Czym jest plan zarządzania zasobami i jak go stworzyć?

Czym jest plan zarządzania zasobami? 

Plan zarządzania zasobami (lub po prostu plan zasobów w zarządzaniu projektami) można zdefiniować jako punkt odniesienia i wytyczne dla menedżerów. Zawiera informacje, które pozwalają im skutecznie i dokładnie przydzielać, zarządzać i monitorować zasoby, których używają do osiągnięcia celu. 

Dlaczego plan zarządzania zasobami jest ważny dla zarządzania projektem? 

Metoda odporna na błędy 

Po pierwsze, plan zarządzania zasobami pomaga uniknąć wielu błędów, zarówno w szacunkach, jak i w rzeczywistych harmonogramach. 

Pozwala to kierownikom projektów zobaczyć swoich specjalistów i ich dostępność taką, jaka jest naprawdę, zamiast zgadywać. Dlatego plany zarządzania zasobami skutkują znacznie dokładniejszymi założeniami. 

Dobrze zarządzane obciążenie pracą 

Plany zarządzania zasobami mogą również pomóc osobom odpowiedzialnym w wykryciu przepracowanych lub odsuniętych od pracy pracowników. 

W rezultacie dział sprzedaży może skupić się na poszukiwaniu dodatkowych projektów dla tych, którzy nie mają żadnych zadań do wykonania, podczas gdy dział HR może zobaczyć, których specjalistów należy zatrudnić, aby wesprzeć tych, którzy zmagają się z nadmiarem obowiązków.  

Zwiększone zyski

Plan zarządzania zasobami koncentruje się na maksymalizacji wydajności każdej godziny pracy każdego pracownika - a dla firm usługowych godziny te są głównym źródłem dochodu. 

W rezultacie, posiadając plan zasobów, firmy mogą lepiej planować swoją pracę i znaleźć miejsce na dodatkowe (i bardzo dochodowe) projekty. 

Co powinien zawierać plan zarządzania zasobami?

W najbardziej typowym przypadku plan zarządzania zasobami powinien zawierać informacje na temat: 

1. Zasoby - wymagani ludzie, maszyny, technologie, programy itp. oraz ich dostępność, 
2. Ramy czasowe - projekty, ich etapy, poszczególne zadania, 
3. Założenia i ograniczenia - dostępność, zobowiązania, harmonogram, maksymalne koszty i minimalny margines, zakres projektów, rzeczy, których należy unikać, must-have, tempo pracy, wszelkie inne czynniki specyficzne dla projektu lub firmy. 
4. Role i obowiązki - kierownicy, osoby odpowiedzialne, liderzy, poziomy dostępu itp. 

5 kroków do stworzenia skutecznego planu zarządzania zasobami

Zasadniczo plan zarządzania zasobami jest bardzo prosty. Ogólnie rzecz biorąc, składa się on z: 

1. Planowanie projektu. 
2. Wymiana informacji na temat zasobów. 
3. Śledzenie i monitorowanie czasu pracy. 
4. Prognozowanie.
5. Aktualizacja planu zasobów.

Ale jak ten krótki zarys przekłada się na rzeczywistą pracę? 

Jak stworzyć plan zarządzania zasobami? Przewodnik krok po kroku z przykładami 

Kolejne etapy planu zarządzania zasobami wymagają znacznie więcej przemyślenia, a przede wszystkim pracy, niż wskazują na to ich krótkie nazwy. Zobaczmy, co tak naprawdę oznaczają. 

Planowanie projektu

Planowanie projektu jest zdecydowanie najbardziej złożoną częścią planu zarządzania zasobami. 

Na tym etapie należy: 

• określić zakres prac, 
• określić zasoby potrzebne do realizacji projektu, 
• oszacować czas potrzebny na wykonanie każdego zadania lub etapu projektu, 
• stworzyć wstępny harmonogram całego projektu. 

W rezultacie stworzysz ogólny zarys projektu i zobaczysz jego przybliżony harmonogram. 

Kiedy należy rozpocząć planowanie projektu?

Faza planowania powinna rozpocząć się jeszcze zanim projekt stanie się pewny; powinna rozpocząć się, gdy operacje są nadal opracowywane. 

Ale dlaczego? 

Chodzi o upewnienie się, że odpowiedni ludzie są dostępni do wykonania zadania. Kiedy podpisujesz umowę, twierdzisz, że masz wszystko, czego potrzeba, aby ukończyć projekt zgodnie z określonym harmonogramem. 

Jeśli okaże się, że w rzeczywistości oświadczenie to nie było prawdziwe, zarówno ty, jak i twoja firma będziecie mieli poważne kłopoty. 

Jeśli sporządzisz plan zasobów przed zakończeniem papierkowej roboty, możesz potwierdzić, że twój specjalista naprawdę może być częścią projektu w czasie, gdy będzie on realizowany. 

Innymi słowy, minimalizujesz ryzyko opóźnień i zwiększasz prawdopodobieństwo powodzenia projektu .

Wymiana informacji 

Nawet najbardziej niezależne zespoły projektowe nie mogą pracować bez swoich menedżerów, kadry kierowniczej i reszty korporacyjnej machiny.

Dlatego też wymiana informacji na temat dostępnych zasobów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. 

Jak wymieniać informacje bez marnowania czasu? 

Jest to główne pytanie, które reprezentuje wszystkie zmagania z planem zarządzania zasobami na tym etapie. 

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją trzy sposoby wymiany informacji: 

• w długich spotkaniach,
• w wiadomościach e-mail, 
• w aktualnych narzędziach służących jako jedno źródło prawdy.

Kluczem do sukcesu jest połączenie tych trzech metod w celu stworzenia szerszego obrazu wszystkich operacji. 

Innymi słowy, spotkania powinny opierać się na rzeczywistych i zweryfikowanych danych pochodzących z jednego źródła prawdy dla wszystkich interesariuszy, a e-maile powinny służyć jedynie jako uzupełnienie tych spotkań. 

Wymiana informacji: kluczowe cele 

Wymiana informacji nie powinna być tylko przyjacielską rozmową. Jej główne cele obejmują: 

• znaleźć wszelkie konflikty i problemy, 
• zapobieganie overbookingowi lub niskim prognozom rentowności, 
• bliższe przyjrzenie się nieobecnościom, 
• podejmowanie ostatecznych decyzji dotyczących planowania zasobów. 

Dopiero po osiągnięciu tych celów można mieć pewność, że dysponuje się danymi umożliwiającymi podejmowanie najlepszych możliwych decyzji i można przejść do dalszych etapów planu zarządzania zasobami. 

Śledzenie i monitorowanie czasu

Podczas gdy śledzenie czasu pracy może wydawać się obciążeniem dla wielu pracowników (tak, wiemy, że po raz kolejny zapomnieli zalogować swoje godziny...), dla menedżerów ich raporty mają ogromną wartość - nie tylko dlatego, że mogą wykorzystać dane do stworzenia faktury na koniec miesiąca. 

Jaki jest główny cel śledzenia czasu? 

Ogólnie rzecz biorąc, śledzenie czasu powinno być wykorzystywane do: 

• monitorowanie pracy zespołów i pracowników w celu wykrycia wszelkich nieprawidłowości (np. nadgodzin, ławek itp.), 
• monitorowanie ogólnego postępu projektu, 
• sprawdzenie, czy harmonogram projektu jest realistyczny, 
• tworzenie szacunków finansowych dla projektu, w tym jego rentowności, 
• wykrywanie wszelkich pojawiających się problemów i ich rozwiązywanie. 

Jak zrobić to wszystko za pomocą śledzenia czasu pracy? 

Informacje zebrane w samym procesie śledzenia czasu dostarczają nam wielu cennych spostrzeżeń. Jednak te spostrzeżenia niekoniecznie są dostępne od ręki. 

Dlatego warto mieć narzędzie do planowania zasobów, które może łączyć śledzone godziny pracy z finansami, zarządzaniem projektami i umiejętnościami. 

Przyjrzyjmy się, jak można to zrobić na przykładzie Primetric. 

Funkcja śledzenia czasu Primetric może gromadzić informacje od wszystkich pracowników i tworzyć zaawansowane raporty, które pomagają kierownikom projektów uzyskać szerszy obraz pracy. Co ważne, obejmują one również finanse, więc te dwie warstwy projektu nie są rozdzielone. 

Dodatkowo, dane te można przekształcić w inne przydatne statystyki. 

Na przykład, Primetric może wykorzystać informacje z monitorowania czasu pracy, aby pokazać menedżerom, jaka jest planowana i rzeczywista wydajność, monitorować postęp projektu i nie tylko. 

Prognozowanie 

Zmiany w projekcie są często nieuniknione - ale są one zarówno szansą, jak i przeszkodą. Wszystko zależy od dokładności prognoz zarządzania projektami, na których opierasz swoje decyzje. 

Jak stworzyć dokładną prognozę bez kryształowej kuli? 

Aby stworzyć dokładną prognozę, należy przyjrzeć się jej bliżej: 

• raporty śledzenia czasu, 
• zaawansowane raporty, tj. rentowność, pojemność itp,
• finanse projektu, 
• niespójności w planie, tj. nadgodziny, ławki, nieoczekiwane nieobecności itp, 
• wszelkie inne informacje na temat stanu projektu. 

Innymi słowy, musisz mieć ogólny przegląd projektu. Tylko szerszy obraz może pokazać, co naprawdę dzieje się w projekcie. 

Oczywiście nie można tego robić ręcznie - zalecamy korzystanie z zaawansowanych narzędzi do tego celu. Na przykład w Primetric można monitorować projekt w narzędziach postępu projektu, a także innych raportach skoncentrowanych na poszczególnych warstwach operacji. 

Aktualizacja planu zasobów 

Jeśli zwróciłeś uwagę na poprzednie kroki planu zarządzania zasobami, w tym momencie powinieneś mieć wszystko, czego potrzebujesz, aby zobaczyć elementy planu zasobów, które należy dostosować. 

W tym kroku należy wykorzystać dane z monitorowania projektu i porównać je z harmonogramem. 

Następnie, gdy zauważysz jakiekolwiek niespójności, dostosuj plan lub odpowiednio go edytuj - oczywiście mając na uwadze posiadane już zasoby. 

Plan zarządzania zasobami: szablon

Zdajemy sobie sprawę, że plany zarządzania zasobami mogą wydawać się dość skomplikowane. Na szczęście chcemy, aby było to łatwe nawet poza naszym narzędziem. 

Aby samodzielnie stworzyć plan zarządzania zasobami, pobierz nasz darmowy szablon planu zarządzania zasobami i wpisz szczegóły swojego projektu. W ten sposób uzyskasz wszystkie informacje, których potrzebuje Twój projekt, aby odnieść sukces!

Korzyści z planu zarządzania zasobami

1. Unikanie przeszkód i nieoczekiwanych problemów - wykorzystaj plan zarządzania zasobami do monitorowania projektu i przewidywania zagrożeń, których chcesz uniknąć, zanim wpłyną one na projekt. 
2. Zapobieganie nadgodzinom i ławkom - dzięki planowi zarządzania zasobami można sprawdzić, którzy pracownicy mają czas na nowe projekty i w pełni wykorzystać ich dostępność, zwiększając zyski. 
3. Tworzenie poczucia przejrzystości zarówno u menedżerów, jak i pracowników - przy odpowiednim poziomie dostępu obie strony mogą zobaczyć, co się dzieje i co ma nadejść, i mogą odpowiednio działać. 
4. Mierzenie wydajności - plan zarządzania zasobami wyznacza ścieżkę dla całego projektu. Po zakończeniu kolejnych zadań ich statystyki można porównać z harmonogramem, co pomaga ocenić wydajność projektu. 
5. Poprawa procesów zarządzania - plan zarządzania zasobami, niezależnie od tego, czy był przestrzegany co do joty, czy nie, jest doskonałym źródłem informacji dla menedżerów, którzy chcą uczyć się na swoich błędach i ulepszać to, co robią. 

Jakie narzędzia powinny być wykorzystywane w planach zarządzania zasobami? 

Oczywiście plany zarządzania zasobami nie mogą być tworzone bez odpowiednich narzędzi. Ale czym one są?

Planowanie zasobów w Jira 

Jak być może już wiesz, Jira ma kilka narzędzi do planowania zasobów, których możesz użyć do stworzenia podstawowego planu zarządzania zasobami. Jira oferuje jednak tylko ograniczony zakres narzędzi do tego celu. 

Obecnie kierownicy projektów mogą używać Jira do tworzenia projektów, zadań i przypisywania osób, które muszą je wykonać. Są one jednak bardzo ograniczone i wystarczają tylko do małych projektów bez dodatkowych parametrów (np. finansów, raportów, zarządzania umiejętnościami itp.) 

Kompleksowy plan zarządzania zasobami w Primetric

W przeciwieństwie do Jira, Primetric jest w stanie obsługiwać kompleksowy plan zarządzania zasobami dzięki takim funkcjom jak: 

• elastyczne i edytowalne wykresy Gantta typu "przeciągnij i upuść" oraz kalendarze zarówno dla członków zespołu, jak i projektów, z informacjami o urlopach, nieobecnościach i dniach wolnych od pracy, 
• zautomatyzowane prognozowanie finansowe w oparciu o plan zasobów,
• inteligentne alokacje (system sugeruje najlepszych członków zespołu do wykonania zadania), 
• intuicyjny pasek wyszukiwania alokacji w projektach, 
• alokacje podlegające i niepodlegające rozliczeniu,
• automatycznie oblicza pojemność dla wszystkich użytkowników,
• Zaawansowane i konfigurowalne raporty dotyczące kluczowych wskaźników, w tym ławek, nadgodzin i overbookingu, 
• Baza danych umiejętności z informacjami o doświadczeniu, umiejętnościach i certyfikatach pracowników, 
• kompleksowy przegląd wszystkich projektów i osób w nie zaangażowanych, 
• alerty i powiadomienia dotyczące kluczowych kwestii, w tym overbookingu,
• stałe wsparcie ze strony doradców Primetric, 
• zweryfikowane dane i niskie prawdopodobieństwo błędów i złych decyzji opartych na fałszywych danych. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu zasobami? 

Mamy mnóstwo treści, które możesz wykorzystać do poszerzenia swojej wiedzy. Sprawdź: 

• Przewodnik po planowaniu zasobów Jira, 
• artykuł na temat zarządzania pojemnością, 
• 8 najczęstszych bolączek, których można uniknąć dzięki zarządzaniu zasobami, 
• przewodnik po wyborze 5-gwiazdkowego narzędzia do zarządzania zasobami. 

Masz jeszcze jakieś pytania? Nie martw się - jesteśmy tutaj, aby pomóc. Zarezerwuj demo, rozpocznij okres próbny z naszym narzędziem lub po prostu zaloguj się, aby skontaktować się z naszym doradcą i uzyskać jeszcze więcej cennych informacji. 

‍