.JPG)
Wiem, że gaszenie pożarów to dla ciebie chleb powszedni.
Nie ma jednak potrzeby, abyś się stresował i ciągle się z tym zmagał, gdy możesz spokojnie planować i wejść w sytuację w pełni przygotowany na nadchodzące zagrożenia.
Jednym z najbardziej problematycznych obszarów zarządzania firmą są jej finanse.
Zarządzanie finansami projektu może być prawdziwym bólem głowy dla ciebie i twoich głównych menedżerów, jeśli nie masz narzędzia, które zapewni ci wszystkie informacje potrzebne do podejmowania rozsądnych decyzji biznesowych - takich jak to, czy podjąć się projektu lub kto powinien zostać do niego przydzielony.
Nie martw się, jest wyjście z tej sytuacji.
Czytaj dalej ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak poradzić sobie z zarządzaniem finansami projektu dzięki sprawdzonym w boju najlepszym praktykom.
Dlaczego zarządzanie finansami projektu jest ważne?
Zarządzanie i planowanie finansów z wyprzedzeniem oferuje kilka korzyści dla firmy takiej jak Twoja.
Można argumentować, że wszystko sprowadza się do równoważenia pieniędzy wpływających i wypływających.
Dobre zarządzanie finansami chroni przed takimi problemami, jak konieczność zaciągnięcia pożyczki w celu utrzymania płynności finansowej i opłacenia pracowników, gdy klient spóźnia się z płatnościami.
Jest to sposób na bezpieczny i zrównoważony rozwój. Im mniejsza różnorodność portfela projektów, tym większe ryzyko, że jedno opóźnienie może mieć wpływ na całą firmę.
Dlatego musisz mieć wgląd w to, co dzieje się w Twojej firmie. W ten sposób możesz wkroczyć, gdy zajdzie taka potrzeba.
Inteligentne zarządzanie finansami projektu nie tylko pomaga uniknąć tych problemów, ale także sprawia, że jesteś postrzegany jako wiarygodny pracodawca. Planując, dbasz również o swoich pracowników.
Ręczne zarządzanie finansami za pomocą kilku arkuszy kalkulacyjnych jest ryzykowne. Każdego dnia jesteś bardzo zajęty. Prawdopodobnie nie masz czasu na ciągłe sprawdzanie, kiedy kończą się duże umowy, aby móc je odnowić lub zacząć szukać nowych klientów.
Wyposażając się w odpowiednie narzędzia, upewniasz się, że Twoja firma ma dodatni przepływ gotówki i jest przygotowana na takie zdarzenia, jak opóźnienie płatności od klienta.
Daje to również możliwość oceny, w jaki sposób projekt przyczyni się do długoterminowego sukcesu finansowego. Firmy świadczące usługi IT, takie jak Twoja, powinny patrzeć na projekty jak na przedsięwzięcia. Musisz zrozumieć swój cykl gotówkowy i to, jak projekt się w niego wpisuje.
Korzystając ze zautomatyzowanego narzędzia, które monitoruje wszystkie fazy cyklu gotówkowego i wysyła powiadomienia za każdym razem, gdy wykryje niezgodność, można rozwiązać problem, zanim przerodzi się on w poważny problem.
Na czym polega zarządzanie finansami projektu?
Zarządzanie finansami projektu opiera się na planowaniu, rejestrowaniu, śledzeniu i zarządzaniu kosztami i przychodami w poszczególnych projektach i w ramach całego portfela projektów.
Głównym celem jest tutaj osiągnięcie równowagi między kosztami projektu a przewidywanymi przychodami. Podejście to uwzględnia również potencjalny wpływ finansowy na inne projekty w portfelu oraz ogólny wpływ na wyniki biznesowe.
Właściwe zarządzanie finansami projektu i planowanie pozwala uzyskać istotne informacje finansowe, które można wykorzystać do łatwego zarządzania budżetem.
Jak wygląda dobre zarządzanie finansami projektu?
Oto kilka oznak, że Twoja firma radzi sobie naprawdę dobrze, jeśli chodzi o zarządzanie finansami:
- Wszystkie projekty mają ustalony wskaźnik rentowności zarówno w planach krótko-, jak i długoterminowych.
- Dokładne oszacowanie budżetu projektu jest łatwe.
- Wszystkie informacje finansowe dotyczące produktów są przejrzyste i istotne dla menedżerów.
- Możesz łatwo sprawdzić budżet produktu i sprawdzić rzeczywisty wskaźnik wydatków.
- Śledzenie kosztów projektu nie stanowi problemu.
- Możesz płynnie prognozować koszty i przychody w oparciu o dotychczasowe wyniki projektu.
- W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc w zarządzaniu finansami?
Obliczanie i prognozowanie rentowności projektu
Jesteś firmą świadczącą usługi IT dla innych firm. Inwestują one w Twoje umiejętności, talenty i doświadczenie, aby tworzyć wartość.
Ale projekt to także inwestycja dla Ciebie. W końcu inwestujesz swoje zasoby, aby stworzyć rozwiązanie. Produkt musi również przynosić zwrot z inwestycji.
W tym miejscu pojawia się kwestia rentowności projektu. Wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc szybko obliczyć, czy projekt jest opłacalny, czy nie, w oparciu o stawki klienta, zasoby i inne koszty ogólne.
Co więcej, można prognozować jej rentowność w dłuższej perspektywie. Jest to szczególnie przydatne, jeśli firma szybko się rozwija. Na przykład, planujesz otworzyć nowe biuro za trzy miesiące. Za trzy miesiące koszty ogólne organizacji ulegną zmianie. Dobre rozwiązanie może łatwo uwzględnić ten dodatkowy koszt w szacunkach.
Wyposażony w te dane, możesz mieć pewność, że podejmiesz rozsądną decyzję finansową. Wybierając między dwoma projektami, wybierzesz ten, który przyniesie Ci większą rentowność i lepiej odpowiada Twoim potrzebom biznesowym.
1. Zarządzanie budżetem
Jednym z najważniejszych wymiarów podejmowania decyzji finansowych w firmie IT jest opracowywanie, zatwierdzanie i śledzenie budżetów dla projektów.
Oznacza to, że musisz nauczyć się prawidłowo szacować swoje koszty, począwszy od kosztów ogólnych pracowników, a skończywszy na kosztach ogólnych organizacji.
I to nie tylko w perspektywie krótkoterminowej. Powinieneś również oszacować długoterminowo, zwłaszcza jeśli Twój projekt trwa dłużej niż sześć miesięcy. Do tego czasu wiele rzeczy może się zmienić w Twojej firmie.
Poleganie w tym zakresie na arkuszach kalkulacyjnych jest po prostu nieefektywne. W końcu będziesz mieć do czynienia z wieloma problemami związanymi z jakością danych. Rozwiązanie do zarządzania projektami zapewnia wszystkie kluczowe dane w jednym miejscu, aby pomóc w przeprowadzeniu symulacji i dokładnym oszacowaniu rentowności projektu.
Śledzenie budżetów to kolejny ważny aspekt finansów. Rozwiązanie do zarządzania finansami projektu może również automatycznie śledzić budżet projektu i pokazywać jego wskaźnik spalania. W ten sposób możesz szybko zrozumieć, czy projekt przebiega dokładnie tak, jak zaplanowałeś, czy też powinieneś wkroczyć i coś zmienić.
2. Oszacowanie kosztów projektu i analiza przepływów pieniężnych
Wysokiej jakości rozwiązanie do zarządzania finansami może zintegrować strukturę podziału pracy projektu z zasobami i kosztami, tworząc kompleksową analizę finansową projektu.
Gdy wszystkie te wymiary są połączone, zrozumienie budżetu i wpływu stawek godzinowych pracowników na rentowność projektu to bułka z masłem. Szacowanie kosztów nie jest już czasochłonnym zadaniem.
Wiele takich narzędzi pozwala menedżerom na wizualizację przepływów pieniężnych (wpływów i wypływów). Daje im to kolejną okazję do zmiany budżetów i zbudowania solidnych podstaw do kontroli.
3. Śledzenie kosztów projektu
Planowanie i prognozowanie są ważne w zarządzaniu finansami. Ale co z wykonaniem?
Dlatego tak ważne jest posiadanie narzędzia, które pomaga śledzić wyniki finansowe projektu na różnych poziomach - zadania, pakietu roboczego, kamienia milowego, projektu i całego portfolio produktów.
Wiele rozwiązań do zarządzania projektami oferuje wbudowane funkcje finansowe w połączeniu z funkcją śledzenia czasu pracy. Primetric jest jednym z nich.
Łącząc te dwie funkcje, można łatwo śledzić, w jaki sposób koszty projektu odpowiadają ilości wykonanej pracy w czasie rzeczywistym. Możesz odkryć, że wykonałeś tylko 30% wymaganej pracy, ale już spaliłeś 70% swojego budżetu.
Nie wiedząc o tym, mogłeś pozwolić temu projektowi trwać i odkryć, że znacznie przekroczył budżet, kiedy nie jesteś już w stanie niczego zmienić. Zamiast tego możesz śledzić pracę członków zespołu włożoną w projekt i zarządzać jego efektywnością finansową.
Integrując postępy w projektach z rzeczywistymi kosztami, zyskujesz zwycięską kombinację spostrzeżeń, które stanowią solidną podstawę do podejmowania decyzji.
Zarządzanie finansami projektu nie musi być trudne.
Zaplanuj prezentację ze mną, aby zobaczyć, w jaki sposób Primetric może pomóc w prognozowaniu, śledzeniu i zarządzaniu finansami na każdym poziomie - od poziomu pojedynczych projektów po cały portfel projektów i biznes.
