.JPG)
Godziny niepłatne a płatne: jaka jest różnica?
Zacznijmy prosto - po pierwsze, każdy kierownik projektu powinien zrozumieć, co tak naprawdę kryje się za tymi terminami.
Co to są rozliczane godziny?
Z definicji, godziny podlegające rozliczeniu to godziny, które pracownik spędza pracując nad projektami klienta. Innymi słowy, są to godziny, za które firma może obciążyć klientów. W przypadku firmy IT obejmuje to głównie programowanie, testowanie, projektowanie i administrację.
Na przykład, jeśli 3 pracowników pracuje nad projektem przez 160 godzin miesięcznie w ramach projektu Time and Material, klient, który zamówił projekt, otrzyma fakturę z ceną 480 rozliczanych godzin pracy.
Co to są godziny niepodlegające rozliczeniu?
Krótko mówiąc, godziny niepodlegające rozliczeniu to wszystkie godziny, za które klienci nie mogą zostać obciążeni, ponieważ pracownicy nie pracują w tym czasie nad jego projektem.
W większości przypadków godziny niepodlegające rozliczeniu obejmują czas spędzony na spotkaniach, pracę nad wewnętrznymi projektami lub po prostu wykonywanie jakichkolwiek czynności, które nie zostały określone w zakresie projektu.
W firmach IT lub ogólnie w firmach usługowych godziny niefakturowane obejmują również pracę działów marketingu, sprzedaży lub innych działów wsparcia, ponieważ nie uczestniczą one w projektach jako takich.
Jak obliczyć rozliczalne godziny pracy?
Przejdźmy od razu do sedna - jeśli wiemy, czym są rozliczane godziny, jak je obliczyć?
Ile godzin rozliczeniowych przypada na rok?
Obliczanie rozliczalnych godzin w roku jest dość proste. Do równania potrzebujemy po prostu liczby dni roboczych w roku i długości dnia roboczego.
Dla uproszczenia przyjmiemy, że firma, dla której obliczamy ten przykład, pracuje od poniedziałku do piątku, 8 godzin dziennie, przez 260 dni w roku.
260 dni x 8 godzin = 2080 rozliczalnych godzin w roku.
Należy jednak pamiętać, że wartość ta może się różnić w zależności od lokalnych świąt państwowych i dni roboczych w firmie. Jeśli Twoja firma działa również w weekendy i święta, możesz dodać kilka dni roboczych do równania.
Ile godzin rozliczeniowych przypada na miesiąc?
Rozważmy podobny przypadek - ile godzin rozliczeniowych przypada na miesiąc?
Podobnie jak w poprzednim przykładzie, obliczymy wartość dla typowej firmy pracującej od poniedziałku do piątku przez 8 godzin dziennie. Tym razem jednak wybierzemy losowy miesiąc do obliczeń, ponieważ równanie będzie się różnić w zależności od wybranego okresu. W naszym przypadku przeanalizujemy rozliczane godziny dla września 2022 roku.
Wrzesień 2022 roku rozpoczął się w czwartek, a zakończył w piątek i ma dokładnie 30 dni. Jednak tylko 22 z nich to dni robocze. Dlatego nasze obliczenia dla września 2022 r. będą wyglądać następująco:
22 dni x 8 godzin = 176 godzin podlegających rozliczeniu.
Obliczenia te należy powtórzyć dla każdego miesiąca, ponieważ liczba dni roboczych będzie się różnić.
Obliczanie rozliczanych godzin: przykłady
Na tym jednak obliczanie godzin rozliczeniowych się nie kończy. Na liczbę rozliczanych godzin wpływa bowiem także kilka innych czynników, w tym czas wolny, dni świąteczne czy inne obowiązki. Zobaczmy, jak zmieniają one sytuację w naszych równaniach.
Jak wolne godziny wpływają na godziny podlegające rozliczeniu?
Wyobraź sobie, że Jane, jedna z Twoich pracownic, chce wyjechać na 5-dniowy urlop we wrześniu 2022 roku. Jak jej nieobecność wpłynie na jej rozliczane godziny?
Jak obliczyliśmy w poprzednim przykładzie, wrzesień 2022 r. ma 22 dni robocze. Jane opuści 5 dni pracy. W związku z tym liczba jej godzin podlegających rozliczeniu wyniesie:
17 dni x 8 godzin = 136 godzin.
Należy pamiętać, że decyzja Jane o wzięciu wolnego nie ma wpływu na jej rówieśników (chyba że któryś z nich zamierza z nią podróżować!).
Jak dni ustawowo wolne od pracy wpływają na rozliczane godziny?
Co by było, gdyby we wrześniu był jednodniowy dzień wolny od pracy?
W takim przypadku sytuacja jest jeszcze prostsza - wystarczy odjąć 8 godzin od maksymalnej liczby godzin podlegających rozliczeniu we wrześniu 2022 roku. Daje to następujące równanie:
176 maksymalnych godzin podlegających rozliczeniu - 8 godzin za dzień świąteczny = 168 godzin podlegających rozliczeniu
Jednak w tym przypadku święto państwowe wpływa na wydajność wszystkich pracowników w firmie. Co więcej, zwiększa to również nieobecność tych, którzy, podobnie jak Jane z poprzedniego przykładu, zdecydowali się wziąć trochę więcej wolnego. 8 godzin spędzonych w dni świąteczne również będzie musiało zostać odliczone od ich godzin rozliczeniowych.
Jak inne obowiązki wpływają na rozliczane godziny?
Inny pełnoetatowy pracownik, Brad, ma pracować nad wewnętrznym projektem przez dokładnie połowę swojego czasu pracy. Ile godzin rozliczeniowych mu pozostało?
Zakładając, że obliczamy jego wydajność tylko dla września 2022 r., obliczenia są bardzo proste - wystarczy podzielić liczbę wszystkich godzin w miesiącu przez 2.
176 godzin pracy we wrześniu 2022 r. : 2 = 88 rozliczalnych godzin, które Brad może poświęcić na pracę nad płatnym projektem.
Jak monitorować rozliczane godziny w środowisku projektowym?
Po przeanalizowaniu wszystkich powyższych przykładów, prawdopodobnie nasuwa Ci się pytanie: "Jak obliczyć rozliczalne godziny dla firmy, która zatrudnia, powiedzmy, 100 lub 200 osób?".
Odpowiedź na to pytanie jest prosta: nie.
W małych firmach zarządzanie rozliczanymi godzinami może odbywać się na papierze lub w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Taki proces nie jest jednak w ogóle skalowalny. Dlatego też większość firm wykorzystuje w tym celu zautomatyzowane narzędzie do śledzenia czasu pracy.
Dlaczego narzędzia do śledzenia czasu pracy są niezbędne do zarządzania rozliczanymi godzinami?
Programy do śledzenia czasu pracy wypełniają trzy luki, których brakuje w tradycyjnych procesach opartych na Excelu. Są to:
- wydajność,
- podsumowanie przepracowanego czasu,
- rozliczenie.
Po pierwsze, narzędzia do śledzenia czasu dokładnie pokazują, kto i kiedy nad czym pracuje. W związku z tym mogą one pomóc kierownikom projektów w wykrywaniu problemów, zanim staną się one bardziej naglące i sprawdzeniu, czy specjaliści pracują zgodnie z planem nad zadaniem, do którego zostali przydzieleni.
Następnie dane z rejestratorów czasu pracy mogą być wykorzystywane do szerszych obliczeń, takich jak podsumowanie czasu pracy. Pod koniec cyklu rozliczeniowego zbierają informacje na temat godzin jako całości, a także godzin podlegających rozliczeniu i tworzą listę kosztów, które można później wykorzystać do obciążenia klienta.
Co nie mniej ważne, narzędzia do śledzenia czasu pracy rozwiązują również problemy z rozliczeniami. Oprogramowanie takie jak Primetric jest połączone z finansami, pozwalając na błyskawiczne tworzenie sprawozdań finansowych, a także księgowości. Co więcej, wszystkie te rzeczy dzieją się bez wsparcia człowieka i obliczeń - wyniki tych działań są widoczne w systemie w mgnieniu oka.
Na tym jednak lista korzyści płynących z monitorowania rozliczanych godzin się nie kończy. Zachęcamy również do zapoznania się z artykułami na temat:
- śledzenie wydajności pracowników za pomocą narzędzi do śledzenia czasu pracy,
- strategie zarządzania czasem i przepływ pracy,
- plan zarządzania zasobami,
- proces zarządzania zasobami.
Godziny rozliczeniowe a typy rozliczeń: jak się łączą?
Mówiąc o finansach, przyjrzyjmy się teraz, jak rozliczane godziny wpływają na projekty z różnymi typami rozliczeń.
Projekty o stałej cenie
Projekty o stałej cenie są najłatwiejsze do przekształcenia w faktury. Wynika to z faktu, że liczba rozliczanych godzin w projekcie jest znana od samego początku i określona w umowie.
Na przykład, jeśli szacuje się, że projekt potrwa miesiąc i dokładnie 1080 godzin, faktura na koniec miesiąca będzie zawierała dokładnie tę liczbę. W takim przypadku trudność dla firmy polega na znalezieniu ludzi, którzy mogliby pracować tak długo, z umiejętnościami wymaganymi do ukończenia projektu.
Projekty związane z czasem i materiałami
Projekty czasowo-materiałowe są znacznie bardziej zależne od śledzenia czasu. Wynika to z faktu, że tak jak w nazwie, ich podstawą do naliczania opłat klientowi są zasoby wykorzystane do ukończenia projektów w danym okresie czasu.
Dla przykładu, załóżmy, że klient zlecił projekt firmie zajmującej się tworzeniem oprogramowania, która zdecydowała się pobierać od klienta opłatę w wysokości 150 dolarów za godzinę. Firma przydzieliła do projektu zespół 5 specjalistów. Pracują oni nad nim każdego dnia, a do końca miesiąca spędzili na pracy 1240 godzin. Liczba ta zostanie pomnożona przez 150 i zapisana na fakturze.
Co się stanie, jeśli szacowanie rozliczalnych godzin pójdzie źle?
Skutki błędnego obliczania godzin podlegających rozliczeniu mogą niestety powodować liczne problemy zarówno dla menedżera, jak i jego księgowego. Dzieje się tak, ponieważ takie wpadki mogą być źródłem takich problemów jak:
- naliczanie klientowi zbyt wysokich opłat za zbyt wiele rozliczanych godzin. Klienci zazwyczaj nie reagują pozytywnie na takie kwestie; niektórzy mogą nawet uznać je za próbę oszustwa!
- niedoszacowanie liczby rozliczanych godzin. W przypadku tego błędu najbardziej cierpią projekty Fixed Price. Wynika to z faktu, że ich cena opiera się na szacunkowej liczbie rozliczanych godzin wymaganych do ukończenia projektu. Jeśli oszacowanie jest błędne, może nie pozostać żadna marża zysku.
- brak wystarczających zasobów. Godziny rozliczeniowe powinny być również szacowane dla poszczególnych specjalizacji. Jeśli są one błędne, mogą spowodować, że niektórzy specjaliści będą przepracowani, a niektórych zasobów może w ogóle zabraknąć.
Kontroluj rozliczane godziny z Primetric!
Czy chcesz usprawnić swoje procesy w oparciu o rozliczane godziny?
Nie ma problemu - Primetric ma dokładnie to, czego szukasz.
Zarezerwuj demo lub rozpocznij okres próbny już teraz, aby zobaczyć, co możemy dla Ciebie zrobić!
