Strategie zarządzania czasem niezbędne do osiągnięcia sukcesu

Czas to pieniądz. 

Powiedzenie to jest jeszcze bardziej prawdziwe, gdy mówimy o typowych codziennych zadaniach kierownika portfela projektów lub dyrektora operacyjnego. 

Ich zadaniem jest zapewnienie płynnego działania firmy, zwiększenie produktywności i wyeliminowanie marnotrawstwa (w tym marnowania czasu).

Wdrożenie kilku strategii zarządzania czasem nie wystarczy. Aby osiągnąć sukces w zarządzaniu czasem w firmie, potrzebny jest ogólnofirmowy przepływ pracy dla wszystkich interesariuszy projektu.

Tak długo, jak nie masz globalnego przepływu pracy dla całej firmy, czas zawsze będzie gdzieś marnowany. 

Zacznij od stworzenia ogólnofirmowego przepływu pracy

Krok 1: Utwórz przepływ pracy

Ten przepływ pracy powinien odpowiadać potrzebom i oczekiwaniom wszystkich interesariuszy, począwszy od twórców oprogramowania i kierowników projektów, a skończywszy na specjalistach ds. sprzedaży i HR.

Przepływ pracy, o którym tutaj mówimy, to połączenie narzędzi, harmonogramu spotkań i jasnego podziału odpowiedzialności za poszczególne procesy w firmie.

Z perspektywy dyrektora operacyjnego kluczowe znaczenie ma przepływ pracy:

1. Nie wyklucza potrzeb żadnego interesariusza.
2. Jest łatwy do śledzenia i raportowania, dzięki czemu masz jasne odpowiedzi dla dyrektora finansowego lub dyrektora generalnego.
   

Może się zdarzyć, że przepływ pracy w ogóle nie istnieje. Może to prowadzić do marnowania czasu PM-ów na niekończące się spotkania lub radzenie sobie z problemami, takimi jak konflikty harmonogramów.

Z drugiej strony, może się zdarzyć, że przepływ pracy jest już wdrożony, ale nadal występują problemy. Oznacza to, że przepływ pracy nie jest wystarczająco kompleksowy i wyklucza czyjeś potrzeby. 

Zaufaj mi; potrzebujesz solidnego przepływu pracy, aby Twoja firma mogła przetrwać i rozwijać się na zatłoczonym rynku IT (i budować umiejętności zarządzania czasem wśród swoich pracowników).

Jak mogą wyglądać takie przepływy pracy? Poniżej znajduje się kilka przykładów przepływów pracy stworzonych przez naszych klientów.

Przykład #1: Przepływ pracy związany z planowaniem‍

Przepływ pracy opisuje, jak planować, ustalać priorytety, zatwierdzać i optymalizować planowanie pracy deweloperów, jednocześnie utrzymując wszystkich interesariuszy w pętli komunikacyjnej - biorąc pod uwagę ich różne potrzeby i sytuacje. Każdy z tych bloków jest rozszerzony o kolejne podprocesy. Dzięki takiemu przepływowi pracy można szybko uzyskać widok projektów z lotu ptaka i zobaczyć, kto jest potrzebny na jakim etapie projektu. Pomaga to w podejmowaniu decyzji i pozwala na ciągłą optymalizację procesu.

‍Przykład#2: Przepływ pracy realokacji

Czasami konieczne może być przeniesienie osoby z jednego projektu do innego. Jeśli kierownicy projektów nie mają do tego odpowiedniego przepływu pracy, mogą pojawić się problemy, takie jak nieporozumienia dotyczące przydziałów lub podwójne rezerwacje (i spowodować jeszcze większe obciążenie pracą). Kształtując jasny proces zatwierdzania i przechwytując jego logikę w używanym rozwiązaniu do zarządzania projektami, można uniknąć tego ryzyka i zapewnić kierownikom projektów proces, na którym mogą polegać.

Oto zrzut ekranu z obszernego dokumentu, który jeden z naszych klientów stworzył, aby zaoszczędzić czas i zoptymalizować proces alokacji.

Jeśli chcesz pobrać tę konkretną część, aby wdrożyć ją w swojej organizacji, możesz to zrobić tutaj: Proces alokacji.

Jak więc stworzyć przepływ pracy, który usprawni zarządzanie czasem menedżerów?

Należy zastanowić się, jak wygląda standardowy dzień pracy kierownika i czym się zajmuje. Następnie skategoryzuj te działania i przeanalizuj, ile czasu spędzają na poszczególnych czynnościach, aby znaleźć możliwe straty czasu. Wykres taki jak ten bardzo tu pomaga:

Dla przykładu, wyobraźmy sobie firmę X z 6 kierownikami. Łatwo zauważyć, że spędzają oni prawie 30% swojego czasu na spotkaniach z klientami i prawie 20% na spotkaniach wewnętrznych - to całkiem sporo.

Po uzyskaniu tych informacji można przejść głębiej i zapytać pracowników o to, co się dzieje lub po prostu zagłębić się w dane.

W przypadku firmy X okazało się, że każdy PM ma własny arkusz kalkulacyjny Excel i ostatecznie spędził dużo czasu na kompilowaniu danych z różnych arkuszy kalkulacyjnych podczas spotkań w celu podejmowania decyzji dotyczących projektów (nawet 5 godzin tygodniowo). Porozmawiajmy o świetnym zarządzaniu czasem!

Udało ci się zidentyfikować konkretny problem organizacyjny dzięki prostej analizie danych i rozmowie z zespołem. 

Wraz z rozwojem firmy, takich problemów związanych z zarządzaniem czasem będzie pojawiać się coraz więcej - dlatego taka pojedyncza czynność powinna być zamknięta w workflow.

Najprostszym typem przepływu pracy może być tutaj:

• Wdrożenie narzędzia umożliwiającego rejestrowanie czasu pracy (również czasu spędzonego na czynnościach niepodlegających rozliczeniu),
• Przeprowadzanie regularnych spotkań w celu analizy czasu poświęcanego na określone kategorie działań + sugestie dotyczące ich optymalizacji,
• Wdrożenie proponowanych rozwiązań i testowanie,
• Analiza i ocena, czy rozwiązania rozwiązały problem,
• Krąg jest zamknięty.
  

Taki system ma zamknięty obieg i zmusza różnych interesariuszy do aktywnej pracy i ciągłego doskonalenia określonego aspektu organizacji. W tym przypadku był to czas pracy menedżerów i cały przepływ pracy. Z czasem firma z pewnością się rozrośnie, a to jeszcze bardziej skomplikuje strukturę organizacyjną, angażując więcej interesariuszy. Dlatego należy oczekiwać, że przepływ pracy również będzie się z czasem rozwijał.

Zacznij budować swój workflow już teraz:

Po pierwsze, wybierz swój punkt startowy - miejsce, które jest obecnie Twoim największym bolączką, problem, który musisz jak najszybciej rozwiązać.

Następnie zdecyduj, jak i kiedy zmienisz inne elementy przepływu pracy. Pamiętaj, aby zaangażować wszystkich, którzy będą częścią przepływu pracy. 

Teraz, gdy wiesz już, jak stworzyć przepływ pracy i go rozwinąć, możemy przejść do następnego etapu - jego wdrożenia i strategii zarządzania czasem, które mu towarzyszą.

Krok 2: Wdrożenie przepływu pracy

Zarządzanie zmianą to twardy orzech do zgryzienia. Nie oczekuj jednak, że nawet najzdolniejsi kierownicy ds. zarządzania zmianą zaczną idealnie śledzić przepływ pracy od pierwszego dnia.

Wdrożenie nowego przepływu pracy zajmie co najmniej kilka miesięcy. 

Teraz, gdy masz już nowy przepływ pracy, nadszedł czas, aby poinformować o nim wszystkich interesariuszy. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę następujące punkty:

• Cel przepływu pracy - musisz poinformować, jaki jest cel nowego przepływu pracy, aby uzasadnić jego wdrożenie,
• Korzyści dla każdego interesariusza (zarówno organizacyjne, jak i osobiste),
• Opracowanie poszczególnych etapów procesu wraz z interesariuszami.
  

Pierwsze dwa punkty są kluczowe dla powodzenia wdrożenia. W moim doświadczeniu często spotykałem PPM, którzy wdrożyli świetne procesy planowania zasobów (w teorii). Ale ostatecznie nikt ich nie używał, ponieważ ludzie nie widzieli prawdziwej wartości z ich wdrożenia. Oczywiście zawsze można po prostu powiedzieć ludziom, żeby to zrobili - ale chyba nie o to chodzi ;) Innymi słowy - musisz sprzedać swój workflow innym.

Z drugiej strony ostatni punkt ma dwie zalety - po pierwsze, jeśli ludzie uczestniczą w procesie tworzenia, będą bardziej skłonni do wdrożenia go później (w końcu sam go wymyśliłem!). Po drugie, onboarding i zrozumienie przepływu pracy będzie w tym przypadku łatwiejsze. Nie wspominając już o czasie i efektywności wdrożenia.

Jak widać, istnieją dwa kluczowe wyzwania, z którymi będziesz musiał się zmierzyć:

1. Tworzenie dobrego procesu
2. Prawidłowe wdrożenie
   

Teraz, gdy jesteś tego świadomy, skupmy się na skutecznych strategiach zarządzania czasem i rzeczach, które powinny stać się częścią takiego przepływu pracy.

3 strategie zarządzania czasem dla menedżerów

1. Planowanie i śledzenie czasu w projektach niepodlegających rozliczeniom

Nie uwierzyłbyś, jak wielu dyrektorów operacyjnych nigdy nie śledzi pracy swoich PM-ów, która nie podlega rozliczeniu.

Ale jak masz zoptymalizować ich umiejętności zarządzania czasem, jeśli nie masz pojęcia, gdzie w ogóle inwestują swój czas?

Utwórz projekty niepodlegające rozliczeniu w oprogramowaniu do zarządzania portfelem projektów. Następnie przydziel ludzi do tych projektów, pamiętając, że dane te pomogą ci zrozumieć ich przyszłe obciążenie pracą (dzięki planowaniu) i faktycznie wykonaną pracę (dzięki śledzeniu).

Jeśli nie wiesz, ile czasu menedżerowie poświęcają na konkretne działania, nie powinieneś zakładać niczego na samym początku. Wystarczy śledzić czas pracy, a następnie rozpocząć planowanie lub poprosić menedżerów o zaplanowanie go samodzielnie.

2. Planowanie pracy z wyprzedzeniem 

Jeśli pracujesz w branży IT, prawdopodobnie zgodzisz się ze mną: podzielenie dużego projektu na mniejsze części jest najlepszym sposobem podejścia do planowania zasobów i szacowania projektu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat szacowania projektów, zajrzyj tutaj: Jak oszacować koszty w zarządzaniu portfelem projektów

Co więcej, podział na pakiety robocze ma również kluczowe znaczenie dla dokładniejszego planowania zasobów w zarządzaniu projektami. A jeśli dobrze zaplanujesz, unikniesz późniejszego marnowania czasu - czy to podwójnych rezerwacji, niedokładnych szacunków zmuszających zespół do pracy w nadgodzinach, czy też dodatkowych spotkań wymaganych do wyjaśnienia wymagań projektu.

Dobry plan eliminuje wszystkie te czynniki rozpraszające, dzięki czemu możesz skupić się na nagrodzie.

3. Ustalenie jasnych priorytetów

Wyobraź sobie, że zgłasza się do Ciebie dwóch klientów. Oba projekty wyglądają interesująco, a ty posiadasz odpowiednie umiejętności, aby je zrealizować. Ale nie masz wystarczających zasobów, aby zrealizować je oba. Który z nich jest lepszym wyborem? 

Powinieneś nadawać priorytety projektom, które mają największy wpływ na Twoje wyniki finansowe. 

Potrzebujesz kompletnego zestawu informacji, aby przeprowadzić symulacje i sprawdzić, który projekt jest bardziej opłacalny - i po prostu lepszy dla Twojej firmy.

Ten wgląd zapewni, że projekty o wysokim priorytecie są w pełni obsadzone, zanim zaczniesz przydzielać członków zespołu do innych projektów. Oznacza to również koniec konfliktów w harmonogramie!

Wspieraj swoje strategie zarządzania czasem i przepływem pracy za pomocą odpowiedniego narzędzia

Możesz wdrożyć wszystkie te najlepsze praktyki, ale osiągnięcie celów będzie wyzwaniem bez odpowiedniego narzędzia wspierającego.

Oto 4 elementy, których potrzebujesz, aby zaoszczędzić czas swoich menedżerów:

1. Jedno źródło prawdy dla wszystkich 

Przechowywanie wszystkich kluczowych informacji o projektach i przydziałach w jednym miejscu jest mądrym posunięciem. Znajdź rozwiązanie, które zapewnia jedno źródło prawdy dla wszystkich pracowników, a nigdy nie będziesz musiał radzić sobie z pytaniami typu "Czy X jest dostępny w przyszłym tygodniu?" lub "Kiedy kończy się ten projekt?".

Oznacza to również pożegnanie się z wieloma bezcelowymi spotkaniami i wielozadaniowością. Nie będziesz zmuszony udzielać ludziom odpowiedzi na temat bieżących lub przyszłych alokacji, próbując jednocześnie stwierdzić, czy projekt jest opłacalny. 

Wszystkie te dane będą dostępne w jednym miejscu dla wszystkich przez cały czas.

2. Widok z lotu ptaka na trwające prace 

Bardzo ważne jest, aby mieć oko na szerszy obraz. Twoja firma jest złożonym mechanizmem, więc powinieneś być w stanie łatwo przełączać perspektywę z poszczególnych osób na projekty, przybliżać je i oddalać.

Taki ogólny obraz pomoże ci zidentyfikować spadki produktywności i potencjalne straty czasu.

Taki widok jest potrzebny do szybkiego i skutecznego podejmowania decyzji.

3. Długoterminowa perspektywa projektu 

Możliwość planowania z wyprzedzeniem może wydawać się luksusem, ale nie musi tak być.

Rozmawiając z menedżerami, często słyszę pytania typu:

"Arek, nie mamy pojęcia, ile pracy będzie wymagał ten projekt w ciągu najbliższych dwóch miesięcy!". 

lub 

"Wymagania klienta zawsze się zmieniają, więc jak mogę racjonalnie przewidzieć przyszłe obciążenie pracą nad tym projektem?".

Przestań myśleć w ten sposób. Nie bój się przyjmować założeń opartych na danych z przeszłości i prawdopodobieństwie współpracy w przyszłości. Strach przed popełnianiem błędów w planowaniu długoterminowym jest tutaj powszechny - zwykle chcemy, aby wszystko było idealne, ale przyszłość jest po prostu nieprzewidywalna. Sztuką jest pozwolić sobie na zaplanowanie czegoś niedoskonałego w oparciu o informacje, które już posiadasz.

Przeanalizuj liczby i przygotuj swoją firmę do projektu, aby uniknąć późniejszego marnowania cennego czasu swojego (i zespołu).

4. Możliwości śledzenia czasu

Dodanie śledzenia czasu do tego miksu ma wiele sensu. Chcesz lepiej prognozować rozwój długoterminowych projektów, prawda? Aby to osiągnąć, potrzebujesz rozwiązania, które łączy funkcje śledzenia czasu i zarządzania projektami.

Najbardziej zaawansowane oprogramowanie obejmuje nie tylko monitorowanie czasu pracy i karty czasu pracy, ale także pulpit nawigacyjny z predykcyjnymi kartami czasu pracy, które pokazują, na których ważnych zadaniach zespół powinien się skupić w danym momencie.

Gdy dane te zostaną połączone z danymi finansowymi, uzyskuje się prawdziwą, praktyczną analizę biznesową. Możesz natychmiast zobaczyć wygenerowane koszty i dochody uzyskane przez członków Twojego zespołu - w podziale na projekty, klientów lub okresy:

Poproś Primetric o wyjaśnienie przepływu pracy w Twojej firmie i poznaj strategie zarządzania czasem - zarezerwuj demo.