5 błędów, które prawdopodobnie popełniasz w długoterminowym planowaniu zasobów

1. Traktowanie planowania długoterminowego tak samo jak krótkoterminowego

Większość firm zaczyna od planowania krótkoterminowego - a konkretnie planowania sprintów lub z kilkudniowym wyprzedzeniem. Ten rodzaj planowania koncentruje się na zadaniach i małych celach, których realizacja zajmuje kilka godzin. W planowaniu długoterminowym takie podejście jest niedopuszczalne!

Na czym powinno skupiać się długoterminowe planowanie zasobów? 

Planowanie długoterminowe nie powinno skupiać się na niepotrzebnych szczegółach; zamiast tego powinno dać menedżerom i kierownictwu ogólne wyobrażenie o tym, jak będzie wyglądać praca w ich firmie za kilka tygodni lub miesięcy. W związku z tym nie powinno zwracać uwagi na poszczególne zadania; zamiast tego powinno zawierać informacje na temat: 

• przydziały ludzi, dostępność i ryzyko bycia odsuniętym, 
• koszty prac w istniejących i planowanych projektach, a także przychody generowane przez te prace, 
• bieżące i przyszłe wykorzystanie zasobów - lub ich brak, w postaci ławki pracowniczej, 
• inne kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak rentowność projektu, procent kosztów ogólnych i inne, 
• luki w procesie sprzedaży i wszelkie przewidywane zmiany w przychodach w przyszłości. 

W skrócie: planowanie długoterminowe powinno koncentrować się na uzyskaniu szerszego obrazu wszystkich operacji - a nie zadań, które przyczyniają się do realizacji poszczególnych projektów na mniejszą skalę!

2. Planowanie na bardzo konkretny okres

Wyobraźmy sobie firmę świadczącą usługi IT, która zawsze przygotowuje swoje plany zarządzania zasobami na jeden kolejny miesiąc. Choć na początku może to brzmieć dobrze, firma ta nieuchronnie będzie się z tym zmagać: 

• powtarzalne przydziały - na przykład dla specjalistów, którzy są przypisani do projektu na kilka miesięcy, 
• nieznane ryzyko w przyszłości. Czy mamy wystarczająco dużo projektów dla wszystkich pracowników? Co się stanie, gdy nasze projekty dobiegną końca? 
• rosnące ławki pracowników spowodowane brakiem informacji o specjalistach, którzy wkrótce staną się nieaktywni, 
• brak elastyczności. Na obecnym rynku IT projekty przychodzą i odchodzą - zbyt regularne planowanie nie pozostawia miejsca na takie zmiany. 

W rezultacie firmy planujące w bardzo regularnych okresach mogą napotkać znacznie więcej problemów! 

Jaka jest alternatywa dla planowania pracy od czasu do czasu? 

Zamiast tego, planowanie długoterminowe powinno mieć miejsce zawsze wtedy, gdy możliwe jest zaplanowanie pracy z pewnym stopniem pewności - dotyczy to również wstępnych alokacji i wstępnych projektów. W ten sposób kadra kierownicza może 

• dostarczanie wszystkim pozostałym menedżerom aktualnych informacji na temat dostępności pracowników, 
• sprawdzać dostępność osób, które chcieliby włączyć do nowych projektów i reagować na ich nieobecności, 
• przetestować różne scenariusze projektów i alokacji i wybrać najlepsze dla swojej firmy, 
• dostosowanie potoku sprzedaży do zmian w prognozach wykorzystania, 
• dostrzec szanse i zagrożenia dla planowanych i przyszłych projektów. 

3. Planowanie popytu oparte wyłącznie na rolach

Planowanie długoterminowe to nie tylko czas - to także pieniądze, które ten czas generuje. Jest to również składnik najważniejszego wydatku w branży IT: wynagrodzeń, które stanowią większość wydatków w budżecie projektu. 

Ale co, jeśli zarobki są znacznie wyższe niż oczekiwano? 

Dlaczego należy planować ludzi zamiast ról - przykład 

Zwykle dzieje się tak, gdy firma planuje projekt na podstawie średnich wynagrodzeń na wymaganych stanowiskach. Przykładowo, jeśli projekt wymaga pracy 3 programistów przez 160 godzin każdy, a średnie wynagrodzenie takiego specjalisty wynosi 30 USD za godzinę, dyrektor operacyjny spodziewa się wydatków:

3 * 160 * 30 = $14 400 

na operacji. Dlatego decyduje się sprzedać usługę za 25 000 USD, z 42% marżą zysku. 

Jeśli jednak dostępni są tylko drożsi specjaliści, dyrektor operacyjny może mieć znacznie mniejszą marżę zysku niż oczekiwano. Na przykład, jeśli koszty dostępnych pracowników wyniosą średnio 45 USD za godzinę, same wynagrodzenia będą kosztować:

3 * 160 * 45 = $21 600

i pochłoną większość zysków, obniżając marżę zysku do mniej niż 14%.

Sytuacji tej można jednak łatwo uniknąć - jeśli przydzielisz do projektu poszczególnych specjalistów z określonymi, znanymi wynagrodzeniami, problem ten nie będzie istniał. Planowanie w oparciu o uśrednione dane lub założenia nie jest tutaj dobrym rozwiązaniem!

Czy muszę obliczać te wartości za każdym razem?

Na szczęście nie trzeba uciekać się do arkuszy kalkulacyjnych Excel, aby obliczyć wszystkie te wartości. Niektóre zaawansowane narzędzia do zarządzania zasobami, takie jak Primetric, mogą zaoferować ci te informacje od razu w profilu specjalisty. Mogą również obliczyć koszty całej alokacji na kolorowym pasku alokacji - tak jak pokazano poniżej! 

4. Planowanie przed zatrudnieniem odpowiednich osób

Długoterminowe planowanie oparte na myśleniu życzeniowym jest jednym z wielu problemów, z jakimi mogą spotkać się menedżerowie. W niektórych przypadkach popełniają oni jeszcze większy błąd, przypisując projekty osobom, które jeszcze nie dołączyły do firmy - i mogą w ten sposób narazić cały projekt na ryzyko...

Spójrzmy prawdzie w oczy: branża IT jest dobrze znana ze swojej elastyczności. Kandydat, który zachwycił Cię podczas rozmowy kwalifikacyjnej, może nie odwzajemnić Twojego entuzjazmu wobec Twojej firmy; nawet jeśli to zrobi, może otrzymać jeszcze lepszą ofertę od konkurencji. Może nawet zdecydować się na całkowitą zmianę ścieżki kariery. Wszystkie te sytuacje mają ten sam skutek: Twój projekt zostaje bez kluczowego pracownika .

Ale jak rozwiązać ten problem? Jest tylko jedna rzecz, którą można zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji: przydzielać tylko osoby, które na pewno będą dostępne w momencie rozpoczęcia projektu. 

5. Niemożność przypisania pożądanej osoby do projektu

Planujesz nowy projekt i masz już idealnego kandydata na starszego specjalistę, który odegra kluczową rolę w operacji. Z entuzjazmem przydzielasz mu nowe obowiązki...

...tylko po to, by dowiedzieć się, że są już bardziej niż zajęci. 

Niestety, takie konflikty harmonogramów są nieuniknione - chyba że znasz dokładną wydajność swoich pracowników. Mówiliśmy o tym w naszym artykule o planowaniu wydajności! 

Jeśli jesteś już zaznajomiony z tym tematem, prawdopodobnie wiesz, że można go również zautomatyzować. Na przykład, w profilach Primetric można zobaczyć dokładne wykorzystanie pracowników i ich dostępność (czerwony pasek). Jeśli jednak przegapisz tę informację, system poinformuje Cię również o nakładających się zadaniach, uniemożliwiając popełnienie błędu. 

Jak powinno wyglądać planowanie długoterminowe? 

Omówiliśmy najczęstsze błędy w długoterminowym planowaniu zasobów. Ale jak powinien wyglądać taki plan, aby był korzystny dla organizacji? 

Primetric ma odpowiedź na to pytanie. 

Ludzie i plan projektu w Primetric 

Primetric oferuje menedżerom dwie perspektywy, których mogą używać do nadzorowania swoich alokacji: kalendarz projektu i ludzi.

Wybierając długoterminowe planowanie dla swoich specjalistów, zobaczysz: 

• dane osoby, takie jak stanowisko, staż pracy, dział i - co ważniejsze - zaplanowane wykorzystanie w wybranym okresie, 
• przydziałów zaplanowanych dla każdego z pracowników, przy czym każdy projekt jest oznaczony innym kolorem, a ich fazy są określone na ciemniejszym pasku. Pole to zawiera również dokładną liczbę godzin, które pracownik powinien spędzić pracując nad tym projektem, wraz z godzinami, które już nad nim przepracował, oraz informacje o kosztach pracy. 
• ich czasu wolnego i nieobecności (paski w kolorze białym i szarym), wskazujące ich dostępność, 
• ich zarezerwowany czas w białych paskach (po lewej). 

Co ważne, każdy z wyświetlonych przydziałów można natychmiast zmienić, przeciągając i upuszczając pasek lub klikając go, aby uzyskać więcej szczegółów. Możesz także utworzyć nowy przydział, klikając miejsce w sekcji każdej osoby. 

Jeśli jesteś bardziej zainteresowany zobaczeniem wszystkich przydziałów do określonego projektu, możesz również użyć kalendarza projektu, aby zobaczyć tylko osoby przypisane do danej operacji - tak jak pokazano poniżej. 

Chcesz zostać mistrzem planowania zasobów? 

Zacznij od innych zasobów z naszego bloga! Polecamy przeczytać o: 

• planowanie zasobów w JIRA, 
• tworzenie planu zarządzania zasobami, 
• oprogramowanie do planowania projektów, 
• planowanie i zarządzanie wydajnością, 
• proces zarządzania obciążeniem pracą. 

A jeśli czujesz, że potrzebujesz narzędzia, które poradzi sobie z projektem od początku do końca, po prostu zarezerwuj demo z naszymi doradcami lub rozpocznij okres próbny z Primetric już teraz!