Czym jest przekroczenie kosztów i co może je powodować? 

Według statystyk, ponad 45% projektów IT przekracza budżet przed ich zakończeniem. Takie przekroczenie kosztów jest obciążeniem nie tylko dla kierownika projektu, ale także dla całej firmy. Oto jak można rozwiązać ten problem i zapobiec jego wystąpieniu w pierwszej kolejności! 

Co to jest przekroczenie kosztów? 

Przekroczenie kosztów (lub budżetu) to sytuacja, w której rzeczywiste koszty danej operacji przekraczają zaplanowany budżet. Takie zjawisko jest szczególnie powszechne w projektach budowlanych, a także przy tworzeniu oprogramowania. 

Jak zdefiniować przekroczenie kosztów projektu? 

Przekroczenie kosztów można zdefiniować:

• Jako procent całkowitych wydatków
• Jako całkowity procent obejmujący i przekraczający pierwotny budżet
• Jako procent przekroczenia kosztów w stosunku do pierwotnego budżetu. 

Przekroczenie kosztów - przykłady

Istnieje kilka typowych przykładów przekroczenia kosztów w budżecie projektu, które są szczególnie powszechne w branży IT. Należą do nich: 

• projekty ze stałą ceną wyczerpują się z powodu zbyt dużej ilości pracy, 
• niedoszacowanie miesięcznego nakładu pracy, a tym samym wydawanie zbyt dużej ilości pieniędzy, 
• projekt czasowo-materiałowy, który przekracza limit budżetu na dany okres. 

Jaka jest różnica między przekroczeniem kosztów a eskalacją kosztów? 

Ogólnie rzecz biorąc, przekroczenie kosztów jest zaskoczeniem dla tych, którzy go doświadczają - po prostu pojawia się znikąd w pewnym momencie, ponieważ nie było to uwzględnione nawet w najbardziej odległych planach. 

Z drugiej strony, eskalacja kosztów jest brana pod uwagę na długo przed rozpoczęciem projektu. Innymi słowy, przewiduje się, że niektóre koszty w projekcie (zwykle długoterminowym) będą rosły z czasem, a zmiana ta jest uwzględniana w szacunkach kosztów projektu. 

Jakie są główne przyczyny przekroczenia kosztów? 

Główne przyczyny przekroczenia kosztów obejmują 

Wahania kosztów i zakresów projektów

Zmiany w wynagrodzeniach, czas wolny, zakres projektu i wiele drobnych zadań, które na co dzień pomijamy, mogą mieć znaczący wpływ na przekroczenie kosztów. Oczywiście, krótki urlop jednego z pracowników prawdopodobnie nie zrujnuje projektu; jednak w połączeniu z dodatkowymi zadaniami zleconymi nagle przez klienta, może naprawdę odbić się na jego wynikach finansowych i pozostawić kierownika projektu z niewielką ilością do zrobienia. 

Jak śledzić wahania kosztów? 

Kluczem do utrzymania wahań kosztów w ryzach jest ich regularne monitorowanie i obliczanie ich kosztów, nawet jeśli zmiana wydaje się niewielka. Następnie należy uwzględnić wszystkie te zmiany w swoich budżetach i zaktualizować je, pamiętając o uwzględnieniu wszystkich dodatkowych kosztów projektu. Dzięki temu będziesz w stanie dokładnie zmierzyć rentowność swoich działań. 

Ukryte koszty

Często uważa się, że koszty zarządzania projektem ograniczają się do technologii i wynagrodzeń. Niestety, jest to błędne założenie. Wynika to z faktu, że zyski z projektu powinny również obejmować: 

• koszty ogólne projektu, zarówno jednorazowe, jak i cykliczne, takie jak subskrypcje, dodatkowe urządzenia, delegacje i inne, 
• koszty ogólne firmy, w tym koszty działów wsparcia (marketingu, sprzedaży itp.), koszty wynajmu, mediów, koszty samego zarządzania projektem itp, 
• dodatkowe operacje, które początkowo nie były uwzględnione w zakresie projektu, 
• długość projektu. Im dłuższy projekt, tym większe prawdopodobieństwo, że jego rentowność spadnie z czasem. Dlatego należy wziąć pod uwagę zmiany w jego zakresie, aby upewnić się, że projekt pozostanie opłacalny. 

Oczywiście takie projekty są nieuniknione. Nie należy ich jednak ignorować i pozostawiać przypadkowi; w przeciwnym razie projekt może ostatecznie nie być opłacalny! 

Jak śledzić ukryte koszty i uniknąć ich przekroczenia? 

Mimo to, rozwiązanie problemu ukrytych i nieoczekiwanych kosztów w projektach jest dość proste. Zwykle zaczyna się od prostego śledzenia czasu, które porównuje zakres projektu z rzeczywistymi danymi. Timesheety oparte na śledzonych godzinach pokażą dokładnie, ile czasu spędzono na różnych zadaniach, a w połączeniu z informacjami o wynagrodzeniach, ile one kosztowały. 

Aby jednak monitorować rzeczywistą marżę zysku w każdym projekcie i zapobiegać przekraczaniu kosztów, kierownicy projektów muszą również gromadzić wszystkie informacje o finansach w jednym narzędziu do zarządzania projektami. W tym celu powinni oni: 

• użyj klucza alokacji kosztów, aby przypisać wydatki do projektów, które powinny je pokryć (lub ich część), 
• śledzenie zarówno rozliczanych, jak i nie rozliczanych godzin pracy zespołu projektowego, 
• wybierają wskaźnik rentowności, który chcą osiągnąć i reagują na wszelkie zmiany rentowności, które mu zagrażają, 
• używają oprogramowania do zarządzania projektami, które pozwala im to wszystko robić. 

Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno również być w stanie rozróżnić koszty projektu od kosztów ogólnych firmy, aby pokazać menedżerom dokładnie, jakie są ich zyski i co mogą poprawić w zarządzaniu projektami 

Nieprawidłowe szacunki

Każdy budżet projektu zaczyna się od oszacowania kosztów w oparciu o podstawowe produkty i jest podstawą sukcesu projektu. Oczywiście, aby przewidzieć budżet, menedżerowie potrzebują procesu prognozowania zasobów, który pomoże im ocenić koszty przyszłej pracy. Następnie muszą wziąć pod uwagę inne krytyczne koszty. 

Brzmi prosto? Być może, ale nie zmienia to faktu, że niedokładne szacunki projektu są jedną z głównych przyczyn przekroczenia kosztów, ponieważ mogą zrujnować plan projektu i postawić cały zespół zarządzający projektem w trudnej sytuacji.

Istnieje kilka powodów, dla których szacunki nie odzwierciedlają rzeczywistości pracy. Ogólnie rzecz biorąc, obejmują one:

• założenie, że każda część projektu pójdzie zgodnie z planem, 
• nieoczekiwane koszty, które nie zostały uwzględnione w planie zarządzania ryzykiem przez kierownika projektu,
• brak wiedzy na temat podobnych wcześniejszych projektów prowadzący do błędnych szacunków, 
• niejasne rezultaty, które zawierają niepotrzebne działania lub pomijają te, które są kluczowe dla projektu, 
• nierealistyczne terminy projektu lub nieoczekiwane zmiany w projekcie powodujące różnicę między rzeczywistym a planowanym kosztem zadania,
• brak stałych wynagrodzeń w zależności od specjalizacji i stażu pracownika. Dzięki informacjom o ich kosztach i średnich dochodach za godzinę, szacunki są znacznie dokładniejsze. 

Jak naprawić błędne szacunki i zapobiec przekroczeniu kosztów? 

Tworzenie poprawnych szacunków w dużej mierze zależy od umiejętności i doświadczenia osoby, która je tworzy. Znajomość cyklu życia projektu, a także zależności w firmie, może sprawić, że prognozy będą znacznie dokładniejsze. Dlatego też wybór odpowiedniego menedżera do tego zadania jest kluczem do zapobiegania przekraczaniu kosztów .

Jednak cenny wkład doświadczonego kierownika projektu nie jest jedyną rzeczą, która może pomóc w poprawie szacunków finansowych w projekcie. Można również: 

• skonsultować się z najbardziej doświadczonymi specjalistami, którzy wcześniej pracowali nad podobnymi projektami, aby zwiększyć dokładność szacunków, 
• współpracować ze wszystkimi interesariuszami, aby objąć wszystkie rezultaty projektu na etapie szacowania, 
• określić, co zrobić w przypadku, gdy niektóre szacunki okażą się nieprawidłowe, 
• pozostawić miejsce na błędy w budżecie, 
• oszacowanie nakładu pracy dla części projektu zamiast całego projektu przy użyciu średnich stawek godzinowych lub średnich kosztów podobnych faz w innych projektach. Jeśli w ostatnich 5 projektach faza Backend zajęła Ci 500 godzin, istnieje duża szansa, że wartość ta będzie podobna również dla nowego projektu, pod warunkiem, że ma on podobny zakres. 

Poprawiając szacunki, można poprawić kondycję całej firmy i zapobiec przekroczeniu kosztów - tak jak zrobiła to firma Capco, tworząc szacunki z 90% dokładnością. 

Pełzanie zakresu projektu

Oczywiście, nawet najlepszy zakres projektu może zacząć się zmieniać w miarę postępu prac. Taka sytuacja nazywana jest scope creep i może mieć ogromny wpływ na budżet projektu - zwłaszcza, gdy obciążenie pracą rośnie wykładniczo. W rezultacie suma wynagrodzeń również rośnie, podobnie jak wszystkie inne wydatki, powodując nieuniknione przekroczenie kosztów w projektach, narażając sukces projektu na ryzyko.

Co w pierwszej kolejności powoduje scope creep? 

Pełzanie zakresu jest zazwyczaj spowodowane serią błędów popełnionych w fazie planowania. Najczęstsze z nich to: 

• niedoszacowanie złożoności projektu lub pominięcie jego części, 
• problemy z komunikacją z interesariuszami, 
• nieprawidłowe szacunki czasu i kosztów różnych operacji w projekcie. 

Oczywiście wszystkie te problemy mogą stać się przyczyną przekroczenia kosztów. Co wtedy możemy z nimi zrobić? 

Jak rozwiązać problemy z scope creep? 

Zacznijmy od podstaw. Podobnie jak w każdej innej pracy, również w branży IT komunikacja jest kluczowa (choć czasami bywa niedoceniana). Dlatego nie należy szczędzić wysiłków, aby upewnić się, że klient wie, czego chce i jest w stanie przedstawić wszystkie informacje potrzebne do stworzenia zakresu projektu w pierwszej kolejności, aby uniknąć przekroczenia kosztów. Zalecamy sugerowanie klientom, aby wybrali jednego mistrza produktu zdolnego do gromadzenia takich danych i przekształcania ich w cenne spostrzeżenia dla zespołu. 

Po wykonaniu tych czynności upewnij się, że prawidłowo rozumiesz wymagania projektu i że Twój zespół może zapewnić postęp projektu, a także pozytywne wyniki projektu. Omów operację ze swoim zespołem i klientem, aby jak najdokładniej nakreślić pracę i podsumować każdy kluczowy punkt wraz z jego kosztami, aby zapobiec przekroczeniu kosztów. Następnie przedstaw wyniki swojej analizy klientowi, zanim przejdziesz dalej! 

Wreszcie, co nie mniej ważne, należy monitorować projekt w miarę jego postępów, ponieważ przekroczenie kosztów projektu może nastąpić na każdym etapie prac. Śledź czas spędzony przez specjalistów na różnych etapach, ich koszty, sprawdzaj budżet pod kątem nieoczekiwanych kosztów ogólnych i upewnij się, że wynagrodzenia mieszczą się w budżecie. 

Awarie wydajności 

Bądźmy szczerzy - podczas uruchamiania projektu wszystko może się zdarzyć. Czasami ważny specjalista musi wziąć kilka dni chorobowego; innym razem przyziemne zadanie trwa dłużej niż oczekiwano. Istnieją jednak tysiące różnych sytuacji, które mogą mieć negatywny wpływ na wydajność projektu i spowodować ogromne przekroczenie kosztów. 

Co jest główną przyczyną problemów z wydajnością? 

W zależności od rodzaju projektu, problemy z wydajnością wpływające na pierwotny budżet projektu mogą mieć różne źródła. W branży IT zazwyczaj obejmują one: 

• nierealistyczny harmonogram projektu, 
• problemy z zarządzaniem zasobami, w tym konflikty harmonogramów, 
• nieobecność lub brak specjalistów o kluczowych umiejętnościach dla danej fazy projektu, 
• nieprawidłowe lub przeplatające się zależności, 
• brak kamieni milowych projektu lub innych wskaźników, które można wykorzystać do pomiaru postępów. 

Oczywiście każdy z tych scenariuszy może skutkować opóźnieniami lub koniecznością wykonania dodatkowych prac, przyczyniając się do przekroczenia kosztów.

Jak reagować na awarie wydajności? 

Niestety, czasami nie da się uniknąć niepowodzeń - często są one kwestią zwykłego pecha, a nie błędów popełnionych z premedytacją. Możemy jednak przygotować się na nie, obliczając ryzyko związane z projektem i pozostawiając miejsce na błędy zarówno w budżecie, jak i w planie zasobów. W ten sposób kierownicy projektów mogą być pewni, że pozostaną w budżecie nawet wtedy, gdy sprawy pójdą na południe i całkowicie unikną przekroczenia kosztów.

Oczywiście zarządzanie ryzykiem ma w tym przypadku również ogromne znaczenie. Przed rozpoczęciem projektu spróbuj ustalić zależności między zadaniami i zwróć szczególną uwagę na te, które mogą później powodować kłopoty. Następnie odpowiednio dostosuj harmonogramy zespołów projektowych, aby dać zespołowi trochę miejsca na błędy. 

Wreszcie, kierownicy projektów powinni zawsze być na bieżąco ze swoim projektem, aby reagować na nieoczekiwane zdarzenia i regularnie obliczać przekroczenie kosztów. Szybka reakcja może uchronić Cię przed niepowodzeniem projektu! 

Jak zapobiec przekroczeniu kosztów? 

Na szczęście przekroczeniu kosztów można zapobiec, zanim spowoduje ono spustoszenie w projekcie. Oto kilka rzeczy, które można zrobić, aby uniknąć strat spowodowanych rosnącymi kosztami i zrealizować projekt z sukcesem.

Użyj formuły klucza alokacji kosztów

Rentowność projektu zależy nie tylko od wykonanej pracy i zaangażowanego sprzętu, ale także od kosztów innych przedsięwzięć, które należy pokryć w ramach działalności komercyjnej. Aby określić rzeczywistą kwotę kosztów związanych z danym projektem, należy przypisać do niego część ogólnych wydatków za pomocą formuły klucza alokacji kosztów. 

Oczywiście ułamek dodatkowych kosztów zależy od wielkości danego projektu lub jego oczekiwanych zysków. Formuła ta pozwala na proporcjonalne przypisanie kosztów bez zmuszania mniejszych projektów do pokrywania ogromnych kosztów. 

Śledzenie godzin podlegających i niepodlegających rozliczeniu

Praca wewnętrzna może być czasem niezbędna, ale w niektórych przypadkach może być po prostu źródłem dodatkowych kosztów. Co gorsza, czasami może ona umknąć uwadze menedżerów, ponieważ często uważa się ją za bezpłatną - a niesłusznie! Godziny niepodlegające rozliczeniu nadal wymagają pieniędzy na wynagrodzenia i sprzęt; dlatego też należy śledzić czas spędzony na pracy wewnętrznej. 

Standaryzacja obliczeń wykorzystania i rentowności

W zależności od wiedzy, doświadczenia i doświadczenia, każdy menedżer może mieć inny sposób obliczania wykorzystania i rentowności oraz może brać pod uwagę różne czynniki. Może to prowadzić do nieporozumień i podejmowania błędnych decyzji. 

Na szczęście istnieje proste rozwiązanie tego problemu. Zanim zaczniesz mierzyć różne wskaźniki, czy to rentowności, czy wykorzystania, upewnij się, że wszyscy menedżerowie używają tej samej formuły do swoich obliczeń. Korzystając z niej, można łatwo porównać wszystkie dane i stworzyć wiarygodną bazę dla wszystkich przyszłych decyzji. 

Wykorzystaj swoje doświadczenie do tworzenia szacunków 

Jak wielokrotnie udowodniliśmy w tym artykule, dokładne szacunki i plany są kluczem do dokładnego budżetowania, ponieważ określają przede wszystkim ilość i koszt pracy. Dlatego też należy zwracać maksymalną uwagę na sposób ich tworzenia. 

Aby poprawić swoje szacunki, należy: 

• Traktuj szacunki jak klocki Lego. Wykorzystaj podobne zadania i procesy do prognozowania czasu i kosztów nowych, aby zwiększyć szanse na sukces. 
• ściśle współpracować zarówno z interesariuszami, jak i doświadczonymi specjalistami w firmie, 
• nie bądź zbyt entuzjastyczny podczas dokonywania szacunków; zostaw trochę miejsca na błędy i nieoczekiwane sytuacje, takie jak nieobecności lub opóźnienia, 
• śledzenie płac i wynagrodzeń podczas realizacji procesu planowania zasobów, 
• uwzględnienie kosztów ogólnych i innych kosztów w prognozach. 

Monitorowanie postępów projektu

Kierownicy projektów nie powinni tracić koncentracji po zaplanowaniu projektu, ponieważ zmiany zakresu prac są prawie nieuniknione - szczególnie w przypadku działań długoterminowych. W związku z tym muszą oni codziennie monitorować prace, aby upewnić się, że nie ma żadnych nieoczekiwanych przeszkód, które mogłyby zakłócić projekt i spowodować przekroczenie kosztów. 

Aby śledzić postępy projektu, menedżerowie powinni regularnie je sprawdzać: 

• ilość godzin przepracowanych nad projektem (ze szczególnym uwzględnieniem nadgodzin, opóźnień lub nieobecności), 
• koszt pracy wykonanej w ramach projektu w danym okresie czasu, 
• czy do realizacji projektu wymagane są dodatkowe zadania lub zasoby, 
• ogólny budżet projektu, w tym koszty ogólne projektu i organizacji, 
• rozliczenia i płatności. 

Korzystając z tych informacji, kierownicy projektów będą mogli reagować na wszelkie pojawiające się problemy, zapobiegając przekroczeniu budżetu i nierentowności projektu. 

Ponadto niektóre narzędzia oferują niestandardowe narzędzia, które mogą łączyć wszystkie powyższe informacje. Na przykład w Primetric można użyć raportu z postępu projektu, aby zobaczyć ilość pracy wykonanej w danej operacji, a także jej koszty i inne wydatki. 

Zostaw Excel za sobą! 

Oczywiście wszystkich tych rzeczy nie da się zrobić na zwykłej kartce papieru. Odpowiednie narzędzie może pomóc nie tylko wykryć przekroczenie kosztów, ale także mu zapobiec - ale Excel również nie jest jednym z tych narzędzi! 

W programie Excel wszystkie te informacje będą rozłożone na setki i tysiące wierszy, które trzeba będzie ręcznie aktualizować za każdym razem, gdy coś się zmieni. Ponadto, aby tworzyć wykresy, raporty lub inne cenne wizualizacje, będziesz musiał poświęcić kilka godzin swojego cennego czasu. A po całym tym wysiłku nadal nie możesz mieć pewności, że obliczenia są prawidłowe, ponieważ ręczne obliczenia są podatne na błędy! 

Istnieją jednak narzędzia, które nie tylko są w stanie zebrać wszystkie informacje, ale także przekształcić je w bardziej wartościowe spostrzeżenia - wszystko w sposób w pełni zautomatyzowany i bez możliwości popełnienia błędu. 

Jeśli nie jesteś pewien, gdzie znaleźć takie narzędzie, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość - Primetric jest tutaj, aby Ci pomóc. Przetestuj je teraz lub zarezerwuj demo z jednym z naszych doradców, aby dowiedzieć się więcej! 

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu finansami?

Mamy dla Ciebie świetną wiadomość - mamy dokładnie to, czego potrzebujesz! 

Odwiedź nasz blog, aby dowiedzieć się więcej o zarządzaniu firmą IT lub po prostu przejdź do naszych artykułów na ten temat: 

• rozwiązywanie problemów z konfliktami harmonogramów w projektach,
• alokacja kosztów w firmach IT, 
• śledzenie budżetu w Jira, 
• Kamienie milowe projektu i ich znaczenie dla zarządzania projektem.