Tworzenie harmonogramu projektu w zarządzaniu projektami: Jak to zrobić?

Profesjonalny harmonogram projektu: kluczowe wnioski

Po przeczytaniu tego artykułu powinieneś być w stanie:

• Zdefiniuj harmonogram projektu, jego rodzaje i wybierz ten, który najlepiej pasuje do Twojej firmy i stylu zarządzania projektem, 
• Tworzenie harmonogramu projektu od podstaw, 
• Wykorzystaj najlepsze praktyki, aby ulepszyć harmonogram projektu i znaleźć błędy w poprzednich. 

Czym jest harmonogram projektu? Definicja 

Harmonogram projektu w zarządzaniu projektami to szczegółowy harmonogram, który pokazuje, w jaki sposób wszystkie części projektu są ze sobą powiązane na osi czasu projektu, określającej cały czas trwania projektu, od początku do końca. 

Jakie elementy należy uwzględnić w harmonogramie projektu?

Aby spojrzeć na to z odpowiedniej perspektywy, harmonogram projektu zawiera i pokazuje powiązania między różnymi elementami projektów, o których kierownicy projektów powinni wiedzieć, takimi jak: 

• czas trwania projektu i jego kolejnych etapów, a nawet zadań, 
• zasoby wymagane do realizacji zadań i etapów projektów, wraz z ich umiejętnościami i możliwościami, 
• relacje między etapami i ich rezultatami, 
• wymagania klienta dotyczące zarówno całego projektu, jak i jego kolejnych etapów, 
• kamienie milowe projektu, 
• wynagrodzenia i koszty związane z kolejnymi etapami projektu. 

Rodzaje harmonogramów projektów 

Oczywiście harmonogramy projektów mogą różnić się w zależności od celów, którym służą. Dlatego też możemy podzielić je na kilka kategorii. 

Harmonogramy projektów według szczegółowości

Niektóre harmonogramy projektów są bardziej szczegółowe niż inne - i jest ku temu dobry powód. W zależności od grupy docelowej, takie harmonogramy mogą być pokazywane klientom, menedżerom lub wykorzystywane do celów wewnętrznych firmy. 

Dlatego też harmonogramy projektów są zwykle dzielone na: 

• główny harmonogram projektu - bardzo ogólny przegląd operacji zawartych w projekcie. Podsumowuje kluczowe zadania wraz z czasem ich trwania i umiejętnościami niezbędnymi do ich wykonania. Zwykle główne harmonogramy projektów są dostarczane kierownictwu lub klientom. 
• Harmonogram kamieni milowych - oś czasu, która koncentruje się na kluczowych etapach projektu niezbędnych do pomyślnego przeprowadzenia operacji. Pokazuje ogólny postęp projektu kierownikom wyższego szczebla i pozwala im działać, jeśli coś pójdzie nie tak. 
• szczegółowy harmonogram projektu - szczegółowy harmonogram, który pokazuje poszczególnym specjalistom, nad czym powinni pracować i kiedy. Pomaga to również ich menedżerom być na bieżąco z postępami projektu. 

Harmonogramy projektów według typu projektu

Jednak nawet najbardziej ogólny harmonogram projektu może być mylący, jeśli nie zostanie poprawnie zinterpretowany. Dlatego też harmonogramy projektów można również podzielić według typów projektów powszechnie stosowanych w zarządzaniu projektami. 

Najpopularniejsze harmonogramy projektów są przedstawiane w formie: 

• Lista zadań - lista wszystkich czynności do wykonania w projekcie. Jest to charakterystyczna funkcja w zarządzaniu portfelem projektów Jira. 
• Wykresy Gantta - osie czasu z przydziałami przypisanymi do danego projektu, 
• kalendarze - klasyczne tabele z datami i etapami do wykonania w danym dniu. 

Oczywiście na tym lista się nie kończy - wiele narzędzi do planowania projektów, takich jak Primetric, oferuje bardziej zaawansowane wizualizacje harmonogramów projektów. Na przykład, Primetric łączy wykresy Gantta z kalendarzem, aby zapewnić menedżerom kompleksowy przegląd planowanych przydziałów, ich postępów i kluczowych terminów, wraz z informacjami o urlopach, czasie wolnym i nie tylko. 

Jaka jest różnica między planowaniem projektu a harmonogramem projektu? 

W tym momencie naszych rozważań zapewne nasuwa Ci się bardzo proste, aczkolwiek istotne pytanie: czy harmonogramowanie i planowanie projektu to nie to samo?

Odpowiedź na to pytanie brzmi: nie, nie są.

Czym jest planowanie projektu? 

Planowanie projektu skupia się na bardziej teoretycznych elementach projektu. Podczas tego procesu wybierane są główne zasady stojące za daną operacją. Obejmuje to: metodologie, zasady, procedury, wymagania i bardzo ogólne szacunki, które będą miały wpływ na pracę członków zespołu, ale nie określają ich obowiązków. Nie definiuje ani zakresu projektu, ani zależności zadań, ani dostępności zasobów. 

Czym jest planowanie projektu? 

Planowanie projektucharakteryzuje się jednak bardziej praktycznym podejściem. W tym procesie plany są przekształcane w rzeczywistość. Na tym etapie kierownicy projektów szczegółowo definiują zakres projektu, dzielą projekt na etapy i zadania, przypisują do nich zespoły projektowe i tworzą szczegółowy harmonogram, który można od razu wdrożyć do pracy. 

Kto powinien korzystać z harmonogramu projektu w swojej pracy? 

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta: każda firma, która czerpie zyski z planowania czasu swoich pracowników, powinna zawsze mieć pod ręką harmonogram projektu. 

Plan projektu pozwala menedżerom podzielić projekt na etapy, określić wymagania dla każdego z nich i zakończyć prognozowanie zasobów (a w konsekwencji alokację zasobów) tak dokładnie, jak to możliwe. Następnie pomaga im również monitorować postępy projektu. W rezultacie żadne zasoby nie są marnowane, a projekt jest realizowany zgodnie z optymalnym harmonogramem. 

Z powyższych powodów tworzenie harmonogramu zarządzania jest szczególnie zalecane dla firm IT, agencji marketingowych, kancelarii prawnych lub innych firm, które na co dzień zajmują się długoterminowymi operacjami. 

Jakie są korzyści z tworzenia harmonogramu projektu? 

No dobrze, ale dlaczego tego typu firmy miałyby w ogóle rozważać stworzenie harmonogramu projektu? 

Odpowiedź na to pytanie jest prosta: ponieważ harmonogram projektu może być korzystny zarówno dla projektu, jak i dla firmy. 

W jaki sposób plan projektu może pomóc? 

Mając go pod ręką, możesz: 

• poprawić komunikację między zespołem projektowym a klientem i zarządzać jego oczekiwaniami, 
• dokładne określenie dostępności zasobów, oszacowanie czasu i zasobów potrzebnych do ukończenia projektu, 
• stworzyć realistyczny harmonogram dla wszystkich etapów, zadań projektowych i indywidualnych przydziałów oraz zoptymalizować pracę,
• dostarczają specjalistom wiarygodnych informacji na temat pracy, którą mają wykonać w określonym czasie, 
• Uniknięcie nadkompletu rezerwacji, wolnych miejsc lub innych błędów, które mogłyby być szkodliwe dla projektu i zapewnienie, że wszystkie operacje zostaną zakończone na czas,
• pokazać zespołowi projektowemu, w jaki sposób zadania i etapy są ze sobą powiązane i jak te relacje wpływają na ich pracę, 
• znajdowanie błędów w planowaniu lub wykonywaniu planu i reagowanie na nie w razie potrzeby. 

Brzmi dobrze? Zgadzamy się. 

Przejdźmy jednak do rzeczy: jak w ogóle stworzyć harmonogram projektu? 

Jak stworzyć harmonogram projektu? Przewodnik krok po kroku

1. Zaplanuj projekt

Wiesz już, jaka jest różnica między planowaniem projektu a harmonogramowaniem projektu - a teraz możesz wykorzystać tę nowo zdobytą wiedzę w praktyce. 

W fazie planowania projektu kierownik projektu powinien przygotować wszystkie procesy i podstawowe informacje dla projektu. Obejmuje to: metodologie, zasady, procedury, wymagania i bardzo ogólne szacunki, które będą stanowić podstawę ścieżki krytycznej projektu. Utwórz dokument, który gromadzi wszystkie te informacje i udostępnij go innym zainteresowanym stronom, w tym kolegom z zespołu, innym kierownikom projektów (jeśli to konieczne) i krytycznym interesariuszom. 

2. Stworzenie hierarchii działań projektowych

Znasz już główny cel swojego projektu i masz zarys ścieżki krytycznej, która do niego prowadzi. Teraz nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jakie operacje mogą pomóc w osiągnięciu tego celu i opracować strukturę podziału pracy. 

Jak powinna wyglądać hierarchia? 

Aby to zrobić, podziel projekt na mniejsze jednostki z górnego miasta. Powinieneś: 

• podzielić projekt na etapy i określić ich kamienie milowe, 
• Podziel etapy na operacje lub zadania (w zależności od poziomu szczegółowości, do którego dążysz), 
• dzieli zadania lub operacje na indywidualne przydziały. 

Po wykonaniu tej czynności będziesz dokładnie wiedział, co należy zrobić i kto ma to zrobić - innymi słowy, Twoja ścieżka krytyczna będzie teraz znacznie bardziej szczegółowa. Zwróć szczególną uwagę na proces - struktura podziału pracy wpłynie ostatecznie na cały plan! 

3. Zdefiniuj zależności 

Żaden projekt nie może zostać uznany za ukończony, jeśli tylko jego ostatni element został prawidłowo dostarczony. Dlatego przed przekształceniem hierarchii w harmonogram należy dowiedzieć się, gdzie znajdują się zadania zależne - i jak można zarządzać takimi zależnościami zadań bez niszczenia ścieżki krytycznej. 

Zależności zadań krok po kroku

Przeanalizuj strukturę podziału pracy, listę zadań i wszystkie powiązania między różnymi działaniami oraz oceń związane z nimi ryzyko. Jeśli to możliwe, zastanów się nad rozwiązaniami, które możesz wprowadzić do projektu, aby zapobiec wystąpieniu najgorszych scenariuszy. Możesz także spróbować oddzielić zadania tak bardzo, jak to możliwe - zmniejszy to szansę, że sprawy pójdą na bok. 

Dodatkowo, korzystaj z wykresów Gantta lub oprogramowania do planowania, aby ułatwić sobie pracę, lub pytaj innych kierowników projektów o radę, jeśli masz jakiekolwiek problemy. 

Pod koniec tego kroku uszereguj zadania w oparciu o ich zależności i stwórz pierwszy szkic osi czasu projektu - powinien on pokazywać kolejność, w jakiej należy wykonywać kolejne czynności. 

4. Oszacowanie zasobów potrzebnych do planowania projektu

Wiesz już, co powinno się wydarzyć i w jakiej kolejności. Jeśli omówiłeś terminy z klientem, powinieneś również wiedzieć w przybliżeniu, kiedy projekt powinien się rozpocząć i zakończyć. W związku z tym masz wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia procesu planowania zasobów. 

Jak zarządzać procesem planowania? 

Dla każdego zadania lub etapu projektu oszacuj liczbę godzin, jaką każdy typ specjalisty będzie musiał spędzić, aby ukończyć operację. Następnie sprawdź dostępność pracowników w swojej firmie i oblicz ich wydajność (skorzystaj z narzędzi do planowania wydajności lub oprogramowania do planowania projektów, aby uniknąć błędów). Po wykonaniu tych czynności utwórz projekty przydziałów. 

5. Potwierdzenie i rozszerzenie harmonogramu projektu 

Po stworzeniu szkicu harmonogramu projektu należy sprawdzić, jak ma się on do rzeczywistości. Powinieneś również zwracać uwagę na wszelkie problemy, które mogą mieć wpływ na konkretne zadania i oś czasu jako całość - zaoszczędzisz każdemu członkowi zespołu wielu kłopotów. 

Jak poprawić harmonogram projektu? 

Aby to zrobić: 

• potwierdzić, czy projekt alokacji może zostać zrealizowany. Upewnij się, że specjaliści, których wybrałeś do pracy, są w stanie ją wykonać (i że nie planują wyjechać na wakacje w środku projektu!), 
• przypisać ostateczne daty rozpoczęcia i zakończenia do każdego etapu lub zadania, 
• Uwzględnij w swoich planach święta narodowe i inne wydarzenia, które mają wpływ na przepustowość, 
• upewnij się, że nie ma wolnych miejsc pracy, które mogłyby przeszkodzić w realizacji projektu, 
• W razie potrzeby wyrównaj swoje zasoby. 

Po wykonaniu tych czynności powinieneś mieć dokładny harmonogram projektu, który możesz teraz wprowadzić w życie. 

6. Monitorowanie i dostosowywanie harmonogramu projektu

Oczywiście praca nie kończy się w momencie udostępnienia harmonogramu projektu w systemie. Dopóki projekt trwa, należy monitorować jego postępy i rozwiązywać wszelkie pojawiające się problemy. 

Jak monitorować oś czasu projektu i zarządzać harmonogramem?

Oczywiście nie musisz tego robić, pytając każdego specjalistę o jego postępy. Jeśli Twoja firma już śledzi godziny pracy dla poszczególnych zadań, możesz wykorzystać te informacje zarówno do sprawdzenia statusu projektu, jak i obliczenia kosztów generowanych przez godziny pracy. Oto jak wygląda to w Primetric: 

Czy oprogramowanie do planowania projektów może mi w tym pomóc? 

Odpowiedź brzmi: oczywiście, że tak!

Bądźmy szczerzy: firmy świadczące profesjonalne usługi rzadko mają na głowie tylko jeden projekt. Codziennie mają do czynienia z wykresem Gantta, planem projektu i zależnościami między zadaniami. Mimo to zarządzanie nimi wszystkimi w Excelu jest po prostu niemożliwe bez popełnienia poważnych błędów w zarządzaniu projektami - dlatego większość firm IT korzysta z zaawansowanych narzędzi do zarządzania portfelem projektów, takich jak Primetric. 

Co Primetric może zrobić dla Ciebie?

Dzięki Primetric możesz: 

• tworzenie, edytowanie i weryfikowanie ścieżki krytycznej projektu przy użyciu oprogramowania do planowania, 
• tworzenie szacunków czasu i budżetu dla całego projektu i wszystkich jego etapów, 
• Znajdź odpowiedniego członka zadania dla swojego projektu za pomocą modułu zarządzania umiejętnościami (możesz również zintegrować go z zarządzaniem zasobami Jira!), 
• Oblicz pojemność zasobów, które planujesz wykorzystać w projekcie w naszych narzędziach do planowania, 
• przygotować wstępne alokacje i sprawdzić, czy założenia są prawidłowe, bez faktycznego wpływu na inne aktywne projekty, 
• wyświetlić wszystkie dni wolne i święta, które mogą mieć wpływ na harmonogram projektu, 
• tworzyć dokładny harmonogram projektu z przydziałami, budżetami i nie tylko. 

Ponadto Primetric oferuje również szereg innych narzędzi, które mogą pomóc w samym procesie planowania, a także w zespole projektowym. Obejmuje to: zarządzanie umiejętnościami i zasobami, rozliczanie projektów, karty czasu pracy i śledzenie czasu oraz wiele innych. 

Tworzenie harmonogramu projektu: najlepsze praktyki

Co zrobić, jeśli masz już harmonogram projektu, ale wciąż zastanawiasz się, co możesz zrobić, aby go ulepszyć? A może po prostu chcesz usprawnić zarządzanie projektem jako całością? 

Oto kilka wskazówek, które ci w tym pomogą!

Doskonalenie planowania projektu: praktyczne wskazówki

1. Uzyskaj maksymalną ilość informacji od klientów. Zdefiniuj nie tylko ogólny zakres projektu, ale także wszystkie szczegóły, które mogą wpłynąć na jego ostateczny wygląd. Zarządzanie projektem będzie o wiele łatwiejsze, jeśli to zrobisz! 
2. Polegaj na doświadczeniu ekspertów. Jeśli nie masz pewności, jak długo potrwa realizacja projektu lub jakich zasobów wymaga, nie bój się zapytać innych osób w organizacji o ich opinie. 
3. Skup się na identyfikacji zadań. Przeanalizuj zakres projektu, poproś innych ekspertów o ich wkład i upewnij się, że żadna operacja nie zostanie pominięta - później może to być szkodliwe dla całego projektu. Nie zapominaj również o zadaniach zależnych! 
4. Twórz realistyczne plany. W zarządzaniu projektami wszyscy lubimy myśleć, że dane zadanie można wykonać w ciągu kilku godzin. Jednak niekoniecznie jest to prawdą. Skonsultuj się z ekspertami organizacyjnymi lub osobami odpowiedzialnymi za zadanie, aby Twoje prognozy były realne. 
5. Weź pod uwagę ryzyko. Każdy projekt ma pewne krytyczne kwestie, które mają ogromną szansę pójść źle. Nie lekceważ ich; zamiast tego przygotuj się na wszelkie problemy, które mogą spowodować i dodaj trochę dodatkowego czasu do harmonogramu projektu - na wszelki wypadek. 
6. Monitorowanie projektu i jego zakresu. Harmonogram projektu nie jest czymś, co pozostaje niezmienne przez cały czas jego trwania. Czasami klienci zmieniają zdanie; czasami drobne zadania zamieniają się w poważne wyzwania. Jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, należy być przygotowanym na ich natychmiastowe wykrycie i podjęcie odpowiednich działań. 
7. Zezwalaj na zmienność działań. Niektóre zadania zostaną ukończone szybciej, podczas gdy inne zostaną opóźnione. Zostaw trochę miejsca na takie sytuacje - są one nieuniknione! Jeśli nie możesz tego zrobić w Excelu, zalecamy użycie do tego celu wykresu Gantta. 

Chcesz zostać mistrzem planowania i zarządzania projektami? 

Dobrze - mamy kilka źródeł, które pomogą ci zagłębić się w ten temat. 

Zapraszamy do zapoznania się z naszymi artykułami na temat: 

• Prognozowanie zasobów dla zarządzania projektami - idealne do szacowania zasobów w harmonogramie projektu, 
• proces zarządzania obciążeniem pracą, który pomoże zoptymalizować plany, 
• planowanie projektów i jego techniki, których można użyć, aby ułatwić pracę, 
• krytyczne czynniki sukcesu projektu, o których należy pamiętać podczas przygotowywania harmonogramu projektu, 
• idealny proces planowania zasobów, który możesz wykorzystać w swoim projekcie, 
• oprogramowanie do kontroli projektów, którego można używać do monitorowania postępów. 

Lub, jeśli już podjąłeś decyzję, zarezerwuj demo lub rozpocznij okres próbny z Primetric!