Pomiar wyników finansowych: Monitorowanie finansów firmy

Czym są wyniki finansowe? 

Z definicji wyniki finansowe to pełna ocena ogólnej kondycji finansowej spółki. Innymi słowy, wyniki finansowe mierzą, jak dobrze firma zarządza swoimi aktywami, takimi jak zobowiązania, wydatki i dochody, w celu osiągnięcia maksymalnych przychodów

Wyniki finansowe mogą być wykorzystywane zarówno do celów wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Dla osób zaangażowanych w działalność firmy, pomiar określa jej dobrobyt. Dostarcza jednak również inwestorom i osobom spoza firmy cennych informacji na temat potencjału inwestycyjnego ukrytego w biznesie. 

Dlaczego wyniki finansowe są ważne? 

Pomiar wyników finansowych zapewnia wszystkim stronom zaangażowanym w działalność firmy cenny wgląd w jej przeszłość, teraźniejszość i przyszłość. 

Z jednej strony, wyniki finansowe pokazują sytuację firmy w przeszłości, zapewniają menedżerom kluczowe punkty odniesienia dla ich działalności lub jej poszczególnych części, a także, co nie mniej ważne, mogą być wykorzystywane do oceny ich pracy lub jakości ich działalności. W związku z tym może stanowić podstawę do planowania bieżących przedsięwzięć, a nawet wyboru nowych projektów. 

Z drugiej strony, wyniki finansowe mogą również zapewnić kierownictwu wgląd w przyszłość. Może pomóc im określić ogólne trendy w biznesie, przeanalizować poszczególne rodzaje operacji i odkryć sezonowe tendencje, które mają wpływ na firmę. W rezultacie może pomóc menedżerom sprawdzić, czy rentowność, a także inne wskaźniki, są na dobrej drodze do wzrostu. 

Kondycja finansowa a rentowność: podejście podstawowe

Jeśli reprezentujesz profesjonalną firmę usługową, prawdopodobnie uważasz przychód netto za podstawę do pomiaru wyników finansowych. Nie mylisz się - rentowność stanowi ogromną część wyników finansowych, o ile jest właściwie rozumiana i obliczana .

Zobaczmy, jak ekspert podszedł do tematu. 

Czym jest rentowność w firmie usługowej? 

Według Davida Allana i jego książki "Zarządzanie profesjonalną firmą usługową", ostateczną miarą rentowności jest zysk na partnera. Choć definicja ta może wydawać się prosta, nie jest ona tak jednowymiarowa, jak się wydaje. W rzeczywistości zawiera ona trzy inne główne czynniki, które musimy wziąć pod uwagę. Są to: marża, produktywność i dźwignia finansowa.

Aby poprawić wskaźnik zysku na partnera, należy konsekwentnie poprawiać wszystkie związane z tym czynniki. Jednak wielu firmom się to nie udaje. Zobaczmy, jak można to zmienić. 

Marże zysku w wynikach finansowych

Marża zysku netto jest zazwyczaj tym, na czym firmy koncentrują się najbardziej - i niesłusznie. Na przykład dobrze zarządzana firma z niską marżą często zarabia więcej pieniędzy niż jej odpowiedniki z wysoką marżą zysku - i mnóstwo pieniędzy ucieka w błoto. Czy sprawia to, że marża zysku netto jest wiarygodnym wskaźnikiem? Oczywiście, że nie. 

Marża zysku netto jest głównie konsekwencją produktywności i dźwigni finansowej i rzadko pokazuje kondycję firmy jako całości. Marża poprawia się wraz ze wzrostem przychodów na osobę (i na przepracowane godziny), a to samo dzieje się, gdy liczba pracowników w porównaniu do partnerów spada. 

Dlaczego więc marże są w ogóle istotne i dlaczego każdy rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych i bilans tak bardzo się na nich koncentrują?  

Marża zysku obejmuje również koszty ogólne (koszty biura, sprzętu, oprogramowania itp.) oraz, niestety, marnotrawstwo. Oczywiście tego ostatniego należy unikać za wszelką cenę, szczególnie poprzez ograniczenie nadmiaru przestrzeni i sprzętu - i jest to jeden z najlepszych sposobów na poprawę marży zysku i wyników finansowych jako całości. 

Należy jednak pamiętać, że cięcie kosztów wpływa jedynie na krótkoterminowe sprawozdania z przepływów pieniężnych, ale nie jest w stanie poprawić kondycji firmy w dłuższej perspektywie. Niemniej jednak, jeśli szukasz szybkiej gotówki, może to być właściwe działanie. 

Wydajność w wynikach finansowych 

Produktywność w firmach świadczących profesjonalne usługi jest zwykle definiowana jako stosunek opłat do liczby pracowników - lub, alternatywnie, wartość pomnożona przez wykorzystanie. Mimo to rzadko pojawia się w rachunkach zysków i strat lub ogólnie w sprawozdaniach finansowych firmy. 

Jeśli jednak jesteś już nieco zaznajomiony z tematem, możesz zapytać, czy jest to to samo, co sama utylizacja. Odpowiedź na to pytanie jest przecząca - utylizacja (czasami określana również jako obciążalność) jest kwestią krótkoterminową, która nie wpływa na wyniki finansowe jako całość. 

Chociaż nie możemy poprawić samej rozliczalności (chyba że przekonasz swoich pracowników do pracy 24/7), może ona stanowić podstawę dla innych korzystnych zmian. Gdy wartość każdej godziny pracy rośnie, rośnie również produktywność. Oczywiście nie stanie się to samoistnie; konieczne są procesy takie jak specjalizacja, budowanie umiejętności, innowacje i wprowadzanie usług o wartości dodanej. 

Dźwignia finansowa w wynikach finansowych 

Wreszcie, na przychody i wyniki finansowe wpływa dźwignia finansowa - stosunek liczby partnerów do liczby pracowników. 

Jednak choć definicja ta może brzmieć prosto, szczegóły nie są tak przejrzyste. Dzieje się tak, ponieważ nie ma jednej dźwigni dla każdej firmy - zależy to po prostu od rodzaju usług i branży. Na przykład: 

• wysoce wyspecjalizowane firmy (tj. najnowocześniejsze firmy o wysokim ryzyku) muszą mieć wysoki stosunek partnerów do młodszych pracowników, 
• Bardziej ogólne firmy, które koncentrują się na bardziej powtarzalnych działaniach, muszą mieć niski stosunek partnerów do juniorów. 

Jak zatem poprawić dźwignię finansową w firmie? Kluczem jest znalezienie odpowiedniej kombinacji poziomów umiejętności, które mogą zapewnić zarówno jakość, jak i ilość wszystkich operacji w firmie. W ten sposób można poprawić marże zysku i rentowność jako całość, zarówno w perspektywie krótko-, jak i długoterminowej. 

Jak mierzyć wyniki finansowe jako całość? 

Skoro teorię mamy już za sobą, przechodzimy do tego, co powinno nas naprawdę zainteresować - metod pomiaru wyników finansowych. 

Chociaż istnieje wiele metod pomiaru różnych aspektów różnych miar finansowych, tylko jedna jest w stanie zapewnić firmie szerszy obraz wszystkich operacji - nazywa się to analizą wyników finansowych. 

Czym jest analiza wyników finansowych? 

Analiza finansowa jest zasadniczo audytem, który gromadzi informacje finansowe z całej firmy w celu określenia rentowności i ogólnej kondycji finansowej całej firmy. Innymi słowy, analiza wyników finansowych może dostarczyć kadrze kierowniczej odpowiedzi na pytania takie jak: 

1. Jaka jest sytuacja finansowa firmy w tym momencie? 
2. Jakie czynniki wpłynęły na obecną sytuację finansową firmy? 
3. Jakie operacje są najbardziej korzystne, a jakie najbardziej szkodliwe dla finansów firmy? 
4. Jak zmieniają się wyniki finansowe na przestrzeni czasu? 
5. Co wpływa na rachunek przepływów pieniężnych i dlaczego?
6. Co wpływa na zmiany w finansach firmy? 

Jednocześnie analizuje kluczowe dokumenty finansowe, takie jak bilans, rachunek zysków i strat czy rachunek przepływów pieniężnych. 

Krótko mówiąc, jeśli chcesz poprawić wyniki finansowe swojej firmy - analiza wyników finansowych jest dla Ciebie.

Rodzaje analizy finansowej

Aby analiza wyników finansowych była dokładna, musi koncentrować się na różnych obszarach działalności - dlatego zazwyczaj dzielimy ten proces na kilka typów. Obejmują one analizę:

• kapitał obrotowy - aktywa obrotowe firmy (tj. gotówka i rachunki, które mają zostać zapłacone przez klientów) pomniejszone o zapasy i zobowiązania krótkoterminowe, 
• struktura finansowa - zadłużenie, kapitał własny i ogólna płynność finansowa spółki, 
• analiza działalności - analiza operacji wpływających na przychody i koszty, 
• analiza rentowności. 

Analiza wszystkich tych obszarów i ich bieżących wskaźników łącznie może zapewnić firmie kompleksowy obraz wszystkich jej operacji i kosztów, które generuje. 

Aby jednak analiza wyników finansowych była dokładna, nie można po prostu wykorzystać dowolnych danych do wyciągnięcia wniosków. Takie badania muszą opierać się na dokładnych źródłach zakorzenionych w rzeczywistych projektach i działaniach. Innymi słowy, to właśnie wtedy powinieneś najpierw przyjrzeć się bliżej sprawozdaniom finansowym swojej firmy. 

Mierzenie wyników finansowych za pomocą wskaźników - jak to robić? 

Chociaż sprawozdania finansowe są doskonałym sposobem na podsumowanie działalności firmy w danym okresie, nadal wymagają pewnych danych wejściowych, których nie można wprowadzić na miejscu. Z drugiej strony, firmy o najlepszych wynikach finansowych mają tendencję do częstszego monitorowania swoich postępów finansowych. 

Chociaż może się wydawać, że te dwa przypadki wymagają różnych podejść, w rzeczywistości wymagają one po prostu odpowiednich pomiarów. 

Czym są wskaźniki wyników finansowych? 

Wskaźniki wydajności finansowej (często określane jako KPI) to wymierne pomiary stworzone w celu monitorowania kondycji finansów firmy. 

Ich główny cel może się różnić w zależności od rodzaju wskaźnika. Zazwyczaj są one wykorzystywane do śledzenia, oceny i określania wydajności firmy jako całości lub jej poszczególnych elementów, takich jak projekty, zespoły, operacje i inne. 

Podobnie jak sama wydajność, jej wskaźniki są kluczowe zarówno dla wewnętrznych, jak i zewnętrznych stron zaangażowanych w działalność firmy. Z jednej strony pomagają menedżerom monitorować ich działalność, mieć oko na aktywa, pasywa, kluczowe wskaźniki i nie tylko; z drugiej strony dostarczają inwestorom cennych informacji, których używają do podejmowania decyzji. 

Ponadto takie wskaźniki są często przedstawiane w bilansie, rachunku zysków i strat, raportach dotyczących zapasów i innych dokumentach, które mają znaczenie zarówno dla menedżerów, jak i inwestorów w branży. 

Nie skupiajmy się jednak zbytnio na teorii - zamiast tego przyjrzyjmy się przykładom wskaźników efektywności finansowej. 

Wskaźniki wyników finansowych - przykłady

Liczne wskaźniki wyników finansowych mogą być stosowane niemal powszechnie, niezależnie od rodzaju danej spółki. 

Najpopularniejsze wskaźniki obejmują: 

• zysk brutto - przychód spółki pomniejszony o koszty produkcji, 
• Marża zysku brutto - wskaźnik mierzący przychody firmy pomniejszone o koszty sprzedaży. Można go obliczyć dzieląc zysk brutto przez przychody i mnożąc wynik przez 100. 
• zysk netto - przychód firmy pomniejszony o wszystkie koszty biznesowe i podatki, 
• dźwignia finansowa - aktywa ogółem podzielone przez kapitał własny ogółem, 
• przepływy pieniężne z działalności operacyjnej - powtarzające się dochody generowane przez powtarzalne lub regularne operacje biznesowe, 
• wskaźnik zadłużenia do kapitału własnego - całkowite zobowiązania spółki podzielone przez jej kapitał własny, 
• kapitał obrotowy - aktywa obrotowe minus zobowiązania krótkoterminowe, z których finansowane są aktywa pieniężne, 
• wskaźnik bieżącej płynności - aktywa obrotowe podzielone przez zobowiązania krótkoterminowe, 
• Obrót zapasami - liczba przypadków, w których firma sprzedaje swoje średnie zapasy w roku podatkowym. W tym wskaźniku koszt sprzedaży jest dzielony przez sumę początkowego i końcowego stanu zapasów podzieloną przez 2, 
• zwrot z aktywów - zysk netto podzielony przez połowę sumy aktywów początkowych i końcowych,
• zwrot z kapitału własnego - zysk netto podzielony przez kapitał własny. 

Wszystkie te wskaźniki często pojawiają się w bilansie, rachunku zysków i strat lub w raportach podsumowujących całkowite aktywa, kapitał obrotowy, zapasy, status zarządzania i inne. 

Korzyści z pomiaru wyników finansowych

Po przeczytaniu powyższych akapitów możesz być nieco przytłoczony różnorodnością czynników, które Twoja firma musi mierzyć, aby monitorować swoje wyniki finansowe. Dlaczego więc w ogóle warto podejmować ten wysiłek? 

1. Brak znikającej gotówki. Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, co stało się z pieniędzmi, które kiedyś znajdowały się na koncie Twojej firmy? Mając wyniki finansowe, możesz dokładnie zobaczyć, która magiczna sztuczka spowodowała ich zniknięcie. 
2. Mądrzejsze wydatki. Monitorowanie wyników finansowych może pomóc w odkryciu nieoczekiwanych wydatków, których można uniknąć w przyszłości. Jest to szczególnie pomocne w monitorowaniu finansów w działach niezwiązanych z projektami, takich jak marketing, HR czy sprzedaż. 
3. Żadnych niezbadanych terytoriów w Twojej firmie. Wprowadzenie wyników finansowych w firmie może pomóc w śledzeniu operacji i wydatków we wszystkich zespołach i działach. W biznesie nie ma miejsca na nieznane! 
4. Nowe możliwości w zasięgu ręki. Czasami wyniki finansowe mogą Cię zaskoczyć dobrymi wiadomościami - możesz mieć dodatkowe pieniądze przypisane do zespołów i działów, które po prostu ich nie wydają. Wykorzystaj je na warsztaty, inwestycje lub zatrudnienie nowych pracowników i pomóż swojej firmie rozwijać się jeszcze bardziej. 
5. Realistyczne koszty. Wiemy, że dodawanie kosztów ogólnych do budżetów może wprowadzać pewne zamieszanie do równania. Mając pod ręką wyniki finansowe, można dokładnie zobaczyć, jak inne wydatki zwiększają wydatki w zespołach, które faktycznie generują przychody. 

Lepszy pomiar wyników finansowych dzięki Primetric

Choć mierzenie wyników finansowych może wydawać się skomplikowanym procesem, zapewniamy, że nie musisz wykonywać wszystkich tych obliczeń w Excelu - byłoby to wyczerpujące, czasochłonne i trudne do wykonania. Na szczęście dla Ciebie, nie musisz korzystać z niekończących się tabel w tym procesie. Istnieją lepsze narzędzia, których możesz użyć - a Primetric jest jednym z nich. 

Co można osiągnąć w Primetric? 

Dzięki Primetric możesz automatycznie gromadzić wszystkie informacje finansowe dotyczące pracowników, zespołów, projektów, działów i nie tylko, a także generować raporty obejmujące zawartość wszystkich kluczowych sprawozdań finansowych i nie tylko. 

Dzięki Primetric możesz: 

• Szacuj koszty swoich projektów, twórz dla nich budżety i rozliczaj je za pomocą narzędzia do śledzenia wydatków na projekty, 
• wystawiać faktury i monitorować ich status (dotyczy również faktur zintegrowanych z Jira!), 
• prognozować przychody i monitorować je przez miesiąc, kwartał, rok lub dowolny inny okres, 
• oszacować koszty, w tym koszty ogólne projektu i firmy oraz pracę działów wsparcia (HR, marketing, sprzedaż i inne), 
• tworzyć zaawansowane, a nawet niestandardowe raporty, które można wykorzystać do sprawdzenia postępu projektu lub pracy poszczególnych pracowników, 
• monitorowanie zarówno godzin niepłatnych, jak i płatnych w firmie, 
• zarządzanie budżetem projektu w istniejących i wstępnych projektach, 
• śledzić czas spędzony na projektach i zadaniach oraz zobaczyć generowane przez nie koszty. 

Jeśli jesteś dyrektorem operacyjnym, możesz zrobić jeszcze więcej w tym narzędziu. Na przykład możesz: 

• porównanie planowanych przychodów z rzeczywistymi, 
• zobaczyć, które projekty są najbardziej dochodowe, a które szkodzą wynikom finansowym firmy, 
• uzyskać przegląd dochodów generowanych przez ludzi, zespoły, projekty i całą firmę, 
• przeglądanie aktualnych danych przechowywanych w systemie i aktualizowanych przy każdej zmianie. 

Brzmi dobrze? Nie poprzestawajmy na tym - już teraz możesz zobaczyć te funkcje na żywo. Zarezerwuj demo z Primetric lub rozpocznij okres próbny, aby zobaczyć, co możemy dla Ciebie zrobić.