, 
• reagowanie na nieprzewidziane sytuacje, w tym nieobecności, znajdowanie zastępstw itp, 
• skrócenie czasu spędzanego na spotkaniach i komunikacji z innymi stronami. 

Kierownik sprzedaży

PSA wprowadza również szereg usprawnień dla menedżerów sprzedaży. Dzięki temu narzędziu mogą oni 

• sprawdzić dostępność zasobów potrzebnych do realizacji potencjalnego projektu, 
• sprawdzić, które rodzaje projektów są najbardziej dochodowe i szukać ich w przyszłości, 
• oszacować koszt przyszłego projektu, 
• sprawdzić, które zespoły lub pracownicy mogą dołączyć do nowego projektu. 

Czy potrzebuję niestandardowego oprogramowania PSA? 

Ogólnie rzecz biorąc, niestandardowe oprogramowanie nie jest konieczne, ponieważ narzędzia dostępne na rynku zazwyczaj zawierają szeroki zakres funkcji, które można dostosować do własnych potrzeb. W rzeczywistości jego stworzenie może być czasochłonne i bardzo kosztowne - a zasoby te z pewnością można wykorzystać na inne dochodowe projekty. 

Zamiast tego istnieje wiele narzędzi do automatyzacji usług profesjonalnych, z których firma może wybierać. Możesz zdecydować, które z nich wybrać w oparciu o swoje przypadki użycia - lub możesz zarezerwować demo z jednym z naszych doradców, aby dowiedzieć się więcej o Primetric i sprawdzić, czy pasuje do Twoich potrzeb. 

[Skontaktuj się z doradcą już teraz].

Co zrobić, jeśli chcę wprowadzić PSA podczas korzystania z JIRA? 

Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych można zwykle zintegrować z innymi narzędziami powszechnie używanymi w firmach IT. W rzeczywistości wdrożenie PSA może być znacznie łatwiejsze, jeśli już używasz JIRA w swojej firmie, ponieważ większość narzędzi można z nim zintegrować i korzystać z zawartych w nim danych. Primetric jest jednym z takich narzędzi! 

Mimo to, niektóre narzędzia PSA są w stanie zrobić to lepiej niż inne. Dobra platforma do automatyzacji usług profesjonalnych powinna dążyć do jak najłatwiejszej integracji. W najlepszym przypadku powinna to robić oferując: 

• stałe wsparcie, 
• aktualizacje w czasie rzeczywistym, 
• automatyczny import, 

Jak wybrać oprogramowanie PSA? Przewodnik krok po kroku 

1. Zidentyfikuj potrzeby swojej organizacji. 

Praca z automatyzacją usług profesjonalnych rozpoczyna się od zdefiniowania potrzeb firmy. W tym celu należy postarać się: 

• Zdefiniuj główne wyzwania stojące przed Twoją firmą i znajdź problemy, które musisz rozwiązać, 
• Przeanalizuj procesy i znajdź odpowiedzialne za nie strony. Zapytaj o ich doświadczenia podczas podejmowania decyzji, 
• przeprowadzanie wywiadów z menedżerami i pracownikami w celu znalezienia rzeczywistych przypadków użycia, które narzędzie musi odzwierciedlać, 
• przeanalizować strukturę firmy i znaleźć wszelkie kwestie z nią związane. 

Aby zrobić to skutecznie, możesz skorzystać z naszych przykładowych pytań, które obejmują najczęstsze scenariusze. 

Analiza spółki: przykładowe pytania

2. Kiedy dokładnie zaczynamy planować nowe projekty? Kiedy transakcja zostaje zamknięta? A może kiedy transakcja osiąga pewien poziom pewności?
3. Co jest potrzebne do przygotowania oferty dla klienta? Dostępność pracowników? Stawki kosztów i przychodów? 
4. Kto jest odpowiedzialny za szacunki? Czy potrzebujemy obiegu zatwierdzeń?
5. Jak szacować nowe projekty? Na podstawie ról? Etapy projektu? Jedno i drugie? A może w inny sposób?
6. Kto podejmuje decyzje o nowej alokacji / realokacji?
7. Czy mamy standardowe stawki wynagrodzenia oparte na stażu pracy / stanowiskach / innych czynnikach?
8. Jakie modele rozliczeń preferujemy?
9. Jak klienci będą nam płacić? Z góry? Miesięcznie/tygodniowo/kwartalnie? Po zakończeniu projektu?
10. Jak analizujemy realizację projektu? Czy mamy niezbędne wskaźniki KPI, tj. status RAG / rentowność?
11. Czy różni menedżerowie powinni mieć ograniczony dostęp do specjalistów, którymi nie zarządzają? A może powinni się z nimi spotykać, ale nie mogą ich przydzielać?
12. Sprawdź integracje i połączenia, aby stworzyć jedno źródło prawdy. 

2. Przeglądanie funkcji oferowanych przez dostępne narzędzia. 

W pierwszej kolejności przygotuj listę funkcji, które musisz mieć w swoim narzędziu, w oparciu o wyniki wewnętrznej analizy, którą - miejmy nadzieję - przeprowadziłeś w pierwszym kroku. Możesz również podzielić je na trzy kategorie: 

• wymagane, 
• dobrze mieć, 
• opcjonalnie. 

W tym celu można skorzystać z metody MoSCoW. Jest to technika ustalania priorytetów stosowana w zarządzaniu, analizie biznesowej, zarządzaniu projektami i tworzeniu oprogramowania w celu osiągnięcia wspólnego porozumienia z interesariuszami w sprawie znaczenia, jakie przywiązują do dostarczenia każdego wymagania, które może okazać się przydatne w takich przypadkach. 

Następnie przejrzyj narzędzia do automatyzacji usług profesjonalnych. Zapisz funkcje, które zawierają, a także te, których im brakuje. 

Następnie porównaj narzędzia PSA w oparciu o kluczowe czynniki, takie jak: dostępne funkcje, cena, role, budżety itp. Można to zrobić w prostej tabeli. 

3. Odpowiedz na pytania dotyczące kluczowych celów. 

Na podstawie listy dostępnych funkcji i priorytetów z pierwszego kroku zdecyduj, które opcje najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom. W razie wątpliwości skonsultuj się z osobami odpowiedzialnymi za pola, które chcesz uwzględnić w swoim narzędziu PSA. 

4. Podjęcie ostatecznej decyzji. 

Jeśli wykonałeś powyższe kroki, masz już listę profesjonalnych narzędzi do automatyzacji usług wraz z ich funkcjami posortowanymi według priorytetu. Teraz możesz po prostu wybrać najlepszą opcję z listy! 

Jak skonfigurować oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych? 

Przede wszystkim nie musisz tego robić samodzielnie. Po dokonaniu wyboru dostawca powinien skontaktować się z Tobą w celu omówienia szczegółów wdrożenia. Jeśli tego nie zrobi, powinieneś poważnie przemyśleć swój wybór!

Niemniej jednak, jeśli chcesz zobaczyć szczegółowo, jak skonfigurować profesjonalne usługi, gorąco zachęcamy do skontaktowania się z naszym doradcą i zarezerwowania demo - nasz zespół z przyjemnością omówi dokładny przypadek Twojej firmy. 

Wybierz najlepsze profesjonalne narzędzia do automatyzacji usług - wybierz Primetric! 

Wciąż się wahasz? 

Możesz pominąć nadmierne zastanawianie się i przejść od razu do naszego rozwiązania PSA - możemy zapewnić Ci wszystko, czego potrzebujesz, aby usprawnić procesy w Twojej firmie za pomocą technologii!

Oczywiście nie musisz od razu kupować naszego rozwiązania. Najpierw zarezerwuj demo z naszym doradcą lub zobacz nasze studia przypadków, aby odkryć, co naprawdę możemy zrobić. Wtedy podjęcie decyzji będzie bułką z masłem! 

‍