.JPG)
Co można zyskać dzięki śledzeniu kosztów projektu?
Korzystanie z oprogramowania do śledzenia wydatków projektowych daje przewagę w kilku obszarach:
- Analiza finansowa projektu w różnych kategoriach kosztów - możesz zobaczyć koszty z praktycznie każdej perspektywy. Wystarczy kilka kliknięć, by sprawdzić poziom rentowności w podziale na projekty, zespoły, a nawet poszczególnych deweloperów. Możesz również zobaczyć, jakie koszty są generowane w rozliczanych i nie rozliczanych godzinach, aby mieć oko na marżę zysku w całej firmie.
- Uzyskaj przydatne informacje - na przykład możesz zobaczyć, ile możesz zyskać, jeśli podejmiesz wysiłek i w końcu zoptymalizujesz koszty niepodlegające rozliczeniu.
- Przegląd kosztów w perspektywie długoterminowej - jest to szczególnie pomocne w zrozumieniu rentowności projektu i całej firmy w dłuższym horyzoncie czasowym. Koszty ogólne organizacji mogą ulec zmianie, ponieważ planujesz otworzyć nową lokalizację biura. Rozwiązanie do zarządzania projektami bierze to pod uwagę i pokazuje, jak wzrost kosztów wpływa na marżę zysku projektów za trzy kwartały.
Nie trzeba dodawać, że arkusze kalkulacyjne nie zapewniają żadnej z tych rzeczy.
Śledzenie ręczne a automatyczne śledzenie kosztów projektu
Wiele firm radzi sobie ze śledzeniem budżetu przy użyciu standardowego arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel. Wprowadzają i analizują liczby ręcznie, dodając wiersz po wierszu. Brzmi jak przeciąganie, prawda?
Ręczne śledzenie budżetu projektu wymaga wiele cierpliwości, uwagi i świadomości. Oczywiście, możesz użyć szablonów Excela, ale przygotuj się na wiele dostosowań, aby odzwierciedlały one rzeczywisty sposób pracy Twojego zespołu.
Alternatywnie, widziałem wiele firm IT korzystających z różnych aplikacji do zarządzania projektami do różnych celów - takich jak zarządzanie finansami, alokacja zasobów i śledzenie czasu.
Problemem jest jednak zebranie wszystkich tych danych w celu stworzenia szczegółowego obrazu kosztów i rentowności.
Zwykle dzieje się to tak: ktoś musi usiąść, wyeksportować dane ze wszystkich aplikacji do zarządzania projektami i zebrać je wszystkie razem w arkuszu kalkulacyjnym - zarządzając różnymi typami plików, formatami i formułami.
W ten sposób można przynajmniej pominąć etap ręcznego wprowadzania danych, który wiąże się z potencjalnie dramatycznym ryzykiem błędu ludzkiego. Ale nadal nie jest to idealne rozwiązanie.
Automatyczne śledzenie budżetu projektu to jedyny sposób. Zasadniczo zlecasz całe zadanie zarządzania, analizowania i aktualizowania budżetu w pełni zautomatyzowanemu rozwiązaniu do śledzenia kosztów.
Czym jest narzędzie do śledzenia wydatków w projekcie i w jaki sposób automatyzuje ono pracę?
Narzędzie do śledzenia wydatków projektowych (zwane również menedżerem wydatków) to oprogramowanie, które pomaga prowadzić dokładny rejestr finansów - tj. pieniędzy wpływających i wypływających z firmy.
Korzystając z rozwiązania do śledzenia kosztów, możesz łatwo śledzić, ile wydajesz na projekt, zespół lub indywidualnego programistę (tutaj pojawiają się koszty ogólne pracowników ).
Narzędzia do śledzenia budżetu: kluczowe funkcje, których należy szukać
Na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami, jak więc można stwierdzić, że wybrane narzędzie do śledzenia kosztów jest odpowiednie dla danej firmy?
Szukając rozwiązania do śledzenia wydatków, należy upewnić się, że jest ono wyposażone w te kluczowe funkcje:
Intuicyjny pulpit nawigacyjny z wieloma wizualizacjami danych
Praktyczne i łatwe do zrozumienia pulpity nawigacyjne są niezbędną cechą narzędzia do śledzenia wydatków.
Nie chcesz szukać informacji za każdym razem, gdy potrzebujesz szybko zaktualizować dane klienta lub oszacować koszt projektu. Jedno spojrzenie na pulpit nawigacyjny i użycie kilku przydatnych filtrów pokaże ci wszystko, co musisz wiedzieć.
Oczywiście scentralizowany pulpit nawigacyjny ma ogromne znaczenie w przypadku zarządzania portfelem projektów. W ten sposób można uzyskać przegląd z lotu ptaka wszystkich wyników projektów, kosztów i przychodów w jednym, przejrzystym miejscu.
Wyniki finansowe i obliczanie kosztów ogólnych
Nie da się ustalić odpowiedniej stawki godzinowej dla długoterminowego projektu, nie mając pewności co do kosztów ogólnych.
Właśnie dlatego narzędzie do śledzenia kosztów projektu musi mieć tę opcję, aby zapewnić przegląd wyników finansowych.
Na przykład Primetric automatycznie oblicza stawkę kosztów ogólnych podczas planowania projektu i alokacji zasobów, aby zapewnić marżę zysku, której potrzebuje Twoja firma.
Możliwość śledzenia wyników finansowych projektu w czasie i monitorowania ich wpływu na przepływy pieniężne i rozliczenie projektu ma kluczowe znaczenie.
Alokacja zasobów, finanse i śledzenie czasu w jednym miejscu
Rynek jest pełen rozwiązań, które rozwiązują jeden konkretny problem - rejestrowanie i śledzenie czasu pracy, przydzielanie ludzi do projektów lub generowanie raportów finansowych.
Zebranie ich wszystkich razem ma wiele sensu, ponieważ daje prawdziwy widok z lotu ptaka na to, co dzieje się w Twojej firmie i jak różne jej części wpływają na siebie nawzajem.
Dlaczego to robi różnicę? Oto jeden dobry przykład:
Kiedy jesteś małą firmą świadczącą usługi IT, idziesz na wiele kompromisów, aby wygrać projekt.
Z czasem jednak inne metody rozliczeń mogą okazać się bardziej korzystne.
Problem polega na tym, że jeśli nie masz wglądu w swoje finanse, po prostu nie wiesz, że powinno się to zmienić.
Oprogramowanie wysokiej jakości zapewnia prognozy budżetowe podczas przydzielania pracowników, a gdy rejestrują oni czas pracy, rzeczywisty budżet jest wypełniany w czasie rzeczywistym.
Nie trzeba już eksportować danych z narzędzia do śledzenia czasu pracy i mnożyć godzin pracy przez stawki godzinowe, które można znaleźć w kilku innych arkuszach kalkulacyjnych. Wszystkie dane są teraz uzupełniane automatycznie, co pozwala zobaczyć wszystkie rzeczy, które mogą skorzystać na optymalizacji.
3 przykłady z życia wzięte, które pokazują, jak śledzenie kosztów projektu zwiększa przychody.
HSD pożegnało się z arkuszami kalkulacyjnymi i zwiększyło przychody o 200 000 USD rocznie.
Do śledzenia przydziału i dostępności zasobów HSD wykorzystywał zbiór arkuszy kalkulacyjnych Excel. Jednak korzystanie i utrzymywanie tej technologii okazało się czasochłonne. Uniemożliwiło to również HSD udostępnianie danych między działami lub przewidywanie rentowności projektu.
Dlatego właśnie HSD wdrożyło Primetric. Firma skróciła czas pracy nad arkuszami kalkulacyjnymi Excel z 15 godzin tygodniowo do 30 sekund, osiągając oszczędności i wzrost przychodów o ponad 200 000 USD rocznie.
Future Mind skrócił czas pracy o 4% i zwiększył swoją wydajność
Future Mind wykorzystywała Harvest Forecast do planowania projektów i przydzielania do nich specjalistów. System był jednak zbyt prosty i brakowało mu kluczowych funkcji, takich jak prognozowanie finansowe, porównywanie prognoz z rzeczywistymi wynikami i złożone ustawienia autoryzacji.
Dzięki wdrożeniu Primetric, Future Mind może teraz przydzielać deweloperów do projektów, tworzyć prognozy i porównywać je z rzeczywistością. Wszystkie informacje są zapisywane w jednym miejscu i są dostępne dla członków zespołu o różnym stopniu uprawnień. W ten sposób firma Future Mind zwiększyła swoją wydajność i skróciła czas pracy o 4%.
Monterail optymalizuje koszty projektu dzięki pełnej widoczności
FirmaMonterail posiadała zaawansowany i szczegółowy proces planowania, ale nie dysponowała odpowiednim narzędziem do jego obsługi. Po wdrożeniu Primetric, PM firmy otrzymują pełny wgląd w zasoby, dzięki czemu planowanie i harmonogramowanie zasobów jest szybsze, prostsze i bardziej opłacalne.
Zespół nie musi już tracić czasu na gromadzenie danych z arkuszy kalkulacyjnych i może łatwo optymalizować koszty projektu poprzez śledzenie kosztów projektu.
Chcesz osiągnąć podobne wyniki?
Zarezerwuj demo ze mną; przeprowadzę Cię przez Primetric, aby pokazać, jak narzędzie do śledzenia wydatków na projekty może zmienić Twój biznes.
