Wyjaśnienie optymalizacji siły roboczej: Strategie, definicje i przykłady

Czym jest optymalizacja siły roboczej (WFO)? 

Optymalizacja siły roboczej to proces, który łączy zasady wydajności biznesowej z alokacją zasobów. Innymi słowy, wykorzystuje strategie i metody biznesowe w celu poprawy wydajności, produktywności i zaangażowania pracowników i organizacji, a wszystko to w granicach określonych przez potrzeby ludzi, umowy i wymogi prawne. Proces ten zazwyczaj wymaga oprogramowania do optymalizacji siły roboczej, dobrego harmonogramu - i podejścia skoncentrowanego na zaangażowaniu pracowników.

Jakie procesy są uwzględnione w optymalizacji siły roboczej? 

Ogólnie rzecz biorąc, optymalizacja siły roboczej obejmuje takie procesy jak: 

• wprowadzenie do firmy analityki biznesowej i automatyzacji usług profesjonalnych, 
• poprawa widoczności danych, 
• rozwiązywanie problemów biznesowych związanych z zatrudnianiem pracowników, 
• uwzględnienie kosztów zatrudnienia w budżetowaniu projektu,
• monitorowanie i poprawa zarówno wydajności, jak i zaangażowania pracowników.

Dlaczego WFO jest ważne? 

Czasami wydaje się, że interesy firmy i pracownika idą w przeciwnych kierunkach. Taki stan rzeczy nie jest ani pożądany, ani korzystny dla żadnej ze stron, a także może być szkodliwy dla doświadczenia klienta. Optymalizacja siły roboczej została stworzona, aby zaradzić temu problemowi.

Zarządzanie personelem zapobiega nadmiernym rezerwacjom, ławkom, wakatom i innym problemom powszechnym w firmach, które czerpią zyski z godzin przepracowanych przez swoich pracowników. Dodatkowo, poprawia również skalowalność procesów, umożliwiając płynny rozwój firmy. Innymi słowy, optymalizacja siły roboczej pozwala menedżerom szybciej osiągać lepsze wyniki, zaangażowanie, produktywność i korzyści bez wyzysku. Wreszcie, co nie mniej ważne, może również poprawić zadowolenie klientów poprzez poprawę wydajności pracowników i jakości produktów jako całości.

Strategie optymalizacji siły roboczej - przykłady 

Przejdźmy od razu do rzeczy - jest kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby od razu rozpocząć optymalizację siły roboczej i poprawić wydajność operacyjną swojej firmy. Oto niektóre z najpopularniejszych - i najbardziej korzystnych - opcji.

Strategia 1: Planowanie w oparciu o rzeczywistą wydajność

Planowanie projektów może wydawać się w tym momencie oczywistym wyborem. Jednak to nie sam proces może pomóc, ale dane, które leżą u jego podstaw. 

Wiele firm przydziela swoje zasoby w oparciu o swoje potrzeby, mając na uwadze jedynie zadowolenie klienta, a nie rzeczywistą dostępność swoich zasobów. Takie podejście jest szczególnie powszechne w firmach korzystających z planowania zasobów Jira, które nie oferuje żadnych szczegółowych informacji na temat zaplanowanych, przepracowanych i dostępnych godzin dla poszczególnych zasobów. Nic więc dziwnego, że firmy te borykają się z przepracowaniem pracowników i wysokim wskaźnikiem rotacji. 

Jak rozwiązać ten problem za pomocą zarządzania pracownikami?

Problemowi temu można jednak łatwo zaradzić. Dzięki oprogramowaniu do optymalizacji siły roboczej, które oblicza wydajność (lub, innymi słowy, maksymalną liczbę godzin pracy w danym okresie) poszczególnych pracowników, kierownicy projektów mogą dokładnie zobaczyć, ile czasu ich pracownicy mogą poświęcić na dany projekt. W rezultacie mogą działać w oparciu o te informacje i planować godziny bez testowania zarówno harmonogramu, jak i cierpliwości pracowników. 

Strategia 2: Śledzenie czasu i budżetu

Wiemy, że każdy nienawidzi śledzić czasu w różnych systemach. Nie jest to jednak kwestia preferencji - śledzenie czasu może zapewnić kierownikom projektów cenne informacje na temat pracy, a także jej jakości i zaangażowania, które mogą wykorzystać do poprawy pracy wszystkich osób. W rezultacie jest to istotna część zarządzania personelem, a ostatecznie - doświadczeniem klienta.

Do czego mogę wykorzystać śledzenie czasu?

Dzięki funkcji śledzenia czasu można zobaczyć: 

• ile czasu pracownicy spędzają nad projektem, 
• które projekty zajmują zbyt dużo czasu, a które zostały ukończone wcześniej niż oczekiwano, 
• którzy pracownicy są najbardziej produktywni. 

Czy brzmi to jak coś, co menedżer chciałby wiedzieć? 

Oczywiście - są to czynniki, od których zależy sukces firmy. Właśnie dlatego oprogramowanie do obsługi obecności ma kluczowe znaczenie dla wszystkich zaangażowanych stron. Jest to również podstawa do gromadzenia danych dotyczących wydajności.

Ale co z finansami? 

Jednak dane dotyczące śledzenia czasu mogą stać się jeszcze bardziej wartościowe, jeśli zdasz sobie sprawę, że przepracowane godziny generują koszty, które wpływają na wyniki finansowe Twojej firmy. Z każdą przepracowaną i śledzoną godziną koszt projektu rośnie, podczas gdy każda godzina brakująca w systemie zasadniczo fałszuje jego budżet. W rezultacie niektóre z projektów mogą być mniej opłacalne niż myślisz - lub mogą nie być opłacalne w ogóle. 

Co można osiągnąć, łącząc śledzenie czasu z zarządzaniem budżetem?

Śledzenie czasu pracy w połączeniu z budżetowaniem może pomóc zapobiec umykaniu tego rodzaju informacji, dostarczając informacji na temat:

• wszystkie podlegające i niepodlegające rozliczeniu godziny przepracowane w firmie, 
• zaangażowanie pracowników,
• zyski zarówno z projektów, jak i pracy poszczególnych pracowników, 
• koszty wszystkich śledzonych godzin w formie kompleksowej karty czasu pracy dla zespołów i osób indywidualnych, 
• stawki marży, budżety, koszty ogólne i inne. 

Korzystając ze wszystkich informacji, o których wspomnieliśmy, możesz zmieniać projekty i alokację, gdy operacja jest zagrożona. Dodatkowo, można również kontrolować finanse w tym samym czasie, zamiast pozostawać w niewiedzy do końca projektu. 

Strategia 3: Monitorowanie wyników 

Optymalizacja siły roboczej polega nie tylko na sprawdzeniu, w jaki sposób pracownicy wykorzystują swój czas, ale także na upewnieniu się, że wykorzystują go na rzeczy, z których firma może czerpać zyski. 

Jak monitorować wydajność na potrzeby zarządzania?

Możesz monitorować wydajność swoich pracowników poprzez: 

• sprawdzanie, ile czasu spędzają na działaniach niepodlegających rozliczeniu, takich jak spotkania lub projekty wewnętrzne. Generalnie są one powodem, dla którego zyski z pracy jednej osoby spadają - staraj się minimalizować ich wpływ, gdy tylko jest to możliwe. 
• sprawdzanie, kto poświęca zbyt dużo czasu na zadania, 
• sprawdzenie, w jaki sposób ich praca jest zgodna ze strategią biznesową firmy,
• znalezienie osób o najlepszej i najgorszej produktywności i określenie przyczyny takiego stanu rzeczy (może jest coś, co można poprawić, aby ich praca była lepsza?), 
• śledzenie postępów całego projektu i reagowanie na wszelkie problemy, 
• wykrywanie opóźnień i innych zagrożeń oraz odpowiednie zarządzanie nimi. 

Strategia 4: Poprawa przejrzystości

Każdy pracownik samodzielnie planuje swoją pracę. Aby jednak robić to skutecznie, muszą wiedzieć, jakich obowiązków mogą spodziewać się w przyszłości. Właśnie dlatego poprawa przejrzystości ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji siły roboczej. 

Jak poprawić przejrzystość w analityce?

Oczywiście poprawa przejrzystości nie powinna polegać na niekończących się spotkaniach. Przepływ informacji w firmie powinien być wspierany przede wszystkim przez narzędzia zdolne do pokazywania specjalistom w czasie rzeczywistym odpowiedzialności i zależności, zarówno w odniesieniu do zakresu projektu, jak i zasobów.

Takie zestawienie planowanych działań wraz z czasem, który należy na nie poświęcić, dostarcza pracownikom cennych informacji, które mogą wykorzystać do optymalizacji swojej pracy na małą, ale znaczącą skalę. 

Czy mogę zrobić te wszystkie rzeczy w Excelu? 

Używanie Excela do optymalizacji siły roboczej jest sprzeczne z samym celem tego procesu - zmniejsza przejrzystość i komplikuje operacje. Istnieją jednak pewne narzędzia i oprogramowanie do obsługi obecności, które są po prostu idealne do tego zadania - krótko mówiąc, mogą pomóc ci pracować mądrzej, a nie ciężej. Primetric jest jednym z nich; zobaczmy, jak radzi sobie ze strategiami optymalizacji siły roboczej, które omówiliśmy powyżej. 

Planowanie z uwzględnieniem pojemności w Primetric

W Primetric wydajność jest obliczana nie tylko na podstawie liczby dni roboczych w miesiącu dla każdego pracownika (choć oczywiście jest to główny czynnik w równaniu!), ale także z wykorzystaniem informacji o dniach wolnych od pracy. W rezultacie narzędzie może zapewnić menedżerowi realistyczną wydajność dla każdego z pracowników. 

Co ważne, informacje te nie są ukryte. Za każdym razem, gdy dokonywany jest nowy przydział dla pracownika, jego pojemność jest wyświetlana w oknie Nowy przydział. Każdy nadmiar rezerwacji jest natychmiast sygnalizowany odpowiednim powiadomieniem, co zapobiega błędom i problemom. 

Śledzenie czasu i budżetu w Primetric

W przeciwieństwie do innych narzędzi, Primetric specjalizuje się w łączeniu informacji z różnych sfer działalności, aby zapewnić najwyższy poziom usług. Śledzenie czasu i budżetowanie nie są tutaj wyjątkami! 

Śledzenie czasu w Primetric

Najpierw przyjrzyjmy się śledzeniu czasu pracy. Primetric posiada własny moduł śledzenia czasu, ale może być również używany do importowania i przesyłania danych ze śledzenia czasu Jira. Niezależnie od wybranej opcji, dane o śledzonych godzinach pojawią się w czasie rzeczywistym zarówno w profilu pracownika, jak i na osi czasu projektu w kalendarzu projektu - tak jak pokazano poniżej. W rezultacie pokazuje to menedżerowi od razu, kiedy pracownicy są przepracowani lub wręcz przeciwnie - mają czas na więcej pracy.

W jaki sposób Primetric może przetwarzać dane śledzenia czasu?

Na tym jednak magia dopiero się zaczyna. Dzięki różnorodności informacji zawartych w profilu pracownika, system posiada również informacje o wynagrodzeniach i stawkach godzinowych wszystkich specjalistów. Za każdym razem, gdy praca jest śledzona, Primetric wykorzystuje dane do obliczenia kosztów wykonanej pracy. Informacje te mogą być dalej wykorzystywane w budżetach projektów (w rzeczywistości pojawiają się tam automatycznie) lub w zaawansowanych raportach, takich jak raport timesheet pokazany poniżej. 

Monitorowanie wydajności w Primetric

Primetric został stworzony jako narzędzie zdolne do zapewnienia kierownictwu i menedżerom widoku z lotu ptaka na wszystkie operacje i ich standardy. W związku z tym narzędzie oferuje dziesiątki raportów, wykresów i tabel, które mogą podkreślać, porównywać i oceniać różne części Twojej firmy. 

Jakie dane można zobaczyć w Primetic?

W celu optymalizacji siły roboczej Primetric może zapewnić przegląd: 

• postęp projektu, 
• utylizacja, 
• dostępność, 
• koszty przepracowanych godzin, 
• rentowność, 
• wakatów w całej organizacji,
• raportowanie w czasie rzeczywistym,

Inne raporty w Primetric

Oczywiście to tylko ułamek raportów, które można znaleźć w narzędziu. Inne moduły raportowania obejmują również: finanse, wyniki projektów, rozliczenia, rentowność i wiele innych. 

Poprawa przejrzystości dzięki Primetric

Wreszcie, Primetric jest idealnym wyborem dla firm, które chcą delegować obowiązki konkretnym specjalistom w dłuższej perspektywie i nie martwić się brakiem wydajności ze strony oddelegowanych pracowników.

Dzięki kalendarzowi każdy pracownik może dokładnie zobaczyć, co przyniesie mu przyszłość - i dotyczy to zarówno przydziałów w pełnym, jak i niepełnym wymiarze godzin, w projektach rozliczanych i nie rozliczanych. Kalendarz obejmuje również inne zmienne, takie jak czas wolny lub święta państwowe. 

Czy każdy ma dostęp do tych informacji?

Oczywiście przeciętny pracownik nie ma dostępu do raportów i innych zaawansowanych modułów do zarządzania firmą dzięki systemowi poziomów dostępu zawartemu w narzędziu. Osoby o statusie Pracownika mogą zobaczyć w systemie tylko szczegóły swojej pracy, podczas gdy Menedżerowie i Administratorzy mogą również przeglądać szczegóły firmy i raporty zastrzeżone dla innych, aby zobaczyć statystyki i jeszcze bardziej poprawić obsługę klienta.

Korzyści z optymalizacji siły roboczej 

Choć optymalizacja siły roboczej może czasami wydawać się nieco uciążliwa, proces ten jest wart każdej poświęconej na niego minuty. Dzieje się tak, ponieważ korzyści płynące z optymalizacji siły roboczej za każdym razem przewyższają wysiłek. 

W czym może pomóc WFO?

Optymalizacja siły roboczej może ci pomóc: 

• zwiększenie produktywności zespołów i pracowników poprzez dostosowanie obciążenia pracą określonych pracowników i zespołów, 
• usprawniają prognozowanie zasobów i pomagają kierownikom projektów przewidywać wakaty i nowe zatrudnienia, zanim odbiją się one na całym projekcie, 
• Wykorzystaj w pełni możliwości swoich pracowników, zwiększając jednocześnie zyski, 
• zarządzać alokacją długo- i krótkoterminową bez błędów i wahań, 
• Znalezienie odpowiednich pracowników do pracy bez przepracowywania ich,
• poprawić zarządzanie firmą, poziom usług i zapewnić dane potrzebne do zwiększenia zadowolenia klientów.

Usprawnij pracę w swojej firmie jeszcze bardziej! 

Optymalizacja siły roboczej nie jest jedyną rzeczą, którą możesz zrobić, aby wzmocnić swoją firmę. Zachęcamy do zapoznania się z innymi procesami, które mogą w tym pomóc, w tym: 

• tworzenie harmonogramu projektu, 
• proces zarządzania obciążeniem pracą, 
• prognozowanie przychodów, 
• czynniki sukcesu projektu, 
• zarządzanie budżetem projektu, 

Jeśli chcesz, aby nasze rozwiązanie pomogło Ci w zarządzaniu optymalizacją siły roboczej, po prostu zarezerwuj demo lub rozpocznij okres próbny z Primetric! 

‍