.JPG)
Dzięki solidnym technikom planowania i harmonogramowania projektów. Nawet Abe Lincoln zdawał sobie sprawę ze znaczenia planowania. Powiedział nawet: "Gdybym miał ściąć drzewo w 4 godziny, spędziłbym 3 godziny na ostrzeniu siekiery". W naszym przypadku prawidłowe planowanie projektu jest jak ostrzenie siekiery - reszta pójdzie znacznie płynniej, jeśli zrobimy to dobrze. Zobaczmy, jak to dokładnie zrobić.
Jak zdefiniować harmonogram projektu?
Harmonogramowanie projektu można zdefiniować jako tworzenie listy celów, rezultatów i kamieni milowych dla projektu oraz wykorzystanie ich do przygotowania kompleksowego planu projektu ze szczegółowym harmonogramem projektu i zarysem ścieżki krytycznej dla projektu.
Jakie są rodzaje harmonogramów w zarządzaniu projektami?
Planowanie w zarządzaniu projektami może być bardzo szczegółowe, w zależności od jego celu. W związku z tym możemy podzielić takie plany na trzy kategorie:
- Ogólny harmonogram projektu, który działa jako przegląd wszystkich działań potrzebnych do ukończenia projektu.
- Harmonogram projektu kamieni milowych, który koncentruje się na głównych celach dla każdego etapu lub okresu projektu.
- Szczegółowy harmonogram projektu, który zagłębia się w szczegóły każdej części pracy, pokazując kolejne zadania i osoby odpowiedzialne za każde z nich.
5 kroków do stworzenia idealnego procesu planowania projektu
Planowanie projektu nie musi być chaotycznym doświadczeniem napędzanym niespójnym przepływem informacji i myśleniem życzeniowym. W rzeczywistości cały proces można zorganizować w zaledwie kilku krokach - tak jak poniżej.
1. Określenie zakresu projektu
Przed rozpoczęciem planowania projektu musisz wiedzieć, do czego planujesz swoje zasoby. W tym celu należy zidentyfikować zakres projektu.
Wiele źródeł definiuje zakres projektu jako listę celów, które projekt ma spełnić. Nie jest to jednak takie proste - to tylko myślenie życzeniowe.
Jak stworzyć szczegółowy opis projektu?
Aby prawidłowo wykonać projekt, należy mieć bardzo szczegółowy opis operacji. Konieczne jest określenie ścieżki krytycznej dla projektu. Zarys powinien zawierać:
- lista konkretnych celów i rezultatów dla całego projektu i jego kolejnych etapów,
- przegląd zadań i umiejętności niezbędnych do ich wykonania,
- szacunkowy koszt każdej operacji uwzględnionej w projekcie,
- preferowane terminy dla całego projektu i jego etapów,
- kryteria akceptacji,
- ograniczenia projektu.
Zakres projektu - jak zwiększyć jego dokładność?
Co więcej, aby wszystkie te wnioski były dokładne (i aby harmonogram projektu również był dokładny), identyfikacja zakresu projektu wymaga stałej komunikacji z interesariuszami, doskonałej dokumentacji i otwartego podejścia. Nic więc dziwnego, że wielu kierowników projektów uważa tę część harmonogramu projektu za bardzo uciążliwą.
Jednak metoda ścieżki krytycznej i struktura podziału pracy jest niezbędna do identyfikacji kluczowego celu harmonogramu projektu i jest jednym z głównych czynników sukcesu projektu. Dlatego też zalecamy skupienie się na tej części procesu dla dobra członków zespołu!
2. Przygotowanie szacunków
Korzystając z informacji zebranych w poprzednich krokach, zarówno z metody ścieżki krytycznej, jak i struktury podziału pracy, możesz teraz umieścić kamienie milowe i główne cele na osi czasu, tworząc pierwszy szkic harmonogramu projektu.
Określenie właściwej osi czasu
Tworzenie harmonogramu projektu wymaga jednak nieco więcej analizy. Aby go ukończyć, należy najpierw przyjrzeć się istniejącym operacjom:
- określić, kiedy projekt może się rozpocząć i zakończyć, jeśli jest to możliwe. Dotyczy to głównie projektów Waterfall, które kończą się po pewnym czasie. Jeśli masz z tym trudności, przeczytaj nasz artykuł na temat planowania wydajności.
- określić, ile godzin miesięcznie Twoi specjaliści będą pracować nad projektem klienta. Podejście to jest bardziej popularne w branży IT, ponieważ jest powszechne w projektach Agile, takich jak tworzenie lub konserwacja oprogramowania.
Jednocześnie spróbuj zdefiniować kamienie milowe zarówno dla projektu, jak i jego finansów, ponieważ są one kluczem do stworzenia dokładnych szacunków dla harmonogramu projektu.
Przejdź do prognozowania
Po wykonaniu tej czynności, stwórz prognozę kosztów wszystkich operacji z Twojej strony i porównaj je z szacowanym dochodem z projektu. Pamiętaj, aby monitorować marżę zysku - w przeciwnym razie możesz skończyć bez dodatkowych przychodów!
Na podstawie prognozy będziesz dokładnie wiedział, jakie zasoby i umiejętności są wymagane do ukończenia projektu lub jego części. W związku z tym łatwiej będzie ukończyć proces zarządzania zasobami.
3. Zarządzanie zasobami
Po zakończeniu prognozowania zasobów można również zobaczyć, jakie umiejętności, a co za tym idzie, jacy specjaliści są niezbędni do realizacji pomysłu i kiedy są potrzebni. Oznacza to, że możesz zacząć przydzielać zasoby.
Zarządzanie zasobami: kluczowe czynniki
Planowanie zasobów nie jest jednak łatwym zadaniem. Aby zakończyć je sukcesem, należy wziąć pod uwagę wiele zmiennych. Należą do nich:
- dni ustawowo wolne od pracy,
- indywidualne nieobecności,
- wcześniej istniejących alokacji w innych projektach,
- wydajność i wykorzystanie specjalistów,
i nie tylko.
Przydział zasobów
Po uzyskaniu informacji można przypisać członków zespołu do kolejnych etapów projektu. Zdecydowanie zalecamy wykorzystanie w tym celu wykresów Gantta lub kalendarzy, ponieważ są one idealne do wyświetlania zależności i powiązań między projektami - nawet w przypadku bardziej złożonych danych, takich jak przydziały części etatu i śledzone godziny. Oprogramowanie do planowania projektów, takie jak Primetric, może ci w tym pomóc!
Dodatkowo, Primetric wykorzystuje również alokacje do prognozowania całkowitego kosztu pracy w projekcie. Gdy dodawane są nowe osoby, system wykorzystuje ich stawki godzinowe lub miesięczne wynagrodzenia do tworzenia w czasie rzeczywistym wykresów z obliczeniami kosztów. Następnie można je porównać z szacunkami i w razie potrzeby podjąć odpowiednie działania.
4. Utwórz ostateczną oś czasu
Jeśli z powodzeniem przydzieliłeś zasoby za pomocą naszych technik planowania projektu i nie popełniłeś żadnego błędu, możesz wreszcie spojrzeć na ostateczną oś czasu projektu.
Jeśli korzystasz z narzędzia do planowania projektów, takiego jak Primetric, oś czasu zostanie wygenerowana automatycznie w kalendarzu projektu. Jeśli nie korzystasz z takich narzędzi, możesz przetestować je teraz lub zrobić to ręcznie w programie Excel lub innym wybranym narzędziu.
5. Śledzenie postępów i wprowadzanie niezbędnych zmian
Oczywiście nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem i nie możemy tego uniknąć, nawet stosując najlepsze techniki planowania. Na szczęście, dzięki uwzględnieniu harmonogramu projektu w swojej pracy, możesz łatwo zarządzać zmianami w harmonogramie projektu i wykorzystać je na swoją korzyść.
Czas na torze
Pierwszym krokiem w tym kierunku jest śledzenie czasu. Choć brzmi to prosto, śledzenie czasu pozwala kierownikom projektów być na bieżąco z planowanymi pracami i sprawdzać, czy wszystko działa zgodnie z zamierzeniami.
Gdy przepracowane godziny pojawią się w systemie, będziesz w stanie zidentyfikować istotne problemy, takie jak nadgodziny lub brak zasobów dla danego zadania. Oczywiście, aby ta funkcja działała prawidłowo w odniesieniu do struktury podziału pracy, potrzebne będzie wysokiej klasy oprogramowanie do planowania projektów - zalecamy użycie Primetric do tego celu.
Monitorowanie postępów
Następnie, na bardziej ogólnym poziomie, można monitorować postępy projektu i porównywać je z harmonogramem projektu. Można to zrobić, analizując zarówno śledzone, jak i zaplanowane godziny. Ponadto zalecamy również wykonanie tego samego dla budżetu zawartego w harmonogramie projektu - może to pomóc uniknąć minimalnych zysków w przypadku jakichkolwiek wpadek.
Korzystając z informacji zebranych podczas analizy, możesz teraz zaktualizować harmonogram projektu. Zacznij od budżetu - wszelkie problemy w terenie powinny wymagać natychmiastowej uwagi.
Następnie, gdy masz pewność, że dane finansowe spełniają Twoje wymagania biznesowe, możesz również przeanalizować stan projektu pod kątem innych problemów. Najpopularniejsze z nich to: overbooking, bezczynni pracownicy lub nieoczekiwane nieobecności, które mogą powodować opóźnienia w projekcie.
Planowanie projektów - praktyczne przykłady
W porządku, znasz teorię - teraz czas na przykłady, które możesz od razu wykorzystać w zarządzaniu projektami.
Przykłady harmonogramów projektów według metodologii
Harmonogram projektu może oczywiście różnić się w zależności od różnych okoliczności. Jedną z nich jest rodzaj metodologii zastosowanej w projekcie. Przyjrzyjmy się temu bliżej.
Planowanie projektu dla projektów Waterfall
Projekty kaskadowe mają datę rozpoczęcia i zakończenia ustaloną przez kierowników projektów jeszcze przed ich rozpoczęciem. W związku z tym można je zaplanować od początku do końca jako całość.
Aby pomyślnie ukończyć zarządzanie projektem Waterfall, należy rozpocząć od szczegółowego zakresu projektu. Następnie należy oszacować czas potrzebny do ukończenia każdego etapu projektu przez cały czas jego trwania, od początku do końca - wykresy Gantta są do tego idealnym narzędziem.
Po wykonaniu tych czynności przydziel członków zespołu i oblicz ich koszty (uwzględnij również koszty ogólne firmy i projektu).
Rezultatem będzie kompleksowy harmonogram projektu wraz z budżetem. Mając go pod ręką, możesz sprawdzić, czy rentowność projektu jest wystarczająco dobra dla Twojej firmy i odpowiednio wprowadzić zmiany.
Planowanie projektów dla projektów Agile
Projekty Agile są podzielone na sprinty, które oznaczają ich zakończenie wraz z rozwojem nowych funkcji lub innych przyrostów. W związku z tym zarządzanie projektami wygląda nieco inaczej niż w przypadku projektów Waterfall.
Zakres projektu a projekt Agile
Podobnie jak w przypadku każdego innego rodzaju planowania projektu, firma musi rozpocząć od określenia zakresu projektu. Następnie zakres jest dzielony na okresy odpowiadające rozwojowi nowych funkcji lub innych kamieni milowych, które klienci mogą uznać za kluczowe. Są one zwykle określane za pomocą ścieżki krytycznej.
Następnie proces planowania projektu koncentruje się na danych okresach, a nie na całości operacji. Dlatego też, jeśli korzystasz z oprogramowania do planowania projektów, musisz podzielić kalendarz projektu na okresy, których będziesz używać do oceny i przeglądu programu. Zalecamy wykorzystanie do tego wykresów Gantta.
Następnie można przypisać członków zespołu do poszczególnych sprintów i obliczyć budżet dla każdej kolejnej fazy, tworząc wiele mniejszych harmonogramów projektu. Następnie można wykorzystać te informacje do oszacowania finansów i harmonogramu całego projektu.
Przykłady harmonogramów projektów według typów rozliczeń
Ale co, jeśli metodologia nie jest jedynym problemem? Co, jeśli na przeszkodzie stoi również budżet?
Harmonogram projektu można również dostosować do takiego przypadku. Spójrzmy na kilka przykładów.
Planowanie projektów dla projektów T&M
Projekty Time and Material mogą wydawać się proste: obliczamy liczbę przepracowanych godzin i wystawiamy za nie rachunek klientowi. Jak jednak takie podejście wpływa na planowanie projektu?
W przypadku takich projektów proces tworzenia harmonogramu projektu jest taki sam, jak ten, który przedstawiliśmy powyżej. Jest tylko jedna różnica: harmonogram projektu jest tworzony raz na cykl rozliczeniowy, niezależnie od tego, jaki on jest.
Zarządzanie projektem T&M
Na przykład w przypadku projektu Time and Material, który jest opłacany co miesiąc, planowanie projektu rozpoczyna się przed rozpoczęciem miesiąca. Podobnie jak w poprzednich przypadkach, zaczyna się od określenia ścieżki krytycznej dla projektu i wybrania jego kluczowych celów. Rezultatem jest zarys pracy, która musi zostać wykonana w tym czasie, w tym ludzie i ich koszty, na danym etapie projektu. Są one zwykle wyświetlane na wykresach Gantta w wybranym narzędziu do planowania.
Następnie informacje te są łączone z kosztami ogólnymi w celu utworzenia kompleksowej osi czasu z budżetowaniem, która może być wykorzystana jako harmonogram projektu.
Planowanie projektu dla projektów o stałej cenie
Projekty o stałej cenie mają ograniczony budżet, który musi wystarczyć na pokrycie kosztów pracy i pozostawienie firmie przyzwoitych zysków. Łatwiej jednak powiedzieć niż zrobić.
Typowy harmonogram projektu o stałej cenie rozpoczyna się od określenia zakresu projektu. Jednak w tym przypadku kierownicy projektów muszą poświęcić mu jeszcze więcej uwagi.
Wynika to z faktu, że cena projektu musi obejmować wszystkie wydatki zawarte w jego zakresie. W tym celu zalecamy szczegółowy opis działań!
Proces szacowania i planowania zasobów jest jeszcze ważniejszy w przypadku planowania projektów o stałej cenie. Wynika to z faktu, że w miarę przypisywania ludzi do projektu, jego koszty rosną, narażając marżę zysku na ryzyko.
Co więcej, wielu kierowników projektów naraża swoje operacje na niebezpieczeństwo, ponieważ nie uwzględniają kosztów ogólnych w budżecie projektu. Należy to również zrobić podczas planowania projektu!
Dlatego też, aby uniknąć gwałtownego wzrostu wydatków, szacunki powinny być dokonywane na podstawie raportów w czasie rzeczywistym. Są one najlepszym sposobem na zidentyfikowanie wszelkich przeszkód lub, co gorsza, niedoszacowanych operacji!
Planowanie projektów na zlecenie
Projekty typu retainer zazwyczaj obejmują utrzymanie powolnego rozwoju. Pod względem finansowym przypominają one subskrypcję: klient płaci co miesiąc pewną sumę pieniędzy, aby uzyskać szereg usług zawartych w jego pakiecie.
Ale jak ten pakiet jest odzwierciedlony na osi czasu projektu?
Na bardzo ogólnym poziomie, planowanie projektu dla projektów zatrzymanych działa tak samo jak planowanie dla projektów T&M. Jednak zamiast obliczać dane dla całego projektu, kierownicy projektów muszą skupić się na szacunkach dla pojedynczego okresu rozliczeniowego.
Techniki planowania projektów: co zrobić, aby odnieść sukces?
Podstawa harmonogramowania projektów w zarządzaniu projektami jest zawsze taka sama. Ale co, jeśli chcesz mieć jeszcze większą pewność, że wszystko się uda?
Oto kilka technik, których można użyć, aby jeszcze bardziej usprawnić proces zarządzania harmonogramem i uniknąć dodatkowych problemów.
- Polegaj na odpowiednich interesariuszach od samego początku. Nie negocjuj z dziesiątkami osób niejasno zainteresowanych współpracą; znajdź jedną osobę odpowiedzialną za projekt po stronie klienta, aby usprawnić komunikację.
- Wykorzystanie danych historycznych do poprawy planów i szacunków. Zbieraj informacje w narzędziach do planowania i harmonogramowania i wyciągaj wnioski, aby poprawić się w przyszłości.
- Uwzględnij w planie wszystkie etapy, zadania i kamienie milowe. Nie zakładaj, że niektóre części projektu mogą być nieaktualne! Używaj tablic Kanban lub wykresów Gantta do tworzenia przejrzystych zależności zadań i planów projektu.
- Nie zakładaj, że wszystko pójdzie w 100% zgodnie z planem. Zarezerwuj 80% możliwości specjalistów, dodaj trochę czasu do każdego etapu projektu i zostaw trochę więcej miejsca na nieprzewidziane wydarzenia.
- Zdefiniuj krytyczne cele. Niektóre zadania są po prostu znacznie ważniejsze od innych. Zidentyfikuj je i skup się na nich, aby osiągnąć lepsze wyniki.
- Uwzględnij koszty ogólne organizacji w obliczeniach rentowności. Koszty technologii, sprzętu biurowego i personelu pomocniczego również wpływają na marże!
- Weź pod uwagę koszty ludzi i zasobów. Ostatecznie to zyski są tym, czego szukasz i aby je osiągnąć, musisz wziąć pod uwagę finanse podczas przygotowywania planu zarządzania zasobami.
- Korzystaj z narzędzi zdolnych do wizualizacji danych, takich jak osie czasu, obciążenie pracą i postęp. Możesz przetestować Primetric, jeśli nie masz nic innego na myśli!
Czy narzędzia do planowania projektów mogą mi w tym pomóc?
Odpowiedź brzmi: tak, oczywiście!
Narzędzia do planowania projektów oferują dziesiątki funkcji, które są idealnie dopasowane do potrzeb kierowników projektów. Należą do nich:
- planowanie zasobów,
- zarządzanie umiejętnościami,
- zarządzanie portfelem projektów,
- rozliczanie projektów,
- śledzenie czasu,
- analiza biznesowa.
...i wiele innych.
Nie musisz jednak wierzyć nam na słowo. Na naszym blogu przygotowaliśmy kompleksowy przegląd narzędzi do planowania projektów, abyś mógł wybrać idealne oprogramowanie do zarządzania.
Alternatywnie, jeśli nadal masz trudności z podjęciem decyzji, możesz również przeczytać nasz przewodnik na temat wyboru odpowiedniego narzędzia do planowania projektów.
Korzyści z harmonogramowania projektów w zarządzaniu projektami
Harmonogramowanie projektów oferuje szereg korzyści, które można wykorzystać nie tylko do ukończenia projektu, ale także do poprawy jakości pracy w całej firmie. Korzyści te obejmują:
- Ulepszone zarządzanie portfelem projektów. Gwarantujemy lepsze planowanie, lepszą alokację zasobów i większą niezawodność każdego projektu!
- Łatwe monitorowanie postępów projektu. Jeśli porównanie danych rzeczywistych z harmonogramem projektu wykaże pewne zmiany, można na nie zareagować i znaleźć problem, zanim wpłynie on na projekt.
- Przejrzysta komunikacja dla wszystkich zaangażowanych stron. Harmonogram projektu pomaga wszystkim zainteresowanym stronom być na bieżąco z dostawcą.
- Lepsze zarządzanie ryzykiem. Dzięki oprogramowaniu do planowania projektów opartemu na ścieżce krytycznej można łatwo zauważyć wszelkie niespójności, opóźnienia, brak zasobów i rozwiązać je, zanim staną się zagrożeniem dla działalności firmy.
- Prostsza alokacja projektów. Dostępność zasobów nie jest już zagadką, gdy można zobaczyć wszystkie informacje w jednym planie.
- Jasno określona rentowność. Budżetowanie jest zawsze wyzwaniem, ale dzięki harmonogramowi projektu jest znacznie bardziej przewidywalne - i korzystne.
Masz jeszcze jakieś pytania?
Jesteśmy tutaj, aby pomóc - lub lepiej, jesteśmy tutaj, aby pokazać Ci rozwiązanie Twoich problemów.
Rozpocznij bezpłatny okres próbny, zarezerwuj wersję demonstracyjną lub po prostu skontaktuj się z nami, aby porozmawiać z jednym z naszych doradców i poznać inne możliwości w zakresie planowania projektów i nie tylko.
